第1篇 小區(qū)分項(xiàng)物業(yè)管理方案：檔案建立
華庭小區(qū)分項(xiàng)物業(yè)管理方案:檔案建立
14.小區(qū)檔案建立與管理
建立j華庭的資料檔案,加強(qiáng)資料檔案的管理,對(duì)于保存小區(qū)的歷史信息,維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于樓宇及設(shè)備設(shè)施的檢查、維護(hù)、更新和住戶的溝通、聯(lián)系,作用不可低估。
(1)管理內(nèi)容
a.工程檔案:從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施資料等;
b.住戶檔案:所有住戶購(gòu)(租)房合同(復(fù)印件),住戶基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表和住戶健康狀況登記表等;
c.商場(chǎng)檔案:商場(chǎng)名稱、經(jīng)營(yíng)范圍、審批手續(xù)、交費(fèi)情況、經(jīng)營(yíng)情況等;
d.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、監(jiān)控錄像、各類活動(dòng)的照片資料、維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、有償服務(wù)記錄、會(huì)議記錄、榮譽(yù)資料等;
e.財(cái)務(wù)檔案:逐年形成的小區(qū)財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
f.文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等。
(2)管理措施
a.制訂檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;
b.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊(cè),方便查閱,利于管理;
c.專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;
d.配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)備設(shè)施,以滿足檔案管理要求;
e.根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采取不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;
f.實(shí)現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。
第2篇 住宅項(xiàng)目物業(yè)管理檔案建立方案
住宅項(xiàng)目物業(yè)管理檔案建立方案
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。
業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶檔案的收集
物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。
(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。
(3)業(yè)戶檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶檔案的歸檔
***華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
(6)業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
