職業(yè)學院學院文件、資料管理制度
職業(yè)學院學院文件、資料管理制度
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結(jié)合我院的實際情況，特制訂本制度。
文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種發(fā)文、文件、資料。本學院各類文件統(tǒng)一由院辦公室管理、存檔。
1、公文的簽收
⑴學校所有文件(除領導訂啟的外)均由院務辦登記簽收。
⑵對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管
⑴簽收后應及時做好的文件的分類登記、整理、保管，并建立電子文檔目錄，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
⑵按內(nèi)容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。單一問題的文件按時間順序排列。
⑶本學校外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交院務辦進行登記編號保管，不得個人保存，如工作需要借閱的可復印或借用。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
⑴正式文件均需由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由院辦人員分送領導和有關部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送有關部門閱辦。批辦后的文件，要根據(jù)批辦意見及時辦理或傳閱，保證在盡可能短的時間內(nèi)傳閱完畢。相關發(fā)文發(fā)放后，應由各部門負責人簽收。
⑵一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由院務辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
⑶加速文件運轉(zhuǎn)，行政工作人員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
⑷內(nèi)部傳閱文件，應履行登記手續(xù)，傳閱文件的人對借閱的文件有保管責任，閱后應及時歸還，防止泄密、丟失。
⑸各部門秘書負責收集整理學院下發(fā)的各種文件，并做好日常文件立卷管理工作。
4、文件的銷毀
⑴對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，院務辦應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
⑵經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
