某物業(yè)集團(tuán)采購管理制度
為規(guī)范物業(yè)集團(tuán)的采購工作,提高采購效率,特制定本制度。
第一章 總則
第一條 物業(yè)集團(tuán)所屬各物業(yè)公司/管理處的行政管理部是采購工作的主要責(zé)任部門。行政管理部設(shè)專職采購員具體負(fù)責(zé)采購工作。
第二條 各物業(yè)公司/管理處必須選擇人品良好、誠實(shí)正直的員工擔(dān)任采購員職務(wù),采購員必須由具有廣州市戶籍的人員進(jìn)行擔(dān)保。
第三條 采購物品的種類分為工程耗材類、保潔用品類(含園林、綠化設(shè)備)、保安裝備類、消防器材類、經(jīng)營物料類以及辦公用品類。
第四條 物業(yè)集團(tuán)全面質(zhì)量管理辦公室(以下簡稱'全質(zhì)辦')負(fù)責(zé)對物業(yè)集團(tuán)本部、各物業(yè)公司/管理處的采購活動進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
第二章 采購程序及管理
第五條 一般采購活動必須嚴(yán)格按照申報、審批、采購的程序進(jìn)行。
第六條 各物業(yè)公司/管理處各部(室)必須于每月25日前申報下月的采購計(jì)劃,填寫《采購物品月計(jì)劃審批表》,經(jīng)樓盤負(fù)責(zé)人審批簽字后交行政管理部采購員。
第七條 物業(yè)集團(tuán)各部(::室)的采購計(jì)劃參照以上的程序進(jìn)行申報,經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后,交物業(yè)管理總部行政管理部采購員進(jìn)行采購。
第八條 非計(jì)劃內(nèi)的臨時采購必須填寫《采購物品審批表》,經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人或樓盤負(fù)責(zé)人審批后交采購員進(jìn)行采購。
第九條 各物業(yè)公司/管理處根據(jù)采購物品的分類和實(shí)際需要,分別選擇至少三家供貨商作為待選對象。供貨商的選擇以便捷、高效為原則。
第十條 各樓盤負(fù)責(zé)人、行政管理部負(fù)責(zé)人、申購部門負(fù)責(zé)人和采購員組成供貨商評估小組,負(fù)責(zé)對待選供貨商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、企業(yè)業(yè)績、服務(wù)態(tài)度、企業(yè)信譽(yù)等方面進(jìn)行評估,并填寫《供方評價表》。供貨商評估小組的所有人員必須在《供方評價表》上簽字。
第十一條 樓盤負(fù)責(zé)人根據(jù)《供方評價表》最終確定1-2家固定供貨商,并在《合格供方名錄》上簽字批準(zhǔn)?！豆┓皆u價表》和《合格供方名錄》必須上報物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦備案。
第十二條 確定固定供貨商后一周內(nèi),各物業(yè)公司/管理處與其簽訂供貨合同,合同有效期一般為三個月。供貨合同中必須(但不限于)注明以下內(nèi)容:
1、供貨產(chǎn)品的質(zhì)量要求(必須是品質(zhì)優(yōu)良的合格產(chǎn)品);
2、送貨的時間和地點(diǎn)要求(必須在指定的時間內(nèi)送貨上門);
3、物品的價格要求(::確保是市場上同類同質(zhì)量產(chǎn)品的最低價格);
4、貨款的結(jié)算時間與方式(一般為月結(jié));
供貨合同必須報物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦備案。
第十三條 采購員必須在接單次日起的三天內(nèi),與固定供貨商聯(lián)系送貨事宜,并完成送貨。有具體時間要求的,按照規(guī)定時間完成采購工作。
第十四條 如遇緊急情況需要采購一般物料的,由使用部門的負(fù)責(zé)人在征得樓盤負(fù)責(zé)人的口頭同意后,由采購員和使用部門的有關(guān)人員一起進(jìn)行現(xiàn)場采購。事后使用部門再以專題報告的形式上報樓盤負(fù)責(zé)人審批,憑樓盤負(fù)責(zé)人的簽字辦理報銷手續(xù)。
第十五條 涉及采購某些專利技術(shù)產(chǎn)品和市場壟斷產(chǎn)品的,由使用部門說明相關(guān)情況,并以專題報告的形式上報樓盤負(fù)責(zé)人或物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行采購。
第十六條 物品送達(dá)樓盤后,倉管員和所屬部門的相關(guān)人員必須一同對物品進(jìn)行驗(yàn)收和檢查。對于合格的物品,必須及時辦理入庫手續(xù)。
第十七條 供貨合同到期前15天,供貨商評估小組必須召開專題會議,總結(jié)前期供貨商的綜合表現(xiàn),確定是否續(xù)約。如確定不予續(xù)約,則按照第十條至第十二條的程序重新確定新的固定供貨商。
第三章 固定資產(chǎn)采購程序
第十八條 物業(yè)集團(tuán)各部(::室)、所屬物業(yè)公司/管理處各部(室)需要申購固定資產(chǎn)(系統(tǒng)產(chǎn)品附屬的設(shè)施設(shè)備除外)的,必須以專題報告的形式上報。
第十九條 固定資產(chǎn)申購的審批必須嚴(yán)格按照相關(guān)的權(quán)限進(jìn)行。
第二十條 申購報告經(jīng)審批的最高領(lǐng)導(dǎo)審批后,由各物業(yè)公司/管理處采購員、使用部門以及第三方分別尋找三家供貨商進(jìn)行比價,最后由樓盤負(fù)責(zé)人根據(jù)產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質(zhì)量等組織進(jìn)行開標(biāo)。采購員根據(jù)開標(biāo)結(jié)果進(jìn)行采購。
第四章附則
第二十一條 各物業(yè)公司/管理處可根據(jù)本制度和樓盤的實(shí)際情況,制定相關(guān)的實(shí)施細(xì)則和考核辦法。
第二十二條 本制度由物業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)總部負(fù)責(zé)解釋。
第二十三條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
