實業(yè)集團公司貨幣資金管理辦法
實業(yè)集團貨幣資金管理辦法
第一章總則
第一條 為了加強對公司貨幣資金的內(nèi)部控制和管理,保證貨幣資金的安全及有效使用,根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《內(nèi)部會計控制基本規(guī)范》和《加強貨幣資金會計控制的若干規(guī)定》,特制訂本制度。
第二條 本制度所稱貨幣資金是指公司所擁有的現(xiàn)金、銀行存款、有價證券和其他貨幣資金。
第三條 本制度適用于集團公司及所屬各分(子)公司、部門。
第二章崗位分工及授權(quán)批準
第四條 實行貨幣資金業(yè)務(wù)崗位責任制。辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位設(shè)置要求不相容,能夠相互分離、制約和監(jiān)督。
(一)出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)、債務(wù)帳目的登記工作。
(二)不得由一人辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)的全過程:資金預(yù)算、支付申請、支付審批、支付復(fù)核、辦理支付。
第五條 實行財務(wù)總監(jiān)審核制。一切開支,包括固定資產(chǎn)、在建工程、無形資產(chǎn)等長期資產(chǎn)的貨幣資金開支,必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核其真實性、合理性與合法性。
第六條 實行分管財務(wù)副總裁(分、子公司總經(jīng)理)審批制。經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核后的開支,方可提交分管財務(wù)副總裁(分、子公司總經(jīng)理)審批。
第七條 審批人應(yīng)當根據(jù)貨幣資金授權(quán)批準制度,在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當在職責范圍內(nèi),按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。
未經(jīng)授權(quán)的部門和人員一律不得辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。
第三章庫存現(xiàn)金的管理
第八條 現(xiàn)金必須做到日清月結(jié),出納員在每天下班前須清點庫存現(xiàn)金;不得挪用現(xiàn)金和以白條抵庫(不含當天'抽條'報銷的);財務(wù)部經(jīng)理或主辦會計必須定期(每周一次)或不定期對庫存現(xiàn)金進行抽查,以確保賬款相符。
第九條 出納人員到銀行提取大額現(xiàn)金時,須同時有另一人陪同前往辦理。
第十條 凡能用支票支付的款項不得支付現(xiàn)金。
第十一條 支付現(xiàn)金必須有財務(wù)部經(jīng)理簽字,若財務(wù)部經(jīng)理在一定時間內(nèi)離崗(或短暫離崗的),則由財務(wù)部經(jīng)理書面委托的受托人審核簽字。
第十二條 現(xiàn)金支付范圍:發(fā)放職工工資、各種津貼及獎金;出差人員差旅費;經(jīng)批準購買辦公用品等的支出;特殊用項;結(jié)算起點以下的零星開支等。
第十三條 職工借款:
(一) 借支差旅費,由出差人員填寫借款申請單,寫明出差時間、地點、申請借款金額按['往返車費+(住宿費+生活補助)×出差天數(shù)']計算,按借款審批程序?qū)徟?經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理核準簽字后方可辦理借款;出差人員回公司后必須在7內(nèi)報銷清賬,超過7天未報銷者由財務(wù)部從其當月工資中扣回,差旅費報銷時再按正常報銷程序辦理。
(二) 其他借款,原則上不予辦理,特殊情況確需借款的,由借款人填寫借款申請單,由本部門負責人審核簽字報公司總經(jīng)理審批,并由部門審核簽字人負責此款的歸還,如不能按期歸還或出現(xiàn)損失,全部責任由簽字人負責;財務(wù)人員應(yīng)建立備查薄,在借款人尚未償還第一筆借款時不能辦理第二筆借款(即前賬不清,后賬不借);不按照借款時確定的還款時間歸還的,由財務(wù)人員從負責審核簽字的部門負責人的工資中逐月扣回。
第十四條 一切現(xiàn)金往來,必須辦理有關(guān)書面手續(xù);嚴禁代外單位或私人轉(zhuǎn)賬套現(xiàn)和大額度(1萬元以上)支付往來(或貿(mào)易)現(xiàn)金。
第四章銀行存款管理
第十五條 銀行賬戶必須按規(guī)定開設(shè)和使用,只供本單位經(jīng)營業(yè)務(wù)的收支結(jié)算使用;嚴禁出借賬戶供外單位或個人使用;嚴禁為外單位或個人代收代支、轉(zhuǎn)賬套現(xiàn)。
第十六條 銀行賬戶的賬號必須保密,非因業(yè)務(wù)需要不準外泄;地華公司各職能部門一律不許開設(shè)銀行賬號,私設(shè)小金庫。
第十七條 銀行賬戶預(yù)留印鑒管理:具體規(guī)定詳見蘇地字[2002]7號文《貨幣資金控制制度》第五章'票據(jù)及有關(guān)印章的管理'。
第十八條 銀行支票的收、付及報銷規(guī)定:
(一) 業(yè)務(wù)人員到財務(wù)部門領(lǐng)取支票的規(guī)定:詳見蘇地財字(2002)第003號文《票據(jù)與資金管理規(guī)定》第二章'細則'的相關(guān)內(nèi)容。
(二) 出納簽發(fā)銀行支票時,應(yīng)先在'銀行支票領(lǐng)用登記簿'上登記以下內(nèi)容:領(lǐng)用部門、銀行支票號碼(按號碼順序填列)、金額、收款人,同時要求業(yè)務(wù)人員在'支票存根聯(lián)'和'銀行支票領(lǐng)用登記簿'上簽收(即雙簽),核對無誤后方可將填寫完整(特殊情況另行處理)的支票交經(jīng)辦的業(yè)務(wù)員(或核準的其他領(lǐng)用人);各公司財務(wù)總監(jiān)應(yīng)定期檢查'銀行支票領(lǐng)用登記簿'并簽署意見。
(三) 簽發(fā)銀行支票必須按照要求填寫日期、大小寫金額、收款人、用途等,不準簽發(fā)空白支票、空頭支票。如特殊情況需簽發(fā)空白支票,必須在小寫金額欄恰當幣位欄寫上'$'符號加以控制。
(四) 業(yè)務(wù)人員收到外單位的支票后應(yīng)及時交到財務(wù)部,一般應(yīng)先確認款項進賬(或收取現(xiàn)金)后,才能發(fā)貨或提供服務(wù)。
(五) 業(yè)務(wù)人員將支票領(lǐng)出后,必須在十日內(nèi)報銷清賬,不得轉(zhuǎn)借他人使用;因特殊原因不能在規(guī)定期限內(nèi)報賬的,應(yīng)到財務(wù)部說明原因并限定報賬時間,否則前賬不清,后賬不借。
(六) 支票報銷時必須附發(fā)票、驗收單、入庫單等,對于分期支付貨款的,必須按每次支付貨款的金額開具發(fā)票(或收據(jù))后方可報銷(對方已開具總發(fā)票的除外);對發(fā)票的要求詳見蘇地財字(2002)第002號文《發(fā)票報銷管理規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定。
(七) 業(yè)務(wù)人員在將支票交付供應(yīng)商之前必須妥善保管領(lǐng)用的支票,如有不慎遺失支票的,應(yīng)立即向財務(wù)部門報告并會同財務(wù)部門向銀行申請掛失,造成的損失由遺失支票的業(yè)務(wù)人員負責。
第十九條 財務(wù)人員辦理信匯、電匯、票匯、轉(zhuǎn)賬支付等款項時,必須憑已審批的資金計劃單辦理(該計劃單應(yīng)附在付款憑證后備查);資金計劃單由項目經(jīng)辦人負責辦理報批,同一項目應(yīng)按合同總額報批,不準為逃避審批而分列報批和支付。對違反上述規(guī)定的付款事項,財務(wù)人員有權(quán)拒絕支付。
第二十條 財務(wù)部應(yīng)嚴格按批準的資金計劃支付款項,不得提前支付;不準改變支付方式和用途,非經(jīng)收款單位書面正式委托,不準改變收款單位。
第二十一條 嚴禁違反國家規(guī)定,非法集資。
第二十二條 嚴格資金使用的審批手續(xù)。會計人員對一切審批手續(xù)不完全的資金用項,都有權(quán)且必須拒絕辦理;特殊情況下經(jīng)電話請示后,可先支付后補辦手續(xù)。
第二十三條 在審批資金時,如遇審批人員出差的,由其指定的代理人代為審批。
第二十四條 銀行存款對賬的規(guī)定:詳見蘇地字[2002]7號文《貨幣資金控制制度》第四章'現(xiàn)金和銀行存款的管理'。
第二十五條 地華公司及其下屬分(子)公司、控股公司的財務(wù)總監(jiān)(經(jīng)理)必須定期(每月一次)檢查財務(wù)管理制度及控制制度的執(zhí)行情況,支票保管及使用情況,抽查盤點空白現(xiàn)金支票,未報銷收據(jù)及發(fā)票,在途存款,對未達賬項應(yīng)核對銀行存款余額調(diào)節(jié)表;檢查過程及結(jié)果應(yīng)形成書面記錄。
第五章票據(jù)及有關(guān)印章的管理
第二十六條 加強貨幣資金票據(jù)管理。明確各種票據(jù)的購買或申請、保管、領(lǐng)用、注銷等環(huán)節(jié)的職責和程序,并專設(shè)登記簿進行記錄,防止空白票據(jù)的遺失和盜用。
貨幣資金票據(jù)的種類包括:現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)帳支票、銀行匯票、銀行本票、商業(yè)承兌匯票、銀行承兌匯票、電匯、信用證等。
(一)票據(jù)的購買或申請:各公司應(yīng)根據(jù)實際情況編制貨幣資金票據(jù)購買或申請計劃,票據(jù)的購買或申請應(yīng)納入財務(wù)部資金預(yù)算。
(二)票據(jù)的保管:票據(jù)應(yīng)由出納專人保管,并按月編制票據(jù)領(lǐng)用存月報表。
(三)票據(jù)的領(lǐng)用和注銷:領(lǐng)用和注銷應(yīng)專設(shè)登記簿進行記錄,防止空白票據(jù)的遺失和盜用并及時回收款項支付的有關(guān)憑證。
第二十七條 加強銀行預(yù)留印鑒管理與各類印章管理。財務(wù)總監(jiān)保管法人代表章,總經(jīng)理保管公司章。財務(wù)專用章由財務(wù)總監(jiān)保管。嚴禁一人保管支付款項的各項印章。
第二十八條 加強各種有價證券管理,明確專人保管,確保各種有價證券的完整無缺。如有短缺,必須查明原因,追究保管人的責任。
第六章監(jiān)督檢查
第二十九條 實行貨幣資金業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查制。由集團公司財務(wù)部定期和不定期對分(子)公司的貨幣資金安全及使用有效性進行檢查。
第三十條 監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括:
(一)貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況:重點檢查是否存在貨幣資金業(yè)務(wù)不相容崗位的混崗現(xiàn)象。
(二)資金預(yù)算管理制度:重點檢查是否定期或定項目編制資金預(yù)算以及預(yù)算外開支、重大開支、資本支出是否履行三級審批程序。
(三)貨幣資金授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況:重點檢查重大貨幣資金支出的授權(quán)批準手續(xù)是否健全,是否存在越權(quán)審批的行為。
(四)備用金管理:重點檢查是否核定各類人員和部門的備用金限額,是否按月度、年度進行清理。
(五)支付款項印章的保管情況:重點檢查是否存在辦理付款業(yè)務(wù)的印章交由一人保管的現(xiàn)象。
(六)有價證券和票據(jù)的保管情況:重點檢查票據(jù)的購買、領(lǐng)用、保管手續(xù)是否健全,保管是否存在漏洞。
第三十一條 對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的貨幣資金內(nèi)部控制制度中的薄弱環(huán)節(jié),應(yīng)當采取措施,及時加以糾正和完善。
第七章附則
第三十二條 本制度解釋權(quán)、監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸集團公司財務(wù)部。
