規(guī)劃部電子檔案管理辦法
規(guī)劃部電子檔案管理辦法
(一)總則
第一條
為加強(qiáng)本部門(mén)電子文檔的管理，特制定本辦法。
第二條
本部門(mén)的電子檔案是指本部門(mén)工作中各種成果的電子文檔的表現(xiàn)形態(tài)。
第三條
電子檔案是本公司全宗的組成部分，必須由實(shí)行集中統(tǒng)一管理。部門(mén)資料員是專(zhuān)職檔案管理人。
(二)電子檔案資料的收集
第四條
收集范圍
1.公司各項(xiàng)目方案、施工圖、變更、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、建設(shè)和裝修標(biāo)準(zhǔn)、交底記錄、各種原始設(shè)計(jì)條件圖紙審查意見(jiàn)等所有與設(shè)計(jì)工作相關(guān)的文件的電子版本。
2.其它具有保存價(jià)值的電子文件資料。
第五條
收集時(shí)間
1.電子檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。
2.檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的電子資料。
第六條
收集要求
1.圖紙、文本和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；
3.電子資料的內(nèi)容要完整，版本更新要及時(shí)且要求版本編號(hào)明確區(qū)分。
第七條
電子檔案資料的征集
1.檔案部門(mén)有責(zé)任隨時(shí)征集重要電子資料；
2.在征集的電子資料中，凡涉及國(guó)家和行業(yè)重大變化，或?qū)?duì)公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展產(chǎn)生重大影響的，應(yīng)向公司檔案主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送目錄和樣本。
第八條
電子檔案費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)
本部門(mén)按本辦法第四條形成電子檔案的發(fā)生費(fèi)用，責(zé)任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經(jīng)檔案管理人簽字認(rèn)可，部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。
(三)電子檔案的整理
第九條
電子檔案的整理，包括分類(lèi)、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。
第十條
電子檔案的整理由相關(guān)各專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)，資料員協(xié)助。
第十一條
分類(lèi)、編號(hào)
1.圖紙、文本檔案按項(xiàng)目、階段、專(zhuān)業(yè)、版次、時(shí)間分類(lèi)、編號(hào)，變更加編流水號(hào)和日期。
2.格式：（例）****（項(xiàng)目）-BG(變更)-JG(專(zhuān)業(yè))-000-2009/10/20第十二條
保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條
文字說(shuō)明的編寫(xiě)
1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、記錄者等。
2.編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：
(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；
(2)按資料的自然張編寫(xiě)文字說(shuō)明。
(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；
(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
(四)電子檔案的保管
第十四條
電子檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。
第十五條
保管條件
磁盤(pán)、光盤(pán)應(yīng)在室溫下存放保管，并避免存放在潮濕的環(huán)境中。磁盤(pán)庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁盤(pán)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁盤(pán)最好不用鐵皮柜。磁盤(pán)及光盤(pán)應(yīng)立放存放。
第十六條
對(duì)庫(kù)存的電子檔案，要兩年檢查一次。
第十七條
歸檔保存的電子檔案，任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改；銷(xiāo)毀電子檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。
第十八條
建立健全電子檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好電子檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。
(五)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用
第十九條
編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十條
建立電子檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)電子檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。
第二十一條
具有專(zhuān)利的電子檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專(zhuān)利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。
第二十二條
電子檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的電子檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制電子檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
第二十三條
在不影響保密的前提下，各單位可利用電子檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)在的電子檔案。
