門業(yè)公司辦公器材使用管理辦法
門業(yè)制造公司辦公器材使用管理辦法
第一條 傳真機的使用管理
一、收傳真:
(一)接收傳真件后,應做好登記工作,并依據(jù)傳真件上的收件人姓名、部室,及時送至收件人或部室負責人并做好簽收工作。
(二)沒有明確收件人的傳真件一律先轉至行政部經(jīng)理處,由其簽轉收件人。
二、發(fā)傳真:
(一)市內(nèi)傳真件,需各部室負責人簽字后方可外傳,長途傳真視同長途電話的規(guī)定進行管理。
(二)凡外單位要在行政部發(fā)傳真的需經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可外傳。
(三)涉及機要的傳真,按公司的有關規(guī)定執(zhí)行。
三、傳真機管理人員應及時做好當月傳真發(fā)送數(shù)量的統(tǒng)計和消費品的補充及日常的維修保養(yǎng)工作。
第二條 長途電話的使用
一、公司開通長途電話業(yè)務,由專人負責管理。
二、凡因公務需要使用長途電話的本部工作人員,需應依規(guī)定填寫《長途電話申請單》,經(jīng)本部室負責人同意后,方可使用。
三、外單位因公務需要使用長途電話的,須經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可由使用。
四、拔打長途電話應用電信ip電話,以節(jié)約話費。
五、《長途電話請單》應暫留存,待次月與電話費單據(jù)核對無誤后,一并呈行政部經(jīng)理核閱,如有誤,所產(chǎn)生的費用由各部室負責人承擔。
第三條 復印機使用管理
一、文件、資料的復印工作實行專人負責制,非行政部工作人員,不得隨意操作復印機。
二、擅自操作復印機,致使機器損壞,應照價賠償。
三、復印文件、資料要服從文印人員的安排。
四、復印文件、資料須辦理登記手續(xù)。公司本部人員的復印須由本人所在的部室負責人簽批份數(shù),外單位如確需復印的須經(jīng)行政部經(jīng)理審批。
五、機密以上文件一般不復印。確因工作需要復印的,須經(jīng)行政部經(jīng)理或總經(jīng)理批準。
六、復印件應視同原件一樣管理。機密級以上的文件,誰要求復印,誰負責分發(fā)與清退。
七、超過50份的批量文件原則上應送印刷廠印制,不予復印。
八、文印人員應每月統(tǒng)計當月復印機的復印情況和使用情況,并呈報行政部經(jīng)理核閱。
九、復印機的更新、貴重配件的添置應預制計劃,報公司領導批準辦理。消費品的補充和日常維修費用由有權人批準辦理。
十、不得復印私人的材料。
附相關表單:
1、復印登記表;
2、長途電話申請單;
3、傳真件登記表;
4、復印機使用情況登記表。
