第1篇 會計電算化管理制度范例
第一章 總則第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。第二條 本辦法適用范圍:本公司。第三條 會計電算化管理內容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。第二章 崗位設置及職責第四條 各單位應根據(jù)工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:一、制定本單位會計電算化管理辦法;二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;三、對財會軟件進行日常維護;四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;五、控制會計軟件的運行;六、對操作人員進行日常管理;七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;八、負責組織系統(tǒng)內操作人員的培訓工作。第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。第三章 電算記賬的規(guī)則第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設。第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條 已輸入總賬、明細賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補充憑證或負數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數(shù)據(jù)的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。第2篇 會計電算化管理制度
會計電算化管理制度
為提高企業(yè)財會效率，進而提高企業(yè)的經濟效益，嚴格執(zhí)行財政部頒發(fā)的《會計電算化管理辦法》，同時結合本單位的具體情況，特制定本制度。
一、有嚴格的操作管理制度
1、崗位責任制
在系統(tǒng)運行前，必須確定會計電算化崗位及職責，根據(jù)會計業(yè)務量要求和會計數(shù)據(jù)處理方式不同，可設以下崗位：
a、會計主管：
（1）負責組織開展單位會計電算化工作，包括制訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃、配合計算機人員研制相關的系統(tǒng)開發(fā)、會計軟件系統(tǒng)的日常應用、崗位監(jiān)督、會計檔案管理等。做為會計主管應具備會計和計算機知識。
（2）負責制訂會計崗位責任制，并協(xié)調管理各崗位員工的工作。
（3）制訂會計電算化的各項管理制度。
（4）負責整個系統(tǒng)正常運行、應用軟件資源的調配、系統(tǒng)故障及時處理。
b、系統(tǒng)操作員：
（1）負責會計核算所需數(shù)據(jù)，如：記帳憑證、往來帳、銀行帳、報表、材料單、工資單等。
（2）打印輸出各種帳簿、報表等。
（3）做好數(shù)據(jù)備份工作。
c、憑證審核員：
（1）對手工計算編制的計帳憑證審核。
（2）負責計帳、結帳工作。
（3）負責報表的編制工作。
（4）做好數(shù)據(jù)的備份工作。
d、會計檔案：
（1）負責有關系統(tǒng)軟盤、數(shù)據(jù)軟盤的存檔，各種帳、證、表的保管。
2、操作管理制度：
（1）操作員應經過系統(tǒng)培訓后才能上崗。
（2）應經會計主管批準才能上崗，且只能在主管批準的權限內工作。
（3）嚴格按系統(tǒng)說明完成每一步工作。
（4）若出現(xiàn)故障情況，應報告領導一同分析原因；若出現(xiàn)系統(tǒng)引起的故障，應及時通知銷售商派人進行維護。
（5）應至少一個月備份一次數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失。
（6）外來軟盤不得在有會計軟件的機器上運行，以防感染病毒。
3、機房管理制度：
（1）未經許可的無關人員不得隨意使用財會專用機。嚴禁在機器上玩游戲。
（2）不得帶電拔插頭，以免損壞機器、設備。
（3）嚴禁使用外來軟盤，必要時要先殺毒后再使用。
（4）嚴格按順序開啟機器，長時間離開應關閉機器，下班必須關閉電源。
（5）應保持計算機清潔。
（6）計算機出現(xiàn)故障，應由專人維修，未經許可不得擅自拆開。
4、有嚴格的硬件、軟件維護制度：
若硬件出現(xiàn)故障，應及時通知銷售商派人維護，切勿自己拆開。
軟件維護包括：
（1）對會計軟件的日常維護，包括：科目的升級、常見錯誤排除、數(shù)據(jù)恢復、調整打印機參數(shù)等。
（2）維護人員不得擅自改變原有軟件的程序。
（3）財會人員因正常操作失誤而引起的錯誤，應由財會人員改正，不得由維護人員通過維護修改，如打開憑證庫、帳簿庫等文件進行修改。
（4）加強對硬件、軟件的維護，是提高效率的關鍵。
5、有會計檔案管理制度：
會計電算化的檔案管理，大部分內容同手工一樣，應特別加強以下方面的管理：
（1）會計電算化軟件的文檔資料的保存。
（2）定期備份核算數(shù)據(jù)軟件的保管。
（3）帳簿中的日記帳、銀行帳每天打印，帳頁打印輸出裝訂成冊；總帳每月打印，年終裝訂成冊。
（4）全年會計年度結束，備份兩份完整軟盤分別保存。
（5）所有會計檔案必須造冊登記，以備查用。
第3篇 會計電算化管理制度范文
第一章
總則 第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。 第二條 本辦法適用范圍:本公司。 第三條 會計電算化管理內容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。第二章 崗位設置及職責第四條 各單位應根據(jù)工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作: 一、制定本單位會計電算化管理辦法; 二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況; 三、對財會軟件進行日常維護; 四、保證計算機軟件和硬件的財產安全; 五、控制會計軟件的運行; 六、對操作人員進行日常管理; 七、負責財會軟件的學習、應用和推廣; 八、負責組織系統(tǒng)內操作人員的培訓工作。 第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。 第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。 第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。 第三章 電算記賬的規(guī)則第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。 第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。 第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設。 第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。 第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。 第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。 第十六條 已輸入總賬、明細賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補充憑證或負數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數(shù)據(jù)的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。 第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第4篇 會計電算化管理制度辦法
為保障公司會計電算化工作順利開展,確保電算化條件下會計數(shù)據(jù)真實、準確、安全,根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計電算化管理辦法》等有關規(guī)定,結合我公司實際情況,制定本制度。
一、會計電算化崗位責任制度
會計電算化工作崗位分為:電算化主管、系統(tǒng)管理員、軟件操作員、審核記帳員、會計檔案管理員。在不違背內部牽制原則下,可一人兼任多個崗位。
1、電算化主管:負責組織協(xié)調會計電算化正常運行,協(xié)調各崗位的工作關系,負責電算化崗位設置、人員分工和設置操作權限,落實崗位責任制。此崗位可由會計主管擔任,電算化主管不能兼任系統(tǒng)管理員,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗。
2、軟件操作員:按照分管的財務會計工作和會計核算要求做好憑證等有關資料的預處理工作,負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù),按權限進行會計數(shù)據(jù)處理、輸出記帳憑證、會計帳簿、報表。負責輸入會計數(shù)據(jù)的正確性驗核,發(fā)現(xiàn)故障應及時向系統(tǒng)管理員報告。此崗位不得由出納人員兼任。
3、審核記帳員:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)進行審核,對不符合財務會計制度和有關規(guī)定的憑證以及填
制的不符合要求的憑證、金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證,要求操作人員查明原因并進行修改;對正確的會計憑證,通過財務軟件進行審核記賬同時登記計算機內的有關會計帳簿;對打印輸出的賬簿、報表進行確認。此崗位可由會計主管擔任,但不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證(軟件有控制)。
4、系統(tǒng)管理員:負責會計電算化系統(tǒng)的運行環(huán)境的建立,組織協(xié)調各工作站對軟件的運行工作,負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,負責掌管增加、刪除帳套和增加、刪除操作員的密鑰,管理計算機會計數(shù)據(jù),負責計算機數(shù)據(jù)的日常備份,發(fā)現(xiàn)軟件或硬件問題應及時解決,發(fā)生不可解決的問題時,應及時向軟件公司技術人員聯(lián)系盡快解決。此崗位要求熟練掌握硬件及軟件操作技能,可由會計人員兼任,也可配備專職人員擔任。此崗位不得兼任出納工作。
5、會計檔案管理員:負責管理存檔的會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)軟盤(磁帶,硬盤,光盤)、程序光盤(軟盤)、打印的會計賬表、憑證和各種資料的保管工作,作好會計軟件及數(shù)據(jù)資料的安全保密工作。此崗位可由除出納以外的會計人員兼任。
二、會計電算化操作管理制度
(一)系統(tǒng)操作管理
1、系統(tǒng)操作員的操作權限由電算化主管設置。系統(tǒng)管理員和電算化主管不得一人兼任。所有操作人員都要憑自己的密碼,在被授權的范圍內進行操作。
2、健全內部控制制度,操作人員必須明確劃分操作權限,互相牽制。操作人員必須嚴格在規(guī)定的權限范圍內進行操作。
3、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作,不得隨意增加、刪除、修改數(shù)據(jù),不得修改原程序和數(shù)據(jù)庫表結構。
4、操作人員嚴格按照原始憑證的數(shù)據(jù)編制憑證并輸入計算機。
5、審核人員應及時檢查操作人員輸入的憑證的數(shù)據(jù)與原始憑證數(shù)據(jù)的一致性、合法性。
6、在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開現(xiàn)場,必須在離開前退出程序或使用系統(tǒng)中的系統(tǒng)封鎖,以防止他人越權操作。
7、任何人不得偽造、涂改會計資料,不得故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等。
(二)、賬務系統(tǒng)操作管理
1、賬務系統(tǒng)初始化設置必須符合會計制度要求,會計科目、帳本格式、憑證類型等初始設置由會計主管設計方案,由其他操作員輸入,再由財務主管審核確認。
2、憑證處理
(1)在電算化條件下,必須嚴格按照國家財會制度審核原始憑證。
(2)直接輸入原始憑證的,在錄入之前,要認真審核原始憑證的合法性、正確性。對不合規(guī)、不正確、不完整、簽字手續(xù)不全的應當拒絕錄入,并要求更正。
(3)記帳憑證編號必須連續(xù)。
3、記帳憑證的審核與記帳。
(1) 操作人員每輸入一張憑證,結束前要檢查無誤后再確認保存,錄入下一張。
(2) 輸入的記帳憑證須經審核員審核確認后,方可匯總和登記有關帳簿。同一張憑證,錄入和復核不能是同一個人。
(3)計算機憑證應裝訂成冊,交會計檔案管理人員保管。
三、會計電算化系統(tǒng)計算機管理制度
1、要為電算化創(chuàng)造和保持良好的環(huán)境,保障電算化設備正常運行。財務微機應當配備不間斷電源,以避免意外斷電造成會計數(shù)據(jù)的丟失。
2、要建立嚴格的防病毒措施。嚴禁使用帶毒軟盤和光盤上機操作,要配備正版殺毒軟件。
3、財務微機禁止使用外來軟盤(u盤),禁止玩游戲,以防感染病毒。
4、不得隨意刪除計算機硬盤上的目錄或文件。
5、用于電算化的計算機設備和數(shù)據(jù)嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)中共享,防止存在安全隱患。
四、電算化會計資料管理
1、電算化會計資料包括存儲在磁介質上的會計數(shù)據(jù)和紙質的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。
2、電算化會計資料,應按財政部的《會計檔案管理辦法》和我公司有關制度管理,明確責任,妥善保管。
第5篇 中學會計電算化管理制度
山天中學會計電算化管理制度
為了科學、規(guī)范地開展會計電算化工作，不斷提高財務管理水平，根據(jù)有關會計電算化規(guī)定和辦法，特制定本辦法：
1.認真執(zhí)行上級部門制定的電算化管理制度，自覺接受上級部門的檢查和監(jiān)督。
2.根據(jù)電算化軟件的使用要求，正確執(zhí)行會計電算化的操作程序。
3.電算化設備由財務部門統(tǒng)一管理，做到專機專人使用，其他部門和人員不得擅自使用。
4.定期對計算機進行病毒檢測，切實做好防毒工作，未經檢查的外來軟盤不得上機運行，發(fā)現(xiàn)機內病毒，應立即采取有力措施，消除病毒。
5.財務軟件操作人員要設置密碼口令，并注意保密，半年或一年應變動一次密碼口令。
6.每次上機完畢，必須做好備份，然后按正確方式退出，不得在使用過程中非正常關機。如上機需臨時離開，也應退出操作系統(tǒng)。
7.在操作過程中如遇斷電、設備故障，軟件運行不正常等情況，應立即中止操作，并迅速備份，然后通知有關人員及時處理。
8.在用的計算機，如需要修改和升級財務軟件，要報上級主管部門批準同意。
第6篇 中學會計電算化操作管理制度
鄴建中學會計電算化操作管理制度
為了加強對會計電算化工作的管理，促進我校會計電算化事業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國會計法》的有關規(guī)定，制定本制度。
1、建立健全會計電算化崗位責任制，保證會計電算化工作順利的開展。
2、建立會計電算化崗位責任制，要明確各個崗位的職責范圍，切實做好事事有人管，人人有專職，辦事有要求，工作有檢查。
3、明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，杜絕未經授權人員操作會計軟件。
4、預防已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數(shù)據(jù)未經審核而登記機內帳簿。
5、操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
6、由專人保管必要的上機操作記錄，記錄操作人，操作時間，操作內容，故障情況等內容。
7、保證機房設備齊全，要經常對有關設備進行保養(yǎng)，防止意外事故發(fā)生。
8、建立健全必要的防治病毒的措施，對磁性介質存放的數(shù)據(jù)要保存倍份。
第7篇 會計電算化管理制度(范例)
會計電算化管理:
第一章 總則
第一條 為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。
第二條 本制度適用于公司各財務核算單位。
第三條 本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度。
第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件
第五條 信息技術中心應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機構財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。
第二章 會計電算化崗位責任制
第六條 公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條 電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
(一)電算主管崗
由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;協(xié)調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;負責開、關服務器,維護財務網(wǎng)絡的安全、正常運行;管理服務器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;負責對vpn證書及密鑰的管理、授權工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作;負責建立健全會計檔案借閱、使用登記制度。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。
此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。
第八條 會計電算化崗位責任的考核
實行電算化后,定期對會計電算化各崗位人員進行考核,考核結果納入個人的年度考評內容。對不按照本制度履行崗位職責,給公司造成嚴重后果的,按照公司有關規(guī)定追究相關責任人的責任。
第三章 會計電算化操作管理制度
第九條 本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。
第十條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。
財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十一條 會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權限。
第十二條 財務軟件系統(tǒng)中的服務器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及系統(tǒng)管理的超級管理員密碼由電算主管和電算維護員共同管理,雙方各執(zhí)一半密碼,每人掌握密碼的長度不得少于6位,密碼更換的間隔時間不得超過三個月,在密碼輸入時應予以回避。超級管理員密碼必須密封存放于保險箱中,并登記備案。
財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。
第十三條 出納人員只有現(xiàn)金管理系統(tǒng)的管理權限。
第十四條 日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡是否正常運行,為其他工作做好準備;
(二)會計人員根據(jù)原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執(zhí)行“審核”操作,嚴禁未經核對執(zhí)行“成批審核”操作。
審核人員應對自己審核過的原始憑證、記賬憑證負責,如出現(xiàn)問題按相關財務制度規(guī)定承擔相應責任。
(四)審核人員將已審收(付)款憑證交給出納;
(五)每天工作結束后,電算維護員可依據(jù)工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。
(六)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場,應立即退出財務軟件系統(tǒng),否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。
第四章 計算機硬件、軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度
第十五條 各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。
第十六條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:
(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
(四)需要對硬件設備更新、擴充、更換,應及時提出建議,經公司領導審批后及時實施,并及時做好數(shù)據(jù)備份工作,保證機內會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,同時作好相應記錄。
第十七條 計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:
(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。
(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:
對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。
對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系,及時得到新版財務軟件。
對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。
第十八條 未經電算主管和電算維護員同意,任何人不得擅自更改計算機及其附屬設備的連接與設置,不得更改系統(tǒng)軟件、財務軟件系統(tǒng)的設置,不得更改網(wǎng)絡連接設置、網(wǎng)絡用戶名及網(wǎng)絡用戶ip地址。
公司總部財務軟件系統(tǒng)使用的系統(tǒng)服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡連接方式及防火墻設置的更改,均需經電算維護員同意方可進行。
營業(yè)部財務用計算機禁止與營業(yè)部交易內網(wǎng)相連接。
財務軟件系統(tǒng)客戶端以vpn方式通過防火墻與(公司總部服務器進行連接,不得以任何形式、任何方式繞過防火墻直接進行入系統(tǒng)?？蛻舳说姆阑饓ψC書及密鑰由信息技術中心統(tǒng)一發(fā)放,防火墻證書每年進行一次更新。各單位電算維護員必須妥善保管信息技術中心下發(fā)的各類證書和密鑰。如因保管不善,導致泄密并產生嚴重后果的,應追究相關責任人的責任。
第十九條 會計數(shù)據(jù)的備份
(一)會計數(shù)據(jù)的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計數(shù)據(jù)更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。
(二)電算維護員應對每次備份情況做詳細記錄,記錄的內容應包括:本次備份的時間、所備份的會計數(shù)據(jù)狀態(tài)(是否過賬、結賬等)和所涵蓋的會計期間等。
(三)電算維護員或檔案管理員應根據(jù)存儲介質的不同情況定期對備份存貯介質進行可用性檢查,發(fā)現(xiàn)缺損或備份數(shù)據(jù)丟失的,應立即補充備份。
(四)計算機內的會計數(shù)據(jù)遭到非法操作和毀損等需要恢復時,在經電算主管及電算維護員同意后,必須使用最新的正式備份。
第二十條 各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統(tǒng)的正常運行。
各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。
禁止在財務用計算機上使用、打開來歷不明的軟件及郵件,對外來的存儲介質必須先殺毒后才能使用。禁止在財務用計算機上玩游戲,會計電算化系統(tǒng)的服務器不能直接接入互聯(lián)網(wǎng),不具備防范條件的會計電算化系統(tǒng)的終端機不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。
第五章 電算化會計檔案管理制度
第二十一條 電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。
第二十二條 電算化會計檔案管理的內容和范圍:
電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。
會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù),以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
財務軟件設計書、軟件程序、用戶操作手冊、本單位電算化系統(tǒng)構成說明和財務軟件工作日志等,視同會計檔案保管。
第二十三條 電算化會計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。
(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。
所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類數(shù)據(jù)都存儲在計算機內的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。
(八)電算維護員每月至少將工作日志備份一次,經電算主管審核確認,交會計檔案管理員保存。未做備份的工作日志不得刪除。
(九)保存的會計檔案應為本單位積極提供利用,檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第二十四條 電算化會計檔案的保管要求
(一)電算化會計檔案存放地點應達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等要求,重要會計檔案應準備雙份,并盡可能存放在兩個不同建筑物內。
(二)對紙質會計檔案和存貯介質保存的會計檔案應分類保存。
(三)會計電算化檔案的保管時間
計算機打印的會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管期限及電子會計檔案的保管期限與手工賬保管期限一致;
購買會計電算化專用的計算機、打印機的報價單、保修單、使用說明書、購機清單等資料作為會計電算化硬件檔案保管,保管期限至相應硬件被出售、報廢等處置完畢;
電算化系統(tǒng)軟件的程序盤、使用說明、合同等全套軟件檔案應妥善永久保存。
(四)日常備份存貯介質由電算維護員妥善保管、統(tǒng)一編號,應裝在保護封套或包裝盒中,并置于保存柜中。年度以存貯介質保存的會計數(shù)據(jù)備份盤交由紙質檔案管理員統(tǒng)一歸檔保存。
第二十五條 電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數(shù)據(jù)),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。
第二十六條 電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。
第六章 附則
第二十七條 本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。
第二十八條 本制度自發(fā)布之日起實施。
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為保證我院會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,嚴格執(zhí)行上機操作規(guī)程,現(xiàn)制定我院會計電算化系統(tǒng)
操作管理制度,請認真執(zhí)行。
一、系統(tǒng)使用管理
⒈在系統(tǒng)投入運行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權使用人員及其操作權限,并報財務負責人審核批準后在系統(tǒng)內授予其使用權。運行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。
⒉對使用人員明確劃分使用操作權限,形成分工牽制的內部制約機制。
⒊本系統(tǒng)原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。
⒋建立非操作人員“計算機使用登記簿”制度,上機前須登記方可用機。
⒌任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作,不允許隨意增、刪、改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結構。
⒍出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。
⒎操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內對系統(tǒng)進行操作,負責數(shù)據(jù)的輸入、運算、記帳和打印有關帳表。
⒏存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定保管、移交。
⒐系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。
二、上機操作規(guī)程
⒈操作人員必須是經過培訓合格并經系統(tǒng)管理員正式認可的人員,才能上機操作。
⒉非操作人員上機操作,應進行上機操作登記,填寫姓名、上機時間、操作內容,供系統(tǒng)管理員檢查核實。
⒊操作人員上機前應做好各項準備工作,并檢查計算機的運行情況,發(fā)現(xiàn)運行異常要及時通知系統(tǒng)管理人員處理。
⒋操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。
⒌操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。
⒍復核人員在稽核過程中如發(fā)現(xiàn)差錯,應及時反映給操作人員及系統(tǒng)管理員。對已輸入計算機的數(shù)據(jù),在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯,可按憑證進行修改;在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯,必須另作憑證,按規(guī)定沖銷糾正。任何人不能隨意修改賬目。
⒎每日記帳工作完畢后都要做好備份工作,以防發(fā)生意外事故,備份的數(shù)據(jù)軟盤,由財務處妥善保管。
⒏在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權操作。
⒐任何人如有偽造,非法涂改變更,故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為,依照《會計法》的規(guī)定,將受到行政處分,情節(jié)嚴重的要追究法律責任。
⒑系統(tǒng)管理員要妥善保管上機操作記錄。定期檢查、打印并裝訂成冊。
三、財務處理程序
⒈財務系統(tǒng)初始化
在初次建立會計電算化系統(tǒng)時,需要進行系統(tǒng)初始化工作,在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。
⒉財務系統(tǒng)更改
系統(tǒng)正常運行期間,任何對財務系統(tǒng)的修改變動,都必須得到會計主管的批準。
⒊日常財務處理
⑴憑證處理
系統(tǒng)輸入的記帳憑證是機制記帳憑證。記帳憑證要按照國家財會制度的有關規(guī)定編制,對不真實、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理;對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還,并要求更改和補充。
機制記帳憑證的編制。機制記帳憑證是指計算機根據(jù)財務管理系統(tǒng)軟件的要求,依據(jù)正確無誤的原始憑證,編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證須經復核后,再由財務處理系統(tǒng)進行記帳處理。
機制記帳憑證編制前,要認真審核原始憑證的真實性、合法性、完整性、準確性,輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確,數(shù)字準確無誤,摘要簡單、明了、規(guī)范。打印出的機制記帳憑證需加蓋制單審核人、記帳員(輸入)及會計主管名章,如為收付款憑證還需加蓋出納員印章及經辦人(領交款人)簽字,連同所附原始憑證裝訂成冊,妥善保管。
⑵記帳憑證的審核與保管
a、記帳憑證必須經有關審核無誤后方可進行登賬處理。
b、操作員每輸入以張憑證,結束前要自審一次,無誤后再按結束鍵。
c、輸入計算機的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記帳員、財務處負責人、收付款憑證應由出納員簽章經辦人簽字后方可為有效憑證。
d、已輸入的記帳憑證應在輸入操作完畢后,打印科目匯總表并裝訂成冊,交會計檔案資料保管員存檔保管。
e、同一張憑證,制單和復核不能是同一個人。
⑶帳表打印和結賬
a、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印,并應與出納員庫存現(xiàn)金核對無誤。
b、銀行余額調節(jié)表每月編制一次。
c、在結賬前按有關規(guī)定做好當月各類財務數(shù)據(jù)和報表的備份工作。
d、月底,以上工作正確完成后,由系統(tǒng)管理員進行結帳,系統(tǒng)自動生成下月期初余額。
e、每年年末必須將全部賬簿打印輸出,裝訂成冊,作為會計檔案保存。
⑷會計報表
a、單位應根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)準確編制或計算機自動生成會計報表。賬表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。
b、會計報表、計算表、分析表,按軟件系統(tǒng)功能及管理要求月末打印輸出,經有關財務負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。
c、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求,按會計主管部門的統(tǒng)一設計和布置。
d、單位如需以軟盤和書面形式上報報表,軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)一致,書面報表必須由機器打印并按規(guī)定由有關人員簽字蓋章。
