天中花園業(yè)主入住管理方案
中天花園業(yè)主入住管理方案
1籌建物業(yè)服務(wù)中心
為了使今后能有序地對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理,在物業(yè)正式交付使用前,物業(yè)管理公司將設(shè)計(jì)物業(yè)管理模式,制訂相應(yīng)的規(guī)章制度及編制有關(guān)文件,印制各種證件,進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、人員培訓(xùn)等前期工作。
*籌建物業(yè)服務(wù)中心,建立組織架構(gòu)、崗位職責(zé)及人員配備,
*制定管理公約、物業(yè)使用須知(或稱(chēng)物業(yè)手冊(cè))、裝修管理辦法、入伙手續(xù)表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主信息表等,
*制定入伙的各項(xiàng)程序及收費(fèi)項(xiàng)目,
*與開(kāi)發(fā)商約定業(yè)主收樓驗(yàn)房的操作和整改程序,
*制定業(yè)主或使用人收樓后進(jìn)行二次裝修的管理規(guī)定,
*招聘或選聘物業(yè)管理人員,
*制定物業(yè)管理內(nèi)部運(yùn)作的各項(xiàng)文件和規(guī)章程度及人員考核標(biāo)準(zhǔn),
*籌備社區(qū)管理網(wǎng)絡(luò)各項(xiàng)工作,
*制定物業(yè)管理各項(xiàng)達(dá)標(biāo)目標(biāo)計(jì)劃,并組織實(shí)施。
2入住管理
規(guī)范業(yè)主入住和裝修管理,確保業(yè)主順利入住,保障公共設(shè)施、共用設(shè)備的正常使用,樓宇安全和房屋外觀統(tǒng)一美觀。
3入住資料準(zhǔn)備
*根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫(xiě)和印制《住戶(hù)手冊(cè)》,《消防安全責(zé)任書(shū)》、《入住通知書(shū)》,
*《入住通知書(shū)》的內(nèi)容要求列明物業(yè)服務(wù)中心辦公地點(diǎn),業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料,證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡(jiǎn)明扼要的入住流程等。
*印刷以下各類(lèi)入住表格:
-《(業(yè)主)領(lǐng)用登記表》
-《裝修申請(qǐng)表》
-《住宅使用說(shuō)明》
-《住宅質(zhì)量保證書(shū)》
-《鑰匙領(lǐng)用登記表》
-《入住驗(yàn)房表》
-《入住登記表》
4入住環(huán)境布置
*區(qū)內(nèi)環(huán)境
-入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營(yíng)造熱烈的氣氛。
-插指路牌,由入口處到物業(yè)服務(wù)中心,指路牌表明“中天花園物業(yè)服務(wù)中心”字樣。
-入口處表明物業(yè)服務(wù)中心的辦公地址和辦公時(shí)間。
*物業(yè)服務(wù)中心辦公環(huán)境
-擺放花盆、盆景給人以隆重喜慶的感受。
-張貼醒目的“辦理入伙手續(xù)流程圖”,辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”。
-管理人員著裝整潔,精神飽滿(mǎn)。
-辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
5入住流程
*發(fā)出入住通知
客戶(hù)服務(wù)部依照項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心辦公會(huì)議設(shè)定的時(shí)間,向業(yè)主發(fā)送入住通知,內(nèi)容包括:
-《關(guān)于辦理入伙手續(xù)的通知》。
-《致廣大業(yè)主信》
業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到物業(yè)服務(wù)中心辦理入伙手續(xù),如果在規(guī)定期限到來(lái)的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,客戶(hù)服務(wù)部應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來(lái)辦理入住手續(xù),超過(guò)規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,客戶(hù)服務(wù)部應(yīng)將情況向物業(yè)經(jīng)理匯報(bào)決定是否再發(fā)函催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件:
-《關(guān)于辦理入伙手續(xù)的通知》。
-《購(gòu)房合同》原件和復(fù)印件各一份。
-業(yè)主的身份證原件及復(fù)印件各一份,一寸彩照每人各兩張。
-單位購(gòu)房的尚須帶齊營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本及其復(fù)印件各一份。
-委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書(shū)。
*辦理入住手續(xù)
管理員在辦理業(yè)主入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對(duì)以下證件進(jìn)行檢查:
-《購(gòu)房合同》原件。
-業(yè)主的身份證原件。
-單位購(gòu)房的還須檢查其單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本。
-委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書(shū)。
檢查無(wú)誤后,管理員將《購(gòu)房合同》原件,業(yè)主的身份證原件,單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本返回業(yè)主,證件復(fù)印件及業(yè)主委托書(shū)存入檔案。
將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。
*交納入住費(fèi)用
客戶(hù)服務(wù)指引業(yè)主到財(cái)務(wù)部交納入住費(fèi)用,財(cái)務(wù)部根據(jù)收款項(xiàng)目開(kāi)具收款收據(jù),一般情況下,入伙費(fèi)用包括以下項(xiàng)目:
-煤氣開(kāi)戶(hù)費(fèi):屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無(wú)此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)
-有線(xiàn)電視初裝費(fèi),屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無(wú)此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)。
-裝修垃圾清理費(fèi)。
-管理費(fèi):預(yù)收一年物業(yè)費(fèi)等。
*驗(yàn)房收檔
-客戶(hù)服務(wù)在業(yè)主交完入住費(fèi)用后交于工程部,由工程部帶業(yè)主驗(yàn)收房屋,并請(qǐng)業(yè)主將房屋存在的問(wèn)題填入《業(yè)主入伙驗(yàn)房表中》。
-房屋經(jīng)驗(yàn)收合格的,管理員應(yīng)請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主入伙驗(yàn)房表》中簽字確認(rèn)。
-驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)立即協(xié)商整改。
-整改完畢,再通知業(yè)主二次驗(yàn)收,二次驗(yàn)收不合格的,由客戶(hù)部跟蹤改進(jìn),至合格為止。
*發(fā)放鑰匙
-業(yè)主收樓無(wú)問(wèn)題,根據(jù)業(yè)主要求,由事務(wù)部將鑰匙全部交給業(yè)主。
-業(yè)主收樓有問(wèn)題,事務(wù)部將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí),征得業(yè)主同意后留一把大門(mén)鑰匙,以供整改時(shí)使用。
-業(yè)主領(lǐng)取鑰匙時(shí),應(yīng)在《鑰匙領(lǐng)用表》中簽字。
*簽署《管理公約》和《消防安全責(zé)任書(shū)》。
-管理員將《管理公約》、《消防安全責(zé)任書(shū)》(一式兩份)交給業(yè)主并請(qǐng)業(yè)主詳細(xì)閱讀。
-請(qǐng)業(yè)主簽署《管理公約》、《消防安全責(zé)任書(shū)》。
-管理員將簽署后的《管理公約》、《消防安全責(zé)任書(shū)》其中的一份存入業(yè)主檔案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。
*資料發(fā)放:管理員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存:
-《住戶(hù)手冊(cè)》。
-《服務(wù)指南》。
-簽署后的《管理公約》。
-簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
-《住宅使用說(shuō)明》。
-《住宅質(zhì)量保證書(shū)》。
*開(kāi)通水電
