第1篇 會(huì)計(jì)檔案管理辦法
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過,修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自2023年1月1日起就已經(jīng)開始施行。下面是小編整理的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 的具體內(nèi)容,歡迎大家閱讀。
會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國家檔案局主管全國會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自2023年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))同時(shí)廢止。
附表:1.企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
2.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表
第2篇 集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法
1. 目的
為了加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案工作制度,更好地為集團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算服務(wù),以保證財(cái)務(wù)核算資料的安全完整,特制定本辦法。
2. 應(yīng)用范圍
本制度適用于集團(tuán)各職能部門及各子公司。
3. 職責(zé)
3.1集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及集團(tuán)所屬各子公司財(cái)務(wù)核算檔案的使用與保管工作,必須保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。
3.2 因保管需要,財(cái)務(wù)部需定期將財(cái)務(wù)檔案移交總裁辦檔案室,檔案室要保證財(cái)務(wù)檔案的安全,并隨時(shí)保證財(cái)務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。
4. 具體規(guī)定
4.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。
4.2集團(tuán)財(cái)務(wù)部各子公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員對本公司的財(cái)務(wù)核算資料,必須按照會(huì)計(jì)歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了,可暫由低柜架擺放,超過一年以上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會(huì)計(jì)檔案,全部移交到集團(tuán)總裁辦的檔案庫保管,并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。
4.3檔案部門對接收保管的會(huì)計(jì)檔案,必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保管,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的裝訂,個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對所管檔案進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便,同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.4會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,必須經(jīng)上級主管批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,由財(cái)務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理,借出檔案必須在當(dāng)日歸還,次日再借。
4.5各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)起特點(diǎn),分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
4.6會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由本單位會(huì)計(jì)檔案部門提出銷毀意見,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,并報(bào)集團(tuán)董事會(huì)同意后方可實(shí)施銷毀。
4.7監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽字蓋章,并將銷毀情況向集團(tuán)董事會(huì)報(bào)告。
4.8會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定如下:
4.8.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久保存。
4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。
4.8.3會(huì)計(jì)賬簿:日記賬、明細(xì)賬、總賬輔助賬簿保管期限15年;其中固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年,涉及外事的會(huì)計(jì)帳簿永久保存。
4.8.4會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表,包括文字分析保存期5年,年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久保存。
4.8.5會(huì)計(jì)移交清冊保管期15年;會(huì)計(jì)檔案清冊保管期25年。
第3篇 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定辦法
會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
第一條
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是國家檔案的重要組成部分,也是各企業(yè)的主要檔案之一。
第二條
按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》會(huì)計(jì)檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時(shí)、存入有序、專人保管。
第三條 會(huì)計(jì)檔案的范圍
1、會(huì)計(jì)憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù),是重要的會(huì)計(jì)核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。
記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會(huì)計(jì)分錄,并據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬薄的憑證。
其他會(huì)計(jì)憑證是指以上憑證之外的憑證。
2、會(huì)計(jì)賬簿是指以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理,逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍。它是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)帳簿:包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
3、財(cái)務(wù)報(bào)告指用來反映會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表以及財(cái)務(wù)情況說明書等。會(huì)計(jì)報(bào)表包括月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及附注。
4、其他類會(huì)計(jì)檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊,會(huì)計(jì)檔案保管清冊,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料是指與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的重要資料。
第四條 會(huì)計(jì)檔案的立卷和保管
1、會(huì)計(jì)檔案的分類和編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案可分為四類:會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它類,根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級編號(hào)管理。
2、財(cái)務(wù)部門按照上述歸類和編號(hào)負(fù)責(zé)整理立卷。會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒(或卷皮)進(jìn)行包裝。
3、會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門保管一年,以備隨時(shí)查閱,滿一年后,有單獨(dú)檔案部門的,同財(cái)務(wù)部門編造清冊移交檔案部門保管。
4、檔案部門對所保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立“會(huì)計(jì)檔案保管清冊”由會(huì)計(jì)檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
5、會(huì)計(jì)檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號(hào)分類順序存放。存放地點(diǎn)應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。
6、會(huì)計(jì)檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。
7、各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。
第五條 會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱
1、本公司人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要經(jīng)主管會(huì)計(jì)同意;外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案要有正式介紹信,并經(jīng)會(huì)計(jì)主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn);會(huì)計(jì)檔案原件不得外借。
2、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案須填寫會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿,需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
第六條 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
1、對保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷,保管到確無保存價(jià)值時(shí)再進(jìn)行銷毀。
2、對按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)會(huì)部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式三份,分別由檔案、財(cái)會(huì)、上級主管單位保留。
第4篇 地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則辦法
會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則:
1、公司應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料包括:各種會(huì)計(jì)憑證和賬簿、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、各種會(huì)計(jì)報(bào)表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會(huì)計(jì)人員交接清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單等。
2、每個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束,會(huì)計(jì)人員應(yīng)將上述會(huì)計(jì)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊、編制會(huì)計(jì)檔案保存清單,連同會(huì)計(jì)檔案一并歸檔,并由專人負(fù)責(zé)管理。
3、會(huì)計(jì)檔案一律不得外借,切實(shí)防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須持具有縣級以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會(huì)計(jì)檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會(huì)計(jì)檔案可以銷毀,但必須填制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,嚴(yán)防散失。
5、會(huì)計(jì)檔案保管期限附后。
第5篇 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,通過會(huì)計(jì)核算形成的會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。
二、醫(yī)院的檔案部門和財(cái)會(huì)部門作為會(huì)計(jì)檔案管理的負(fù)責(zé)部門,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案的整理立卷,編制目錄,裝訂成冊工作,檔案部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。
三、根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及其實(shí)施辦法和醫(yī)院具體情況,確定會(huì)計(jì)檔案資料的具體內(nèi)容。
四、當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管一年,一年后檔案部門集中統(tǒng)一保管。
五、建立會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱制度。檔案原件原則上不得借出本醫(yī)院,如由特殊需要,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定其保管期限(永久定期)。
七、建立會(huì)計(jì)檔案的銷毀制度。
1、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,由檔案管理部門提出銷毀意見,會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定,編選“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊“,報(bào)送市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處或有關(guān)上級部門批準(zhǔn)后派人監(jiān)督銷毀。
2、保管期滿但尚未了結(jié)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,直至債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。
3、監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案之前,應(yīng)以認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對,銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章并將銷毀情況報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)、市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處保存銷毀記錄資料。
第6篇 建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
為了加強(qiáng)我院會(huì)計(jì)檔案的管理,確保財(cái)務(wù)信息安全和完整,特制定本辦法,請認(rèn)真執(zhí)行。
一、數(shù)據(jù)資料管理與保管
計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報(bào)表,應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。
⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。
現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個(gè)人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收(付)訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁,由出納人員核對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章,銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核無誤后,由出納和主管負(fù)責(zé)人簽字蓋章,按月編頁碼裝訂成冊,加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊,加蓋封印妥善保管。
⒉記帳憑證的保管
記帳憑證主要是指機(jī)制憑證,經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計(jì)算機(jī),并加蓋會(huì)計(jì)主管、記賬員(輸入)、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人(領(lǐng)、交款人)簽字確認(rèn)。當(dāng)日工作結(jié)束,記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無誤蓋章后,連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊,妥善保管。
⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時(shí)間
⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。
⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。
⑶總分類賬、各明細(xì)科目余額表每月打印一次。
⑷記帳憑證(包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證)的科目匯總表每日打印一次,并同該日記帳憑證一起裝訂。
⑸會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表,按管理要求和時(shí)間打印輸出,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字生效。
⒋其他
由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并要求操作人員和財(cái)務(wù)主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。
二、數(shù)據(jù)備份管理
⒈由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性,當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進(jìn)行備份。
⒉在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,每張軟盤采取隔日備份的方法,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對工作的干擾。
⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
⒋計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表等,按月做兩套軟盤備份,或在兩臺(tái)以上計(jì)算機(jī)中備份,備份軟盤應(yīng)交會(huì)計(jì)檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管,并注意防火、防磁、防潮、防塵。
三、會(huì)計(jì)檔案管理
財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)檔案的管理由財(cái)務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé),并建立檔案登記清冊,詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項(xiàng)。
⒈會(huì)計(jì)檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù),打印輸出的憑證帳冊、報(bào)表,必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。
⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上保護(hù)標(biāo)簽,裝入磁盤盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。
⒊由打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案,按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。
⒋隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤,作為會(huì)計(jì)檔案按規(guī)定保管。
⒌各類會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱,必須經(jīng)過會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章,填寫檔案借閱登記清冊。如果對備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
⒍必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴(yán)重者,將追究其法律責(zé)任。
⒎會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后,其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第7篇 石油銷售公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法
石油銷售公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第一章 總則
第一條為加強(qiáng)石油銷售公司(以下簡稱'hb公司'或'公司')會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油(集團(tuán))有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
第二條本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第三條本辦法適用于hb公司。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條公司財(cái)務(wù)部和綜合辦公室共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作。
第三章 會(huì)計(jì)檔案管理范圍
第五條會(huì)計(jì)檔案一般包括以下內(nèi)容:
(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第四章 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
第六條每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第七條會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用'三統(tǒng)一'的辦法對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊,報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第八條會(huì)計(jì)憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。
2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)用'三針引線法'裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
第九條會(huì)計(jì)賬簿的立卷
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷?；疽笫?
(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂;
(二)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;
(三)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(四)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;
(五)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(六)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(七)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
第十條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。會(huì)計(jì)報(bào)表編制要求:
(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全,整理報(bào)表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;
(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。
第十一條其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷
會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第十二條同時(shí)滿足下列條件的,公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意
外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第十三條滿足本辦法第十二條規(guī)定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第五章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔
第十四條當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部保管一年,期滿后于次年1月10號(hào)前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十五條紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
綜合辦公室接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十六條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。
第六章 會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
第十七條檔案在財(cái)務(wù)部保管期間,財(cái)務(wù)部應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。
第十八條會(huì)計(jì)檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見《檔案管理辦法》。
第七章 會(huì)計(jì)檔案的保管期限
第十九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。
第二十條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第八章 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
第二十一條公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。
會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司綜合辦公室牽頭,組織會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察人員共同進(jìn)行。
第二十二條經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)公司綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、總會(huì)計(jì)師或財(cái)務(wù)總監(jiān)、綜合辦公室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、綜合辦公室經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
(四)電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由辦公室、財(cái)務(wù)部和信息管理部共同派員監(jiān)銷。
第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第九章 附則
第二十四條本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第二十五條所屬各單位應(yīng)制定本單位的會(huì)計(jì)檔案管理辦法,并報(bào)公司財(cái)務(wù)部備案。
第二十六條本辦法未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十七條本辦法自下發(fā)之日起施行。
