中學(xué)團(tuán)委團(tuán)檔案管理辦法
中學(xué)團(tuán)委關(guān)于團(tuán)的檔案管理辦法
檔案資料的管理是團(tuán)的各項(xiàng)管理工作的組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是繼承、發(fā)展團(tuán)的各項(xiàng)工作,保持連續(xù)性,為目前和今后服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。
一、凡在我校共青團(tuán)工作過程中或在團(tuán)的活動中形成的具有保存價(jià)值的文件,以及有關(guān)文字、圖片、聲象等材料均屬團(tuán)的檔案材料管理范圍之列。
二、團(tuán)員的個(gè)人檔案(入團(tuán)志愿書),年度評優(yōu)登記表等送交人事檔案室保存并隨人事檔案一并轉(zhuǎn)移。
三、各種檔案材料按內(nèi)容劃分不同的保管期限,分永久、長期和短期三種,其中長期保管期限為16―50年,短期為15年以下。
四、歸檔范圍或保管期限。
1、團(tuán)代會、學(xué)代會的文件材料
(1)通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、重要的提案及處理結(jié)果、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、總結(jié)、公報(bào)、主席團(tuán)會議記錄、簡報(bào)、重要的照片、錄音(像)帶和上級批復(fù)意見等文件材料,均應(yīng)做永久保存。
(2)賀信、賀電、一般的提案及處理結(jié)果、討論未通過的文件為長期保存。
(3)大會選舉辦法、候選人登記表和情況介紹、小組會議記錄、參考文件、總結(jié)等文件材料為短期保存。
2、團(tuán)委的全體委員會、辦公會議的文件材料
(1)會議的公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件材料應(yīng)做永久保存。
(2)討論未通過的文件材料等為短期保存。
3、全校性團(tuán)員大會的講話稿和會議記錄,重要的做長期保存,不重要的做短期保存。
4、團(tuán)的上級組織召開會議的文件材料凡涉及本院的報(bào)告、總結(jié)、決議等以及本校領(lǐng)導(dǎo)人在會上的重要發(fā)言材料做永久保存;會議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件做長期保存;簡報(bào)、參考資料做短期保存。
5、團(tuán)的上級組織的指示、決定、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知、規(guī)定及規(guī)章制度,針對本院的應(yīng)永久保存;需要長期參照執(zhí)行的,應(yīng)長期保存;短期內(nèi)參考的應(yīng)短期保存。
6、團(tuán)委所發(fā)的決定、規(guī)定、通知、規(guī)章制度、通報(bào)和工作簡報(bào),重要的做永久保存;一般的做長期或短期保存。
7、團(tuán)委的請求與上級批復(fù),各總支的請示與團(tuán)委的批復(fù),重要的做永久保存,一般的做長期或短期保存。
8、團(tuán)委的工作計(jì)劃、總結(jié),年度或?qū)W年的做永久保存或長期保存;季度或?qū)W期的做長期或短期保存。
9、團(tuán)委的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,年度或?qū)W年的做永久保存,季度或?qū)W期的做長期保存,月份的做短期保存。
10、團(tuán)委及各基層團(tuán)組織的專題調(diào)查報(bào)告和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),重要的做永久或長期保存;一般的做短期保存。
11、團(tuán)委啟用印章的文件、印模做永久保存。
12、上級機(jī)關(guān)對團(tuán)委及各總支人員編制,職務(wù)任免的指示文件做永久保存。
13、團(tuán)委批準(zhǔn)入團(tuán)、退團(tuán)材料及名單做長期保存。
14、全校團(tuán)員名冊應(yīng)做永久保存。
15、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)懲材料。
(1)優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀團(tuán)干部標(biāo)兵、先進(jìn)團(tuán)支部名單應(yīng)永久保存。
(2)優(yōu)秀團(tuán)員標(biāo)兵、優(yōu)秀團(tuán)干部標(biāo)兵、先進(jìn)團(tuán)支部標(biāo)兵、先進(jìn)事跡材料應(yīng)長期保存。
(3)給予團(tuán)內(nèi)各種處分及撤消處分的決定材料應(yīng)做永久保存。
(4)以上各類獎(jiǎng)懲材料除在文書檔案室保存之外,還應(yīng)及時(shí)裝本人人事檔案。
(5)因各種原因被暫緩團(tuán)籍注冊的團(tuán)員名單應(yīng)永久保存;暫緩注冊登記表應(yīng)長期保存。
16、團(tuán)委大事記,反映我校團(tuán)的重大活動的照片、剪報(bào)、錄相帶、錄音帶等應(yīng)做永久保存。
17、重大活動或事件的電話記錄應(yīng)做永久或長期保存。
五、各級團(tuán)干部要按上述管理范圍(除本辦法第三條規(guī)定的之外)。及時(shí)或定期將自己分管范圍內(nèi)的有關(guān)文件材料整理立卷后上交團(tuán)委,由團(tuán)委負(fù)責(zé)向文書檔案室移交。
