紙質(zhì)文件管理制度范文
公司紙質(zhì)文件歸檔管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,規(guī)范我司歸檔文件的管理方法,維護(hù)公司合法權(quán)益,把檔案管理從“分散、規(guī)矩、質(zhì)雜、量大、孤本”的現(xiàn)狀變得“集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛”。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和廣東省檔案局關(guān)于《廣東省檔案條例 》的規(guī)定,結(jié)合我司實際情況,特制定如下紙質(zhì)文件歸檔管理辦法。
第二條 檔案管理工作主要分為收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀五項步驟。
在檔案管理工作中要做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)才能保證到文件的安全。
第二章 紙質(zhì)文件歸檔的具體實施
第三條 紙質(zhì)歸檔文件的收集范圍
1.紅頭文件,如批復(fù)、決定、通知等
2.白頭文件,如經(jīng)驗介紹、會議材料等;
3.公布性文件,如公告、通告、布告等;
4.記載性文件,如大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、年鑒、廠志、工作日記等;
5.內(nèi)部使用文件,如會議記錄、規(guī)章制度、工作總結(jié)、工作計劃等;
6.報道性文件,如新聞媒體報道本企業(yè)的信息報道(如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等)。
7.證明性文件,如介紹信存根、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移證明等;
8.信訪處理材料,如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等;
9.契約性文件,如協(xié)議、合同、意向書等;
10.登記性文件,如干部(職工)登記表、干部(職工)花名冊等。
第四條 紙質(zhì)歸檔文件的整理注意事項
1.下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③
正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;
⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件。
如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。
2.以“件“為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;
⑤回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦文件處理單放在文件前面;⑧漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑨不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。
3.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等。
分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度。
取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度。
4.跨年度形成的文件機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度。
如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;
④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸最后一年,等等。
5.幾份文件作為一件時,“件”的日期按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定“件”的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。
具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間。
6.無落日期的文件要標(biāo)注日期此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類。
7.專門年度的分類方法因為相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類。
8.臨時企業(yè)、個人客戶,存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。
第五條 紙質(zhì)歸檔文件的保管辦法
1.檔案室對檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作,是檔案管理中的一項重要內(nèi)容。
基本任務(wù)和要求是維護(hù)檔案的完整與安全。
2.檔案保管的軟硬件設(shè)施管理
2.1 檔案室/柜管理。
要建立完善的檔案室/柜管理制度,配備必要的防護(hù)設(shè)備,合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度,做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作,定期測記濕溫度變化、適時投放防蟲藥物、做好防火防盜工作,保持整潔、有序,保證檔案安全無損。
2.2 檔案檢查。
對于已存檔案的狀況應(yīng)定期進(jìn)行全面檢查,必要時可臨時進(jìn)行部分檢查。
著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況,檢查時要逐卷進(jìn)行,要作出詳細(xì)記錄并寫出正式報告。
一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴(yán)重破損等問題,要及時采取措施,妥善處理。
2.3 防止泄密。
對于保密文件,要保護(hù)其機(jī)密不被盜竊,嚴(yán)防泄密。
對涉密檔案安全進(jìn)行檢查,特別是檔案信息安全管理、排查失泄密隱患與漏洞,確保檔案信息安全。
節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
3.保管期限的劃分
3.1 永久,凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管。
它主要包括:(1) 本公司制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機(jī)構(gòu)演變,公司領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。
(2) 同本公司產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機(jī)關(guān)的重要文件,上級針對本公司所作的決定,批復(fù),報告和調(diào)查研究材料。
(3) 本公司批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。
3.2 長期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等)。
(2) 政府部門下發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料。
(3) 各級部門報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
3.3 短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管。
它主要包括:(1) 本公司一般事務(wù)性的文件材料。
(2) 政府部門頒發(fā)的非主管公司業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料。
(3) 各級部門報送的一般性的文件材料。
3.4 根據(jù)本公司的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時應(yīng)注意以下幾點:① 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。
② 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。
③ 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則。
④本部門轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期。
第六條 紙質(zhì)歸檔文件的借閱使用
1.公司各部門借閱檔案,必須按照公司制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
外來公司單位企業(yè)來人查閱本單位檔案,需持公司單位企業(yè)介紹信并經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
檔案調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點交清楚,辦理手續(xù)。
用完的檔案要歸還原位。
2.機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《 檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
3.查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。
特殊情況需借出的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),但借出時間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。
需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
4.珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
5.凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
第七條 紙質(zhì)歸檔文件的鑒定銷毀
1.檔案資料鑒定銷毀工作由檔案鑒定銷毀小組負(fù)責(zé)。
檔案鑒定銷毀小組組長為董事長,作為檔案銷毀鑒定負(fù)責(zé)人;副組長為行政部經(jīng)理,作為檔案銷毀監(jiān)督人;小組成員為檔案管理員,作為檔案銷毀的執(zhí)行人。
2.鑒定銷毀小組應(yīng)定期對綜合檔案進(jìn)行鑒定,對保管期限已滿但仍有保存價值的,應(yīng)延長保管期限;對不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進(jìn)行處理。
3.銷毀檔案必須編制檔案銷毀冊,登記所銷毀檔案資料的時間、數(shù)量及主要內(nèi)容。
4.銷毀檔案時,應(yīng)遵循保密原則及有關(guān)規(guī)定并指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀,參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字,嚴(yán)禁將檔案作廢紙出售。
第八條 以上辦法自2023年11月1日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸公司行政部。
二○一一年十月
紙質(zhì)文件管理制度
