投資集團(tuán)檔案管理辦法

發(fā)布時(shí)間：2024-11-23 查看人數(shù)：26

投資集團(tuán)檔案管理辦法

某投資集團(tuán)檔案管理辦法

第一章總則

第一條為做好某省某投資集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”)的檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、制度化,提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的精神,結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況,制定本辦法。

第二條檔案是集團(tuán)公司投資、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)工作的歷史見證和維護(hù)合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益的重要依據(jù),是集團(tuán)公司的寶貴財(cái)富。必須確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第三條集團(tuán)公司檔案由文書檔案、建設(shè)工程檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像及電子檔案、安全生產(chǎn)檔案、治安綜合治理檔案等組成。

第四條對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料必須按照規(guī)定,定期向檔案室移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有。禁止出賣屬于國(guó)家所有的檔案。

第二章檔案管理體制和職責(zé)

第五條集團(tuán)公司檔案由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理,設(shè)立檔案室,業(yè)務(wù)上接受廣東省檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。其主要職責(zé)是:

(一)對(duì)集團(tuán)公司各部門、所屬各企業(yè)的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),負(fù)責(zé)專業(yè)培訓(xùn)的聯(lián)系工作;

(二)負(fù)責(zé)收集、鑒定、整理、保管集團(tuán)公司本部的各類檔案資料,人事檔案資料由集團(tuán)公司人力資源部負(fù)責(zé)管理;

(三)負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)集團(tuán)公司全資或控股的重點(diǎn)工程項(xiàng)目的竣工檔案編制、整理工作,協(xié)同檔案主管部門對(duì)集團(tuán)公司全資或控股的工程項(xiàng)目竣工檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收;

(四)開發(fā)利用檔案信息資源,編制檢索工具、專題資料,做好查(借)閱檔案和利用情況登記;

(五)嚴(yán)格執(zhí)行保密和庫房管理制度,確保檔案的安全與完整;

(六)做好檔案的統(tǒng)計(jì)、初步鑒定工作。對(duì)保管期限已滿,經(jīng)初步鑒定無保存價(jià)值的檔案,應(yīng)編制清冊(cè),報(bào)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀;

(七)開展檔案宣傳工作,提高職工檔案管理意識(shí),利用各種現(xiàn)代化管理設(shè)施和技術(shù),完善檔案管理工作,開展集團(tuán)公司檔案管理上等級(jí)工作,不斷提高檔案管理水平。

第六條集團(tuán)公司各部門設(shè)兼職檔案員1名,其主要職責(zé)是:負(fù)責(zé)收集、整理本部門工作中所形成的文件、材料、聲像檔案等,并進(jìn)行預(yù)立卷。兼職檔案員業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)。

第三章歸檔制度

第七條檔案歸檔,是指文件材料在處理完畢之后,由集團(tuán)公司各部門將有保存價(jià)值的文件、各種載體的資料和圖紙進(jìn)行整理、立卷,按時(shí)移交檔案室。

第八條歸檔范圍和要求:

(一)各部門在工作中辦理完畢的具有存查、利用價(jià)值的各種材料,都必須按規(guī)定完整地收集保存好,按歸檔時(shí)間移交綜合事務(wù)部檔案室;

(二)歸檔的文件材料,應(yīng)按照其自然形成規(guī)律,保持它們之間的歷史聯(lián)系,分類編號(hào),整理立卷;

(三)歸檔的文件、材料必須是原件。要求線條、字跡、圖像清晰,書寫端正、紙質(zhì)優(yōu)良、格式統(tǒng)一。嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、易變色、褪色的墨水書寫;

(四)文書檔案,包括但不限于:

1、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與集團(tuán)公司有關(guān)的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定和計(jì)劃等文件材料,送集團(tuán)公司的文件材料;

2、集團(tuán)公司的請(qǐng)示和上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù),集團(tuán)公司對(duì)外的正式發(fā)文和與有關(guān)單位往來的文書材料;

3、集團(tuán)公司黨委會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、司務(wù)會(huì)議、年度工作會(huì)議、專題業(yè)務(wù)會(huì)議形成的會(huì)議記錄,集團(tuán)公司其他重要的會(huì)議材料,如會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

4、集團(tuán)公司主要經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié),各種工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)等;

5、集團(tuán)公司簽署的合同、協(xié)議及其他各種法律文書;

6、集團(tuán)公司人事任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料,集團(tuán)公司職工勞動(dòng)、工資、福利等方面的文件材料,信訪工作材料;

7、集團(tuán)公司歷史沿革、大事記等材料。

文書檔案應(yīng)完整地移交歸檔,不得由承辦部門或個(gè)人分散保管。各部門如因工作需要,可保存復(fù)印件;

(五)建設(shè)工程檔案,集團(tuán)公司全資或控股的建設(shè)工程檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后,由建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總,按《某省某投資集團(tuán)有限公司建設(shè)工程檔案管理規(guī)定》歸檔;

(六)科技檔案,集團(tuán)公司及所屬企業(yè)主持完成的科研技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目,經(jīng)鑒定后,須及時(shí)將提交鑒定的材料以及鑒定證書等送集團(tuán)公司檔案室歸檔;

(七)會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按《某省某投資集團(tuán)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》收集、整理、立卷后,按時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)憑證、帳本、年度決算(報(bào)表)等必須裝訂成冊(cè),按年度編制目錄,鑒定保管期限。交接手續(xù)應(yīng)齊全;

(八)聲像及電子檔案,包括但不限于:反映集團(tuán)公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、vcd等,應(yīng)分別由主辦人注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素后,按時(shí)歸檔;

(九)安全生產(chǎn)檔案、治安綜合治理檔案,包括但不限于:規(guī)章制度、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、檢查及整改材料、事故及處理情況、現(xiàn)場(chǎng)及專題會(huì)議材料等;

(十)文件、材料檔案移交時(shí),交接經(jīng)辦人員要填寫移交清單,并在移交清單上簽字確認(rèn)。

第九條歸檔時(shí)間:

(一)一般文書檔案,經(jīng)辦部門和人員應(yīng)在發(fā)出后十個(gè)工作日送檔案室歸檔;集團(tuán)公司組織的重要會(huì)議形成的文件材料檔案,應(yīng)于會(huì)后一個(gè)月內(nèi)移交歸檔;集團(tuán)公司簽署的合同、協(xié)議及其他法律文書,經(jīng)辦人員和部門應(yīng)在上述法律文書(原件)簽署生效后三個(gè)工作日內(nèi)送集團(tuán)公司檔案室歸檔;

(二)建設(shè)工程的文件材料的收集整理應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行,在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,三個(gè)月內(nèi)移交歸檔;

(三)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門歸檔保管,兩年后移交檔案室;

(四)科研文件材料應(yīng)在成果鑒定后一個(gè)月內(nèi)歸檔;

(五)聲像及電子檔案,經(jīng)辦部門和人員應(yīng)在有關(guān)活動(dòng)完成后二個(gè)月內(nèi)歸檔;

(六)安全生產(chǎn)檔案、治安綜合治理檔案,經(jīng)辦部門和人員應(yīng)在十個(gè)工作日內(nèi)送檔案室歸檔。

第四章檔案的利用與保密

第十條檔案室應(yīng)積極、主動(dòng)地開展檔案的利用,根據(jù)實(shí)際情況和工作需要,編制各種檢索工具,編輯專題匯編和參考資料,充分發(fā)揮檔案的作用。

第十一條凡集團(tuán)公司本部員工及持有單位合法證明的所屬企業(yè)員工,說明查閱檔案(非密件)的正當(dāng)理由,經(jīng)綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人同意,可查閱有關(guān)檔案。集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案的查閱,按照集團(tuán)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定處理。復(fù)

印檔案材料須經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由檔案室負(fù)責(zé)辦理。未經(jīng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何組織和個(gè)人不得公布檔案。

第十二條借閱檔案必須按《某省某投資集團(tuán)有限公司檔案借閱利用管理規(guī)定》辦理手續(xù)。

第十三條嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,確保檔案的完整與安全。檔案材料中凡涉及黨和國(guó)家秘密、專利和技術(shù)秘密,個(gè)人隱私或形成部門規(guī)定限制的,一般不宜提供。確因工作需要查閱、復(fù)印、借閱密件檔案的,按《某省某投資集團(tuán)有限公司保密工作管理暫行辦法》有關(guān)規(guī)定辦理。

第五章檔案保管與統(tǒng)計(jì)

第十四條檔案室按有關(guān)要求設(shè)專用檔案庫房,加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)。案卷經(jīng)過系統(tǒng)整理后,應(yīng)存放在專用鐵質(zhì)檔案柜內(nèi)。檔案庫房應(yīng)符合“三鐵一器”和“七防”(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫)的要求。

第十五條檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)登記和統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、復(fù)印、保管、利用等情況,必須履行登記手續(xù),準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì),定期編制檔案工作報(bào)告。

第六章檔案的鑒定、銷毀

第十六條根據(jù)國(guó)家和省檔案部門規(guī)定,檔案期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,為檔案的鑒定提供依據(jù)。

第十七條由檔案室檔案人員與各部門的有關(guān)人員共同組成集團(tuán)公司檔案鑒定小組,每三年對(duì)已經(jīng)超過保管期限的檔案進(jìn)行一次鑒定,準(zhǔn)確判斷并確定檔案材料的保存或銷毀。

第十八條對(duì)確認(rèn)失去保管價(jià)值,確定銷毀的檔案,由鑒定小組提出銷毀意見,檔案人員編制“檔案銷毀目錄清冊(cè)”,經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),指定2人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。

第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第十九條凡對(duì)檔案工作作出貢獻(xiàn),并有下列事跡之一者,給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì):

(一)熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù),工作成績(jī)優(yōu)異者;

(二)在維護(hù)國(guó)家檔案完整與安全中表現(xiàn)突出者。

第二十條凡有下列行為之一者,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分,構(gòu)成犯罪的要移交司法機(jī)關(guān)處理:

(一)損壞、丟失、自行轉(zhuǎn)借、擅自帶出單位或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀國(guó)家檔案者;

(二)涂改、偽造、抽取檔案者;