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第1篇 某管理處服務(wù)回訪內(nèi)容記錄指引
1、工作目的
規(guī)范管理處的服務(wù)、投訴處理的管理,不斷地提高服務(wù)水平,提高業(yè)戶對(duì)服務(wù)的滿意率,同時(shí)多方面接受業(yè)戶對(duì)服務(wù)意見的反饋,便于對(duì)服務(wù)質(zhì)量的控制與改進(jìn)。
2、工作職責(zé)
2.1 管理處調(diào)度人員:負(fù)責(zé)投訴處理的抽樣回訪、跟進(jìn)工作,并按規(guī)定按月整理處理過程的及時(shí)率、合格率和存在問題上報(bào)管理處負(fù)責(zé)人。
2.2 管理處各職能組主管:負(fù)責(zé)根據(jù)本專業(yè)的管理特點(diǎn)定期或不定期地進(jìn)行回訪工作,并就收集到的問題進(jìn)行記錄、分析、總結(jié)、改進(jìn)工作,并上報(bào)管理處負(fù)責(zé)人。
2.3 管理處負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)組織管理處定期或不定期的綜合的回訪活動(dòng),特殊性的專題回訪也由管理處負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員進(jìn)行。以上回訪活動(dòng)后,要組織有關(guān)人員記錄、分析,進(jìn)行回訪總結(jié),要有整改的措施與步驟,并就問題的分析和意見寫成報(bào)告報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。
3、工作指引
3.1 概念
回訪:定期或逐項(xiàng)地就服務(wù)的質(zhì)量征求業(yè)戶意見,并做記錄、整理、改進(jìn)服務(wù)稱作回訪,它是整個(gè)服務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
3.2 管理處定期的全面回訪:
3.2.1 全面回訪每年進(jìn)行兩次,定在七月和來年的元月份進(jìn)行,采取問卷形式。
3.2.2 回訪表臨時(shí)制定,主要內(nèi)容有兩個(gè)部分:
a.基本服務(wù)意見的調(diào)整
b.根據(jù)本管理處的當(dāng)時(shí)情況,制定出側(cè)重調(diào)查的內(nèi)容,設(shè)計(jì)并提出調(diào)查問題。
3.2.3 回訪表回收后,進(jìn)行分類、分析、找出問題。
3.2.4 管理處就回訪提出的問題召開有關(guān)會(huì)議,找出原因,定出整改措施,在《回訪報(bào)告表》上記錄,并逐件在調(diào)度人員處立項(xiàng),跟進(jìn)落實(shí)。
3.2.5 每次全面回訪后,管理處要給公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交一份完整的處理報(bào)告。
3.3 特殊事件的回訪
3.3.1 特殊事件處理完畢后,根據(jù)性質(zhì)的嚴(yán)重程度和處理的情況,在20天內(nèi)管理處負(fù)責(zé)人要專門安排上門回訪,回訪內(nèi)容及人員據(jù)實(shí)際情況而定。
3.3.2 回訪后,如有未盡事宜,管理處負(fù)責(zé)人要召開專門會(huì)議研究,采取措施盡快處理和落實(shí)。處理過程要在《工作日志》和《回訪報(bào)告表》上記錄。
3.3.3 以上回訪過程處理完畢后,根據(jù)事件的結(jié)果和程度,用書面的形式報(bào)告公司。
3.4 管理處各職能組的回訪
3.4.1 管理處各職能組的回訪主要是根據(jù)業(yè)戶的投訴處理和服務(wù)工作的改進(jìn)而隨機(jī)進(jìn)行的,主要是專題上門回訪或每年不少于住戶5%的抽樣書面回訪。
3.4.2 各職能組的上門回訪由各職能主管組織進(jìn)行,并填好《回訪記錄表》,如書面回訪則由職能主管提出,管理處統(tǒng)一發(fā)出問卷。
3.4.3 各職能組的回訪內(nèi)容以本職能的服務(wù)項(xiàng)目為主,一般不涉及其他部門。
3.4.4 各職能部門回訪后要把收集的回訪意見整理好,調(diào)查分析,填好《回訪報(bào)告表》,逐條整改落實(shí),并就回訪的意見和整改的措施用書面或口頭的形式向管理處負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
3.4.5 管理處負(fù)責(zé)人對(duì)各職能部門的回訪工作要給予領(lǐng)導(dǎo),對(duì)整改措施的落實(shí)要嚴(yán)格要求,跟進(jìn)落實(shí)。
3.5 投訴處理的逐項(xiàng)回訪
3.5.1 投訴處理的回訪主要是在投訴處理銷項(xiàng)后而進(jìn)行的,抽樣回訪或銷項(xiàng)數(shù)60%回訪,要在《投訴調(diào)度記錄》表中記錄不能遺漏。
3.5.2 投訴處理的回訪主要是由調(diào)度人員用口頭/電話進(jìn)行。
3.5.3 投訴處理的回訪一般在投訴案銷項(xiàng)三天后至一周內(nèi)(清潔服務(wù)除外)進(jìn)行,必要時(shí)調(diào)度人員可通知維修班實(shí)施責(zé)任人到現(xiàn)場進(jìn)行回訪并做記錄。
3.5.4 調(diào)度人員要把回訪情況進(jìn)行記錄,填入《投訴調(diào)度記錄》中,如無問題,一項(xiàng)投訴處理的質(zhì)量控制記錄就算完結(jié)了。如還存在問題,則要按有關(guān)規(guī)定繼續(xù)跟進(jìn)處理。
3.5.5 調(diào)度人員每月都要將當(dāng)月的回訪情況做總結(jié),填在《投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》上報(bào)管理處負(fù)責(zé)人。管理處負(fù)責(zé)人要根據(jù)此總結(jié)寫出評(píng)語并跟進(jìn)落實(shí)。
4、參閱文件、資料
4.1 《業(yè)戶投訴處理程序》
4.2 《業(yè)戶投訴的立項(xiàng)和銷項(xiàng)規(guī)定》
4.3 《管理處服務(wù)回訪的內(nèi)容及記錄指引》
4.4 《業(yè)戶投訴調(diào)度規(guī)程》
5、質(zhì)量記錄
5.1 《回訪調(diào)查表》(隨機(jī)設(shè)計(jì))
5.2 《物業(yè)管理投訴調(diào)度記錄》
5.3 《物業(yè)管理投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》
5.4 《工作日志》
5.5 《回訪記錄表》
5.6 《回訪報(bào)告表》
第2篇 某小區(qū)管理處服務(wù)回訪內(nèi)容記錄指引
小區(qū)管理處服務(wù)回訪的內(nèi)容及記錄指引
1、工作目的
規(guī)范管理處的服務(wù)、投訴處理的管理,不斷地提高服務(wù)水平,提高業(yè)戶對(duì)服務(wù)的滿意率,同時(shí)多方面接受業(yè)戶對(duì)服務(wù)意見的反饋,便于對(duì)服務(wù)質(zhì)量的控制與改進(jìn)。
2、工作職責(zé)
2.1 管理處調(diào)度人員:負(fù)責(zé)投訴處理的抽樣回訪、跟進(jìn)工作,并按規(guī)定按月整理處理過程的及時(shí)率、合格率和存在問題上報(bào)管理處負(fù)責(zé)人。
2.2 管理處各職能組主管:負(fù)責(zé)根據(jù)本專業(yè)的管理特點(diǎn)定期或不定期地進(jìn)行回訪工作,并就收集到的問題進(jìn)行記錄、分析、總結(jié)、改進(jìn)工作,并上報(bào)管理處負(fù)責(zé)人。
2.3 管理處負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)組織管理處定期或不定期的綜合的回訪活動(dòng),特殊性的專題回訪也由管理處負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員進(jìn)行。以上回訪活動(dòng)后,要組織有關(guān)人員記錄、分析,進(jìn)行回訪總結(jié),要有整改的措施與步驟,并就問題的分析和意見寫成報(bào)告報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。
3、工作指引
3.1 概念
回訪:定期或逐項(xiàng)地就服務(wù)的質(zhì)量征求業(yè)戶意見,并做記錄、整理、改進(jìn)服務(wù)稱作回訪,它是整個(gè)服務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
3.2 管理處定期的全面回訪:
3.2.1 全面回訪每年進(jìn)行兩次,定在七月和來年的元月份進(jìn)行,采取問卷形式。
3.2.2 回訪表臨時(shí)制定,主要內(nèi)容有兩個(gè)部分:
a.基本服務(wù)意見的調(diào)整
b.根據(jù)本管理處的當(dāng)時(shí)情況,制定出側(cè)重調(diào)查的內(nèi)容,設(shè)計(jì)并提出調(diào)查問題。
3.2.3 回訪表回收后,進(jìn)行分類、分析、找出問題。
3.2.4 管理處就回訪提出的問題召開有關(guān)會(huì)議,找出原因,定出整改措施,在《回訪報(bào)告表》上記錄,并逐件在調(diào)度人員處立項(xiàng),跟進(jìn)落實(shí)。
3.2.5 每次全面回訪后,管理處要給公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交一份完整的處理報(bào)告。
3.3 特殊事件的回訪
3.3.1 特殊事件處理完畢后,根據(jù)性質(zhì)的嚴(yán)重程度和處理的情況,在20天內(nèi)管理處負(fù)責(zé)人要專門安排上門回訪,回訪內(nèi)容及人員據(jù)實(shí)際情況而定。
3.3.2 回訪后,如有未盡事宜,管理處負(fù)責(zé)人要召開專門會(huì)議研究,采取措施盡快處理和落實(shí)。處理過程要在《工作日志》和《回訪報(bào)告表》上記錄。
3.3.3 以上回訪過程處理完畢后,根據(jù)事件的結(jié)果和程度,用書面的形式報(bào)告公司。
3.4 管理處各職能組的回訪
3.4.1 管理處各職能組的回訪主要是根據(jù)業(yè)戶的投訴處理和服務(wù)工作的改進(jìn)而隨機(jī)進(jìn)行的,主要是專題上門回訪或每年不少于住戶5%的抽樣書面回訪。
3.4.2 各職能組的上門回訪由各職能主管組織進(jìn)行,并填好《回訪記錄表》,如書面回訪則由職能主管提出,管理處統(tǒng)一發(fā)出問卷。
3.4.3 各職能組的回訪內(nèi)容以本職能的服務(wù)項(xiàng)目為主,一般不涉及其他部門。
3.4.4 各職能部門回訪后要把收集的回訪意見整理好,調(diào)查分析,填好《回訪報(bào)告表》,逐條整改落實(shí),并就回訪的意見和整改的措施用書面或口頭的形式向管理處負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
3.4.5 管理處負(fù)責(zé)人對(duì)各職能部門的回訪工作要給予領(lǐng)導(dǎo),對(duì)整改措施的落實(shí)要嚴(yán)格要求,跟進(jìn)落實(shí)。
3.5 投訴處理的逐項(xiàng)回訪
3.5.1 投訴處理的回訪主要是在投訴處理銷項(xiàng)后而進(jìn)行的,抽樣回訪或銷項(xiàng)數(shù)60%回訪,要在《投訴調(diào)度記錄》表中記錄不能遺漏。
3.5.2 投訴處理的回訪主要是由調(diào)度人員用口頭/電話進(jìn)行。
3.5.3 投訴處理的回訪一般在投訴案銷項(xiàng)三天后至一周內(nèi)(清潔服務(wù)除外)進(jìn)行,必要時(shí)調(diào)度人員可通知維修班實(shí)施責(zé)任人到現(xiàn)場進(jìn)行回訪并做記錄。
3.5.4 調(diào)度人員要把回訪情況進(jìn)行記錄,填入《投訴調(diào)度記錄》中,如無問題,一項(xiàng)投訴處理的質(zhì)量控制記錄就算完結(jié)了。如還存在問題,則要按有關(guān)規(guī)定繼續(xù)跟進(jìn)處理。
3.5.5 調(diào)度人員每月都要將當(dāng)月的回訪情況做總結(jié),填在《投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》上報(bào)管理處負(fù)責(zé)人。管理處負(fù)責(zé)人要根據(jù)此總結(jié)寫出評(píng)語并跟進(jìn)落實(shí)。
4、參閱文件、資料
4.1 《業(yè)戶投訴處理程序》
4.2 《業(yè)戶投訴的立項(xiàng)和銷項(xiàng)規(guī)定》
4.3 《管理處服務(wù)回訪的內(nèi)容及記錄指引》
4.4 《業(yè)戶投訴調(diào)度規(guī)程》
5、質(zhì)量記錄
5.1 《回訪調(diào)查表》(隨機(jī)設(shè)計(jì))
5.2 《物業(yè)管理投訴調(diào)度記錄》
5.3 《物業(yè)管理投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》
5.4 《工作日志》
5.5 《回訪記錄表》
5.6 《回訪報(bào)告表》
