石油銷售公司費用管理辦法
石油銷售公司費用管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條為進一步規(guī)范hb公司(公司)費用報銷及核算,加強費用管控力度,及時、準確反映費用支出情況,根據(jù)國家《企業(yè)會計準則》、《企業(yè)財務通則》等有關(guān)財務管理規(guī)定、集團公司《財務管理制度》及公司相關(guān)管理制度等,制定本辦法。
第二條本辦法所指的費用主要是公司機關(guān)管理業(yè)務發(fā)生的,除固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷外的各項費用,包括:人工費用、辦公費用、會議費、差旅費、車輛費用、業(yè)務招待費、廣告宣傳費、安全費用、維修費用、審計咨詢費、勞動保護費、稅費及其他費用等。
第三條本辦法適用于公司各部門及所有員工。
第四條費用管理原則
(一)權(quán)責發(fā)生制原則。即在本期內(nèi)已經(jīng)收到和已經(jīng)發(fā)生或應當負擔的一切費用,不論其款項是否付出,都作為本期費用處理;反之,凡不屬于本期費用,即使款項在本期付出,也不應作為本期費用處理。
(二)預算控制原則。即原則上無月度預算不予支付,特殊情況報公司預算會批準后執(zhí)行。超年度預算時,在預算調(diào)整批復未下達前,一律不予報銷。
第二章 費用報銷時間及流程
第五條公司費用報銷時間一般情況為每月5日至25日,特殊情況除外。所有費用業(yè)務都應及時辦理報銷手續(xù),最長不能超過兩個月,12月份費用業(yè)務報銷期限為次年一月底。
第六條除本辦法列舉的特殊報銷事項按特殊審批流程執(zhí)行外,一般情況下,公司費用報銷執(zhí)行以下流程:
(一)費用預算線上申請。經(jīng)辦人在執(zhí)行業(yè)務之前,需在公司全面預算控制系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)業(yè)務類別填寫相應費用預算申請單據(jù)。對于小額、多次發(fā)生的費用預算,也可匯總提出申請。
(二)線下申請一級審批。一級審核通過后,經(jīng)辦人打印預算申請單,提交所在部門主管領(lǐng)導審批。
(三)線下申請二級審核。預算歸口部門負責人對預算執(zhí)行申請表進行審核,依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)判斷該項費用申請是否預算內(nèi)事項、是否超預算,并填寫審核意見。
(四)申請確認。費用預算審批程序執(zhí)行完畢之后,經(jīng)辦人應及時將申請單提交財務人員審核確認;財務確認無誤后將申請單返還經(jīng)辦人。
(五)業(yè)務執(zhí)行。經(jīng)辦人根據(jù)審批后的預算申請單開展業(yè)務活動。
(六)財務線上審核報銷申請單據(jù)。業(yè)務執(zhí)行完畢報銷時,經(jīng)辦人在全面預算系統(tǒng)內(nèi)填寫相應的費用報銷單并連同費用申請單、報銷票據(jù)一并提交財務審核,審核內(nèi)容主要是費用報銷單填列的規(guī)范性、報銷單據(jù)的合規(guī)性等。
(七)線下報銷一級審核、審批。經(jīng)辦人在線上審核通過后,打印相關(guān)費用報銷單,提交所在部門負責人審核;審核通過后,提交所在部門主管領(lǐng)導審批。
(八)線下報銷二級審核、審批。經(jīng)辦人將一級審批通過的報銷單及相關(guān)報銷單據(jù)提交預算歸口管理部門負責人審核;審核通過后,提交歸口部門主管領(lǐng)導審批。
(九)線下報銷三級審批。經(jīng)辦人將二級審批后的報銷單及相關(guān)報銷單據(jù)提交分管財務副總審批。
(十)填制記賬憑證。報銷人或經(jīng)辦人持審批后的費用報銷單、預算申請單、原始發(fā)票等報銷票據(jù)到財務部門會計人員報賬。會計人員根據(jù)業(yè)務性質(zhì)正確核算,填制記賬憑證;打印后,提交稽核人員。
(十一)財務稽核。稽核人員對記賬憑證及所附報銷單據(jù)進行審核,在記賬憑證上簽章。
(十二)財務部門負責人復核。財務部門負責人對記賬憑證及所附報銷單據(jù)進行復核,復核無誤后在記賬憑證上簽章并提交出納執(zhí)行付款程序。
(十三)出納付款。出納根據(jù)財務部門負責人復核后的記賬憑證,針對不同付款方式執(zhí)行不同流程。付款方式分為:現(xiàn)金支付、網(wǎng)銀支付、支票支付。
1. 現(xiàn)金支付:
出納填寫現(xiàn)金付款單-財務部門負責人將付款單與記賬憑證核對無誤后,簽字并在付款各聯(lián)加蓋'財務專用章'-出納通知報銷人領(lǐng)款-報銷人領(lǐng)款后在付款單上簽字-出納將簽字后的現(xiàn)金付款單記賬聯(lián)提交會計人員作為記賬憑證附件。
2. 網(wǎng)銀支付:
出納在網(wǎng)銀支付系統(tǒng)提交轉(zhuǎn)賬付款申請-網(wǎng)銀主管將提交的轉(zhuǎn)賬記錄與記賬憑證核對無誤后,執(zhí)行網(wǎng)銀授權(quán)程序-出納定期將網(wǎng)銀支付單據(jù)從銀行取回提交會計人員作為記賬憑證附件。
3.轉(zhuǎn)賬支票支付:
出納填寫支票并加蓋總經(jīng)理、財務部門負責人預留印鑒-稽核人員一級審核-財務部門負責人二級審核并加蓋財務專用章預留印鑒-收款人或經(jīng)辦人在支票存根聯(lián)上簽收-出納將簽蓋后的轉(zhuǎn)賬支票遞交收款人或經(jīng)辦人。
第七條報賬時,經(jīng)辦人需提供收款單位或個人轉(zhuǎn)賬信息書面資料。收款單位或個人轉(zhuǎn)賬信息資料包括:收款單位名稱、開戶行、賬號、收款單位地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。
第三章 人工費用
第八條人工費用包括職工薪酬及勞務費。
第九條職工薪酬包括職工在職期間和離職后公司提供給職工的全部薪酬。公司提供給職工配偶、子女或其他被贍養(yǎng)人的福利等,也屬于職工薪酬。
第十條職工薪酬核算范圍包括:
(一)職工工資(含獎金、津貼及納入工資總額管理的補貼);
(二)職工福利費;
(三)醫(yī)療保險費、養(yǎng)老保險費、失業(yè)保險費、工傷保險費和生育保險費等社會保險費;
(四)住房公積金;
(五)職工教育經(jīng)費;
(六)因解除與職工的勞動關(guān)系給予的補償;
(七)其他職工薪酬。
第十一條職工工資
公司綜合辦公室人資源相關(guān)人員按照集團公司薪酬管理制度及公司薪酬管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合職工當月考勤情況編制工資及獎金表(一式兩份),依據(jù)公司內(nèi)部審批流程審核簽字后,報財務部。
工資、獎金發(fā)放日期為每月25日。工資發(fā)放不跨月,獎金當月發(fā)放上月。
除社會保險費、住房公積金、企業(yè)年金及個人所得稅之外的其他職工扣款項目應在'應發(fā)工資'前增列顯示。
第十二條職工福利費
(一)核算范圍:
1. 為職工衛(wèi)生保健、生活等發(fā)放或支付的各項現(xiàn)金補貼,如職工因公外地就醫(yī)費用、自辦食堂經(jīng)費補貼或者統(tǒng)一供應午餐支出、符合國家有關(guān)規(guī)定的取暖費補貼、防暑降溫費等;
2. 非貨幣性福利,即公司以外購商品發(fā)放給職工作為福利,將自己擁有的資產(chǎn)無償提供給職工使用,為職工無償提供醫(yī)療保健服務等;
3. 職工困難補助;
4. 離退休人員統(tǒng)籌外費用;
5. 職工加班誤餐補助費用;
6. 其他職工福利費,包括喪葬補助費、撫恤費、職工異地安家費、獨生子女費、探親假路費等
。
(二)公司福利費開支控制在工資總額的14%范圍內(nèi)。
第十三條社會保險費
(一)核算范圍:公司為職工按照國家規(guī)定向勞動社會保障部門繳納的、由公司負擔的基本養(yǎng)老保險、補充養(yǎng)老保險(即企業(yè)年金)、基本醫(yī)療保險、補充醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險等。
(二)社會保險費用計提基數(shù)及繳納比例執(zhí)行公司《社會保險費用及住房公積金管理辦法》。
第十四條住房公積金
(一)核算范圍:公司為職工按照國家規(guī)定向勞動社會保障部門繳納的、由公司負擔住房公積金。
(二)住房公積金計提基數(shù)及繳納比例執(zhí)行公司《社會保險費用及住房公積金管理辦法》。
第十五條職工教育經(jīng)費
(一)核算范圍:職工培訓所發(fā)生的學費或培訓費、資料費。
(二)職工教育經(jīng)費應在工資總額2.5%范圍內(nèi)列支。主要用于職工教育培訓方面的開支。
(三)報銷培訓費時,除發(fā)票外,還應附經(jīng)批準的培訓計劃。培訓計劃包括培訓時間、地點、內(nèi)容、參加人數(shù)、培訓費用等。
第十六條因解除與職工的勞動關(guān)系給予的補償
第十七條公司在職工勞動合同到期之前解除與職工的勞動關(guān)系,或者為鼓勵職工自愿接受裁減而提出給予補償?shù)慕ㄗh,同時滿足下列條件之一的,應當確認因解除與職工的勞動關(guān)系給予補償而產(chǎn)生的預計負債,并計入當期銷售費用:
(一)公司已經(jīng)制定正式的解除勞動關(guān)系計劃并即將實施。該計劃應當包括:擬解除勞動關(guān)系的職工所在部門、職位及數(shù)量,按工作類別或職位確定的解除勞動關(guān)系補償金額,擬解除勞動關(guān)系的時間。
公司不能單方面撤回解除勞動關(guān)系計劃。
(二)公司已經(jīng)提出自愿裁減建議并即將實施。該建議應當包括:擬裁減的職工所在部門、職位及數(shù)量,按工作類別或職位確定的裁減補償金額,擬解裁減的時間。
公司不能單方面撤回裁減建議。
第十八條其他職工薪酬
核算公司為職工支付的除本辦法第十一條至第十七條外的其他與獲得職工提供的服務相關(guān)的支出。
第十九條勞務費
核算公司通過第三方(包括有資質(zhì)的社會勞務中介機構(gòu))輸入的勞務人員發(fā)生的費用。
勞務派遣人員工資標準執(zhí)行公司制定的標準,勞務派遣人員管理費按雙方簽訂的協(xié)議支付。
報銷時,除需要提供人員費用發(fā)放明細表外,還需提供協(xié)議第三方勞務費發(fā)票。
第四章 辦公費用
第二十條辦公費用包括低值易耗品、報刊資料費、網(wǎng)絡通訊費、低值易耗品攤銷及其他辦公支出。
第二十一條辦公用品
(一)辦公用品核算范圍:辦公用紙張、筆記本、工作手冊、便簽、復寫紙、大頭針、釘書機、釘書釘、刀子、尺子、印油、印臺、文件夾、墨水、膠水、筆(筆芯)、檔案袋、電池、u盤、移動硬盤等。
(二)公司辦公室負責辦公用品的采購、發(fā)放及保管。
(三)綜合辦公室本著節(jié)約的原則在年度辦公用品購置計劃內(nèi)采購。辦公用品入庫時保管員要填制入庫單。各部室領(lǐng)用辦公用品時,需填制出庫單,并經(jīng)領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門負責人、辦公室負責人簽字后,由保管員向領(lǐng)用人配發(fā)辦公用品。
(四)辦公用品核算采用領(lǐng)用時一次攤銷法。經(jīng)辦人報賬時應提供辦公費用申請單、辦公費用報銷單、采購發(fā)票(有明細的,需付明細清單)入庫單及出庫單。
(五)辦公用品的保管。保管員要定期對辦公用品進行檢查清點。每月填報辦公用品的領(lǐng)、發(fā)、存報表,按部門分類歸檔,一式兩份,一份留存,一份報送財務部門入賬。
(六)辦公用品按人數(shù)定額消耗,消耗標準為每人每月50元標準。
第二十二條報刊資料費
核算范圍:公司訂閱的各類報刊雜志、訂購的專業(yè)書籍費用及各種資料冊(單)的印制費。
各類報刊雜志的訂閱由綜合辦公室統(tǒng)一負責,訂閱標準執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定。
各種資料冊(單)出入庫時應填制出入庫單,作為報銷附件。
第二十三條網(wǎng)絡通訊費
(一)核算范圍:公司辦公座機電話費、職工手機通訊費、無線網(wǎng)卡費及信息系統(tǒng)維護費。
(二)公司機關(guān)各部門座機通訊費由綜合辦公室統(tǒng)一繳納,按月報銷,其他人員不得直接報銷。
(三)公司領(lǐng)導和員工通訊費報銷標準執(zhí)行《工作人員通訊費報銷暫行規(guī)定》,并由綜合辦公室按季到財務報銷。
第二十四條低值易耗品攤銷
(一)核算范圍包括:公司購買的單位價值不足2000元的辦公桌椅、茶幾、飲水機、碎紙機、傳真一體機、文件柜、打印機等。
(二)低值易耗品采用一次攤銷法核算。出入庫時應填制低值易耗品出入庫單。
(三)盤點:年度終了時,綜合辦公室應對低值易耗品進行盤點,盤點表報財務部門備案。出現(xiàn)盤點損益時,應及時查明原因,并報財務部門進行賬務處理;對盤虧的,還應追究相關(guān)責任人。
第二十五條其他辦公支出
其他辦公支出核算除上述第二十二條至第二十五條之外的郵寄費、辦公區(qū)域花卉租賃、水費、物業(yè)費、公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證年檢等發(fā)生的費用;
其他辦公支出形成實物的,應填制出入庫單,并每月進行盤點,盤點表報財務部門備案。出現(xiàn)盤點損益時,應報財務部門進行賬務處理,對盤虧的,還應追究相關(guān)責任人。
第五章 差旅費
第二十六條差旅費是指職工確因工作需要離開辦公地、居住地外出開會、學習、培訓、考察等發(fā)生的費用,包括車船票、飛機票及保險費、住宿費、伙食補助等費用。
第二十七條出差人員應嚴格執(zhí)行石油銷售公司中住宿標準,并按辦法規(guī)定完成相關(guān)審批手續(xù)后方可到財務部門報銷費用。
第二十八條出差人員從外地回公司,若無公司車輛接站,可乘坐出租車或公交車,車票隨差旅費一起報銷。
第六章 業(yè)務招待費
第二十九條業(yè)務招待費是指因工作需要招待客戶和有關(guān)部門人員而發(fā)生的費用。
第三十條各部門人員因公出差確因工作需要招待的,須事前電話請示部門負責人、分管經(jīng)理同意,限額接待,報銷時必須在招待費發(fā)票上所附粘貼單上說明招待事由。
第七章 會議費
第三十一條會議費包括會務費、會議伙食費、會議住宿費、會場租賃費、會議交通費及會議雜費等。
第三十二條公司辦公會議發(fā)生的費用統(tǒng)一由綜合辦公室負責報銷。報銷時會議費時,除發(fā)票外,還應附會議通知及參會人員簽到冊,會議通知包括會議召開的時間、地點、會議內(nèi)容等。
第八章 車輛費用
第三十三條車輛費用包括車輛的修理、保養(yǎng)費,燃料費,過路過橋費,保險費以及交通事故等有關(guān)費用,不含交通罰款。
第三十四條車輛費用由綜合辦公室統(tǒng)一負責報銷,其他部室或個人不得報銷車輛費用。
第九章 廣告宣傳費
第三十五條宣傳費用主要是指通過媒體、燈箱、展板等多種形式對公司進行形象宣傳而發(fā)生的宣傳活動費用。
第三十六條公司綜合辦公室負責公司宣傳費用報銷。
第三十七條公司各項廣告宣傳費用在公司年度預算范圍內(nèi)審批后方可執(zhí)行。
第十章 安全費用
第三十八條安全費用包括公司員工消防、?；蠉徸C培訓支出、安全演練培訓費、安全活動宣傳費、環(huán)保費用等。
第三十九條綜合辦公室負責公司安全費用的控制與報賬。
第十一章 維修費用
第四十條維修費支出主要是指設備維修、辦公場所維修而發(fā)生的費用。
第四十一條報銷維修費用時應提供合規(guī)的維修發(fā)票。對于大型維修業(yè)務,還需提供維修合同及維修驗收報告。
第十二章 審計咨詢費
第四十二條審計咨詢費核算公司向有關(guān)咨詢機構(gòu)進行技術(shù)、經(jīng)營管理咨詢所發(fā)生的費用,以及進行資產(chǎn)評估、審計驗資等業(yè)務發(fā)生的費用。
第四十三條審計咨詢費用標準按照雙方簽訂的合同或協(xié)議執(zhí)行。
第四十四條審計咨詢費用由各發(fā)生咨詢業(yè)務的部門報銷,報銷時除應提供正式發(fā)票外,還應提供與被委托方簽訂的咨詢合同或協(xié)議。
第十三章 勞動保護費
第四十五條勞動保護費核算范圍:因工作需要為職工配備或提供工作服、手套、安全帽、鞋、肥皂、洗手液等保護用品及發(fā)放的高溫防暑降溫用品支出。
第四十六條勞動保護費由綜合辦公室安全環(huán)保質(zhì)檢相關(guān)人員制定標準并監(jiān)督執(zhí)行,由人力資源相關(guān)人員造表發(fā)放。
第十四章 稅費及其他費用
第四十七條稅費指按規(guī)定交納的房產(chǎn)稅、土地使用稅、車船使用稅、印花稅(簡稱四小稅)、水利基金和殘疾人就業(yè)保證金等。
(一)房產(chǎn)稅依照房產(chǎn)原值一次減除10%-30%后的余額計算繳納,房產(chǎn)出租的,以房產(chǎn)租金收入為計稅依據(jù);
(二)土地使用稅以實際占用的土地面積為計稅依據(jù);
(三)車船稅以車輛的具體用途性質(zhì)為計稅標準,稅率實行定額稅率;
(四)印花稅實行比率和定額稅率;
(五)水利基金按照收入的萬分之八計算繳納;
(六)殘疾人就業(yè)保證金等根據(jù)地方政府文件執(zhí)行。
第四十八條其他費用是指除上述費用之外公司發(fā)生的費用,如租賃費等。其他費用報銷按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五章 費用報銷票據(jù)及其他
第四十九條對原始票據(jù)的要求:
(一)所有費用票據(jù)必須是業(yè)務發(fā)生地的、合法的、正規(guī)的發(fā)票。原始憑證的內(nèi)容要真實、完整,不得涂改,附件張數(shù)按所附單據(jù)數(shù)量填寫。發(fā)現(xiàn)原始票據(jù)有錯誤的,應當由開出單位重開。
(二)公司自制的原始憑證,必須有公司相關(guān)部門主管領(lǐng)導、部門負責人及制單人簽名或蓋章。
(三)原始票據(jù)的粘貼:交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界,須緊貼粘貼單頂界和右界,并從右往左橫向粘貼,覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離,票據(jù)較多時,可分張粘貼,不得豎向粘貼。原始票據(jù)必須按交通票據(jù)、住宿票、招待票、通信票、維修票等不同類別,分門別類進行粘貼,不能混合粘貼。
(四)購買實物的原始憑證,必須有手續(xù)完備的驗收證明。財務審核時必須核對采購申請單,嚴格按采購單審核數(shù)量報銷。
(五)不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù),財務部有權(quán)退回,要求報銷人重新整理。
(六)超標準的支出,除分管財務領(lǐng)導同意,不予報銷。
(七)收據(jù)及白條不予報銷;執(zhí)行公務中因個人原因而遭受的罰款單據(jù)不予報銷。
(八)如確實無法取得原始票據(jù)的,須以'支付證明單'代替,并必須注明未能取得票據(jù)的原因。如遇有票據(jù)丟失的,將視同沒有發(fā)生費用,相關(guān)的損失由票據(jù)丟失人承擔。
(九)所有票據(jù)必須真實,如發(fā)現(xiàn)作弊時,財務部將按票面金額的兩倍處罰當事人。
第五十條記賬憑證上應有制單人、審核人、記賬人、財務主管的簽名或簽章,收款和付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
第五十一條填制記賬憑證發(fā)生錯誤時,應當重新填制,不得涂改、挖補。
第五十二條報銷憑證應使用鋼筆或簽字筆填寫,憑證上應有兩人以上簽字,審批人不得為同一經(jīng)濟事項的經(jīng)辦人。
第五十三條各項費用報銷單由公司統(tǒng)一制定,經(jīng)辦人應根據(jù)不同的經(jīng)濟事項內(nèi)容選用不同的報銷單。
第五十四條經(jīng)辦人員應按費用的實際用途和金額,按本辦法第二章規(guī)定的報銷時間及流程辦理報銷業(yè)務。
第十六章 附則
第五十五條本辦法由公司財務部負責解釋和修訂。
