公共環(huán)境安全管理辦法
第一章 總則
第1條 為規(guī)范集團公共環(huán)境與安全管理,保持環(huán)境的整潔、清新、怡人和安全文明,提高全員安全意識,維護良好的企業(yè)形象,特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部的公共環(huán)境和安全管理工作,各區(qū)域公司參照執(zhí)行。
第3條 主要職責。
1.集團領(lǐng)導(dǎo):負責環(huán)境與安全器具、花木等物品購置和勞務(wù)外包協(xié)議的審批;負責重大安全事故調(diào)查與處置等。
2.行政管理中心:全面負責公共環(huán)境與安全管理;建立健全環(huán)境與安全管理制度并督促各部門遵照執(zhí)行;與保安公司、保潔公司等洽談、簽約勞務(wù)外包協(xié)議,并監(jiān)督勞務(wù)人員工作;定期檢查環(huán)境與安全問題,提出整改建議。
3.集團各部門:負責本部門范圍內(nèi)的環(huán)境與安全管理,并遵守公共區(qū)域的環(huán)境與安全管理制度。
第二章 公共環(huán)境管理
第4條 公共環(huán)境指辦公大樓的大廳、樓梯、電梯、走廊、墻面、地面、門窗、會議室、洗漱間、食堂以及燈具、窗簾、桌、椅等公共區(qū)域的環(huán)境及物品。
第5條 公共區(qū)域管理。
1.辦公大樓公共區(qū)域由專職保潔員負責清潔。
2.禁止在公共場地傾倒、堆放垃圾,禁止將衛(wèi)生責任區(qū)內(nèi)的垃圾掃入公共場地,禁止隨地吐痰和亂扔果皮、紙屑、煙頭及各種廢棄物。
3.公共走道至少每日清掃兩次,并須采用適當方法減少灰塵的飛揚,做到無垃圾、無積水、無死角。
第6條 辦公環(huán)境管理。
1.公共區(qū)域辦公環(huán)境管理:
①行政管理中心負責組織清潔和管理,公共區(qū)域應(yīng)隨時保持環(huán)境的干凈、整潔、整齊、辦公通道的暢通和物品的完好、美觀。
②公共辦公區(qū)域各辦公場所的劃分、布局由行政管理中心負責提出統(tǒng)一的安排方案并報行政副總批準后實施,任何人不得隨意改變辦公場所的布局及辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)動和擺放。
③嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)隨意張貼圖片字畫、亂堆亂放物品。
④公共辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁吸煙。
⑤損壞辦公區(qū)域公共設(shè)施、植物、裝飾品的應(yīng)照價賠償。
2.個人區(qū)域辦公環(huán)境管理:
①個人區(qū)域辦公環(huán)境指個人辦公桌面的清理和使用物品的擺放,由個人負責整理。
②個人使用或保管的電風扇、辦公設(shè)備(包括打印機、復(fù)印機、傳真機等),由使用人或保管人負責外表的清潔。
③辦公桌面只能擺放電腦、資料夾、電話、水杯、筆筒、臺歷和少量材料,下班時應(yīng)對辦公桌面的物品進行清理,保持整潔,并將座椅推入辦公桌下。
④文件柜內(nèi)的文件資料應(yīng)擺放整齊,隨時關(guān)閉柜鎖,柜子上方不得擺放其他物品。
⑤各部門人員外出辦事或下班時,應(yīng)關(guān)閉個人辦公設(shè)備的電源,最后離開的人員應(yīng)關(guān)閉辦公室門窗和其他電源。
第7條 會議室管理。
1.會議室由公司前臺負責管理。
2.會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,會前會后均要清潔。
3.每次會議之前,會議服務(wù)人員應(yīng)進行電源核查、配備飲用水、水果(必要時)等工作。
4.會議服務(wù)人員要嚴格室內(nèi)物品的管理和維護(含花木等),做到會散、人走、電源關(guān)、門合閉。
5.與會人員要愛護會議室內(nèi)的公用財物,不許將室內(nèi)物品移作他用。
第8條 洗漱間管理。洗漱間由物業(yè)保潔,公司后勤管理員(保潔員)負責添加用品。為保證洗漱間衛(wèi)生,員工應(yīng)自覺遵守如下規(guī)定:
1.注意節(jié)約用水,接完水隨手關(guān)閥,杜絕長流水等浪費現(xiàn)象。
2.不準在墻上亂涂亂畫,亂貼標識,不得擺放個人物品
3.茶葉應(yīng)倒到洗漱室的指定籃筐內(nèi),紙巾等應(yīng)扔在垃圾桶內(nèi),嚴禁將茶葉、紙巾及其他雜物直接丟棄到洗手池內(nèi)。
第9條 綠化管理。
1.綠化管理的區(qū)域包括前臺、公共辦公區(qū)域、各領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室以及各辦公室有綠化布置的地方。
2.花木公司每周要對集團所有擺放花木進行一次護理,及時適量為植物補充水分,保證所有植物生長狀況良好,對于生病或枯萎的植物要及時救治或更換。
3.未經(jīng)允許,不得隨意移動植物的現(xiàn)有擺放位置;如因護理原因必須移動,則必須在完成護理后移回原位。
第10條 節(jié)約用電。
1.空調(diào)與新風系統(tǒng):
①中央空調(diào)根據(jù)物業(yè)安排,統(tǒng)一開放和關(guān)閉。
②各辦公室人員外出時,應(yīng)隨手關(guān)閉本辦公室的空調(diào)和新風系統(tǒng)。
2.照明及其他辦公用電:
①各辦公室的照明及其他用電,由各辦公室自行管理,辦公人員應(yīng)養(yǎng)成節(jié)約用電的習慣。
②自然光線充足時,盡量不使用人工照明。
③人員外出、中午休息及下班后應(yīng)關(guān)閉照明及其他電器的電源。
第三章 安全管理
第11條 當有外來人員到訪公司,前臺文員應(yīng)判別來訪者身份,保險員、推銷員不得進入。明確訪客身份后,由前臺文員安排等候及會面,并作來訪登記;未經(jīng)許可不允許直接進入辦公區(qū)域。
第12條 消防安全。
1.各部門負責人為防火安全負責人,其主要職責是:落實執(zhí)行有關(guān)消防安全的規(guī)章制度;檢查本辦公室的消防安全情況;糾正違章行為,及時發(fā)現(xiàn)消除消防安全隱患。
2.公共區(qū)域須張貼消防疏散示意圖,并且物品擺放有序,嚴禁堵塞消防通道。集團的消防安全工作,要本著以“預(yù)防為主,防消結(jié)合”原則,防患于未然。
3.集團辦公區(qū)域須配備充足的消防器材,并定期檢查器材的狀態(tài),做到三定(定點、定型號和用量、定專人維護管理),保證各項防火設(shè)施安全有效。
4.行政管理中心應(yīng)建立安全檢查制度,并嚴格執(zhí)行定期安全檢查,以便及時發(fā)現(xiàn)安全漏洞和消防安全隱患。
5.公共環(huán)境不得存放易燃易爆危險物品,包括廢棄的易燃物品。
6.公共環(huán)境內(nèi)的各用電設(shè)備要正確使用,電源插頭應(yīng)使用合格產(chǎn)品,不得亂拉臨時電線;嚴禁將無插頭電器電線直接引入插座進行電路聯(lián)接。
7.各崗位員工每天下班前要關(guān)好門窗、關(guān)閉個人電腦以及斷開其他相關(guān)電源設(shè)施,確保安全。消防通道要保持暢通,不得堆放任何雜物。
8.任何人發(fā)現(xiàn)火險,都要及時、準確地向保衛(wèi)部門或消防機關(guān)報警(火警電話119),并積極投入?yún)⒓訐渚?。集團接到火災(zāi)報警后,應(yīng)及時組織力量配合消防機關(guān)進行撲救。
9.各崗位員工按使用說明書定期檢查消防器材。發(fā)現(xiàn)消防器材失效時要及時報告,由行政管理中心組織進行維修及更換工作,并做好記錄。
第13條 財產(chǎn)安全。
1.各中心負責人每日下班后,須檢查辦公室門、窗、電器的關(guān)閉情況;負責人如果出差,則須指定本中心其他人員做好該項檢查工作。
2.員工私人貴重物品,應(yīng)妥善保管。辦公室抽屜在人離開后要及時落鎖,做好個人物品的防盜工作。
3.一旦發(fā)現(xiàn)失盜事件,應(yīng)先聯(lián)系行政管理中心,并封鎖現(xiàn)場。執(zhí)法人員到現(xiàn)場后,須協(xié)助其工作,為執(zhí)法人員提供資料影印副本,以做好內(nèi)部調(diào)查。
第14條 保險柜的管理。
1.集團保險柜管理主要責任在行政管理中心、財務(wù)管理中心。
2.重要文件、重要印章、重要鑰匙、重要合同等統(tǒng)一存放于行政管理中心檔案室的保險柜中,保險柜由行政管理中心主任或指定專職的主管負責保管。
3.財務(wù)印章、現(xiàn)金、發(fā)票等存放于財務(wù)管理中心保險柜中,保險柜由出納負責具體保管。
4.保管人應(yīng)審慎保管保險柜鑰匙,并嚴守密碼。
5.保險柜內(nèi)物件如有遺失或失竊,應(yīng)即呈報領(lǐng)導(dǎo)處理。
第15條 鑰匙管理。
1.集團所有鑰匙由行政管理中心統(tǒng)籌管理、復(fù)制;部門的鑰匙由部門自行管理。
2.部門負責人負責管理本部門鑰匙的使用,不得任意復(fù)制或允許借予他人使用。
3.集團鑰匙的配置,至少在行政管理中心保留一套,以備急需。
4.鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件:
①員工離職時應(yīng)將鑰匙繳交行政管理中心。
②鑰匙遺失時,應(yīng)立即向行政管理中心報備。
③鑰匙不能任意借予外人使用。
第四章 附則
第16條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第17條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
