第1篇 檔案管理規(guī)章制度整理版
為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
二、檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
三、檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會檔案。
4、生產經營管理。
5、技術質量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來文件。
8、聲像檔案。
9、實物檔案。
10、其他檔案。
財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。
3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。
2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。
3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：
（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。
（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。
（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。
（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。
（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。
4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
八、檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀。
第2篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎,建立科學、規(guī)范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎,能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規(guī)和公司的經營宗旨、經營范圍和業(yè)主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、**區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
第3篇 人事檔案管理規(guī)章制度
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務,不斷提高政治、業(yè)務素質,努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表,專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
第4篇 文秘檔案管理規(guī)章制度
文秘是隨著科學與經濟的高速發(fā)展,信息的傳播的急劇膨脹,社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業(yè)。他作為一種全球性職業(yè),文秘工作也顯得越來越趨于現代化、科學化與專業(yè)化。它也在輔助著各級領導進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內外關系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料,應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構,在行政管理部的領導下,其管理的主要職責為:
2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的范圍、內容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄,以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應歸檔統(tǒng)一管理,各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后,由財務部門編造清冊,每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務部立卷留存。
4.1.3業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準,方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會有誤。
5.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
7.2經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
第5篇 新清潔管理規(guī)章制度及檔案資料建立管理制度
新項目清潔管理規(guī)章制度及檔案資料的建立管理
(一)擬設立的清潔管理規(guī)章制度
1.設立完善的清潔工作組織架構和規(guī)章制度
(1)行政架構完善:保潔/服務員-班長-主管(主辦)-經理
(2)完善的規(guī)章制度:上下班制度,紀律制度,統(tǒng)一的考核標準。
2.建立完善的監(jiān)控監(jiān)督機制和流程
(1)清潔工作崗位責任明確:
a、主管的職責
-負責部門因清潔而引起的不合格服務、緊急事件、各類投訴的糾正預防措施的審核,評估其有效性。
-負責清潔技術、蚊蟲消殺技術與環(huán)保技術的運用。
-負責引進在清潔方面的新技術、新方法、新材料,并推廣運用,不斷提高綠化專業(yè)水準。
-負責清潔工作的管理,審核各部門的清潔工作細則。
-負責審核擬外包的清潔方案及監(jiān)控程序。
b、班長的職責
-負責制訂完善清潔工作作業(yè)細則,合理調配保潔員。
-負責每日對清潔各崗位進行巡查和班員的月工作情況的考核。
-負責保潔員的日常技能培訓、崗前培訓,不斷提高員工工作能力。
-負責及時收集顧客意見并匯報。
-負責對保潔設備具維修保養(yǎng)及操作指導。
c、保潔/服務員
-熟悉樓宇結構、人行道及公共配套設施、設備,辦公室內家私布局、材質,服務要求等情況,以便于順利開展各項工作。
-嚴格按照保潔程序文件、作業(yè)指導書,對責任區(qū)域內的物業(yè)進行清掃、保潔、整理,并不斷巡視,保持整潔。
-維護責任區(qū)域衛(wèi)生,有效制止各種違章、違規(guī)現象,勸阻、制止不衛(wèi)生、不文明的行為,直接向上級報告。
-愛護保潔工具、用品,每次使用后應清洗干凈,并統(tǒng)一存放于指定地點。
-對公共配套設施、設備等的損壞情況,及時報告相關主管人員或控制中心進行處理。
-發(fā)現可疑人員或可疑情況,及時與當值安全管理員或控制中心取得聯(lián)系進行處理。
-發(fā)現火情時,必須及時通知控制中心或本部門工作人員并按照消防作戰(zhàn)圖履行相應職責。
(2)工作區(qū)域責任明確
a、工作區(qū)域責任明確:各種區(qū)域保潔;
b、工作區(qū)域界限明確:分區(qū)管理;
(3)等級檢查機制的建立和落實
a、建立行政等級的檢查機制
公司的管理:品質部是環(huán)境質量管理的總負責部門,將定期和不定期的檢查其服務質量,不斷策劃新的管理流程和方法,協(xié)助和監(jiān)督物業(yè)服務中心持續(xù)提高服務質量。
物業(yè)服務中心經理:環(huán)境管理第一負責人,負責綠化、保潔、消殺工作定期和不定期的全面的檢查和監(jiān)督。
環(huán)境主管:負責保潔、綠化和消殺工作的組織、安排、實施專業(yè)知識的培訓,制定合理的工作流程,并定期檢查各項工作效果,同時不斷尋找或探索新的綠化養(yǎng)護和環(huán)境消殺的方法。
保潔班長:協(xié)助環(huán)境主管制定清潔工作流程,合理調配保潔/服務員,并不斷改進工作方法。并對保潔、服務員培訓各種專業(yè)知識。
保潔/服務員:負責所轄區(qū)域內的保潔衛(wèi)生及辦公室內物品清潔及整理工作。
b、建立科學的時間分級管理
日檢:保潔及班長負責每日多次巡查(根據工作內容或特點來具體決定巡查次數),環(huán)境主管進行抽查。
周檢:環(huán)境主管每周至少組織一次全面的檢查,對各崗位人員的工作質量進行初步的評估。
季檢:公司品質部每季度至少對環(huán)境各崗位進行全面檢查一次,進行總體服務質量評估。
月檢:部門經理或助理每月至少對行政辦事中心及會議大廈清潔管理質量進行一次全面的檢查,同時組織日常多次不定期的抽查。
半年檢:公司每半年會進行一次大型的各項服務質量檢查活動,對半年的工作進行總結:并根據質量運作體系進行內部質量審核,檢查所有服務的操作狀態(tài),督促物業(yè)服務中心按照規(guī)范的體系進行運作,最大限度的提升工作效率,規(guī)范各項流程。
(4)建立合理的整改機制
-分析原因
-整改
-復查
-評分考核
3.建立環(huán)境服務質量的自檢和保障體系
月度顧客回訪調查:
物業(yè)服務中心片區(qū)客戶服務理及部門經理、助理組織每個月至少一次對顧客滿意程度的回訪,回訪對象一般為服務需求人或各單位負責辦公室后勤的主要人員,了解顧客對保潔保養(yǎng)情況和消殺服務情況的認同程度或可能存在的看法,及時制定整改措施,不斷提高我們的服務質量。
半年顧客滿意度調查:
公司組織每半年至少一次對顧客的滿意程度的調查,及時對物業(yè)服務中心半年的消殺服務和保潔保養(yǎng)工作進行總結,及時發(fā)現問題,經過不斷的整改,并把調查的結果納入部門的年終考核,以加強管理的力度,督促相關部門不斷的提高服務質量。
(二)、物業(yè)清潔管理服務檔案料的建立與管理
1.物業(yè)清潔管理服務檔案料的建立
日計劃和記錄:
計劃:班長每天執(zhí)行'班前點名,班后點評'制度,確定日工作重點及注意事項。
記錄:保潔的洗手間記錄、消殺記錄、辦公室清潔工作記錄表等所有保潔保養(yǎng)工作計劃記錄:物業(yè)服務中心和公司的巡查記錄。
周計劃和記錄:
計劃:主管每周召開周例會,對上周工作進行總結,對下周工作進行計劃。
記錄:環(huán)境主管和班長每周的巡查記錄,物業(yè)服務中心和公司和抽查記錄。
月計劃和記錄:
計劃:經理每月召開月度例會.確定月工作計劃。
記錄:環(huán)境主管、物業(yè)服務中心經理(分管助理)、品質部的月度評估,以及日常抽檢記錄.
季計劃和記錄:
計劃:每季度寫工作計劃。
記錄:物業(yè)服務中心、品質部季度評估.以及抽查記錄。
年計劃和記錄:
計劃:下一年度保潔、綠化和消殺工作計劃、定期作業(yè)計劃。
記錄:上一年度工作總結和抽查記錄。
2.清潔管理服務檔案資料的管理
(1)定期收集
(2)定期檢查
(3)檢查結果與考核掛鉤
(五)清潔設備、工具裝備配置方案
1.物質裝各的原則
(1)確保質量與控制成本的原則
(2)設備先進性與實用性結合的原則
2.擬投入物資裝備
(1)清潔物資裝備一覽表
第6篇 檔案室管理規(guī)章制度
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門窗是否關好,電源開關是否關閉。對所保管的案卷,半年進行一次抽查,年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄,做好溫濕度的調節(jié)工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設施要經常進行檢查,壞了要及時報告或維修,保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
第7篇 hd地產檔案管理規(guī)章制度
恒大地產檔案管理規(guī)章制度
檔案借閱基本程序:僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈相關領導簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。
檔案借閱注意事項:
1、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的,扣罰借用人50元/天,扣罰相關部門負責人30元/天;借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過20天以上,須上報主管領導審批;借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。
2、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報副總裁級以上領導簽字同意;節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向檔案管理部門報備,按公司規(guī)定失職問責處理。
3、集團公司絕密類的檔案一律不得復制。
4、檔案復印完畢須注明用途,根據情況加蓋'再復印無效'印章。
5、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向本公司檔案室移交,集中管理,任何個人不得據為己、拒絕移交。
6、原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。
印章管理:
1、員工因個人事情要求蓋公章的,必須由所在部門負責人簽署意見,然后根據事情性質送有關職能部門審核,并經其主管領導簽字同意方可用印。涉及重要的事項可能會引起不良后果或其它無法預料的情況,必須上報有關董事局領導同意后方可用印。
2、用印申請人須認真、詳細填寫《印章使用申請表》里的各項內容,字跡工整,而且每欄只能填寫一個用印事項,禁止把多項工作混填在同一欄內。
3、同一用印資料在不同時間里重復用印,或者同一批用印資料有部分內容漏報審批,都必須再次履行用印審批手續(xù),杜絕'一次審批,重復使用'的投機行為。
4、出現急需用印的文書,但該文書的審批權人未及時簽字的情況,須由印章管理員和用印申請人共同在場,電話請示審批權人,經同意后方可蓋章。審批權人返回后1個工作日以內完成補簽手續(xù)。
5、不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印,如有特殊情況,集團本部和下屬公司須報集團總裁或者董事局主席批準,地區(qū)公司須報本公司董事長批準。
6、公章的使用必須在印章室內進行,如因工作需要將印章帶出印章室外使用的,應事先填寫《印章借用審批表》,經董事局領導或地區(qū)公司董事長批準后由至少兩人共同攜帶使用,原則上檔案管理部門須安排專人親自至現場監(jiān)印。
7、所有印章用印,都必須嚴格執(zhí)行集團印章管理規(guī)定,按照公司規(guī)定的審批權限和審批流程進行報批。
第8篇 h小學檔案室管理規(guī)章制度
(一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。
(二)檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、編制目錄,進袋入檔。
(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價值的其他資料,學?？筛鶕枰孕袥Q定是否保存。
(四)教職工考核、晉升專業(yè)技術職務,獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(五)校內印發(fā)的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教務處、德育處、總務處、團隊等部門應將有關材料分類保存,每學期結束時,集中交檔案人員立卷歸檔。
(六)校內人員借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內完好無損地歸還。
(七)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風,嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
第9篇 會計檔案管理規(guī)章制度
第一章 總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結合本公司實際情況,制定本辦法。
第二章 會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責,由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章 會計檔案歸檔的范圍
1、會計憑證:包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計賬簿:包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告:包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4、其他會計核算資料:凡與會計核算緊密相關的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章 會計檔案的整理
會計年終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿
各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其他均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其他內容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數,核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿支空白頁后,將本賬面數項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面—賬簿啟用表—賬戶目錄—按本賬簿頁數順序裝訂賬頁—會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人的印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3、會計報表
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。
3、機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,按管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員,須經財務負責人或單位領導批準后,方可辦理調閱手續(xù)。
3、借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經單位領導批準需要復制會計檔案的,須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。
第七章 各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年,其中現金和銀行存款日記賬保25年。
3、會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷毀
1、會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經主管經理和上級主管部門批準后,方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。
2、按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章 附則
本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關規(guī)定處理。
第10篇 公司檔案管理規(guī)章制度
公司檔案管理規(guī)章制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第11篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理
一、管理規(guī)章制度
科學管理、合理量化、健全制度是我們取得成功的重要保障,為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質量管理標準模式。在接管物業(yè)以后,將嚴格按照質量管理體系的標準,實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業(yè)戶手冊》。
(2)《業(yè)主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護管理規(guī)定》。
(5)《二次裝修管理規(guī)定》。
(6)《二次裝修管理協(xié)議》。
(7)《裝修人員管理規(guī)定》。
(8)《出入物品管理規(guī)定》。
(9)《安全管理規(guī)定》。
(10)《消防管理規(guī)定》。
(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。
(12)《園林綠化管理規(guī)定》。
2.崗位職責
(1)物業(yè)經理崗位職責。
(2)經理助理崗位職責。
(3)物業(yè)管理部經理崗位職責。
(4)物業(yè)管理文員崗位職責。
(5)物業(yè)管理員崗位職責。
(6)物業(yè)商務管理員崗位職責。
(7)物業(yè)清潔員崗位職責。
(8)工程管理部經理崗位職責。
(9)工程技術員崗位職責。
(10)強電技工崗位職責。
(11)弱電技工崗位職責。
(12)暖通工崗位職責。
(13)維修工崗位職責。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。
(15)安全經理崗位職責。
(16)安全管理員崗位職責。
(17)財務經理崗位職責。
(18)財務會計崗位職責。
(19)財務出納崗位職責。
(20)財務收費員崗位職責。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務準則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計劃及總結制度》。
(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓制度》。
(7)《內部財務管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電設備的編號方法》。
(15)《機電設備的統(tǒng)計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應急滅火搶救方案》。
(19)《物業(yè)管理運作流程》。
(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。
(21)《業(yè)戶入住工作程序》。
(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。
(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。
(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。
(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。
(26)《公共設施維修、養(yǎng)護工作程序》。
(27)《機電設備維修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防應急處理工作程序》。
(30)《園林綠化管理工作程序》。
(31)《清潔管理工作程序》。
(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。
4.員工培訓考核制度
(1)《新員工入職培訓制度》。
(2)《在崗員工循環(huán)培訓制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。
(5)《經理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業(yè)戶意見月*統(tǒng)計表》。
(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。
(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。
二、物業(yè)檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的'三防'標準。
