工業(yè)飼料事業(yè)部采購(gòu)管理辦法
某工業(yè)飼料事業(yè)部采購(gòu)管理辦法
一、總則
1、目的
為使本部原輔料的采購(gòu)作業(yè)有所遵循,及時(shí)提供適質(zhì)、適量、適價(jià)的原輔材料,特制定本辦法。
2、范圍
凡大宗原料、輔料、包裝材料、標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)等采購(gòu)業(yè)務(wù)中,有關(guān)詢價(jià)、議價(jià)、購(gòu)買等作業(yè),均適用本辦法。
3、采購(gòu)權(quán)限的劃分
⑴大宗物資采購(gòu),均由采購(gòu)委員會(huì)決議。
⑵其余原輔料采購(gòu)作業(yè),均由飼料采購(gòu)部負(fù)責(zé)詢價(jià),呈總經(jīng)理簽準(zhǔn)。
4、采購(gòu)作業(yè)方式
采購(gòu)方式依原料特性、用量分為三種。
⑴大宗原料采購(gòu)。①適用于大宗物資,如玉米、豆粕、菜籽粕、棉粕、麩皮、進(jìn)口魚(yú)粉等相關(guān)原料。②采購(gòu)方式:由飼料采購(gòu)部每周報(bào)市場(chǎng)行情,并預(yù)測(cè)未來(lái)變化,參考公司用量等資料,定期提報(bào)采購(gòu)委員會(huì)研討,核準(zhǔn)后定購(gòu)。
⑵長(zhǎng)期定單采購(gòu)。①適用于經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)格比較穩(wěn)定的材料,如包裝材料。②采購(gòu)方式:由采購(gòu)部事先依據(jù)所需之一個(gè)月的用量,覓妥供應(yīng)商,辦理詢價(jià)議價(jià)手續(xù)、實(shí)際交貨時(shí)間、明細(xì)規(guī)格及數(shù)量,報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后,依實(shí)際需要通知供應(yīng)商交貨。
⑶一般性采購(gòu)。①適用于零星用量且規(guī)格復(fù)雜之材料,如小品種原料等。②采購(gòu)方式:采購(gòu)部根據(jù)各部門開(kāi)具的采購(gòu)單,逐項(xiàng)辦理詢價(jià)議價(jià),報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后采購(gòu)。
5、供應(yīng)商的選定及管理
⑴對(duì)于大宗或經(jīng)常使用的材料,采購(gòu)部門應(yīng)建立相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)商,并設(shè)立《合格供方記錄》作為日后詢價(jià)、議價(jià)和供料的參考。
⑵為確保貨源,采購(gòu)人員對(duì)于經(jīng)常采購(gòu)的材料,應(yīng)尋找兩家以上的供應(yīng)商作為儲(chǔ)備或交互采購(gòu),以穩(wěn)定貨源、價(jià)格及質(zhì)量等。
⑶若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時(shí),采購(gòu)人員應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)及技術(shù)服務(wù)能力等,憑此作為判斷是否為采購(gòu)對(duì)象的依據(jù)。
6、采購(gòu)委員會(huì)組織
⑴飼料事業(yè)部設(shè)立采購(gòu)委員會(huì),由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理、貿(mào)易部經(jīng)理、質(zhì)管部經(jīng)理及飼料事業(yè)部總經(jīng)理、副總經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理組成。飼料事業(yè)部總經(jīng)理?yè)?dān)任采購(gòu)委員會(huì)主席,采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)決議案的執(zhí)行。
⑵采購(gòu)委員會(huì)原則上每月25日舉行會(huì)議,開(kāi)會(huì)時(shí)間由采購(gòu)部經(jīng)理安排。
⑶若情況特殊需要時(shí),采購(gòu)部經(jīng)理可建議召集臨時(shí)會(huì)議。
⑷開(kāi)會(huì)的法定人數(shù)為全體委員的三分之二,任何議案以多數(shù)票決定,當(dāng)贊成票和反對(duì)票數(shù)相同時(shí),由采購(gòu)委員會(huì)主席裁決。
⑸會(huì)議決議事項(xiàng)由采購(gòu)部經(jīng)理記錄整理,呈總經(jīng)理核決。
⑹采購(gòu)委員會(huì)職責(zé):①擬定原料的采購(gòu)政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。②依據(jù)本公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),確保原料的品質(zhì)及合理的價(jià)格。
二、大宗物資采購(gòu)作業(yè)
1、大宗物資信息收集
⑴采購(gòu)部隨時(shí)詢?cè)L、記錄、掌握國(guó)內(nèi)外重要原料的行情動(dòng)態(tài)及足以影響原料供需的種種財(cái)經(jīng)措施,每周以《原料行情周報(bào)表》向總經(jīng)理匯報(bào)。
⑵采購(gòu)部每月25日前完成預(yù)測(cè)下一個(gè)月的原料成本行情分析和下月采購(gòu)計(jì)劃。
⑶技術(shù)部每月22日前完成下一個(gè)月的《原料預(yù)計(jì)用量表》送采購(gòu)部。
⑷倉(cāng)儲(chǔ)部門必須每日早上10時(shí)前,將工廠前一日的《原料庫(kù)存日?qǐng)?bào)表》上網(wǎng)傳采購(gòu)部,以了解庫(kù)存動(dòng)態(tài)。
2、大宗物資采購(gòu)方案的擬定
⑴采購(gòu)部經(jīng)理每月主動(dòng)召集一次會(huì)議,邀請(qǐng)采購(gòu)委員會(huì)討論大宗物資采購(gòu)最新動(dòng)態(tài)。
⑵采購(gòu)部除須將上次采購(gòu)會(huì)議決議執(zhí)行情形提出報(bào)告外,并需提供《原料行情報(bào)告》供各采購(gòu)委員參考、研究,并提出采購(gòu)建議,以利采購(gòu)委員會(huì)決議采購(gòu)數(shù)量及價(jià)格。
⑶采購(gòu)部應(yīng)在采購(gòu)會(huì)議中,將預(yù)定的采購(gòu)品種、數(shù)量、價(jià)格,報(bào)采購(gòu)委員會(huì)決定,如遇行情變化大,需緊急采購(gòu)時(shí),采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)先口頭報(bào)告總經(jīng)理,先向廠方定購(gòu),但事后需向采購(gòu)委員會(huì)報(bào)告,并補(bǔ)辦手續(xù)。
3、大宗物資的定購(gòu)及交貨量控制
⑴大宗物資經(jīng)采購(gòu)委員會(huì)決議采購(gòu),并覓妥適當(dāng)供應(yīng)商后,有采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》。
⑵倉(cāng)庫(kù)以《原料入庫(kù)單》作為收料依據(jù),采購(gòu)部依據(jù)《原料入庫(kù)單》和《原料庫(kù)存日?qǐng)?bào)表》作為采購(gòu)依據(jù)。
三、長(zhǎng)期定單采購(gòu)作業(yè)
1、詢價(jià)、議價(jià)、采購(gòu)作業(yè)
⑴采購(gòu)人員就公司經(jīng)常使用的材料,深入了解材料規(guī)格、成本結(jié)構(gòu)、預(yù)估一個(gè)月的用量等資料后,選定三家以上供應(yīng)商,請(qǐng)其報(bào)價(jià),并與之議價(jià)。
⑵議價(jià)完后,采購(gòu)部人員應(yīng)擬定采購(gòu)對(duì)象,以《采購(gòu)合同》并隨附供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料。呈請(qǐng)總經(jīng)理核準(zhǔn),完成定購(gòu)手續(xù)。
⑶采購(gòu)人員應(yīng)將每次定購(gòu)的廠商及交易條件做好記錄備查。
⑷采購(gòu)部應(yīng)注意長(zhǎng)期性采購(gòu)材料的市場(chǎng)行情,遇成本結(jié)構(gòu)中原料漲或跌時(shí),應(yīng)判斷及時(shí)再采購(gòu)。
2、例行通知交貨及交貨量的控制
⑴屬長(zhǎng)期定單采購(gòu)的材料,當(dāng)庫(kù)存降至安全存量時(shí),采購(gòu)部直接以電話向供應(yīng)商告知所需材料的規(guī)格,交貨期限、數(shù)量,通知其交貨。
⑵倉(cāng)庫(kù)以《原料入庫(kù)單》作為收料的依據(jù)。
⑶采購(gòu)部以《原料入庫(kù)單》作為實(shí)際執(zhí)行數(shù)量。
3、長(zhǎng)期供應(yīng)廠商異常的處理
采購(gòu)部接到使用部門對(duì)現(xiàn)行長(zhǎng)期定單供應(yīng)商有交貨品質(zhì)不符標(biāo)準(zhǔn)、交貨量不足、延誤交期、售后服務(wù)不良等反映時(shí),均應(yīng)立即通知供應(yīng)商改善,經(jīng)通知后仍未改善者,采購(gòu)部應(yīng)立即另行開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商。
四、一般性采購(gòu)作業(yè)
1、請(qǐng)購(gòu)作業(yè)
各部門需要采購(gòu)時(shí),需開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)單。設(shè)備零件則需詳填設(shè)備零件的規(guī)格明細(xì)、用途及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),另提供參考工程圖畫(huà)及參考供應(yīng)商估價(jià)資料,送采購(gòu)部門辦理采購(gòu)作業(yè)。
2、采購(gòu)作業(yè)
⑴采購(gòu)部門經(jīng)辦人員接請(qǐng)購(gòu)單后,應(yīng)立即了解請(qǐng)購(gòu)的品名、規(guī)格和功能,經(jīng)參考市場(chǎng)行情及廠商資料后,進(jìn)行詢價(jià)。
⑵除因獨(dú)家制造、代理或單筆采購(gòu)金額在500元以下等因素外,采購(gòu)部至少應(yīng)向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。
⑶若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)的規(guī)格稍有不符或?qū)俅闷氛?采購(gòu)人員應(yīng)隨附資料,由請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見(jiàn)后再行采購(gòu)。
3、呈核及定購(gòu)
采購(gòu)人員詢價(jià)、議價(jià)完成后,填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核,必要時(shí)會(huì)簽請(qǐng)購(gòu)部門意見(jiàn)后,依據(jù)核決權(quán)限呈核,總經(jīng)理核準(zhǔn)后再行采購(gòu)。
4、品質(zhì)異常處理
⑴采購(gòu)人員收到質(zhì)管部出具的《原料檢驗(yàn)報(bào)告單》時(shí),應(yīng)依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)部門意見(jiàn)及《采購(gòu)合同》規(guī)定,與供應(yīng)商洽談扣款、退貨、換貨、補(bǔ)交等事宜。
⑵因品質(zhì)不合格退貨、換貨而導(dǎo)致未于約定日期前入廠并驗(yàn)收合格入庫(kù)者,應(yīng)以逾期交貨
處理。
五、整理付款
1、整理付款驗(yàn)收憑證
整理付款憑證:采購(gòu)部以《原料入庫(kù)單》《采購(gòu)合同》《原料檢驗(yàn)報(bào)告單》為付款憑證。
2、整理付款程序
⑴采購(gòu)部在原料驗(yàn)收入庫(kù)后,以《原料入庫(kù)單》《采購(gòu)合同》《原料檢驗(yàn)報(bào)告單》為付款憑證,填寫(xiě)好《付款申請(qǐng)單》連同發(fā)票按付款程序核批后,交出納依《付款申請(qǐng)單》匯款給供應(yīng)商。
⑵屬月結(jié)貨款者,采購(gòu)人員應(yīng)先通知廠商提前送發(fā)票,然后按程序辦理付款。
⑶內(nèi)購(gòu)材料需待試車檢驗(yàn)者,按訂立合同規(guī)定辦理付款,未定和約者,依采購(gòu)部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。
六、附則
