變電所文件管理制度
1.目?? 的: 為加強文件管理工作, 使文件在生產(chǎn)過程中有效實施，確保生產(chǎn)過程可控和文件的充分、適宜、有效性，特制定本制度。
2.適用范圍：適用于與供電車間有關的所有文件的控制。
3.職??? 責：
3.1車間文件管理員負責管理車間所有文件，對文件的版本、發(fā)放、變更、作廢等管理活動負責。
3.2各班段工程師（技術員）根據(jù)生產(chǎn)過程負責編制本班段三級文件，對文件的正確性、全面性負責。
3.3各班段段長負責評審、監(jiān)督、考核本班段三級文件的執(zhí)行。
3.4車間分管主任負責檢查分管班段文件的充分性、適宜性、有效性。
4．文件的編制、審核、批準：
4.1文件編制
4．1．1各班段工程師（技術員）負責本班段所有相關文件的編制工作，做到每個生產(chǎn)過程有文件支持。段長組織本段工作負責人、有經(jīng)驗的工人評審制定的文件。
4．1．2安檢員負責安全管理文件的編制工作。
4．1．3工會主席負責辦公類文件的編制工作。
4．2文件的審核：
車間主任負責生產(chǎn)、技術、安全方面文件的審核簽字。
4．3文件的批準：
4．3．1編制審核完的文件上報公司主管副經(jīng)理或副總工程師批準后執(zhí)行。
4．3．2車間制定的四級文件由各段工程師（技術員）編制，分管主任審核，上報車間主任批準后執(zhí)行。
5．文件的標識：
5．1車間級文件編號：sdrl-jcgd-[文件批準發(fā)布年號]-文件序號
5．2班組級文件編號：
sdrl-jcgd-хх（本班段拼音開頭字母代碼）-[文件批準發(fā)布年號]- 文件序號
6．文件的發(fā)放、使用及保管
6．1車間及各班段（所）的文件管理嚴格按公司《管理手冊》、《文件控制程序》及車間制定的《文件管理制度》執(zhí)行。
6．1．1車間及班段（所）受控文件清單填寫規(guī)范、無空項，并經(jīng)責任人簽字。
6．1．2車間及班段（所）紙版文件資料柜統(tǒng)一管理，電子版文件保存在車間及班段（所）oa網(wǎng)指定位置，落實責任人。
6．1．3車間及班段（所）修改文件：文件作局部文字更改及需大幅修訂時，應按新文件重新報批，報批后一周內(nèi)工程技術人員組織段（所）學習，段（所）長考核并有考核記錄。
6．1．4車間及班段（所）新增加文件報批后一周內(nèi)工程技術人員組織段（所）學習，段（所）長考核并有考核記錄。
6．1．5車間及班段（所）應是最新版本的受控文件清單。
6．2車間的黨政文件及外來文件的接收與傳閱由工會主席填寫《收文登記簿》，車間內(nèi)部文件由文件管理員負責發(fā)放、回收。文本形式的文件發(fā)放要填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單；電子版形式的文件在上傳公司oa辦公網(wǎng)時，先填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單，再通過電話確認、記錄收文人姓名。電子版文件由文件管理員加密上傳到oa網(wǎng)，不能隨意改動。收到文件的班組填寫《收文登記簿》，有宣貫記錄。
6．3各類外來文件（包括法律、法規(guī)及其他要求），都須加蓋紅色“受控”印章，填寫《發(fā)文登記簿》和《收文登記簿》并保存。
6．4上述文件如需打印，可由文件管理員填寫《文件打印、復印、速印審批單》，經(jīng)部門(單位)負責人批準打印后發(fā)放，做好發(fā)放記錄，由領取人簽字。
6．5公司內(nèi)部使用的體系文件都屬受控文件，在發(fā)放受控文件時應加蓋“受控”印章，
紙版文件發(fā)放應注明分發(fā)號。
6．6受控文件不得隨意自行復印。如需要時，使用者經(jīng)車間主任批準后，向車間技術組文件管理員領用。
6．7文件因破損嚴重而影響使用時，使用者應到車間辦理文件更換手續(xù)，換發(fā)的文件可使用原文件的分發(fā)號。
6．8各段工程師（技術員）每半年識別法律、法規(guī)和其他要求，并對其適用性進行評審，填評審記錄。新增、更換的法規(guī)和其他要求上報車間技術主任、文件管理員，文件管理員變更車間法律法規(guī)清單。
7．文件的更改：
7.1文件需要更改時，由各段工程師（技術員）說明更改原因后報車間文件管理員，由文件管理員填寫《文件更改通知單》方可執(zhí)行。
7.2文件作局部文字更改時，應將被修改文字或數(shù)據(jù)用雙線劃去；并在臨近適當?shù)奈恢脴嗣餍薷膬?nèi)容，修改者、批準人及批準年、月、日。
7.3當文件需大幅修訂時，應予以換頁或換版。原頁或原版文件作廢，換發(fā)新頁或新版本。
7.4文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理，當采用換頁或換版方式時，應在發(fā)放新頁或新版的同時，收回舊頁或舊版文件。
8文件的作廢
8.1文件作廢時,文件管理員應按原《發(fā)文登記薄》名錄逐一收回,電子版文件由文件管理員統(tǒng)一刪除,更新后的電子版文件由車間文件管理員上傳至oa網(wǎng),做發(fā)文登記,,班組做好收文 記錄，以防止誤用。
8.2作廢紙版文件銷毀時應經(jīng)系統(tǒng)領導批準并填寫《文件回收、銷毀記錄》后方可銷毀。
作廢保留文件由文件管理員在《作廢文件留用記錄》中注明，系統(tǒng)領導批準后，由文件管理員加蓋 “作廢保留”印章后歸檔。
8．3作業(yè)現(xiàn)場不準保存“作廢”的文件。
9文件的借閱：
各類文件的借閱應由借閱人填寫《文件借閱記錄》由文件管理員簽字付出，歸還時需經(jīng)雙方簽字確認。文件的借閱時間最多為7天，如因需要延長應再敘借。
10文件定期評審：
10.1文件管理員負責每年11月1日—12月30日期間，督促車間對車間級三級文件評審一次，(各班段負責評審本班段使用的各類三級文件)，必要時進行修訂。文件評審的記錄由文件管理員負責保存。
10.2各班段技術員負責每年11月1日—12月30日期間，評審本班段使用的各類三級文件，必要時進行修訂。文件評審的記錄由本班段負責保存。
11考核辦法
11．1? 主任、分管主任每季對車間及各班段（所）進行一次文件管理檢查。（注：標準化檢查中進行）。
11．2 《收文記錄簿》中少記、漏記、錯記一處各扣1分。
11．3 在次月復檢中仍未按管理制度整改的一處扣5分。
11．4 各班段段長在實際工作中和年末對職工掌握的三級文件情況進行考核，有考核記錄。
