辦公用品及設(shè)備管理辦法
第一章 總則
第1條 為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)、領(lǐng)取、使用、保管與維修,使之管理有序,責(zé)任明確,以便更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費(fèi),特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器具設(shè)備,電視、空調(diào)、風(fēng)扇、取暖器等家電設(shè)備。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)行政管理中心主任:審核采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃;監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購(gòu)、報(bào)廢,確保符合采購(gòu)流程與標(biāo)準(zhǔn)。
2.集團(tuán)采購(gòu)主管:組織實(shí)施日常辦公用品的采購(gòu)及預(yù)算計(jì)劃;采購(gòu)總部打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材等各類(lèi)辦公用品。
3.集團(tuán)前臺(tái)/后勤管理員:負(fù)責(zé)辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購(gòu)工作,并做好采購(gòu)記錄;負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)用品的領(lǐng)用、發(fā)放;建立各類(lèi)用品管理臺(tái)賬并及時(shí)更新,保證賬物相符。
4.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心:負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)并監(jiān)督采購(gòu)。
第二章 辦公用品及設(shè)備的計(jì)劃管理
第4條 行政管理中心根據(jù)集團(tuán)下達(dá)的辦公用品及設(shè)備年度采購(gòu)預(yù)算及各單位實(shí)際情況,分解并下達(dá)各部門(mén)年度辦公用品及設(shè)備費(fèi)用計(jì)劃。
第5條 各部門(mén)依據(jù)行政管理中心提供的明細(xì)清單填寫(xiě)《辦公用品及設(shè)備采購(gòu)明細(xì)表》,并于每月3號(hào)前(放假順延三天)報(bào)行政管理中心。各部門(mén)要對(duì)申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進(jìn)行檢查,不合規(guī)定或超出標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。
第6條 行政管理中心于每月5號(hào)前(放假順延三天)對(duì)各部門(mén)的《辦公用品及設(shè)備采購(gòu)明細(xì)表》匯總、審核,形成集團(tuán)辦公用品月度采購(gòu)計(jì)劃并據(jù)此實(shí)施采購(gòu)。
第三章 辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)
第7條 采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)物品,要認(rèn)真負(fù)責(zé),堅(jiān)持物美價(jià)廉,貨比三家。在入庫(kù)之前,確保物品的完好無(wú)損。如有損壞,屬對(duì)方原因負(fù)責(zé)退還,屬自身原因自行賠償。
第8條 供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開(kāi)比質(zhì)、比價(jià)等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。
1.為保證集團(tuán)以較低的價(jià)格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備,集團(tuán)將先行擇優(yōu)選取2~3家實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商經(jīng)過(guò)同類(lèi)(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價(jià)后,各自提供其最具競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。
2.引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,要求供應(yīng)商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報(bào)價(jià)及樣品,集團(tuán)集中評(píng)定后及時(shí)調(diào)整各供應(yīng)商的采購(gòu)品種與數(shù)量。條件成熟時(shí),再確定長(zhǎng)期供應(yīng)商。
3.行政管理中心負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)及服務(wù)協(xié)議。
4.對(duì)于零星、低價(jià)用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購(gòu)買(mǎi)。
第9條 采購(gòu)。
1.采購(gòu)申請(qǐng)流程。
①單價(jià)<500元的:
集團(tuán)總部:員工發(fā)起→集團(tuán)業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批→行政管理中心主任審批→采購(gòu)主管采購(gòu)、分發(fā)→財(cái)務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。
區(qū)域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→區(qū)域公司辦公室采購(gòu)、分發(fā)→區(qū)域公司財(cái)務(wù)部核查、備案→財(cái)務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。
②單價(jià)≥500元的:
集團(tuán)總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團(tuán)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批或區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)行政副總審批→集團(tuán)總裁審批→采購(gòu)主管采購(gòu)、分發(fā)→財(cái)務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。
2.單價(jià)超過(guò)1000元的辦公用品及設(shè)備實(shí)行采購(gòu)小組采購(gòu)制度。采購(gòu)小組由行政管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、申購(gòu)部門(mén)各派一人組成,原則上不少于兩人。采購(gòu)申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后,由采購(gòu)小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則負(fù)責(zé)采購(gòu)。
3.采購(gòu)的物品到貨后,由采購(gòu)主管持采購(gòu)計(jì)劃和購(gòu)貨發(fā)票連同采購(gòu)的物品送交行政管理中心主任驗(yàn)收,驗(yàn)收無(wú)誤后,填寫(xiě)一式三聯(lián)的入庫(kù)單,其中存根聯(lián)由行政管理中心留存,記賬聯(lián)交付采購(gòu)主管用于報(bào)銷(xiāo),回執(zhí)聯(lián)由前臺(tái)/后勤管理員用于登記庫(kù)房臺(tái)賬。
4.采購(gòu)的物品驗(yàn)收入庫(kù)后,前臺(tái)/后勤管理員應(yīng)按其類(lèi)別、品名分門(mén)別類(lèi)碼放整齊,并負(fù)責(zé)物品的完好無(wú)損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。
5.各部門(mén)需自行購(gòu)置一些急需的單價(jià)超過(guò)500元或者采購(gòu)總額超過(guò)500元的辦公用品,在征得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行,購(gòu)置后報(bào)銷(xiāo)前到行政管理中心簽字登記。
第四章 辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取
第10條 集團(tuán)的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門(mén)需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺(tái)/后勤管理員處領(lǐng)取。
第11條 使用部門(mén)領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新,填寫(xiě)辦公用品《領(lǐng)料單》(詳見(jiàn)附件1),辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后,方可領(lǐng)取。
第12條 辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司私用。
第13條 使用辦公用品應(yīng)以室為家,在日常工作中,提倡節(jié)約作風(fēng),物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。
第14條 精心使用辦公設(shè)備,認(rèn)真遵守操作規(guī)程,使用后及時(shí)關(guān)閉電源,避免人為對(duì)各種設(shè)備的損害。
第15條 凡屬各部門(mén)或部門(mén)內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,員工使用時(shí)應(yīng)作借用、歸還登記。
第16條 員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(xù)(指固定資產(chǎn)、計(jì)算機(jī)等非易耗品)。
第17條 集團(tuán)信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負(fù)責(zé)印制,各部門(mén)按需領(lǐng)用,行政管理中心負(fù)責(zé)登記工作。各部門(mén)專(zhuān)用資料如需印制,由部門(mén)提出需求及樣式交行政管理中心落實(shí)印制,行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。
第五章 辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修
第18條 各部門(mén)按照設(shè)備的操作規(guī)程要求,對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù),做好清潔保養(yǎng)工作。
第19條 電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(hù)(加碳粉、換墨盒)時(shí),由使用部門(mén)向行政管理中心提出維修維護(hù)申請(qǐng),填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單》(詳見(jiàn)附件2),由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。
第20條 企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查,統(tǒng)計(jì)辦公設(shè)備使用與維修情況。
第21條 經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責(zé)任者按物品的購(gòu)置價(jià)格和使用時(shí)間、新舊程度折價(jià)賠償。(詳見(jiàn)附件3《物品損壞賠償折價(jià)表》)。
1.人為物理?yè)p壞或使用不當(dāng);
2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備;
3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
4.保管不善造成物品遺失的;
5.其他的人為因素造成的損壞。
第六章 辦公用品及設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢處理
第22條 盤(pán)點(diǎn)的組織管理。由行政管理中心和財(cái)務(wù)管理中心,組織各中心、區(qū)域公司對(duì)辦公用品和設(shè)備進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。
第23條 盤(pán)點(diǎn)頻度與要求。每半年盤(pán)庫(kù)結(jié)算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對(duì)壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。
第24條 報(bào)廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個(gè)人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用者/保管人填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》(詳見(jiàn)附件4),說(shuō)明原因和理由;報(bào)廢手續(xù)完成后,及時(shí)辦理補(bǔ)充新品的領(lǐng)用手續(xù)。
報(bào)廢流程:使用者/保管人申請(qǐng)→責(zé)任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財(cái)務(wù)總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行賬務(wù)處理。
第七章 辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制
第25條 行政管理中心對(duì)各部門(mén)所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與調(diào)查。每月10日前對(duì)上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表,上報(bào)行政副總和總裁。
第26條 行政管理中心對(duì)各部門(mén)辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計(jì)報(bào)表,每月上報(bào)行政副總和總裁,進(jìn)一步控制設(shè)備維修費(fèi)用。
第27條 各中心根據(jù)辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預(yù)算,報(bào)行政管理中心,行政管理中心據(jù)此對(duì)辦公用品的使用進(jìn)行監(jiān)督,控制辦公用品經(jīng)費(fèi)。
第28條 財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品與設(shè)備的購(gòu)置、維修、報(bào)廢等程序進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對(duì)列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)及變更程序進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的管理行為進(jìn)行監(jiān)督。
第八章 附則
第29條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第30條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò),自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第31條 附件:(1)辦公用品領(lǐng)用單;(2)辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單;(3)物品損壞賠償折價(jià)表;(4)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單。
