萬科物業(yè)房產(chǎn)后勤管理部項目開盤管理辦法
vk物業(yè)房產(chǎn)后勤管理部項目開盤管理辦法
1.目的
規(guī)范項目開盤工作流程,確保開盤時各項工作有序進行。
2.范圍
房產(chǎn)后勤管理部
3.職責
部門/崗位工作內(nèi)容
分管總助開盤期間全場總指揮;
人力資源部負責項目人員招聘及外借人員協(xié)調(diào);
品質(zhì)管理部負責清潔外包、高空作業(yè)、專業(yè)處理招標及現(xiàn)場安全、環(huán)境指導(dǎo)等;
部門負責人全面負責開盤期間的工作監(jiān)督和統(tǒng)籌安排;
業(yè)務(wù)負責人負責協(xié)調(diào)開盤期間與地產(chǎn)公司、人力資源部、品質(zhì)管理部的對接及現(xiàn)場工作的監(jiān)督;
4.方法與過程控制
4.1開盤前計劃階段工作:
4.1.1制定開盤計劃
在地產(chǎn)初步確定開盤時間后,部門負責人召集各業(yè)務(wù)口負責人召開開盤準備會議,初步擬定工作計劃,包括與地產(chǎn)對接銷售現(xiàn)場崗位設(shè)置及流程、開荒工作安排、清潔外包招標、人員申請、物資申請等,落實到各業(yè)務(wù)塊。
4.1.2各業(yè)務(wù)口開盤前工作
業(yè)務(wù)塊
事項
業(yè)務(wù)組
1.跟蹤項目的施工進度和樣板房裝修情況,根據(jù)開盤的時間及面積,擬訂開盤計劃;
2.崗位定編,與地產(chǎn)項目部、銷售部對接,按地產(chǎn)操作流程報批;
3.與項目部對接確定開盤時臨時營銷物資倉庫及低值易耗品倉庫;
4.制作開荒清潔、伙食、外借人員、維修材料、開盤當日外借人員、車輛等費用預(yù)算,按地產(chǎn)操作流程報批;
5.根據(jù)銷售展示區(qū)域的特點制定崗位職責;
6.根據(jù)定編人數(shù),向項目部、銷售部負責人申請安全員、保潔員宿舍及相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備;
7.對于現(xiàn)場展示區(qū)內(nèi)衛(wèi)生清理難度較大的(如:高空玻璃、墻面、屋頂?shù)?,品質(zhì)部招標確定專業(yè)公司,跟蹤外包服務(wù)的質(zhì)量及完成情況。
8.根據(jù)項目開放展示區(qū)域的特點、面積,提前一個月對現(xiàn)場所需的清潔工具及用品數(shù)量、品種填寫《物資申購單》,報部門負責人審批;
9.開盤前一天組織現(xiàn)場小組所設(shè)的崗位模擬演練,熟悉開盤當天的工作流程,注意事項;
10.現(xiàn)場開荒工作的全面實施;
人事
1.新增人員招聘、人事資料錄入、社保辦理等;
2.開荒、開盤協(xié)助人員對接;
3.召開新職員溝通會。
培訓(xùn)
1.組織新職員集訓(xùn),掌握企業(yè)文化、服務(wù)理念、bi、應(yīng)知應(yīng)會、崗位職責、考核制度、服務(wù)技巧、突發(fā)事件處理等內(nèi)容;
2.講解清潔工具使用流程和清潔用品的使用方法及注意事項;
3.制作項目應(yīng)知應(yīng)會并培訓(xùn),讓職員熟知樓盤的建筑風格及戶型、特色建筑及功能、地理位置、交通路線等相關(guān)資料,同時請地產(chǎn)銷售人員講解樓盤知識、開盤事項等以便能接受客戶的咨詢。
倉庫
1.接管營銷物資,做好公司、部門的標識,提前協(xié)調(diào)外借設(shè)備;
2.配置所需物資:消防器材、對講機、應(yīng)急燈、鐵床、鐵柜、貨架、宿舍零星物資等;
采購
1.已審批物資及時采購到位;
2.臨時急需物資采購。
車隊
根據(jù)需要安排車輛。
膳食
1.提前與地產(chǎn)公司、項目負責人對接統(tǒng)計開荒、開盤期間外來協(xié)助人員的人數(shù),根據(jù)地產(chǎn)要求及人數(shù)安排伙食(包括御寒、防暑飲料、宵夜等)。
行政后勤
1.根據(jù)樓盤特點和建筑風格,以及崗位定編,服裝管理員協(xié)同地產(chǎn)銷售部、公司總經(jīng)理助理級及以上領(lǐng)導(dǎo)確定特色服裝及制作數(shù)量;
2.評估確定服裝制作商,跟蹤服裝質(zhì)量,保證開盤服飾規(guī)范整齊。
維修
1、技術(shù)人員檢查、維修及保養(yǎng)清潔工具,使其保持良好的工作狀態(tài)
2、與項目部對接水源、電源、水帶、水泵等設(shè)施、設(shè)備,確保設(shè)備正常運行。
4.1.3緊急預(yù)案
4.1.3.1成立應(yīng)急小組,包括客服、安全、保潔等相關(guān)人員,處理現(xiàn)場突發(fā)事件;
4.1.3.2天氣預(yù)報的收聽,開盤當天若遇上高溫或暴雨天氣,部門提前對接準備好冷氣扇、防暑藥品、一次性雨衣、雨傘等設(shè)施物資;
4.1.3.3根據(jù)項目開盤情況,確定配置醫(yī)療點,聘請項目周邊醫(yī)院的醫(yī)護人員幫忙協(xié)助,開盤現(xiàn)場配備一臺救護車;
4.1.3.4根據(jù)項目開盤面積及購房意向客戶數(shù)量,確定停車場地,車位劃線等,同時考慮是否請公安、交警協(xié)助現(xiàn)場安全、交通管理。
4.2開盤期間工作安排
4.2.1開盤當天協(xié)助銷售維持銷售現(xiàn)場安全秩序,配合銷售部、禮儀公司對售樓資料、物資的搬運工作;
4.2.2現(xiàn)場服務(wù)人員協(xié)助銷售部做好到訪客戶接待工作,維護公司的形象和聲譽;
4.2.3在加強銷售現(xiàn)場管理的同時監(jiān)督、落實好項目施工現(xiàn)場的安全管理工作。
4.2.4對于車輛專門加設(shè)多個崗位,并結(jié)合現(xiàn)場明顯導(dǎo)向及停車場標識,崗位人員用交通手勢規(guī)范指引客戶通行或規(guī)范停車,有效保障開放區(qū)域順暢.
4.3開盤后期現(xiàn)場管理
4.3.1各業(yè)務(wù)口分類、統(tǒng)計開盤過程中所發(fā)生的相關(guān)費用,匯總后由地產(chǎn)相關(guān)負責人簽字確認;
4.3.2按銷售部、項目部要求繼續(xù)維護好銷售現(xiàn)場的環(huán)境及工作秩序;
4.3.3現(xiàn)場客服、安全、環(huán)境及設(shè)備設(shè)施等各項業(yè)務(wù)按公司體系文件要求操作,維持正常的工作秩序;
4.3.4品質(zhì)小組每月對現(xiàn)場進行全面的品質(zhì)檢查及業(yè)務(wù)診斷,通報檢查情況,并督促整改;
4.3.5協(xié)助銷售現(xiàn)場、引導(dǎo)來訪客戶,配合地產(chǎn)各項營銷活動。
