第1篇 某某山莊檔案管理制度
某山莊檔案管理制度
1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按'條款類目'分別存放,三個月后,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴(yán)格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3.準(zhǔn)確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù),頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認(rèn)的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
7.根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)枴⒊瓕懓妇眍}目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。
8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。
9.行政辦公室的門窗要堅固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
10.每季度對檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救,確保檔案的安全。
11.對于失效的檔案要進(jìn)行銷毀,銷毀檔案前,要認(rèn)真鑒定,并且登記造冊,并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。
12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監(jiān)銷,防止失密,嚴(yán)禁將檔案作為廢品直接處理。
第2篇 八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度
北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度
(20**年*月*日業(yè)委會會議通過)
第一條 所有檔案資料,由業(yè)主委員會指定專人負(fù)責(zé)保管。
第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號,妥善保管。
第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。
第四條 檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀(jì)要;
(二)業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料;
(四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;
(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;
(六)山莊標(biāo)識,有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;
(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;
(十二)物業(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;
(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等;
(十四)其它有關(guān)材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條 業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。
第八條 因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。
第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
