門業(yè)公司檔案管理辦法
門業(yè)制造公司檔案管理辦法
第一條 公司檔案由行政部統(tǒng)一管理,專業(yè)檔案可由各部室負責,但檔案清單須定期送行政部備存,并接受公司指導監(jiān)督。
第二條 公司檔案按以下分類:音像資料、相冊、表格、iso文件、制度、公文、傳真、通告、剪報、政府文件、備存資料、人事檔案等。
第三條 檔案資料的收集、整理、存檔依照企業(yè)名稱(規(guī)范化縮寫)、文種、時間、編號、機密級別依次順序編排進行分類,格式為:
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企業(yè)名稱 文種時間編號機密級別
(縮寫)
第四條 文件、材料歸檔的范圍
一、政府部門的文件材料
(一)公司、行業(yè)主管部門、政府職能部門頒發(fā)或下達的正式文件、材料和會議文件;
(二)政府職能部門下發(fā)的與公司業(yè)務有關的行業(yè)管理的規(guī)章制度、文件;
(三)政府部門正處級以上領導來公司視察、檢查工作所形成的文件、材料(如指示、講話、題詞、照片、錄像等);
(四)市級以上新聞媒體有關公司的報道材料;
(五)行業(yè)主管部門印發(fā)征求意見或傳達討論的各種重要文件、材料。
(六)經行政部經理以上領導審閱批準要求歸檔的各類行業(yè)文件、材料、報道材料;
(七)政府官員、知名人士的題字和牌匾等。
二、公司內部的文件材料
(一)公司股東會、董事會及對外投資企業(yè)所形成的決議、紀要、記錄、章程等所有權益證明材料;
(二)公司向行業(yè)主管部門、政府職能部門的請示、報告、各類函件及上級的批復件;
(三)公司對外發(fā)送的一切具有法律效力的正式文電和法定代表人對外簽署的各類文本資料;
(四)公司對外簽訂的有關合同、協(xié)議、契約、意向書、基建圖紙等;
(五)各類資產類權證、工商證照等;
(六)公司主持召開的有公司以外企業(yè)、政府部門參加的各種會議和公司主持召開的各類重要會議文件、會議記錄及有保存價值的音像材料;
(七)公司領導同志外出參加各種會議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經活動等形成的文件、剪報、照片等材料,經行政部經理審核須歸檔的;
(八)公司出版、編輯的各類出版物,收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等;
(九)公司的年度工作計劃、總結、各種統(tǒng)計報表、財務報表、審計材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等;
(十)企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革;
(十一)公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用;
(十二)組織機構、人員編制、大事記、主要活動的剪報、聲像材料、榮譽證書、法人標準照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建設項目資料,包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設備資料;
(十四)干部任免、調配、名冊、報表;員工招聘、錄用、定級調資、退職解聘開除、員工社保等文件資料;
(十五)公司的財產、物資、檔案、印章等交接清單和責任書;
(十六)經處理的重要來信。
第五條 密級:
一、機密文件(a級文件):公司章程、股東會、董事會紀要、決議,合同、各類證照、總經理會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
二、普通文件(b級文件):除a級外的文件均屬b級。
第六條 文件、材料歸檔的辦法與時間
一、凡屬公司的a級檔案,對外簽訂、發(fā)送的a級材料,隨時由行政部歸檔;
二、公司的其他會議紀要和行政部的各類會議記錄,由會議主辦處每半年向行政部歸檔一次;
三、公司法人的材料由行政部在當年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。
四、公司與其他單位的聯(lián)合行文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復印件;
五、各部(室)自行立卷歸檔的檔案,應在當年第一季度內向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。
第六條 歸檔資料必須準確做好文件索引,案卷按機構、年代排列,永久與長期(16-50年)、短期(15年以下)分別組卷,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號;卷內文件應把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七條 原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制機關證明章,附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因,并視同正式文件妥善保管。
第八條 案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;用鋼筆書寫,字跡端正。
第九條 注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
第十條 每年定期對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
第十一條 借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經各部室負責人,財務資料同時須經財務負責人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。a級檔案須由公司法人或其授權人批準方能借閱;b級檔案由行政部負責人批準借閱。
第十二條 裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
第十三條 查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。否則,將追究當事人責任;如確需復印、摘抄等須經有權審批人批準后方可
。
第十四條 查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導處理。
第十五條 對摘抄卷內檔案,應按檔案級別經有權審批人同意,對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第十六條 檔案的銷毀須在行政部負責人領導下,組織相關人員對檔案進行鑒定,銷毀失去保存價值的檔案須由參與鑒定人員提出意見,登記造冊,經總經理批準后,由二人以上在指定地點監(jiān)銷,并在銷毀檔案記錄上簽字。
附相關表單:
1.檔案收件單;
2.檔案借閱單;
