工作記錄管理標準作業(yè)工作程序
一、目的
規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。
三、職責
1、公司品質(zhì)部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。
2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。
四、程序要點
1、記錄的作用
(1)證據(jù)的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。
(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。
(3)填寫應(yīng)及時、準確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。
4、記錄的標識
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。
(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應(yīng)按下列要求進行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時間:
a、連續(xù)收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質(zhì)部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇?yīng)隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。
(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔:
a、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄;
b、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;
c、有關(guān)質(zhì)量策劃――計劃的記錄;
d、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;
e、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置,調(diào)整和職責權(quán)限規(guī)定的記錄;
f、有關(guān)重大安全責任事故的記錄;
g、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄;
h、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄;
i、有關(guān)不合格評審、糾正、預防措施的記錄;
j、有關(guān)工作檢查、評比的記錄;
k、有關(guān)員工績效考評的記錄;
l、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。
(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復制、轉(zhuǎn)借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。
五、記錄
《質(zhì)量記錄清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》
2、《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》
3、《檔案管理標準作業(yè)程序》
