第1篇 員工檔案管理規(guī)定辦法
員工檔案管理規(guī)定【1】
第一條 檔案工作任務(wù)
1、保管員工檔案;
2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第二條 檔案材料內(nèi)容
1、履歷表;
2、自傳;
3、鑒定;
4、考核材料;
5、政治歷史問題的審查及甄別、復(fù)查材料;
6、參加黨、團(tuán)材料;
7、獎(jiǎng)勵(lì)及先進(jìn)事跡材料;
8、處分、取消處分材料;
9、招聘、轉(zhuǎn)正定級(jí)、吸收錄用審批表、任免報(bào)告表、考評(píng)技術(shù)資格、學(xué)位審批表、出國(guó)人員審批表、調(diào)整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;
10、其他可供組織上參考的材料,如員工個(gè)人寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應(yīng)及時(shí)將完備的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。
第三條 檔案的管理
員工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。
1、正、副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)檔案,報(bào)送總公司人事部。
2、物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理以下員工檔案,由各單位人事部門自行管理。
3、根據(jù)人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領(lǐng)導(dǎo)直接保管。
4、出國(guó)(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。
5、員工辭職、自動(dòng)離職、開除公職、降名及解除勞動(dòng)合同后,檔案管理人員于15日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)至戶口所在地的街道辦事處保管。
第四條 檔案材料的收集和歸檔
1、人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過有關(guān)部門收集入檔材料。有關(guān)部門應(yīng)積極配合,檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。
2、凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫),并經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。
3、員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
第五條 檔案的保管
1、員工檔案由人事部門設(shè)專人保管,檔案管理人員必須是*正式黨員。
2、員工檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜。檔案室必須堅(jiān)固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。
3、對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào),每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時(shí)查找。
4、檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
5、嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。
6、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第六條 檔案的查閱和借用
1、外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、大廈部門領(lǐng)導(dǎo)和黨組織、紀(jì)檢人員查閱員工檔案應(yīng)經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。
4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)亦可借閱,但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。
5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。
6、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。:
第七條 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞
1、員工試用期滿轉(zhuǎn)正后,應(yīng)及時(shí)到人事檔案室辦理檔案調(diào)入手續(xù),檔案管理人員接收檔案后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記,并將檔案回執(zhí)及時(shí)退回原單位。
2、員工調(diào)出或辭職后,檔案管理人員要及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
3、員工檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封,一般應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,也可由組織指派專人傳送,但不得由員工本人自帶。來源:考試大的美女編輯們
4、有關(guān)職能部門應(yīng)及時(shí)將員工獎(jiǎng)勵(lì)材料、入黨團(tuán)的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。
第八條 檔案工作人員守則
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。
3、保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。來源:考試大
4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
5、堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
員工檔案管理規(guī)定【2】
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國(guó)家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理, 同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理:實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé):
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動(dòng)情況;
(五)為有關(guān)部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。對(duì)違反(中華人民共和國(guó)檔案法)、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)事先提交報(bào)告,說明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(一)通過機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的'企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單'(見附件二)的項(xiàng)目登記,并密封包裝。
(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問,以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國(guó)務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
第2篇 科技公司員工檔案管理規(guī)定
科技公司員工檔案管理規(guī)定
為規(guī)范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規(guī)定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應(yīng)按照此規(guī)定執(zhí)行。
1員工檔案的調(diào)入
1.1公司試用期滿并轉(zhuǎn)正的合同制員工,需在轉(zhuǎn)正后一個(gè)月內(nèi),將本人檔案調(diào)入公司在中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開設(shè)的集體存檔戶中。
1.2公司合同制員工在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時(shí),由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區(qū)人才服務(wù)中心提供原單位出具的《同意調(diào)出函》,再由中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開出《商調(diào)函》,員工持《商調(diào)函》回原單位辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。
1.3員工在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時(shí),需同時(shí)將社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)等材料轉(zhuǎn)到公司人力資源部。
1.4根據(jù)北京市勞動(dòng)局的有關(guān)規(guī)定,公司合同制員工,爭(zhēng)取能在試用期滿后一個(gè)月內(nèi),將檔案調(diào)入公司在中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開設(shè)的集體存檔戶中。
2員工檔案的調(diào)出
員工無論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動(dòng)合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內(nèi)將檔案調(diào)離公司在中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開設(shè)的集體存檔戶。
2.1員工無論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個(gè)月內(nèi)辦清離職手續(xù)的,公司依法將員工檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動(dòng)科,由此引起的一切爭(zhēng)議由員工本人負(fù)責(zé)。
2.2員工在辦理完離職手續(xù)后,到人力資源部開具《同意調(diào)出函》,員工所在部門出具員工個(gè)人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協(xié)議、集體存檔人員解除勞動(dòng)合同證明信等,到中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù),同時(shí)辦理《社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)》的轉(zhuǎn)移手續(xù)。
3.外埠?jiǎn)T工檔案及用工管理
3.1根據(jù)北京市勞動(dòng)局和人事局有關(guān)規(guī)定,公司人力資源部負(fù)責(zé)為符合條件的外埠?jiǎn)T工辦理相關(guān)《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險(xiǎn)、北京市戶籍等相關(guān)手續(xù)。
3.2除《暫住證》外,其它各項(xiàng)證件、證明或手續(xù)的原件統(tǒng)一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費(fèi)用由員工本人負(fù)擔(dān)。
3.3員工無論何種原因離職,各種證件統(tǒng)一由公司按照國(guó)家及北京市相關(guān)規(guī)定予以處理。
3.4不符合北京市勞動(dòng)局和人事局有關(guān)規(guī)定的外埠?jiǎn)T工,公司不予辦理上述各項(xiàng)手續(xù)(含各項(xiàng)保險(xiǎn)),公司也不予任何形式的補(bǔ)償。
4 本規(guī)定解釋權(quán)屬公司人力資源部。
