第1篇 文書(shū)檔案管理規(guī)定辦法
文書(shū)檔案管理規(guī)定
一、根據(jù)上級(jí)關(guān)于貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實(shí)際,特制定本制度,以加強(qiáng)本院文書(shū)檔案工作。
二、堅(jiān)持檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的原則,本院設(shè)文書(shū)檔案室和機(jī)要文書(shū)檔案員,由院辦公室領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理本院的文書(shū)檔案。
三、機(jī)要文書(shū)檔案員簡(jiǎn)稱機(jī)要文書(shū),要認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學(xué)習(xí)檔案科技知識(shí),刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無(wú)特殊情況,機(jī)要文書(shū)檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
四、機(jī)要文書(shū)不僅具體管理文書(shū)檔案和檔案室,而且負(fù)責(zé)對(duì)本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并從實(shí)際出發(fā),制訂、補(bǔ)訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強(qiáng)文書(shū)檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。
五、檔案室應(yīng)做好文書(shū)檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行歸檔。
有保存價(jià)值的文件資料,是指具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和對(duì)學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建?；顒?dòng)有研究?jī)r(jià)值的文件資料。
六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)在每年第一季度內(nèi)將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書(shū)檔案室。任何部門或個(gè)人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。
七、送文書(shū)檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:
⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。
⒉ 歸檔的書(shū)面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書(shū)寫,不得采用紅墨水書(shū)寫。出現(xiàn)上述情況,機(jī)要文書(shū)應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。
八、機(jī)要文書(shū)應(yīng)對(duì)移送到文書(shū)檔案室的外來(lái)文件資料和本院在工作活動(dòng)中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、加工整理和保管。對(duì)每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。
九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補(bǔ)、銷毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照上級(jí)規(guī)定,報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。
必要時(shí),此項(xiàng)工作可在秘書(shū)和綜合統(tǒng)計(jì)人員協(xié)助下完成。
十、機(jī)要文書(shū)應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。
十一、本院應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進(jìn)行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報(bào)告,并對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行登記造冊(cè),報(bào)送院長(zhǎng)或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。
十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長(zhǎng)期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁(yè)或換頁(yè)、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。
機(jī)要文書(shū)要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。
十三、機(jī)要文書(shū)應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊(cè)。
十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作,為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。
十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。
十六、檔案室對(duì)本院形成文件需要收集兩份,匯集起來(lái),編訂成冊(cè),一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。
十七、對(duì)上級(jí)規(guī)定移交的檔案,必須按照上級(jí)要求及時(shí)辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。
十八、對(duì)上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國(guó)內(nèi)的其他單位,必須報(bào)請(qǐng)發(fā)文單位書(shū)面批準(zhǔn),對(duì)本院形成的文件,需要與國(guó)內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對(duì)于規(guī)章制度,可通過(guò)學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對(duì)學(xué)院的規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長(zhǎng)簽準(zhǔn)后,由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對(duì)外辦理。
十九、不論是上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對(duì)國(guó)外單位和個(gè)人借閱、交換等,必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)書(shū)面批準(zhǔn)后才能通過(guò)檔案室辦理。
二十、任何部門和個(gè)人利用檔案資料,未經(jīng)院長(zhǎng)或上級(jí)機(jī)關(guān)書(shū)面批準(zhǔn),不得擅自公布。
二十一、對(duì)檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開(kāi)發(fā)等,做出顯著成績(jī)的部門和個(gè)人,學(xué)院予以獎(jiǎng)勵(lì)。
二十二、對(duì)損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁(yè)、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。
二十三、機(jī)要文書(shū)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在離開(kāi)本崗前辦好交接手續(xù)。
第2篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)文書(shū)檔案管理規(guī)定
大學(xué)后勤集團(tuán)文書(shū)檔案管理規(guī)定
文書(shū)檔案是集團(tuán)工作運(yùn)行的記錄,是集團(tuán)實(shí)施有效管理的依據(jù)。文書(shū)檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度,嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。為規(guī)范集團(tuán)文書(shū)檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。
一、文書(shū)檔案管理的基本原則
文書(shū)檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。
集團(tuán)各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團(tuán)黨政辦公室備案。
集團(tuán)職能部門和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的管理,以便于及時(shí)利用和維護(hù)文書(shū)檔案的完整與安全。
保密性文書(shū)按照上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。
二、歸檔文書(shū)的范圍
1.學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
2.集團(tuán)各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
3.各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、年度工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。
4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。
5.與有關(guān)單位的往來(lái)信件、各種協(xié)議書(shū)、責(zé)任書(shū)、合同書(shū)等。
6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。
7.具有查存價(jià)值的資料。
三、管理部門及職責(zé)
1.集團(tuán)黨政辦公室:負(fù)責(zé)學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告等文書(shū)檔案的管理。
負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位文書(shū)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查。
2.集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書(shū)檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。
3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書(shū)檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。
4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員,負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。
5.管理職責(zé)
⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書(shū)檔案。
⑵ 積極開(kāi)展文書(shū)檔案的提供與利用工作。
⑶ 進(jìn)行文書(shū)檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)。
⑷ 保證文書(shū)檔案質(zhì)量,防止丟失、損壞。
四、文書(shū)檔案的點(diǎn)驗(yàn)
辦公室文件管理人員在文書(shū)檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn):
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)遞交人進(jìn)行追查補(bǔ)齊。
2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件,應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)是否已辦理,如已辦理,應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字,并將相關(guān)文書(shū)合并統(tǒng)一歸檔。
3.歸檔文書(shū)應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負(fù)責(zé)人簽字,主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。
五、立卷
1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2.歸檔文書(shū)應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進(jìn)行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開(kāi),即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù),應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的計(jì)劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。
4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間先后順序,依次編寫公文份數(shù)及頁(yè)號(hào)。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫,頁(yè)號(hào)在公文右下角連續(xù)填寫。
5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。
6.填寫完整檔案盒各項(xiàng)內(nèi)容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。
六、歸檔管理
1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時(shí)應(yīng)按照立卷要求整理。
2.個(gè)人不能保存應(yīng)歸檔的公文。
3.擬制、修改和簽批的公文,書(shū)寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
4.歸檔文件除絕密級(jí)和注明不能翻印的以外,需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位印章。
5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲(chóng)蛀、腐蝕。
七、歸檔文書(shū)的借閱
1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級(jí)以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。
3.借閱期限一般不超過(guò)十天,到期應(yīng)及時(shí)歸還。需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的,應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應(yīng)及時(shí)催促借閱人員歸還。
4.借閱歸檔公文的人員必須愛(ài)護(hù)檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。
5.因工作需要復(fù)制檔案時(shí),必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
6.借閱檔案歸還時(shí),文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗(yàn)檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時(shí),應(yīng)查問(wèn)借閱人員原因,并報(bào)辦公室主任。
7.集團(tuán)以外的單位借閱歸檔公文時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
八、公文保存期
1.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)和各職能部門以及集團(tuán)各單位行文并下發(fā)的集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。
2.指導(dǎo)工作運(yùn)行類公文保存期為三年。
3.一般短期通知類公文保存期為一年。
九、公文的收回與銷毀
1.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)辦公室主任批準(zhǔn)后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時(shí),由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號(hào)、份數(shù)、銷毀日期,批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。
2.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)行文下發(fā)的公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。
集團(tuán)各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負(fù)責(zé)收回并銷毀。
各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。
3.集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對(duì)歸檔公文進(jìn)行清理,已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷
毀公文的通知和目錄,明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號(hào)、文件名稱、份數(shù)等。
收回的公文應(yīng)建立收文登記。
4.收回過(guò)期公文,文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名,并注明銷毀日期。
6.對(duì)銷毀的公文由行文部門負(fù)責(zé)留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。
十、電子文檔的處理
1.集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。
2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備,對(duì)各類公文和宣傳材料進(jìn)行電子文檔備案。
3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一備案。
十一、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
