第1篇 公文管理規(guī)定辦法
公文管理規(guī)定【1】
1.目的
為加強(qiáng)公司文件管理,做好公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際,特制定本管理規(guī)定。
2.發(fā)文的處理
1)擬稿:按照各部門誰主管,誰擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁,按規(guī)定要求擬稿。
2)核稿:由部門經(jīng)理初核,在面頁上簽名并簽署日期;送綜合部審核,從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。
3)簽發(fā):以公司名義對外的發(fā)文,由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
4)編號:由綜合部統(tǒng)一登記、編號、計(jì)算份數(shù)等。
5)打印:擬辦部門打印完畢,擬稿人校對并在頁面上簽名。
6)蓋章:由綜合部辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。
7)分發(fā):由綜合部助理統(tǒng)一分發(fā),原稿與正文1份(原件)存檔。
3.收文的處理
1)拆封:當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的,由綜合部拆封;署名有關(guān)部門的,由部門拆封;由政府部門所發(fā)的文件,由綜合部拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。
2)登記:凡明確是公司收文的,不論以何種形式收到,都統(tǒng)一由綜合部登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。
3)擬辦:綜合部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。
4)呈閱、呈批:根據(jù)擬辦意見,由綜合部助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。
5)交辦:根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文,文書人員應(yīng)提出辦理時(shí)限,加強(qiáng)督促催辦。
6)辦結(jié):經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期,然后存檔。
公文管理規(guī)定【2】
公 文 管 理 制 度
一、閱文管理制度
1、凡往來公文(含文件、函件、圖片、資料等下同)統(tǒng)一交由辦公室簽收,編號登記,并及時(shí)送主任閱示,任何人不得隱匿或私自存放。
2、經(jīng)主任批示后,由辦公室及時(shí)按閱文對象分別送閱,相互之間不許遞閱。
3、閱文人閱后應(yīng)在閱文簽上簽上姓名、日期,以示閱畢,并及時(shí)交給辦公室。
4、閱文人應(yīng)遵守閱文紀(jì)律,保守秘密,嚴(yán)禁在夾內(nèi)抽出有關(guān)公文自用。如認(rèn)為公文內(nèi)容重要,可進(jìn)行必要的摘錄或交由辦公室復(fù)印。
二、發(fā)文管理制度
1、凡涉及業(yè)務(wù)性的文字材料,一律由相關(guān)科室承辦;凡涉及組織、人事、行政管理、總結(jié)、綜合材料等由辦公室承辦。
2、草擬公文要按公文的類別要求規(guī)范化,用文件擬稿紙送簽,并列出主送、抄報(bào)(送)單位、主題詞、印制份數(shù)等。
3、所有公文經(jīng)過擬稿、審核后,最后由一律由主任簽發(fā)。
4、所有公文一律由辦公室打印,承辦人校對、裝訂,辦公室分發(fā)。
5、所有公文存檔三份,承辦人留存一份,其余份數(shù)由辦公室按要求送(寄)發(fā)。重要公文要履行簽收或掛號郵寄,承辦人如須多加份數(shù),應(yīng)事先告知辦公室。
三、借文管理制度
1、所在內(nèi)借的公文必須履行登記手續(xù),并注明歸還日期,辦公室到期要催收,外借出,必須由主任審批同意。
2、所有借閱人必須愛惜公文,不得丟失、拆卷、損壞、涂改、抽頁,閱畢主動(dòng)及時(shí)歸還辦公室。
3、借閱人需要復(fù)印卷內(nèi)內(nèi)容的,須經(jīng)主任批準(zhǔn)同意。
4、對損壞、涂改、丟失公文者,視其情節(jié),相應(yīng)給予教育、賠款,直到紀(jì)律處分。
5、自覺遵守公文保密制度,未經(jīng)允許不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文內(nèi)容。
第2篇 物業(yè)公司公文管理辦法－3
物業(yè)公司公文管理辦法(3)
一、企業(yè)對外發(fā)送的公文或廣告文稿等一律要求使用發(fā)文稿紙謄抄工整,經(jīng)發(fā)文部門和公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
二、企業(yè)內(nèi)部公文需發(fā)文的,由部門擬稿會(huì)簽,由公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
三、凡發(fā)文需按規(guī)定編排文號,并標(biāo)引主題詞,文號按以下辦法編排。
()[]號
────────────
發(fā)文單位擬文部門發(fā)文年份文件順序號
四、屬企業(yè)內(nèi)部請示、報(bào)告類的,一律要求使用稿紙謄寫工整,經(jīng)各部門(或企業(yè))負(fù)責(zé)人核稿,報(bào)公司總經(jīng)理批。
五、屬財(cái)務(wù)類的資料如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅單、支票等,送總經(jīng)理審批。
六、收到外單位公文,應(yīng)即時(shí)做好收文登記,粘貼公文簽注單,呈領(lǐng)導(dǎo)批辦后,轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦,最后歸檔。
第3篇 電子公文管理辦法試行
中國科學(xué)院地質(zhì)與地球物理研究所電子公文管理辦法(試行)
第一章總則
第一條
為規(guī)范我所電子公文管理，維護(hù)電子公文的真實(shí)、完整、可用和安全，根據(jù)國家和中國科學(xué)院電子公文管理的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條
本辦法中的電子公文，是指所屬各部門通過ARP公文系統(tǒng)制發(fā)的具有規(guī)范公文體例和版式的電子數(shù)據(jù)。
第三條
電子公文管理遵循電子環(huán)境下文件形成和產(chǎn)生效用的規(guī)律，堅(jiān)持“集中統(tǒng)一、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全可靠”的原則。
第四條
本所電子公文及其打印的正式文本具備公文效力。電子公文的制發(fā)和辦理按照《中國科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號)執(zhí)行。
第五條
ARP公文系統(tǒng)不得制發(fā)和辦理涉密公文。
第二章機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第六條
ARP公文系統(tǒng)由所綜合辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施工作。具體職責(zé)是：
(一)督促指導(dǎo)所屬各部門ARP公文系統(tǒng)的使用，組織開展培訓(xùn)工作，協(xié)調(diào)解決ARP公文系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題；
(二)負(fù)責(zé)所級電子公文的審核，院及院屬各單位電子公文的接收。
(三)電子印章管理。
(四)院級、所級電子公文的歸檔管理。
第七條
研究所信息網(wǎng)絡(luò)管理部門負(fù)責(zé)ARP公文系統(tǒng)的技術(shù)支撐和運(yùn)行維護(hù)。具體職責(zé)是：
(一)提供ARP公文系統(tǒng)軟件平臺(tái)的技術(shù)支持，負(fù)責(zé)ARP公文系統(tǒng)的日常運(yùn)行維護(hù)和技術(shù)保障。
(二)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、升級、遷移等操作時(shí)，應(yīng)確保電子公文內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的一致性。
第三章發(fā)文與收文辦理
第八條
發(fā)文辦理：
(一)通過ARP公文系統(tǒng)行文，行文規(guī)則及文件格式應(yīng)符合《中國科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)》，并按ARP公文系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)范進(jìn)行操作。
(二)電子公文辦理流程各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)完成公文處理工作。
完成電子公文流程后，公文管理員負(fù)責(zé)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)電子印章，擬稿人審核無誤后方可發(fā)送。
（三）電子公文發(fā)送后，擬稿人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)對所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行核查，對緊急公文應(yīng)及時(shí)與接收部門聯(lián)系，確保公文正常接收。
（四）聯(lián)合發(fā)文在主辦部門簽發(fā)后，可以紙質(zhì)件送其他單位會(huì)簽。
（五）主送部門實(shí)施ARP公文系統(tǒng)的，以ARP公文系統(tǒng)發(fā)送；主送部門沒有實(shí)施ARP公文系統(tǒng)的，以紙質(zhì)件發(fā)送。
第九條
收文辦理：
(一)公文管理員應(yīng)及時(shí)登錄ARP公文系統(tǒng)查收電子公文，每個(gè)工作日的上、下午至少查收1次。
(二)公文管理員接收電子公文后，應(yīng)核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可辦理。
第十條
電子印章的使用：
(一)ARP公文系統(tǒng)中的電子印章僅用于電子公文處理。
(二)嚴(yán)格按照印章管理有關(guān)規(guī)定使用電子印章，嚴(yán)禁空打印、空發(fā)印章。
第五章應(yīng)急與安全
第十一條
應(yīng)急與安全管理：
(一)當(dāng)ARP公文系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文無法正常辦理時(shí)，應(yīng)及時(shí)與辦公室或網(wǎng)絡(luò)室聯(lián)系，查明原因，排除故障。
（二）0.5個(gè)工作日內(nèi)不能排除的故障，所ARP公文系統(tǒng)運(yùn)維單位（信息網(wǎng)絡(luò)部）必須及時(shí)報(bào)告辦公廳。由辦公廳視情況協(xié)調(diào)處理。
第十二條
各部門應(yīng)加強(qiáng)對ARP公文系統(tǒng)的安全管理及使用人員的安全保密教育。
(一)使用人員首次登錄系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)立即修改口令，并定期更換。因登錄口令泄露造成的后果由本人自負(fù)。
(二)當(dāng)使用人員調(diào)離或崗位發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行用戶刪除或權(quán)限調(diào)整，并辦理相關(guān)手續(xù)。
第六章歸檔
第十三條
電子公文的歸檔管理按照《中國科學(xué)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號)執(zhí)行。
第十四條
電子公文歸檔范圍和保管期限執(zhí)行《中國科學(xué)院院屬單位文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》及《中國科學(xué)院機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》。
第十五條
歸檔要求：
(一)辦理完畢且具有保存價(jià)值的電子公文，必須適時(shí)打印紙質(zhì)件。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)件同步歸檔。
(二)打印的紙質(zhì)發(fā)文稿紙，在簽發(fā)欄中應(yīng)由簽發(fā)人簽名(或蓋簽名章)。
(三)電子公文應(yīng)及時(shí)進(jìn)行預(yù)歸檔，并參照紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)行分類整理后，于次年6月底之前歸檔。
(四)電子公文歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行真實(shí)、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)后，辦理移交手續(xù)。
第十六條
電子公文檔案的保管和利用執(zhí)行國家及我院相關(guān)規(guī)定。
第七章附則
第十七條
本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第十八條
本辦法自2023年12月1日起施行。
第4篇 公文制發(fā)管理辦法規(guī)定
為促進(jìn)**公文制發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高公文制發(fā)工作的效率和公文質(zhì)量,特制定本辦法。
一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門,負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)公文發(fā)文處理工作。由專人具體負(fù)責(zé)。
二、 文種包括:社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會(huì)議紀(jì)要、函件以及白頭、黑頭、網(wǎng)上通知等。
三、公文制發(fā)堅(jiān)持控制數(shù)量,提高質(zhì)量,注重效用,提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過90個(gè);辦公室發(fā)文原則上不超過40個(gè)。公文正文字?jǐn)?shù)原則上不超過3000字。簡報(bào)由辦公室統(tǒng)一管理。各類簡報(bào)反映的情況力求及時(shí)、準(zhǔn)確、簡明、生動(dòng),篇幅不宜過長,原則上不超過3000字。
四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。
五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進(jìn)行初步檢查。主要檢查結(jié)構(gòu)、層次是否合理,語句是否通順,數(shù)字、詞句是否準(zhǔn)確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定簽字后,送辦公室核稿,辦理發(fā)文手續(xù)。
六、 辦公室收到送審文稿后,按要求登記收文時(shí)間、擬稿處室、送稿人員、文稿標(biāo)題。
七、 辦公室對送審文稿從以下幾個(gè)方面進(jìn)行審核:是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)的規(guī)定;是否需要行文;是否需與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽;文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。文稿技術(shù)性問題,由核稿人員直接修改,非技術(shù)性問題可提出修改意見,發(fā)回?cái)M稿部門,由擬稿部門負(fù)責(zé)修改。
八、 送審文稿一律為微機(jī)打字稿。
九、 辦公室根據(jù)文稿字?jǐn)?shù)和緊急程度限時(shí)核稿。**字以內(nèi)文稿在1天內(nèi)核完;**字以上的3天內(nèi)核完;內(nèi)容復(fù)雜、需與有關(guān)方面協(xié)商的,適當(dāng)延長核稿時(shí)間,同時(shí)有兩件以上文稿,急件先辦;對社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)有明確意見,需盡快下發(fā)的文稿或轉(zhuǎn)出會(huì)簽的文稿及其他需緊急處理的文稿,優(yōu)先審核,防止壓誤。
十、 文稿審核后,核稿人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后,由辦公室主任負(fù)責(zé)審核簽署呈簽意見,送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
十二、文稿經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,不得再行修改,打字和校對后,編號、登記、印發(fā)。
十三、文件印完后辦公室文書負(fù)責(zé)按印數(shù)加蓋印章,按規(guī)定份數(shù)連同原稿存檔。
第5篇 門業(yè)公司公文管理辦法
門業(yè)制造公司公文管理辦法
第一條 公司對外發(fā)送的公文,除簽呈外,其它公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型,左側(cè)裝訂。印刷格式參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。
第二條 以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā),經(jīng)授權(quán),有的公文可以由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。
第三條 公司的公文種類規(guī)定如下:
一、e:文種適用于公司向外單位匯報(bào)工作、反映情況(即對外行文),要求批準(zhǔn)或解決有關(guān)事項(xiàng)等內(nèi)容的發(fā)文,文種一般用請示、報(bào)告、匯報(bào)、議案、情況說明;
二、e文:適用于公司向各部(室)的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報(bào)、意見、批復(fù);
二、e人:適用于公司向各部(室)的有關(guān)人事任免、獎(jiǎng)懲、崗位調(diào)整、機(jī)構(gòu)設(shè)置等人事方面的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報(bào);
四、e函:適用于公司向與公司不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等內(nèi)容的公文;
五、e辦:適用于經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以行政部名義向公司各部(室)、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務(wù)、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門的公文,但文中應(yīng)注明'經(jīng)公司(或公司領(lǐng)導(dǎo))同意',文種一般用通報(bào)、批復(fù)、通知、意見、內(nèi)部情況通報(bào)等;
第四條 公司公文格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加'文件'組成;發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。具體舉例如:'e文[2003]1號'。
第五條 凡上行公文(包括簽呈)要按格式要求,在公文規(guī)定位置標(biāo)注'簽發(fā)人'姓名,簽發(fā)人應(yīng)是公文制發(fā)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)或主持工作的負(fù)責(zé)人。
第六條 公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確,引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為'一、' 第二層為'(一)'、第三層為'1、'、第四層為'(1)'。
第七條 行文中如在文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱。
第八條 公文主題詞主要用途是便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文,凡正式對外行文均應(yīng)有主題詞,主題詞的標(biāo)引參照《國務(wù)院公文主題詞表》(1997年12月修訂版)。詞表分為三個(gè)層次,第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類,如'行政'、'人事'、'財(cái)務(wù)'類等。第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類,如'管理'、'經(jīng)濟(jì)'、 '任免'類等。最后一層是類屬詞,主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應(yīng)超過5個(gè)主題詞。
第九條 公司行政部應(yīng)參照國務(wù)院、省政府規(guī)定的有關(guān)公文處理程序辦法及時(shí)制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。
附相關(guān)表單:
1、上行公文樣式;
2、平行、下行公文樣式;
3、公函公文樣式;
4、簽呈樣式。
第6篇 公文運(yùn)轉(zhuǎn)管理辦法模版
一、 辦公室是公文收文的管理部門,負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文收文處理工作,由辦公室分管文秘工作的副主任負(fù)責(zé),文書具體處理。
二、 公文收文范圍包括:各級、各部門文件、包括電報(bào)。
三、 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、查辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。
四、 當(dāng)天收到的文件要及時(shí)登記、分類,并送分管副主任提出擬辦意見。
五、 對簽署擬辦意見的文件要及時(shí)送各領(lǐng)導(dǎo)及處室傳閱。
六、 對各領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,要按批示內(nèi)容交有關(guān)部門辦理。承辦部門要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的,應(yīng)向批辦領(lǐng)導(dǎo)說明理由,同意后迅速退回文書。
七、 送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的文件,分管文秘的辦公室副主任要負(fù)責(zé)催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
八、 審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時(shí)間。
九、 審批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得在裝訂線外書寫。
十、 上級行政機(jī)關(guān)的秘密公文,除絕秘和注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),要注明翻印的時(shí)間、份數(shù)、印發(fā)范圍和翻印人姓名。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)印。
十一、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
十二、要及時(shí)將公文辦理結(jié)果向批辦領(lǐng)導(dǎo)反饋。
十三、公文辦完后,及時(shí)將公文歸檔立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。
十四、沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第7篇 黨政機(jī)關(guān)公文管理辦法
黨政機(jī)關(guān)公文管理辦法,你知道這些辦法嗎,下面帶來黨政機(jī)關(guān)公文管理辦法相關(guān)文章,歡迎閱讀。
黨政機(jī)關(guān)公文管理辦法【1】
第一章總則
第一條為了適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)(以下簡稱黨政機(jī)關(guān))工作需要,推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,制定本條例。
第二條本條例適用于各級黨政機(jī)關(guān)公文處理工作。
第三條黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。
第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第五條公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第六條各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè),設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理工作。
第七條各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作,并對下級機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。
第二章公文種類
第八條公文種類主要有:
(一)決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。
(二)決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。
(四)公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。
(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(九)通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(十)報(bào)告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
(十一)請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。
(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。
(十四)函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十五)紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
第三章公文格式
第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。
涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。
(八)主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
(十三)印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章,并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。
(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第十條公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十一條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等,按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文,可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
第十二條公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對性和可操作性。
第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。
第十五條向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個(gè)上級機(jī)關(guān),根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān),不抄送下級機(jī)關(guān)。
(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報(bào)告重大事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán);屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級主管部門。
(三)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng),如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示,應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào),不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級機(jī)關(guān)。
(四)請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。
(五)除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外,不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文,不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。
(六)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級機(jī)關(guān)行文,必要時(shí)抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。
第十六條向下級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理機(jī)關(guān),根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。
(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán),可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng),經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文,文中須注明已經(jīng)政府同意。
(三)黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。
(四)涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),部門之間未協(xié)商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。
(五)上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時(shí)抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。
第十七條同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第五章公文擬制
第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
第十九條公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡潔,主題突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表述準(zhǔn)確,文字精煉。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分進(jìn)行論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見,力求達(dá)成一致。
(七)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。
第二十條公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳(室)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
(三)涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。
(四)文種是否正確,格式是否規(guī)范;人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。
(五)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿,審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳(室)進(jìn)行初核。
第二十一條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的,由起草單位修改后重新報(bào)送。
第二十二條公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文,由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。
第六章公文辦理
第二十三條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第二十四條收文辦理主要程序是:
(一)簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時(shí)間。
(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
(三)初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。
(四)承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個(gè)以上部門辦理的,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
(五)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
(六)催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
(七)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
第二十五條發(fā)文辦理主要程序是:
(一)復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文,印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核;需作實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。
(二)登記。對復(fù)核后的公文,應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
(三)印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。
(四)核發(fā)。公文印制完畢,應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
第二十六條涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
第二十七條需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。
第七章公文管理
第二十八條各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度,確保管理嚴(yán)格規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第二十九條黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委(黨組)的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室,并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。
第三十條公文確定密級前,應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。
公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)決定。
第三十一條公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行;需要變更的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道,由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。
經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第三十二條復(fù)制、匯編機(jī)密級、秘密級公文,應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編,確有工作需要的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。
第三十三條公文的撤銷和廢止,由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第三十四條涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。
第三十五條不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十六條機(jī)關(guān)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機(jī)關(guān)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時(shí),所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第三十七條新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的,列為發(fā)文單位,機(jī)關(guān)合并或者撤銷時(shí),相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。
第八章附則
第三十八條黨政機(jī)關(guān)公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
第三十九條法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,依照外事主管部門的有關(guān)規(guī)定處理。
第四十條其他機(jī)關(guān)和單位的公文處理工作,可以參照本條例執(zhí)行。
第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)解釋。
第四十二條本條例自2023年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行.
最新黨政機(jī)關(guān)公文處理工作辦法解讀【2】
一、黨政機(jī)關(guān)公文的構(gòu)成要素及排版形式
黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。
(一)公文的構(gòu)成要素
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(二)公文的排版形式
排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標(biāo)印格式。
1.公文用紙幅面尺寸:
采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙,210mm*297mm
公文頁邊與版心尺寸為:公文用紙?zhí)祛^37mm,公文用紙訂口28mm,版心尺寸156mm*225mm(不含頁碼)。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。
2.公文書寫形式
從左至右橫排、橫寫。其標(biāo)識(shí):
第一層為“一、”,第二層為(一),第三層為“1.”,第四層為(1)
3.字體字號
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用2號小標(biāo)宋體字,紅色標(biāo)識(shí);秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字;發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間用3號仿宋體字;簽發(fā)人姓名用3號楷體字;正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。
4.頁碼
用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),置于版心下邊緣之下一行,數(shù)碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。
5.信函式公文
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm ,推薦用小標(biāo)宋體字,字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定;發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm 處為一條武文線(上粗下細(xì)),距下頁邊20mm 處為一條文武線(上細(xì)下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。
(三)公文各要素及排版形式
公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。
1.眉首
置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括:公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號、簽發(fā)人。
(1)份號:公文印制份數(shù)的順序號,即將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。置于版心左上角第一行,用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(2)秘級和保密期限:密級分為絕密、機(jī)密和秘密;保密期限是對公文秘密等級時(shí)效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行,兩字之間空一字。
(3)緊急程度:是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,標(biāo)注“特急”、“加急”;緊急電報(bào)分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行,兩字之間空一字。公文同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行,緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第二行。
(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí):發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)表明公文的作者,他是發(fā)文機(jī)關(guān)制作公文時(shí)使用的、規(guī)范板式的文件版頭,通常稱“文頭”。 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成,居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱,“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布。
(5)發(fā)文字號:發(fā)文字號是發(fā)文機(jī)關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行,居中排布。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
發(fā)文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6)簽發(fā)人:簽發(fā)人是在上報(bào)的公文中批準(zhǔn)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1 行,其他簽發(fā)人姓名從第2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm 。
2.公文主體部分
置于公文首頁紅色反線(不含)以下至抄送機(jī)關(guān)(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體。包括:標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。
(1)公文標(biāo)題:即對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。位于紅色反線下空兩行,用2號小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。
(2)主送機(jī)關(guān):是指要求公文予以辦理或答復(fù)的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。標(biāo)識(shí)在標(biāo)題下空一行,左側(cè)頂格3號仿宋體字標(biāo)識(shí),回行時(shí)仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。
(3)公文正文:公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導(dǎo)語、主體和結(jié)束語。在主送機(jī)關(guān)下一行,每自然段左空2字,回行頂格,數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字。文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。
(4)附件說明:公文附件的順序號和名稱。公文如有附件,在正文下空一行左空2 字用3號仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”,后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1.× × × × × ”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān)署名(從2023年7月1日起):署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
(6)成文時(shí)間:指公文生效的時(shí)間。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。標(biāo)識(shí)在正文之下,空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫為“○”。
(7)印章:公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章,并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章,聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm~4mm,端正、居中、下壓成文時(shí)間,印章用紅色。
當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線壓在成文時(shí)間上。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應(yīng)將成文時(shí)間拉開,左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm 。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前,每排最多排3 個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。
(8)附注:是需要說明的其他事項(xiàng),如公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)注意的事項(xiàng)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。
(9)附件:公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件” ,有序號時(shí)標(biāo)識(shí)序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號) 。
3.公文版記部分
置于抄送機(jī)關(guān)以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括:抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。
(1)抄送機(jī)關(guān):指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”,后標(biāo)全角冒號;抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開,回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。
(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間:印發(fā)機(jī)關(guān)是印制公文主管部門,印發(fā)時(shí)間是公文的付印時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
(4)版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。
(四)新舊公文區(qū)別
1.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例是全新的首次統(tǒng)一黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
2.在“文種”方面,在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的13個(gè)文種基礎(chǔ)上,增加了黨委的“決議”和“公報(bào)”兩個(gè)文種,共15個(gè)文種。
3.在“格式”方面,取消了主題詞;行政公文也要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
4.在公文擬制方面,要求“重要公文”由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
5.在行文規(guī)則方面,增加“不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名意向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文”。
6.在公文管理方面,增加發(fā)文立戶的規(guī)定。
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第8篇 公文寫作管理辦法范文
一、概說
(一)含義。
辦法是機(jī)關(guān)單位對某一工作、活動(dòng)制定具體處理方法用的法規(guī)文書。
(二)特點(diǎn)。
1.調(diào)整事項(xiàng)單一。辦法只適用于對某項(xiàng)具體行政工作的規(guī)定,其調(diào)整事項(xiàng)要比條例、規(guī)定小得多,具體得多。
2.內(nèi)容詳細(xì)具體,可操作性強(qiáng)。辦法對其調(diào)整事項(xiàng)作出詳細(xì)規(guī)定,并側(cè)重在措施和做法方面,說明采取哪些方法,按照怎樣的程序去做,為有關(guān)單位和個(gè)人明確辦事的途徑,有較強(qiáng)的可實(shí)施性和可操作性。辦法一般不用再制定實(shí)施細(xì)則為其配套性文件。
3.約束力小。辦法的內(nèi)容范圍比條例和規(guī)定都小,另外,由于辦法涉及內(nèi)容事項(xiàng)具體,在實(shí)際執(zhí)行中,往往根據(jù)事情發(fā)展變化有所變通,給予修改補(bǔ)充。所以,辦法的法規(guī)性不如條例、規(guī)定那樣鮮明,約束力較小。
二、寫法
辦法的寫法與規(guī)定大體一致。標(biāo)題一般由地區(qū)、事由和文種組成。辦法在實(shí)施、執(zhí)行過程中,還可以進(jìn)一步修改、完善,所以在標(biāo)題中常用“暫行”加以限制。正文內(nèi)容包括目的、依據(jù)、適用范圍、主管部門、具體處理方法、罰則、解釋權(quán)、生效時(shí)間,與原來有關(guān)法律(決定)的關(guān)系等。結(jié)構(gòu)上有章條式和條項(xiàng)式,多數(shù)采用條項(xiàng)式。
三、寫作要求
(一)內(nèi)容詳細(xì)具體,可操作性強(qiáng)。
辦法針對某一方面的工作、活動(dòng)而制定具體的處理方法,側(cè)重于措施和做法,為明確辦事途徑和方法而制定。所以要求內(nèi)容必須詳細(xì)具體,措施切實(shí)可行,程序明了。
(二)措施原則性與靈活性相結(jié)合。
辦法有一定的適用范圍,有普遍性,制定的措施方法應(yīng)有一定的共性原則性。對個(gè)別特殊的情況則作出具體的規(guī)定。
糖酒公司家屬院居委會(huì)管理辦法
一、居委會(huì)設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組按照民主協(xié)商、和睦共處、群策群力等原則,根據(jù)實(shí)際問題及小組成員、各住戶提出的重大問題,召集有關(guān)人員商議解決辦法,交小組成員具體操作。小組成員負(fù)責(zé)征求傾聽住戶意見,加強(qiáng)對收費(fèi)員管理,建立健全財(cái)務(wù)管理制度及運(yùn)行辦法,積極處理家屬院日常事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)小組研究交辦事項(xiàng)。
二、居委會(huì)所有人員按照自我管理原則,主動(dòng)開展工作,只出義務(wù),不計(jì)報(bào)酬。
三、財(cái)務(wù)管理設(shè)總帳,具體由會(huì)計(jì)出納二人負(fù)責(zé),收取有關(guān)費(fèi)用由收費(fèi)員負(fù)責(zé),收取費(fèi)用向交納戶出具手續(xù),各收費(fèi)員收款后及時(shí)與會(huì)計(jì)、 出納聯(lián)系,并上交款項(xiàng)。支出款項(xiàng)由領(lǐng)導(dǎo)小組及會(huì)計(jì)、出納三人簽字入帳。
四、財(cái)務(wù)收支情況實(shí)行一季一公開,遇有重大事情的收支款項(xiàng)隨時(shí)公開,公開以張貼通知或每戶發(fā)放明白紙為主要形式。
五、所有修理及購買等事項(xiàng)根據(jù)市場行情,按照保質(zhì)低價(jià)原則,由領(lǐng)導(dǎo)小組征求各方面意見后具體操作,操作情況適時(shí)向各住戶通報(bào)。
六、收取冬季取暖費(fèi)由收費(fèi)員按照分工情況具體操辦。對在時(shí)限內(nèi)不交納者,由居委會(huì)成員全體集中有關(guān)住戶登門征收。對個(gè)別釘子戶由居委會(huì)研究張榜公布后采取特殊措施解決。住房戶與房主對取暖費(fèi)有爭議者,取暖費(fèi)由房主負(fù)責(zé)。
七、冬季不采暖者自接到居委會(huì)通知后七日內(nèi)自行拆除暖氣片,接通管道,由居委會(huì)安排專人驗(yàn)收后并交納同等住房取暖費(fèi)40%金額(參照市政府標(biāo)準(zhǔn))。
八、日常衛(wèi)生費(fèi)及水費(fèi)收取由衛(wèi)生員負(fù)責(zé),衛(wèi)生員領(lǐng)導(dǎo)小組同意后確定,衛(wèi)生費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由市場價(jià)格確定,水費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)用電量和用水量綜合確定。
九、此辦法經(jīng)居委會(huì)集體商議,望各戶在2008年12月1日前提出修改意見,如無意見,此辦法自2008年i2月1日起實(shí)行。
糖酒公司家屬院居委會(huì)2008年11月30日
第9篇 公文管理辦法
第一章? 總則
第1條 為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理，促進(jìn)公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報(bào)等及時(shí)上傳下達(dá)和跟進(jìn)落實(shí)，提高行政工作效率和質(zhì)量，制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個(gè)過程的辦理與控制。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)公文的審核、批示、簽發(fā)等。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)重要公文的起草、公文的審核、有關(guān)公文規(guī)范的制定；
3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文的收發(fā)實(shí)施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)對相關(guān)收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。
第二章? 公文的類別
第4條 按照公文來源，將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。
2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文，包括集團(tuán)下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報(bào)、任命、決定、計(jì)劃總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要和階段性規(guī)定等。
第5條 按照公文收發(fā)的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文，指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問所用的公文，文種有“請示、報(bào)告”。
2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、決議”等。
3.平行文，指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動(dòng)的知照性文件，文種有“函”。
第6條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括：決定、通知、通報(bào)、管理辦法、條例、規(guī)定等。
2.非正式公文包括：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)函、臨時(shí)授權(quán)委托書、請示、報(bào)告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分，分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示：領(lǐng)導(dǎo)對下級單位布置工作，闡明工作、活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
2.決定：對某些重要事項(xiàng)做出決定和對重大行動(dòng)做出安排。
3.決議：經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
4.通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)定等。
5.通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
6.布告：對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
7.公告：向國內(nèi)宣布重大事件。
8.通報(bào)：表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)。
9.報(bào)告：向領(lǐng)導(dǎo)、上級單位匯報(bào)工作，反映情況；重要會(huì)議的發(fā)言稿。
10.會(huì)議紀(jì)要：經(jīng)營分析會(huì)、總結(jié)計(jì)劃會(huì)、工作例會(huì)、專題會(huì)議等重要會(huì)議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等。
11.請示：向領(lǐng)導(dǎo)、上級單位請示某項(xiàng)工作中的重要問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某些重要事項(xiàng)。
12.申請：向上級或同級別請求批準(zhǔn)一般事項(xiàng)。
13.批復(fù)：答復(fù)下級部門（單位）的請求事項(xiàng)。
14.函：平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談工作或知照相關(guān)方；向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門（單位）請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
第三章? 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。外來公文主要分為業(yè)務(wù)收文（含建設(shè)集團(tuán)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)）、黨委收文、工會(huì)收文三大類。
2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，對重要公文應(yīng)轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》）。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收，并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時(shí)，要認(rèn)真核對封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應(yīng)查明原因，做出相應(yīng)處理。
2.對于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機(jī)構(gòu)發(fā)來的機(jī)要文件要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)密編號的檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)上報(bào)，并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進(jìn)行分類編號，以利于統(tǒng)計(jì)和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細(xì)分類，并進(jìn)行統(tǒng)一編號。
第11條 收文批辦流程（走oa流程），相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《外部收文流程規(guī)范》。
1.建設(shè)集團(tuán)收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→總裁批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。
2.黨委收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。
3.工會(huì)收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→工會(huì)主席審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項(xiàng)。
1.效率意識(shí)。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政管理中心人員應(yīng)根據(jù)文件緊急程度與重要度，及時(shí)發(fā)起oa流程；在領(lǐng)導(dǎo)批示后，督促各部門批辦，并及時(shí)歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔、周轉(zhuǎn)。
第13條 本公司人員外出參加會(huì)議帶回的文件及資料，及時(shí)送交行政管理中心進(jìn)行登記（參見《檔案管理辦法》）。
第四章? 發(fā)文管理
第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。各部門、各組織（黨委、工會(huì)等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請，并由行政管理中心發(fā)文。
第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報(bào)告等，均屬于發(fā)文范圍。
第16條 發(fā)文批辦流程（走oa流程），相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。
1.建設(shè)集團(tuán)發(fā)文：部門發(fā)起人→部門負(fù)責(zé)人審批→業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
2.黨委發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
3.工會(huì)發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→工會(huì)主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼），見《公文格式模板》（詳見附件1-10）。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司文件”或者“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××委員會(huì)文件”，代表公文屬性，如“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司工會(huì)委員會(huì)文件”。
2.發(fā)文字號。字號由三部分組成，前面用“**建設(shè)××”表示公文類別（詳見附件13《公司發(fā)文編號規(guī)則》），中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“**建設(shè)〔2011〕12號”。
3.標(biāo)題。指精煉、準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應(yīng)含文種，整個(gè)標(biāo)題中一般不含標(biāo)點(diǎn)符號（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時(shí)加書名號、并列單位間加頓號外），如“關(guān)于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報(bào)”。
4.主送單位。在標(biāo)題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區(qū)域公司、項(xiàng)目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個(gè)主送單位。
5.正文。指公文的正式內(nèi)容，應(yīng)層次分明，條理清晰，并以規(guī)范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件，應(yīng)緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標(biāo)明附件的順序號、名稱。附件應(yīng)在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長或版式復(fù)雜的，可分開裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右側(cè)4個(gè)漢字距離。
8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾，一般有四行：第一行為關(guān)鍵詞，各關(guān)鍵詞之間空一格；第二行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號隔開，末尾用句號；第三行為印發(fā)單位（一般寫公司全稱或公司的某個(gè)組織）及印發(fā)日期（如20××年6月19日印發(fā)）；第四行寫明印發(fā)份數(shù)，靠右排列。
9.頁碼：公文超過3頁，應(yīng)在文檔底部靠右標(biāo)明頁碼，頁碼左右兩側(cè)無需加橫線。
第18條 發(fā)文批辦注意事項(xiàng)。
1.各類文件的起草者，應(yīng)注意公文內(nèi)容的嚴(yán)密性與格式的規(guī)范性，起草完畢后應(yīng)先確認(rèn)無明顯疏漏后，再發(fā)起oa流程進(jìn)行批辦。
2.行政管理中心在應(yīng)對公文進(jìn)行規(guī)范排版，再行打印分發(fā)；分發(fā)時(shí)嚴(yán)格按既定發(fā)文范圍進(jìn)行發(fā)放。
第五章? 其他管理
第19條 公文的記錄、統(tǒng)計(jì)與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應(yīng)及時(shí)在辦公自動(dòng)化（oa）系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》（附件11）、《內(nèi)部發(fā)文登記表》（附件12），按公文形成的時(shí)間順序，結(jié)合事由進(jìn)行排列編號，并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱、類別、頁數(shù)、時(shí)間（接收、發(fā)放等）、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項(xiàng)目，形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺(tái)帳。
2.統(tǒng)計(jì)。行政管理中心應(yīng)定期對收發(fā)的公文進(jìn)行數(shù)量、批辦所用時(shí)間等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)，不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必須整理歸檔（參見《檔案管理辦法》），統(tǒng)一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中，應(yīng)及時(shí)記錄、總結(jié)相關(guān)問題，將重要情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。
2.各部門對所發(fā)起的公文，負(fù)有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責(zé)，對執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時(shí)記錄、總結(jié)，對重要情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。
3.各部門應(yīng)對本部門所參與的公文進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，視文件保密等級對有關(guān)文件存根備查。
第六章? 附則
第21條 本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第22條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會(huì)議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第23條 附件：（1）公文式樣一[集團(tuán)下行文]；（2）公文式樣二[集團(tuán)上行文]；（3）公文式樣三[集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要]；（4）公文式樣四[集團(tuán)公司函]；（5）公文式樣五[集團(tuán)公司日常通知]；（6）公文式樣六[區(qū)域公司下行文]；（7）公文式樣七[區(qū)域公司上行文]；（8）公文式樣八[區(qū)域公司會(huì)議紀(jì)要]；（9）公文式樣九[區(qū)域公司函]；（10）公文式樣十[區(qū)域公司日常通知]；（11）外部收文登記表；（12）內(nèi)部發(fā)文登記表；（13）公司發(fā)文編號規(guī)則。
第10篇 公文格式管理規(guī)定辦法
公文格式管理規(guī)定
第一章:公文格式管理規(guī)定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。
1、文件名稱 由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字,用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷,置于眉首上部,發(fā)文字號之上,居中。兩個(gè)以上部門聯(lián)合行文,主辦部門應(yīng)排列在前。
2、發(fā)文字號 包括部門代字、年份、順序號,置于文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個(gè)部門聯(lián)合行文,只標(biāo)注主辦部門發(fā)文字號。
3、簽發(fā)人 向上級部門報(bào)送的文件,要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),主要負(fù)責(zé)人外出時(shí),由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標(biāo)題、主送部門、內(nèi)容、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印章等。
1、標(biāo)題 置于眉首之下、主送部門之上、居中。標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門名稱、事由、公文種類,要準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
2、主送部門 是指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一般置于標(biāo)題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文,可主送幾個(gè)以上部門;向上請示,一般只寫一個(gè)主送部門,不宜多頭主送,以免責(zé)任不明。如需同時(shí)送其他部門,可用抄送形式。
3、內(nèi)容 是公文的主體,要求情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,層次分明,文字簡煉、得體。公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
4、附件 正文的補(bǔ)充說明或有關(guān)參考資料。附件名稱標(biāo)于正文內(nèi)容之后、發(fā)文部門之前,注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起,并在正文之后。
5、發(fā)文部門 又稱落款。落款應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱,置于正文內(nèi)容末尾的右下方。幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。
6、發(fā)文日期 一般署會(huì)議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文,署最后簽發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文,署批準(zhǔn)日期,發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)以漢字寫明年、月、日,置于發(fā)文部門署名的右下方。決定等不標(biāo)明主送部門的公文,發(fā)文日期加小括號置于標(biāo)題下、居中。
7、印章 除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門印章。印章蓋在年月日的中上方,上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離的空頁上,要在該空頁的左上方標(biāo)“(此頁無正文)”。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦部門加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文部門都應(yīng)加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時(shí),文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等,且不注印發(fā)部門和印發(fā)日期;會(huì)議紀(jì)要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組,置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會(huì)議紀(jì)要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。
2、抄送部門 除主送部門外,其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報(bào)”,送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報(bào)欄設(shè)在文尾主題詞之下。
3、印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù) 印發(fā)部門是指印發(fā)公文部門的辦公部門;印發(fā)日期是印發(fā)部門印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù),一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文部門留用等方面的需要來確定,印成“共印×××份”。印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁下端。印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行左右兩側(cè),中間隔一定距離。印刷份數(shù)置于其下橫線右下側(cè)、印發(fā)日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排,左側(cè)裝訂,公文用紙通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號用小三號新宋體、左對齊,簽發(fā)人右對齊;標(biāo)題用小二號新宋體加粗、居中;內(nèi)容用四號新宋體。發(fā)文部門署名與正文之間空2-3行,字體為四新宋體。
聯(lián)合行文,發(fā)文部門署名分二行,中間空1行,等寬,發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗,詞與詞之間空一格,不加標(biāo)點(diǎn),左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體,左對齊。打印、校對欄五新宋體。頁邊距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結(jié)構(gòu)層次序號要準(zhǔn)確、清楚,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,括號外不能有標(biāo)點(diǎn)。如果用“第一條”的形式表示,則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應(yīng)有標(biāo)點(diǎn)),同級層號后的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)統(tǒng)一。(公文排版格式見附件)
第二章 行文規(guī)則
第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報(bào)告。上級、領(lǐng)導(dǎo)請示問題,應(yīng)做到一文一事,不得將請示事項(xiàng)夾在報(bào)告中。請示一般應(yīng)明確一個(gè)主送部門,不要多頭主送,不要同時(shí)抄送下級部門。
第七條 對平級的、沒有領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)性關(guān)系的部門,不能發(fā)決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商。上報(bào)的公文,如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。
第九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上級部門有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。
1、收文登記
對收進(jìn)的紙質(zhì)或電子文件,由行政部門分別簽收、流轉(zhuǎn)、登記及反饋。
2、閱批
收文登記后,公文由行政部門行政經(jīng)理提出擬辦意見,轉(zhuǎn)相關(guān)部門會(huì)簽后,呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批后,再由行政部門轉(zhuǎn)相關(guān)部門承辦或傳閱。急件應(yīng)即時(shí)閱批。
行政部門作為文件的流轉(zhuǎn)部門,對領(lǐng)導(dǎo)針對文件提出的問題要及時(shí)溝通與回饋,每位領(lǐng)導(dǎo)除參加會(huì)議、公出、溝通文件相關(guān)內(nèi)容情況,應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)將文件簽批完畢,進(jìn)行流轉(zhuǎn)。因出差外出,每天必須進(jìn)行一次公司電子類文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門傳送文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。
4、催辦
各級文書工作人員應(yīng)及時(shí)掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況,對辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦,承辦的公文辦理完畢后,應(yīng)及時(shí)反饋,防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會(huì)簽、合同會(huì)簽進(jìn)行完畢后,打印、整理會(huì)簽卡,并存檔。
第十一條 發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、繕印、校對、復(fù)印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。
第四章 附則
第十二條 本規(guī)定由人資行政部負(fù)責(zé)解釋。 第十八條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。 附:行文樣張、結(jié)構(gòu)層次序號樣張(2頁)
第11篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法6
物業(yè)管理公司公文處理辦法(六)
第一章總則
第一條為使公司各部門、項(xiàng)目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條各部門的公文(包括電報(bào),下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條各部門的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本部門的公文處理工作并指導(dǎo)下級部門的公文處理工作。
第八條各部門的辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章公文種類
第九條各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門/項(xiàng)目及人員。
(二)決定
適應(yīng)于公司對重要事項(xiàng)或者重大行為及動(dòng)作作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達(dá)。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
(四)通告
適用于公布公司各部門應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知
適用于公司批轉(zhuǎn)下級部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、傳達(dá)要求下級部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。
(六)通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)報(bào)告
適用于向上級部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級部門的詢問。
(八)請示
適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)
適用于答復(fù)下級部門的請示事項(xiàng)。
(十)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章公文格式
第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括部門代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電子版形式公文以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級部門的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報(bào)告。
第十五條各部門依據(jù)本部門職權(quán)可以相互行文和向下一級部門的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項(xiàng)目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項(xiàng),經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。
第十八條屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級部門。
第二十一條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送部門,需要同時(shí)送其他部門的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。
第二十二條除上級部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以部門名義向上級部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級部門行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級部門行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級部門。
第五章發(fā)文辦理
第二十四條發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
> (一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條公文正式印制前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章收文辦理
第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條收到下級部門上報(bào)的需要辦理的公文,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條審批公文時(shí),對有具體請示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,行政部要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第三十八條公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條本部門負(fù)責(zé)人兼任其他部門職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第四十四條公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條上級部門的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級部門經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。
第四十九條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第五十三條公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十五條本辦法自2023年3月1日起施行。
第12篇 公文管理辦法范本
第一章 總則
第1條 為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理,促進(jìn)公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報(bào)等及時(shí)上傳下達(dá)和跟進(jìn)落實(shí),提高行政工作效率和質(zhì)量,制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個(gè)過程的辦理與控制。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo):負(fù)責(zé)公文的審核、批示、簽發(fā)等。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心:負(fù)責(zé)重要公文的起草、公文的審核、有關(guān)公文規(guī)范的制定;
3.集團(tuán)行政管理中心:負(fù)責(zé)公文的收發(fā)實(shí)施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團(tuán)各中心:負(fù)責(zé)對相關(guān)收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。
第二章 公文的類別
第4條 按照公文來源,將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位(轉(zhuǎn))發(fā)給公司的公文。
2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文,包括集團(tuán)下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報(bào)、任命、決定、計(jì)劃總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要和階段性規(guī)定等。
第5條 按照公文收發(fā)的單位層級方向,將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文,指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問所用的公文,文種有“請示、報(bào)告”。
2.下行文,指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件,文種有“指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、決議”等。
3.平行文,指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動(dòng)的知照性文件,文種有“函”。
第6條 按照公文的文種,將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括:決定、通知、通報(bào)、管理辦法、條例、規(guī)定等。
2.非正式公文包括:會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)函、臨時(shí)授權(quán)委托書、請示、報(bào)告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分,分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示:領(lǐng)導(dǎo)對下級單位布置工作,闡明工作、活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
2.決定:對某些重要事項(xiàng)做出決定和對重大行動(dòng)做出安排。
3.決議:經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
4.通知:傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者知悉的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文,可帶附件;對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)定等。
5.通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
6.布告:對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
7.公告:向國內(nèi)宣布重大事件。
8.通報(bào):表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)。
9.報(bào)告:向領(lǐng)導(dǎo)、上級單位匯報(bào)工作,反映情況;重要會(huì)議的發(fā)言稿。
10.會(huì)議紀(jì)要:經(jīng)營分析會(huì)、總結(jié)計(jì)劃會(huì)、工作例會(huì)、專題會(huì)議等重要會(huì)議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等。
11.請示:向領(lǐng)導(dǎo)、上級單位請示某項(xiàng)工作中的重要問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某些重要事項(xiàng)。
12.申請:向上級或同級別請求批準(zhǔn)一般事項(xiàng)。
13.批復(fù):答復(fù)下級部門(單位)的請求事項(xiàng)。
14.函:平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談工作或知照相關(guān)方;向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(單位)請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
第三章 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。外來公文主要分為業(yè)務(wù)收文(含建設(shè)集團(tuán)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù))、黨委收文、工會(huì)收文三大類。
2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理,對重要公文應(yīng)轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔(參見《檔案管理辦法》)。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收,并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時(shí),要認(rèn)真核對封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應(yīng)查明原因,做出相應(yīng)處理。
2.對于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機(jī)構(gòu)發(fā)來的機(jī)要文件要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)密編號的檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)上報(bào),并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進(jìn)行分類編號,以利于統(tǒng)計(jì)和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細(xì)分類,并進(jìn)行統(tǒng)一編號。
第11條 收文批辦流程(走oa流程),相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《外部收文流程規(guī)范》。
1.建設(shè)集團(tuán)收文:集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→總裁批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。
2.黨委收文:集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。
3.工會(huì)收文:集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→工會(huì)主席審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項(xiàng)。
1.效率意識(shí)。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),行政管理中心人員應(yīng)根據(jù)文件緊急程度與重要度,及時(shí)發(fā)起oa流程;在領(lǐng)導(dǎo)批示后,督促各部門批辦,并及時(shí)歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將重要文件帶回家和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得行政管理中心主任同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔、周轉(zhuǎn)。
第13條 本公司人員外出參加會(huì)議帶回的文件及資料,及時(shí)送交行政管理中心進(jìn)行登記(參見《檔案管理辦法》)。
第四章 發(fā)文管理
第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。各部門、各組織(黨委、工會(huì)等)需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的,向行政管理中心提出發(fā)文申請,并由行政管理中心發(fā)文。
第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義,由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報(bào)告等,均屬于發(fā)文范圍。
第16條 發(fā)文批辦流程(走oa流程),相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。
1.建設(shè)集團(tuán)發(fā)文:部門發(fā)起人→部門負(fù)責(zé)人審批→業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
2.黨委發(fā)文:企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
3.工會(huì)發(fā)文:企業(yè)管理中心主任起草→工會(huì)主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾(主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼),見《公文格式模板》(詳見附件1-10)。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體,字樣為“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司文件”或者“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××委員會(huì)文件”,代表公文屬性,如“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司工會(huì)委員會(huì)文件”。
2.發(fā)文字號。字號由三部分組成,前面用“**建設(shè)××”表示公文類別(詳見附件13《公司發(fā)文編號規(guī)則》),中間為年份,后面為本年份該類公文的順序編號,如“**建設(shè)〔2022〕12號”。
3.標(biāo)題。指精煉、準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字,末尾應(yīng)含文種,整個(gè)標(biāo)題中一般不含標(biāo)點(diǎn)符號(除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時(shí)加書名號、并列單位間加頓號外),如“關(guān)于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報(bào)”。
4.主送單位。在標(biāo)題下,頂格寫明主送對象,末尾加冒號,如“各區(qū)域公司、項(xiàng)目部:”。除下行文和平行文之外,上行文一般只有一個(gè)主送單位。
5.正文。指公文的正式內(nèi)容,應(yīng)層次分明,條理清晰,并以規(guī)范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件,應(yīng)緊接正文(正文下間隔一行,行首空一格)標(biāo)明附件的順序號、名稱。附件應(yīng)在版尾后另起一頁,并盡可能與公文正本裝訂在一起;如篇幅較長或版式復(fù)雜的,可分開裝訂,并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行,用漢字注明年月日(如二〇××年六月十九日)。生效日期距右側(cè)4個(gè)漢字距離。
8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾,一般有四行:第一行為關(guān)鍵詞,各關(guān)鍵詞之間空一格;第二行為抄送單位,各抄送單位之間以頓號隔開,末尾用句號;第三行為印發(fā)單位(一般寫公司全稱或公司的某個(gè)組織)及印發(fā)日期(如20××年6月19日印發(fā));第四行寫明印發(fā)份數(shù),靠右排列。
9.頁碼:公文超過3頁,應(yīng)在文檔底部靠右標(biāo)明頁碼,頁碼左右兩側(cè)無需加橫線。
第18條 發(fā)文批辦注意事項(xiàng)。
1.各類文件的起草者,應(yīng)注意公文內(nèi)容的嚴(yán)密性與格式的規(guī)范性,起草完畢后應(yīng)先確認(rèn)無明顯疏漏后,再發(fā)起oa流程進(jìn)行批辦。
2.行政管理中心在應(yīng)對公文進(jìn)行規(guī)范排版,再行打印分發(fā);分發(fā)時(shí)嚴(yán)格按既定發(fā)文范圍進(jìn)行發(fā)放。
第五章 其他管理
第19條 公文的記錄、統(tǒng)計(jì)與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應(yīng)及時(shí)在辦公自動(dòng)化(oa)系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》(附件11)、《內(nèi)部發(fā)文登記表》(附件12),按公文形成的時(shí)間順序,結(jié)合事由進(jìn)行排列編號,并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱、類別、頁數(shù)、時(shí)間(接收、發(fā)放等)、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項(xiàng)目,形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺(tái)帳。
2.統(tǒng)計(jì)。行政管理中心應(yīng)定期對收發(fā)的公文進(jìn)行數(shù)量、批辦所用時(shí)間等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié),不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件,行政管理中心必須整理歸檔(參見《檔案管理辦法》),統(tǒng)一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中,應(yīng)及時(shí)記錄、總結(jié)相關(guān)問題,將重要情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。
2.各部門對所發(fā)起的公文,負(fù)有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責(zé),對執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時(shí)記錄、總結(jié),對重要情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。
3.各部門應(yīng)對本部門所參與的公文進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì),視文件保密等級對有關(guān)文件存根備查。
第六章 附則
第21條 本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第22條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會(huì)議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第23條 附件:(1)公文式樣一[集團(tuán)下行文];(2)公文式樣二[集團(tuán)上行文];(3)公文式樣三[集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要];(4)公文式樣四[集團(tuán)公司函];(5)公文式樣五[集團(tuán)公司日常通知];(6)公文式樣六[區(qū)域公司下行文];(7)公文式樣七[區(qū)域公司上行文];(8)公文式樣八[區(qū)域公司會(huì)議紀(jì)要];(9)公文式樣九[區(qū)域公司函];(10)公文式樣十[區(qū)域公司日常通知];(11)外部收文登記表;(12)內(nèi)部發(fā)文登記表;(13)公司發(fā)文編號規(guī)則。
第13篇 南油物管公司公文管理暫行辦法
物管公司公文管理暫行辦法
一.行文規(guī)定
1.呈報(bào)、下發(fā)的公文應(yīng)一文一事。
2.公司對外統(tǒng)一名稱:**物業(yè)管理有限責(zé)任公司。正式對外行文、簽署合同均應(yīng)使用公司名稱。
二.行文程序
1.公司的行文,先由承辦人擬稿,經(jīng)分管部門副總審閱后,送行政部核稿,再請總經(jīng)理簽發(fā)。
2.管理處行文,重要事項(xiàng)需事前請示總經(jīng)理同意后,由分管副總簽發(fā)。
3.公司和管理處發(fā)文,均由行政部統(tǒng)一編發(fā)文號。
三.行文格式與要求
1.凡屬對外行文,要使用統(tǒng)一規(guī)格的擬稿紙,如第一頁寫不下,應(yīng)附雙線橫格紙。
2.標(biāo)題簡要明確,注明文件種類(請示、報(bào)告、函等)。
3.注明報(bào)送單位。
4.注明行文編號,以便可存放、查找和立卷歸檔。
(1)對外行文編號統(tǒng)一為:**物司[ ]第號
(2)對大廈客戶編號統(tǒng)一為:**物處字[ ]第號
5.撰寫、修改或譽(yù)請公文,必須使用墨水筆,不使用鉛筆、圓珠筆。經(jīng)修改后的稿件,如字跡潦草、涂改較多、模糊不清的,應(yīng)由原擬稿人譽(yù)請后再送打印。
四.繕印
1.文件簽發(fā)后,由行政部統(tǒng)一打印并存入磁盤,按核定數(shù)量打印份數(shù),印數(shù)少的采用復(fù)印,印數(shù)多的外送印刷。
2.繕印后的文件由撰稿人負(fù)責(zé)校對,以公司管理處名義的行文,由行政部核稿人予以復(fù)檢。
3.繕印校對人應(yīng)在原稿上簽注姓名、日期。
五.發(fā)文
1.文件分發(fā)前對份數(shù)、附件、印章等進(jìn)行檢查。
2.文件分發(fā)時(shí)應(yīng)注明受文單位及地址,'急件'、'密件'應(yīng)做相應(yīng)的標(biāo)識(shí)、戳記,防止延誤與泄密。
3.繕印后發(fā)出的文件,應(yīng)留二份與原稿一份退承辦部門,由承辦部門按管理要求立卷歸檔。
第14篇 石油公司公文處理管理辦法
石油銷售公司公文處理管理辦法(暫行)
第一章 總則
第一條 為使hb公司的公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)國家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》及上級單位相關(guān)管理辦法,結(jié)合hb公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條 公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公司公文分為電子公文、紙質(zhì)公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關(guān)保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負(fù)責(zé)本單位的行政公文管理工作。
第二章 公文種類
第六條 公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、函、會(huì)議紀(jì)要10個(gè)文種。
(一)決議:適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。
(二)決定:適用于對重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達(dá)要求所屬部門執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(六)通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(七)報(bào)告:適用于向上級單位匯報(bào)工作,反映情況,回復(fù)上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十)會(huì)議紀(jì)要:適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議決定事項(xiàng)如涉及機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人員任免、項(xiàng)目投資、資產(chǎn)重組、資金計(jì)劃以及政策性強(qiáng)、涉及面廣的重大事項(xiàng)等,應(yīng)以其它文種專項(xiàng)行文。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照保密有關(guān)規(guī)定標(biāo)注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標(biāo)注'絕密''機(jī)密''秘密'和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標(biāo)注'核心商秘'、'普通商秘'和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注'特急''加急'。
(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加'文件'二字組成,也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應(yīng)的黨、政、群機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。普發(fā)性的公文使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文,不應(yīng)以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。其中'請示'應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第八條 公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704--2022)國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等,按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對性和可操作性,從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。
第十三條 向上級行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個(gè)上級單位,根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)公司一般不直接向集團(tuán)公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以公司名義行文。凡涉及項(xiàng)目、投資、資產(chǎn)、資金、人事等重要業(yè)務(wù),必須經(jīng)公司上報(bào)上級單位批準(zhǔn)后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)'請示'應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。
(五)除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文,不得以本公司負(fù)責(zé)人
名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。
第十四條 向下級行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級單位;
(二)公司機(jī)關(guān)各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應(yīng)以公司名義行文;
(三)公司機(jī)關(guān)各部室的一般性具體業(yè)務(wù),應(yīng)以內(nèi)部專函形式向下級單位及相關(guān)部門行文;
(四)涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),牽頭部門應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦部門協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文,必要時(shí)抄送該下級單位的另一個(gè)上級單位。
第十五條 公司黨支部和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨支部和行政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級單位。
第五章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對、復(fù)核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡潔、情況真實(shí)、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六) 公文涉及其他部門和單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),牽頭起草部門應(yīng)征求相關(guān)部門和單位意見,力求達(dá)成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)按相關(guān)保密規(guī)定,在公文擬制時(shí),注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
(三)涉及有關(guān)單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見,如有分歧,部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)。
(四)重要公文文稿的起草,部門負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送發(fā)文單位綜合辦公室進(jìn)行初核。
(五)經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報(bào)送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),應(yīng)當(dāng)做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關(guān)協(xié)辦單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)交由協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。會(huì)簽后,交由主辦部門提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),一般性的下行文由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽,會(huì)簽一般不得使用復(fù)印件。
第二十一條 公文校對。公文經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)后,應(yīng)交由擬稿人校對。校對的重點(diǎn)是:文稿內(nèi)容文字表述是否準(zhǔn)確無歧義,文種是否正確,糾正錯(cuò)別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復(fù)核。已經(jīng)公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內(nèi)容是否符合相關(guān)規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十三條 公文登記。對復(fù)核后的公文,要確定發(fā)文字號、分送范圍和份數(shù)并詳細(xì)記載,發(fā)文字號編號應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一,避免重復(fù)。
第二十四條 公文印制。公文印制應(yīng)當(dāng)確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會(huì)議紀(jì)要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應(yīng)當(dāng)符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第六章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復(fù)等程序。
第二十八條 公文簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時(shí)間。公司外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會(huì)議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應(yīng)交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)登記。
第三十條 公文初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:內(nèi)容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽;是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,應(yīng)該退回呈報(bào)單位并說明理由。
(一)請示內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當(dāng)?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),未經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽的;
(五)涉及事項(xiàng)應(yīng)由報(bào)文機(jī)關(guān)自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報(bào)、不蓋公章的;
(七)'報(bào)告'夾帶請示事項(xiàng)的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經(jīng)審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報(bào)綜合辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見,緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后,呈送本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批示(行政文件呈送總經(jīng)理批示,黨支部文件呈送黨支部書記批示)。主要領(lǐng)導(dǎo)按照公司分管領(lǐng)導(dǎo)分工,提出批示意見批轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)閱處,分管領(lǐng)導(dǎo)按照文件內(nèi)容提出閱辦意見批轉(zhuǎn)分管業(yè)務(wù)部門具體辦理。簽批文件時(shí),主批人應(yīng)簽署明確意見、姓名和審批日期,
其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項(xiàng)的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。單位負(fù)責(zé)人收到交辦事項(xiàng)的行文,應(yīng)在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門的,用復(fù)印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要,應(yīng)將公文及時(shí)送傳閱對象。辦理公文傳閱時(shí),綜合辦公室文秘人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應(yīng)及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
第三十六條 公文答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知其他相關(guān)單位,下級單位上報(bào)'請示'文件,要予以書面批復(fù)。
第七章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)國家檔案法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 應(yīng)按照分工負(fù)責(zé)的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等,包括原始記錄及有關(guān)資料,有承辦機(jī)構(gòu)或承辦人收集、整理。紀(jì)要定稿應(yīng)交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負(fù)責(zé)人外出參加會(huì)議收到的應(yīng)歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關(guān)單位保存復(fù)印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應(yīng)整理、歸檔的公文,向檔案管理機(jī)構(gòu)移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團(tuán)公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團(tuán)公司保密相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級前,應(yīng)根據(jù)擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應(yīng)當(dāng)按照鎖定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經(jīng)批轉(zhuǎn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復(fù)制、匯編機(jī)密級、秘密級公文,應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編,確有工作需要的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機(jī)構(gòu)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時(shí),所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第八章 附則
第四十七條 本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第15篇 職中公文流轉(zhuǎn)管理辦法
廠三職中公文流轉(zhuǎn)管理辦法
一、總則：
1、為加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)管理，運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，使公文處理進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、程序化，提高公文處理質(zhì)量和工作效率，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。
2、公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精確、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
3、根據(jù)我校實(shí)際，適用公文流轉(zhuǎn)管理的公文主要種類有：
上級來文、教育局網(wǎng)上文件、學(xué)校有關(guān)文件材料的上輸?shù)?/p>
4、對上述公文的流轉(zhuǎn)、記載、歸檔、銷毀等工作由辦公室專人實(shí)行文件收轉(zhuǎn)登記薄登記管理或計(jì)算機(jī)專人管理。
5、公文的原件應(yīng)當(dāng)保存完好,重要的公文原件應(yīng)當(dāng)通過現(xiàn)代技術(shù)手段在計(jì)算機(jī)中予以備份。
二、收文管理：
1、收文及其處理工作應(yīng)當(dāng)做到從辦公室口子進(jìn)，從辦公室口子出。
2、外部公文由辦公室接收，及時(shí)做出內(nèi)部流轉(zhuǎn)處理意見，并在文件收轉(zhuǎn)登記簿上予以登記。
3、本校其他部門接收的公文，應(yīng)當(dāng)先送交辦公室予以書面登記后，再予辦理。
4、外部公文初始目錄文件收轉(zhuǎn)登記薄登記內(nèi)容包括：1）收文登記系統(tǒng)自編號；2）收文時(shí)間(年／月／日)：3）來文單位；4）來文自編號、批件登記號；5）公文標(biāo)題；
5、公文處理完畢，具體承辦部門應(yīng)當(dāng)將處理意見、處理過程及處理結(jié)果交由辦公室予以登記。
6、公文處理過程及處理結(jié)果登記內(nèi)容包括但不限于：1）辦公室擬辦意見；2）其他處室處理意見；3）校領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、處理意見；4）最后處理結(jié)果。
7、公文處理完畢，應(yīng)當(dāng)整理歸檔，歸檔去處及編號應(yīng)當(dāng)在文件登記薄中登記。
8、重要的公文原件應(yīng)當(dāng)予以掃描歸入計(jì)算機(jī)中予以數(shù)據(jù)化保存，并與相應(yīng)的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。
第三章 發(fā)文管理
1、凡由本校各部門起草，須加蓋本校公章的公文應(yīng)當(dāng)由辦公室實(shí)行嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)登記管理。
2、發(fā)文計(jì)算機(jī)登記內(nèi)容包括：發(fā)文登記系統(tǒng)自編號、擬稿部門、擬稿人、簽發(fā)人、發(fā)文單位、發(fā)文字號、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文類別、抄送抄報(bào)單位、發(fā)文份數(shù)、發(fā)文主題詞、其他。
3、重要的發(fā)文原件審批稿應(yīng)當(dāng)予以掃描歸入計(jì)算機(jī)中予以數(shù)據(jù)化保存，并與相應(yīng)的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。
第四章 文件銷毀
1、不具備歸檔和存查價(jià)值的公文經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。公文的銷毀，需進(jìn)行登記并由專人監(jiān)銷，確保不錯(cuò)銷、不漏銷。
2、銷毀的公文目錄應(yīng)當(dāng)予以保存，以備查詢。
第五章 附則
1、本管理辦法由校長室負(fù)責(zé)解釋。
