工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序

發(fā)布時(shí)間：2024-11-25 查看人數(shù)：76

下載一鍵復(fù)制全文

一、目的

規(guī)范各類(lèi)工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。

三、職責(zé)

1、公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。

2、各部門(mén)和記錄的填寫(xiě)人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。

四、程序要點(diǎn)

1、記錄的作用

(1)證據(jù)的作用:為體系、過(guò)程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。

(2)分析的作用:為分析過(guò)程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。

(3)追溯的作用:為追溯過(guò)程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。

2、記錄的形式和來(lái)源

(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:

a、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計(jì)并要求填寫(xiě)的格式記錄;

b、凡需填寫(xiě)、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺(tái)賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。

(2)分供方提供的記錄

3、記錄形成的要求

(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。

(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。

(3)填寫(xiě)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。

(4)記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。

4、記錄的標(biāo)識(shí)

(1)記錄由記錄的名稱(chēng)和記錄的編號(hào)及版本與標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。記錄的編碼和版本號(hào)執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。

(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(hào)(no)。

5、記錄的收集

(1)記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集:

a、記錄填寫(xiě)、編制部門(mén)收集;

b、記錄接收部門(mén)收集;

c、記錄歸口管理部門(mén)收集。

(2)記錄收集時(shí)間:

a、連續(xù)收集;

b、按月、季、年集中收集。

6、記錄的編目

品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門(mén)使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門(mén),作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇?yīng)隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實(shí)際的一致性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行《文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。

7、記錄的查閱

(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。

(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱,具體實(shí)施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。

8、記錄歸檔

(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔:

a、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄;

b、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;

c、有關(guān)質(zhì)量策劃――計(jì)劃的記錄;

d、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;

e、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄;

f、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄;

g、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄;