職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法
職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法
建立學(xué)院教學(xué)檔案是學(xué)院教學(xué)科學(xué)管理的重要措施，也是學(xué)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。為了加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理。以適應(yīng)學(xué)院深入開展教學(xué)研究，提高教學(xué)質(zhì)量，開展教育評(píng)估、教學(xué)檢查等需要，特制訂本辦法。
一、教學(xué)檔案的范圍
系(部)、教研室都要建立教學(xué)檔案，教學(xué)檔案的范圍包括：
(一)上級(jí)教育主管部門及學(xué)院下達(dá)的政策性、指導(dǎo)性文件及有關(guān)規(guī)定;
(二)教學(xué)基本建設(shè)的各種規(guī)劃和計(jì)劃;
(三)自編教材、教學(xué)參考資料、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集、試卷庫(kù)或試題庫(kù)、試卷分析及各種電子媒體資料等材料;
(四)學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)工作進(jìn)程表、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)期授課計(jì)劃、課程教學(xué)總結(jié)、實(shí)習(xí)總結(jié)等;
(五)課程設(shè)計(jì)任務(wù)書、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)任務(wù)書、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文);
(六)學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)情況、學(xué)生座談會(huì)記錄整理分析、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、畢業(yè)生資格審核等材料;
(七)教學(xué)改革進(jìn)展情況、教學(xué)研究計(jì)劃、總結(jié)，典型經(jīng)驗(yàn)材料和教學(xué)研究刊物;
(八)教師業(yè)務(wù)檔案、各種獎(jiǎng)勵(lì)及成果;
(九)教學(xué)工作評(píng)價(jià)材料、教學(xué)工作會(huì)議紀(jì)要等;
(十)考卷、實(shí)踐教學(xué)的各種記錄、實(shí)習(xí)報(bào)告等;
(十一)各類申報(bào)材料，包括重點(diǎn)專業(yè)、精品課程等建設(shè)的申報(bào)材料;
(十二)其他有必要存檔的教學(xué)文件和資料。
二、教學(xué)檔案的管理
(一)教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔
1.教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔工作，列入教學(xué)管理程序，列入教學(xué)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入教務(wù)處、系(部)的職責(zé)范圍和兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)。
教學(xué)檔案實(shí)行分級(jí)管理，教學(xué)活動(dòng)中形成的教學(xué)檔案，由教師、教研室、系(部)負(fù)責(zé)收集、整理。各項(xiàng)教學(xué)管理中形成的教學(xué)檔案，由教務(wù)處及有關(guān)職能部門按其職責(zé)范圍由專人負(fù)責(zé)收集、整理。
2.歸檔的教學(xué)檔案必須完整;必須準(zhǔn)確地反映學(xué)院教學(xué)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程;必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
3.教學(xué)檔案歸檔一式一份。比較重要的和利用頻繁的檔案可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。各系(部)可自備一份存檔。
4.教學(xué)檔案歸檔接收時(shí)間為每學(xué)期期末(原則上定在第十八周)，并在下學(xué)期第三周前歸檔完畢。
(二)教學(xué)檔案的鑒定、分類、編目
1.根據(jù)學(xué)院檔案管理的有關(guān)規(guī)定中確定的各類教學(xué)檔案的保管期限。檔案保管期限，根據(jù)檔案利用價(jià)值的時(shí)間長(zhǎng)短可分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
2.由學(xué)院有關(guān)檔案管理人員組成教學(xué)檔案檢查小組，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行檢查。檢查中如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有不確切、不完整等情況，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)補(bǔ)充。檢查工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般一學(xué)年兩次。
3.根據(jù)國(guó)家規(guī)定和學(xué)院制訂的相應(yīng)規(guī)定對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行編目造冊(cè)，遵循教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)學(xué)院檔案管理規(guī)定的教學(xué)檔案分類編目辦法進(jìn)行分類，分類方法要統(tǒng)一、一致，不能輕易隨意變動(dòng)。
要編制教學(xué)檔案的案卷目錄和全引目錄。
(三)教學(xué)檔案的保管、利用
1.教學(xué)檔案，必須用專門器具妥善存放，科學(xué)排列，便于查找。
2.教學(xué)檔案，要定期進(jìn)行清理檢查，對(duì)破損的教學(xué)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存教學(xué)檔案因移交需注銷時(shí)，要查明原因，并保存依據(jù)。
3.銷毀教學(xué)檔案必須嚴(yán)格、慎重。事前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀教學(xué)檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
4.學(xué)院教學(xué)檔案信息的利用，是學(xué)院教學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。教學(xué)檔案的查閱必須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，辦理借閱手續(xù)，并注意嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
教學(xué)檔案原稿，一般不得外借。特殊情況，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可外借。
三、附則
(一)本辦法自公布之日起實(shí)施。
(二)本辦法如與學(xué)院檔案管理辦法的不符之處，則按學(xué)院規(guī)定執(zhí)行。
