某茶樓資金管理制度
第一條所有人員必須根據合法、完整的原始憑證,按規(guī)定粘貼、填制報銷帳單據。
1、原始憑證的基本要求
1)原始憑證內容必須具備:憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人的姓名;經辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位的名稱;經營業(yè)務的內容、數量、單位和金額。
2)從外單位取得的原始憑證,必須符合國家票證管理辦法,并蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定人員的簽名或蓋章。
3)凡填有大寫或小寫金額的原始憑證,大寫與小寫必須相符。購買實物的原始憑證,必須有入庫單或驗收證明;支付款項的原始憑證,必須有收款單位的收款證明。
4)一式幾聯的原始憑證,應注明各聯的用途,并且只能以一聯作為收款證明。一式幾聯的發(fā)票和收據,必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據本身具備復寫紙功能的除外)套寫。
5)經有關部門批準的經濟業(yè)務,應當將批準的文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準部門、日期、批準人及“原件存檔”字樣;如果批準文件涉及兩項報帳內容,可將原件附其中一份報帳單據,另一份注明原件在“××報帳中”字樣。
2、原始憑證粘貼的具體規(guī)定:
1)在空白報銷單上將原始報帳憑證按小票在下,大票在上的要求,從右至左呈階梯狀依次粘貼;若票據較少,可直接在正式報銷單的反面粘貼(原始憑證的正面與報銷單的正面同向);若票據較多,可在多張空白報銷單上粘貼。
2)將已填寫完畢的正式報銷單粘貼在已貼好的原始報銷憑證的空白報銷單上(將左面對齊粘貼)。
第二條如果需報銷的原始單據遺失,除飛機票、火車票、船票、長途汽車票,在理由充分的情況下,按票價的50%報銷外,其他票據遺失一律不予報銷;特殊情況,必須報請茶館財務部負責人批準;已由銀行付款,需進行報帳核銷的原始單據遺失,須憑加蓋對方發(fā)票章(或財務章)的原始單據復印件和經部門負責人簽字的專題說明進行核銷,同時對經辦人予以100元的處罰。
第三條對不真實、不合規(guī)定的原始憑證不予報帳;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回,并要求按規(guī)定更正、補充;原始憑證有錯誤的,應要求出具單位或填報人重開或更正(金額只可改小,不可改大),更正處加蓋單位印章或簽章。
第四條嚴格執(zhí)行報帳期限規(guī)定,及時進行報帳。
1、差旅費借支必須在返回茶館五天內報帳,其他現金借支十天內必須結清。
2、領用的轉帳支票,經辦人員必須在十天內到財務部門辦理報帳手續(xù);直接由茶館匯往各往來單位的款項,記入經辦人員往來帳,經辦人員必須在付款后(或貨到,或工程完工后)一個月內到財務部門辦理報帳手續(xù)(合同上有規(guī)定的除外)。
3、凡未在規(guī)定期限內到財務部門結清財務手續(xù)的,按起點30元,每超期一天按兩元的標準遞增予以罰款。
4、費用單據超過二個月的,不予報帳。
第五條嚴格執(zhí)行公司的審批規(guī)定,所有開支必須經部門負責人同意,茶館總經理及財務部負責人審批后方可辦理。絲寶集團
第六條各項費用開支,以現金方式支付的,必須填寫茶館(或書榭茗邸)費用報銷單;
第七條已取得結算憑據的報帳業(yè)務,必須填寫報銷單;書榭茗邸未取得結算憑據的付款業(yè)務,應由經辦人填寫請款單,待貨到(或工程完工)后由經辦人取得發(fā)票,辦理入庫驗收(或工程驗收)手續(xù),填寫報銷單辦理報帳手續(xù)。
第二章資金支付的審批規(guī)定及流程
第八條報帳審批規(guī)定
1、各部門員工的日常費用,由部門負責人控制審核,報茶館總經理和公司財務經理審批,;部門負責人的日常費用,直接由茶館總經理和茶館財務經理控制審批。
2、車輛保養(yǎng)、改裝或維修,單項費用在3000元以內(含3000元)的,必須以書面形式,報茶館總經理批準;單項費用在3000元以上的,必須逐級上報,由懂事會批示。
3、茶館各種辦公、印刷用品、小車過橋及汽油費用、電話費(含個人手機話費)等所需資金的支出,由茶館財務辦公室管理及審核,報茶館總經理及茶館財務經理審批。
4、茶館日常經營所需的水、電及零星工程設備維修費用,由大堂經理負責核實,報茶館總經理及茶館財務經理審批。
5、茶館日常購置原材料、低值易耗品、物料用品、促銷品、宣傳品、電腦設備及耗材等用于經營的物資,由采購部負責核實,報茶館總經理及茶館財務經理審批。
6、茶館財務和茶館所有需支付的資金(除臨時處置資金外),均通過茶館總經理統(tǒng)籌安排。
第九條報帳審批流程
1、員工因工發(fā)生的日常費用必須按規(guī)定事先報請部門負責人批準(部門負責人發(fā)生的費用,應逐級上報上級領導批準);部門負責人必須做到嚴格控制,杜絕先斬后奏的現象發(fā)生。
2、凡涉及購買的物資,應預先提交申請報告,根據報帳審批權限的規(guī)定經審批人批準后,由茶館指定的部門負責簽定合同(除零星采購以外,所有采購業(yè)務均必須簽定采購合同)、購置及報帳。
3、各級審批人出差期間,對必須開支的款項可授權他人代理行使審批職責。授權書上必須詳細注明授權的范圍、期限、被授權人等主要內容。授權書一式兩份,一份由本部門留存,另一份交財務存檔。
第三章資金的預算管理
第十條每年元月10日前,茶館根據當年的經營計劃,提出當年資金總需求預算方案,報懂事會審批。
第十一條各茶館根據懂事會批準的資金預算方案,制定各月的資金預算計劃,每月將茶館節(jié)余資金匯公司總部使用。
第十二條茶館總經理審定各部門申報的資金需求計劃,并將總資金預算計劃分解到各需求部門。
第十三條按照確定的分部門資金需求計劃,合理調度和安排資金的運用。
第四章借支及請款規(guī)定
第十四條現金借支規(guī)定
1、凡在茶館員工因工作需要,需申請臨時借支的,必須填寫借支單,注明借支事由,經部門主管核實、財務負責人審批后辦理借支手續(xù)。
2、差旅費借支必須由部門負責人根據員工出差天數及日費用標準核定;其他現金借支一次不得超過1000元。
3、因工作性質特殊,需借支備用金的,由借支人填寫借支單,注明“備用金”字樣,經部門負責人批準后在財務辦理借支手續(xù)。
4、現金借支,嚴格遵循“前帳不清、后帳不借”的原則。
5、備用金借支,由財務每季度出具各部門備用金借支明細,交茶館主管負責人重新核定。如有工作或額度調整,應及時通知財務。
第。
第五章現金的日常管理
第十六條現金管理制度
1、實行備用金管理辦法。備用金(庫存現金)在核定的限額內使用。茶館備用金的領用包括:出納員、前臺收銀員、采購員。原則上出納員庫存現金不得超過3000元;前臺收銀員找零用備用金1500元;采購員備用金500元。
2、除零星開支部分從庫存現金中支付外,其他一切支出必須從銀行提取,不得坐支。因特殊情況需要坐支現金的,需報財務負責人批準,核定坐支范圍和限額。庫存現金超過限額的部分,必須當日送存銀行。
3、茶館與其他單位之間的經濟往來,除允許現金支付的款項外,其余必須通過銀行進行轉帳結算。
4、現金的使用范圍如下:
① 臨時員工工資(原則上要求由銀行發(fā)放);
②出差人員必須隨身攜帶的差旅費;
③茶館處理緊急情況時的支出;
④轉帳結算起點以下的零星開支;
⑤人行規(guī)定需要支付現金的其他支出。
第十七條現金收支控制
1、出納員與會計人員必須分工明確,出納員不得兼辦收入、費用、債權債務帳簿的登記、稽核和會計檔案保管等工作,會計人員不得兼管出納工作。
2、出納人員應熟練掌握并嚴格執(zhí)行有關現金管理制度。根據審核無誤的收、付款憑證負責辦理現金和銀行存款的收付款業(yè)務;負責登記現金和銀行存款日記帳;清查庫存現金,與帳面、銀行核對,做到帳款、帳帳相符;負責保管庫存現金、各種有價證券、支票和法人代表、出納印章(財務專用章暫由書榭茗邸財務負責人保管)。
3、嚴格現金收付業(yè)務的審批制度。出納員進行款項收付業(yè)務時,首先要認真審核所依據的憑證,既要審核手續(xù)是否完備,數字是否準確,還要審核其內容的合理性和合法性。對于手續(xù)不完備、數字錯誤的憑證,要求經辦人完善手續(xù)后方可報銷;對于不應開支的款項,應拒絕報銷;對涂改或冒領款的不法行為,應及時向財務負責人匯報。出納人員辦理現金收付時,收付雙方應當面點清,并認真復核,加蓋收付戳記及出納人員簽章,以防重收、重付。
4、對庫存現金(含各部門的備用金),財務負責人、主管會計要實施經常性地檢查和突擊性抽查,并填制庫存現金(備用金)核查情況表,說明檢查結果。對于核查出的長短款,要及時查明原因并提出處理意見。
5、出納人員工作調離,必須辦理嚴格的交接手續(xù)。
第七章銀行存款管理
第十八條帳戶管理
1、茶館在銀行開立基本帳戶和一般存款帳戶。上述帳戶只供公司業(yè)務經營范圍內的資金支付,不準出租、出借或轉讓給其他單位或個人使用。
2、不得涂改和偽造結算憑證。各種結算憑證必須按要求填寫齊全,如實填明來源或用途。
3、帳戶上必須留有足夠的資金保證支付,不得簽發(fā)空頭支票。
第八章員工薪金儲蓄卡管理辦法
第二十條茶館規(guī)定,所有在職員工薪金統(tǒng)一通過銀行儲蓄卡(以下簡稱工資卡)發(fā)放。茶館新員工工資卡的建立,由人事部提前一個星期將新員工的詳細資料(如姓名、性別、身份證號碼)報財務到銀行辦理工資卡。
第二十一條新員工的工資卡辦好后,財務通知部門員工領取。發(fā)放時由財務和人事部工資管理員共同核實發(fā)放給員工本人。
第二十三條如員工本人不慎將工資卡遺失,應由其本人及時到銀行辦理掛失手續(xù)并通知財務,同時由員工本人在銀行辦理新的工資卡,將新辦的卡號通知人事部,以便人事部進行新舊卡號的更換。如因員工本人遺失又未及時通知人事部,造成的經濟損失由員工本人承擔。
第二十四條本制度自頒布之日起試行。
