第1篇 物業(yè)顧問管理工作內(nèi)容
項目物業(yè)顧問管理工作內(nèi)容
一、前期介入階段
合作期限:由簽約之日起至華僑海景城一期入伙之日前二個月
結(jié)合物業(yè)管理角度在項目施工驗收階段提供合理化建議,為今后開展物管工作及控制管理成本打下良好的基礎,同時為進入實操指導階段做好充分的準備工作。
(一)由顧問團對項目進行實地考察,通過研讀、消化、理解發(fā)展商所提供的項目方案、可行性研究報告、初步規(guī)劃、設計施工圖(包括土建和各類機電設備的)、項目模型等資料,了解項目的規(guī)劃意圖、設計內(nèi)容和規(guī)范,確定項目檔次,協(xié)助管理商對管理檔次進行定位。
(二)根據(jù)我司長期從事物業(yè)管理實踐積累的豐富經(jīng)驗,從物業(yè)管理的角度對項目的各種設施、設備、材料的設計、選型、選材、安裝等方面提供專業(yè)建議,使發(fā)展商在項目的投入上既能準確把握未來業(yè)主的實際需要,又有利于日后物業(yè)管理的成本控制及提高管理質(zhì)量。
1、考查整體工程進度,協(xié)助發(fā)展商各專業(yè)工程的階段性實施進度計劃提議方案;
2、建筑設計(地下、地面、裙房、標準層、屋面)是否滿足物業(yè)管理的需求;
3、設備機房的環(huán)境、通風是否滿足要求;
4、對住戶室外空調(diào)機位置確定,冷凝水的排放處理等問題的建議;
5、根據(jù)清潔管理經(jīng)驗及物業(yè)規(guī)劃要求,提出垃圾房的建造位置和建造價格建議;
6、管理用房位置確定的原則及設計、裝修標準,管理用房位置的參考意見以及管理用房的布局;
7、在不增加發(fā)展商總投資的情況下,為配合國際環(huán)保理念的推行,對適當設置一些環(huán)保設施,如感應式開關、自閉式水喉、分類垃圾箱(房)等提出建議;
8、在空調(diào)工程施工前,根據(jù)設計圖紙從節(jié)能和便于管理的角度提出對設計的修改建議;在空調(diào)設施安裝時,為便于以后維修管理,對需改變安裝位置和工藝的地方提出建議;
9、對原電梯安裝設計及配套設施提出合理化建議,并依據(jù)我司對樓宇機電設備和電梯市場的了解,結(jié)合項目本身的市場定位,為發(fā)展商提供質(zhì)量價格比最優(yōu)的品牌與型號建議,以供參考選擇。
10、從消防設施設計布局、產(chǎn)品選型等方面提出建議;
11、根據(jù)國家消防規(guī)范及公安消防主管部門的審核意見對設計中的缺陷(例如布局不合理造成人力浪費等),提出糾正及修改建議;
12、給排水專業(yè)從收集相關原始資料、氣象數(shù)據(jù)、城市配套工程等方面,提供修改意見;
13、根據(jù)物業(yè)所在地的氣候特點,審查植物設計圖紙,選擇因地制宜的環(huán)境綠化植物,使其既美觀又方便長期養(yǎng)護,對不利于以后物業(yè)管理的問題提出調(diào)整建議;
14、從治安管理、員工生活、社區(qū)文化活動需要等方面提出修改建議;
15、根據(jù)公共部位建筑材料的選用情況,提供保潔標準和程序建議;
16、對建筑外墻的選材和設計提供專業(yè)建議,以方便外墻清洗,使之保持長久的美觀;
17、根據(jù)地方物業(yè)管理法規(guī)、政策及zz物業(yè)長期以來的物管經(jīng)驗對管理商的管理模式、崗位設置、人員配備等提出建議;
18、根據(jù)項目規(guī)模、物業(yè)管理目標及服務范圍、深度、當?shù)匦袠I(yè)管理相關法規(guī)政策等,對管理商的機構(gòu)設置、定崗定編、各級各類員工的任職條件和素質(zhì)要求等提出建議;
19、對會所的規(guī)模、結(jié)構(gòu)、配套項目、裝修格局標準、面積分配、器材選配及經(jīng)營模式等提供咨詢和建議。針對項目的市場定位,準確推測準業(yè)主層次,從實用性上建議會所適合經(jīng)營的項目,在此基礎上進一步建議哪些項目可收費,哪些項目不宜收費,其原則在于先聚人氣,進而達到既創(chuàng)造社會效益又有一定經(jīng)濟收益的目的。
(三)從業(yè)主/住戶使用的角度,提出專業(yè)建議:如從居家生活私密及安全角度考慮是否需要增設安全防護設施;如從業(yè)主使用的角度提供戶型設計、各種管道設計等方面的,以方便業(yè)主裝修及使用,減少將來物管的難度。
(四)從智能化的角度,提出專業(yè)建議:
1、考察整體工程進度,提出智能化工程的階段性實施進度計劃;
2、針對發(fā)展商對智能化工程的要求,對原智能化設計提出合理化建議,并根據(jù)當前市場情況,提出增加智能化功能的建議;
3、根據(jù)發(fā)展商的最終要求提出智能化系統(tǒng)設計方案,方案要求功能完善、先進,設計合理、實用;
4、協(xié)助發(fā)展商對多家智能化系統(tǒng)設計方案進行優(yōu)化選擇,從性能價格比等多方面確定最優(yōu)方案,并對智能化設備的選型提出建議。
(五)從環(huán)保的角度,提出專業(yè)建議:
1、根據(jù)顧問商在建筑給水與排水方面的節(jié)能、環(huán)保等的成功經(jīng)驗提供專業(yè)建議;
2、對物業(yè)內(nèi)商場(商鋪)、餐飲、娛樂性場所的油煙、污水及噪音的處理建議;
3、根據(jù)會所增設的項目及物業(yè)配套設施,從節(jié)能和環(huán)保的角度,提出建議。
(六)從物業(yè)管理角度提供專業(yè)咨詢、服務以降低成本提高效益:
1、物業(yè)周邊圍欄、崗亭、垃圾中轉(zhuǎn)站的位置、規(guī)格及標準等;
2、公共部分裝修材料的選用;
3、在空調(diào)設備安裝前,對設備的適用情況和選型提供咨詢;在空調(diào)設備安裝時,對空調(diào)設施的安裝提供咨詢;
4、協(xié)助發(fā)展商對多家電梯品牌進行優(yōu)化選擇,從性能價格比等多方面確定最優(yōu)方案,最終幫助擬定電梯品牌、型號、規(guī)格;
5、在滿足消防規(guī)范的前提下,提供最新的設備技術或施工方法;協(xié)助發(fā)展商選擇性能穩(wěn)定、質(zhì)量可靠、售后服務良好的消防產(chǎn)品和分包商;
6、根據(jù)管理商要求,提供我方在建筑給水與排水方面的技術、設計、施工等的成功經(jīng)驗;
7、根據(jù)項目和各項工作的程序提供測算實際需要配備的人員和費用的咨詢;
8、解答發(fā)展商及管理商關于物業(yè)管理相關法規(guī)、政策的咨詢或提供相關法規(guī)、政策文本;
(七)在施工過程中,協(xié)助發(fā)展商監(jiān)督各專業(yè)工程的進展情況,盡力提高工程施工質(zhì)量,確保工程按計劃完工,同時可以降低日后物業(yè)設備管理難度。
(八) 指導發(fā)展商監(jiān)督各專業(yè)設備安裝和調(diào)試工作,確保工程質(zhì)量。
(九)指導發(fā)展商組織各專業(yè)工程、設施設備的驗收工作,對不合格處提出整改意見,由發(fā)展商責成有關施工單位進行整改,然后進行復驗,最后協(xié)助收集驗收報告。
(十) 根據(jù)物業(yè)項目檔次定位和當?shù)卣飪r主管部門有關物業(yè)管理收費政策,指導發(fā)展商制訂物業(yè)管理收費標準。
(十一)從創(chuàng)優(yōu)的角度,根據(jù)各級優(yōu)秀物業(yè)管理小區(qū)的考核評比標準,提出專業(yè)改進建議。
(十二)配合發(fā)展商樓宇營銷宣傳、推廣工作之需要,提供zz物業(yè)企業(yè)簡介、主
要業(yè)績證書、在管物業(yè)圖片及資質(zhì)等級證書等資料。
二、 實操指導階段
合作期限:共一年,由本物業(yè)首期入伙之日前二個月起計,又分為前期籌備、集中入伙、裝修搬遷和正常管理四個時期。
前期籌備期
指一期物業(yè)入伙前,zz協(xié)助管理商從機構(gòu)組建、人員培訓到為一期物業(yè)入伙做相應籌備的工作時期。
(一)在發(fā)展商需要對物業(yè)設施設備系統(tǒng)進行增加、減少或改動時,協(xié)助發(fā)展商進行整改,并提供切實可行的方案和解決辦法,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定。
(二) 協(xié)助管理商建立各專業(yè)管理模式、機構(gòu)設置、擬定人員編制:
*協(xié)助管理商制定管理人員、操作層人員定編方案;
*協(xié)助管理商根據(jù)機構(gòu)設置和崗位定編制定出各級各類崗位責任制。
(三)協(xié)助管理商根據(jù)物業(yè)項目實際情況,測算物管成本,提出物業(yè)管理收費標準,報當?shù)卣飪r部門審批。
*人工費用測算;
*設備耗能費用測算;
*設備維修保養(yǎng)費用測算;
*清潔定額費用測算;
*園藝綠化項目的定額費用測算等。
(四)協(xié)助管理商選聘各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層)組建工作隊伍:
*提供人員配置及相應素質(zhì)要求的具體方案;
*協(xié)助對招聘人員進行筆試、面試、實操考核。
*提供員工入職及崗前培訓參考計劃,并協(xié)助做好培訓計劃;
*協(xié)助擬制員工在職培訓年度規(guī)劃,并對規(guī)劃實施進度、落實情況等進行跟蹤檢查和指導;
*協(xié)助對操作工進行操作培訓;
*協(xié)助對操作工進行常見故障診斷及設備管理培訓;
*就管理商員工外培事宜提供咨詢和協(xié)助;
*提供物業(yè)管理收費系統(tǒng)軟件使用培訓。
(五)協(xié)助管理商培訓各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層),協(xié)助對各專業(yè)技術工人進行考核及資格等級的評定,以確保人員素質(zhì)。
(六)協(xié)助制定入伙交接驗收標準及實施程序:
*按照iso9000國際質(zhì)量保證體系文件協(xié)助本物業(yè)管理商制定驗收標準。
*協(xié)助成立入伙接管驗收領導小組。
*指導召開各種入伙專題會議。
*協(xié)助發(fā)展商制定'三通'及其它項目入伙必備目標方案。
*協(xié)助接管驗收小組及有關人員與發(fā)展商、施工單位三方面共同組成聯(lián)合交接小組,并制定交接驗收計劃。
(七)提供設備移交、接管驗收的全套程序、問題缺陷和解決方案建議書樣本及其它資料清單,協(xié)助管理商與發(fā)展商之間各類專業(yè)設施設備的交接與驗收工作(包括各專業(yè)工程的竣工資料的交接工作等)。
(八)指導管理商對設備外觀出現(xiàn)的缺陷進行整改,對維修保養(yǎng)工作的程序等 級進行劃分,對運行中的設備進行節(jié)能改造以利于提高設備管理質(zhì)量。
(九)協(xié)助管理商按iso9000體系標準編制各項管理制度及建立相關資料、文件:
1、提供管理運作所需的工作程序藍本,并結(jié)合項目實際協(xié)助管理商進行修訂、充實和完善;
2、協(xié)助建立各專業(yè)設施設備移交的有關手續(xù)、資料、文件和程序;
3、協(xié)助制定各專業(yè)設施設備管理規(guī)章制度、設備操作規(guī)程及維修保養(yǎng)標準、程序和措施;
4、協(xié)助制定設施設備運行記錄監(jiān)控的有關程序和文件;
5、根據(jù)設計圖紙及操作手冊等協(xié)助制定相關操作指導書、安全規(guī)程、應急處理方案、維修保養(yǎng)方案等指導性文件;
6、協(xié)助制定消防、給水和排水、水泵、機電設備等項目管理方案;
7、協(xié)助管理商制訂清潔保潔標準和程序,編制清潔作業(yè)指導書;
8、協(xié)助制訂綠化操作標準,擬制綠化養(yǎng)護規(guī)范;
9、提供員工手冊和人事管理制度示范文本,指導并協(xié)助編制員工手冊及人事工作相關制度;
10、提供質(zhì)量管理相關的各種記錄表格、樣本,并結(jié)合項目管理目標和質(zhì)量要求協(xié)助管理商進行修訂和取舍;
11、協(xié)助設置會計帳薄,建立會計核算體系;
12、協(xié)助建立健全財務管理制度。
(十)協(xié)助管理商建立各專業(yè)原始技術資料、維修保養(yǎng)記錄等檔案;并就物 業(yè)管理檔案資料的整理提供咨詢和指導。
(十一)為管理商提供日常物業(yè)管理所需設備、材料清單,協(xié)助編制對外分包的有關程序,協(xié)助評價和選擇各專業(yè)分包方。
(十二)指導會計核算,幫助進行財務成本分析,提高經(jīng)濟效益。
(十三)協(xié)助制定入伙前工作計劃:
*協(xié)助成立入伙領導小組。
*協(xié)助制訂入伙計劃。
*指導制定收樓、入伙必備文件資料,如《業(yè)主公約》、《住/用戶手冊》、《收樓須知》、《收樓指南》、《裝修申請登記表》等。
*指導制定管理費預算,管理成本核算方案,根據(jù)本物業(yè)所在地政府物價部門的有關規(guī)定協(xié)助制定各項收費標準。
*協(xié)助制定入伙管理制度。
*協(xié)助發(fā)展商完善入伙必備條件(例如:通知發(fā)展商與當?shù)剜]政部門聯(lián)系落實郵編、通郵時間及報刊訂閱等)。
*協(xié)助制定開辦費用清單、預算及采購計劃。
*指導制定入伙后各專業(yè)服務分派方案。
*制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小組、場景布置、宣傳、人事安排、各種指引標識等。
集中入伙期
指業(yè)主在發(fā)展商書面通知前來入伙的時限內(nèi)集中到物業(yè)現(xiàn)場收樓、驗樓、辦理入伙手續(xù)的工作時期。本期時間短,工作量大、環(huán)節(jié)多,需豐富的工作經(jīng)驗及工作技巧。如何將有限人力資源合理分配到各個工作環(huán)節(jié)中去,使入伙工作得以有條不紊地進行,并給業(yè)主留下良好的最初印象即成為集中入伙期工作的難點。因為集中入伙期是業(yè)主第一次與物業(yè)管理機構(gòu)打交道,第一印象的好壞,將決定物業(yè)管理機構(gòu)日后長期物管工作能否得到業(yè)主的配合而輕松、順利地開展。
為此zz將提供以下顧問服務,以保證入伙工作順利進行,為今后物業(yè)管理的正常進行打下良好的基礎:
*指導成立入伙期各工作組,制定各個工作組責任制度。
*`1制定入伙工作流程,緊急應變方案等。
*協(xié)助發(fā)展商有關部門在集中入伙期間實行聯(lián)合辦公,提供一條龍服務。
裝修搬遷期
指業(yè)主辦妥入伙手續(xù)后,為其物業(yè)進行二次裝修,直至搬遷入住的工作時期。此時物業(yè)管理公司的工作難點有二:
*面對大量不同的裝修單位和素質(zhì)較低的裝修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他們,保護公共設施設備,不侵害業(yè)主公共利益,同時又監(jiān)督裝修質(zhì)量,避免遺留安全隱患等。
*業(yè)主入住有先有后,怎樣兼顧先入住業(yè)主的正常生活和后入住業(yè)主的順利裝修,如何將兩者有效的隔離開來,從而避免被有效投訴,也是一個棘手的問題。
為此,zz將提供一整套根據(jù)長期實踐經(jīng)驗總結(jié)出來的行之有效的管理辦法,有效幫助解決以上問題,主要內(nèi)容包括:
*指導建立嚴格的裝修審批程序,包括對裝修單位資質(zhì)、裝修圖紙等的審批。
*指導建立裝修單位進場管理工作流程。
*指導建立各業(yè)主/用戶的裝修檔案。
*指導建立裝修日常監(jiān)督管理制度,包括巡查管理制度、裝修時限管理制度等。
*指導建立裝修現(xiàn)場驗收制度。
*指導建立裝修單位退場管理工作流程。
*指導建立各業(yè)主/用戶的入住管理辦法。
*指導建立各業(yè)主/用戶搬遷管理辦法。
*指導建立各業(yè)主/用戶搬遷注意事項。
正常管理期
指物業(yè)現(xiàn)場大部分小業(yè)主的二次裝修工作已基本完成,小區(qū)環(huán)境的維護、機電設備的保養(yǎng)等日常物管工作均已規(guī)律開展的工作時期。
此時zz主要提供的顧問服務內(nèi)容有:
*通過日常工作中的實際運作進一步完善發(fā)展商下屬物業(yè)公司之管理機構(gòu)組建、人員培訓及管理等行政方面事務。
*指導建立嚴格的封閉化安全管理制度,包括小區(qū)出入登記制度、保安巡查制度、緊急情況處理制度等。
*指導建立一整套具有可操作性且指標量化的清潔、園藝綠化操作考評管理制度。
*指導建立財務管理制度、財務人員崗位責任制,提供專業(yè)財務收費系統(tǒng)軟件并對該系統(tǒng)操作提供業(yè)務培訓、使用指導等工作。
*指導建立樓宇機電設備及電梯的維修保養(yǎng)管理制度,如電梯五級(周、半月、月、季、年)保養(yǎng)制度等。
*按照iso9002國際質(zhì)量保證體系標準建立物業(yè)管理規(guī)范及相應文件并將其切實貫徹到日常管理工作之中。
*指導建立特殊場所(如會所等)物業(yè)服務管理方案。
*顧問團定期對項目進行考評,并就各專業(yè)所涉及的內(nèi)容、范圍進行全面檢查,指出問題,分析原因并提出整改意見,跟蹤糾正落實情況:
各項管理規(guī)章制度、崗位、部門職責及其執(zhí)行情況;
按iso9002標準對管理商的各專業(yè)設備管理體系運行狀態(tài)、維修、保養(yǎng)情況進行檢查、診斷,發(fā)現(xiàn)不符合,及時提出整改缺陷和糾正處理措施報告給管理商,協(xié)助建立控制程序及方法,確保系統(tǒng)長期正常運行;
檢查設備的完好率,對各專業(yè)系統(tǒng)故障進行診斷,提供維修技術指導,以便及時排除故障;
根據(jù)管理商運作過程的實際情況,對涉及各專業(yè)管理的文件進行修正補充,對系統(tǒng)出現(xiàn)的問題提出建議和解決方案;
對會所設備設施的完善與否提出整改建議:現(xiàn)場考察已裝修配置完畢的會所,根據(jù)會所的裝修格局和功能設置,若發(fā)現(xiàn)器材配置不夠完善,達不到營業(yè)要求,及時向發(fā)展商提出建議,以便達到預期效果;
根據(jù)合同要求,在物業(yè)評優(yōu)時,向管理商提供物業(yè)管理各專業(yè)咨詢指導:
* 各專業(yè)設施設備的維修保養(yǎng)的咨詢、指導;
* 物業(yè)管理規(guī)章制度執(zhí)行情況的咨詢、指導;
* 物業(yè)管理檔案資料、創(chuàng)優(yōu)軟件資料整理的咨詢、指導;
* 在清潔工作中對頑固污漬處理提供咨詢和指導;
* 提供園藝綠化方面的咨詢、指導。
三、服務質(zhì)量跟蹤階段
合作期限: 實操指導階段結(jié)束后的三個月。
服務質(zhì)量跟蹤階段是zz的顧問團在駐場顧問撤出一段時間后,再次實地考察項目,對項目物業(yè)管理機構(gòu)進行全面的檢查、考評,檢驗其管理水平是否穩(wěn)定的同時提供相應的咨詢輔導工作。如果有服務質(zhì)量下滑的跡象,考察團將提出相應的整改意見,并要求物業(yè)管理機構(gòu)限期完成整改,以確保zz物業(yè)所提供顧問服務質(zhì)量的持續(xù)穩(wěn)定。
(一)顧問團每季度對項目現(xiàn)場進行考核評價,并就各專業(yè)相關內(nèi)容在運作中 存在的問題或不足,給出書面整改意見及建議。
(二)解決遺留的疑難問題,協(xié)助整理各專業(yè)圖紙及資料,保證設備的完好,確保交接工作順利完成,物業(yè)管理正常運行。
第2篇 物業(yè)顧問管理工作范圍
物業(yè)項目顧問管理工作范圍
1、房屋建筑本體共用部位的維修、養(yǎng)護和管理。包括樓蓋、屋頂、梁、柱、內(nèi)外墻體和基礎等承重結(jié)構(gòu)部位、外墻面、樓梯間、走廊通道、門廳、設備機房等。
2、房屋建筑本體共用設施設備的維修、養(yǎng)護、管理和運行服務。包括共用的上下水管道、落水管、垃圾道、煙囪、照明、天線、中央空調(diào)、加壓供水設備、配電系統(tǒng)、樓內(nèi)消防設施設備、電梯、中水系統(tǒng)等。
3、本物業(yè)規(guī)劃紅線內(nèi)屬物業(yè)管理范圍的公用設施的維修、養(yǎng)護和管理。包括道路、室外上下水管道、化糞池、溝渠、池、井、綠化、室外泵房、路燈、自行車房、停車場等。
4、本物業(yè)規(guī)劃紅線內(nèi)的附屬配套服務設施的維修、養(yǎng)護和管理。
5、專業(yè)裝修工程質(zhì)量監(jiān)理與裝修管理。
6、公用綠地、花木的綠化養(yǎng)護與管理。
7、公共環(huán)境的酒店式清潔服務。包括公共場地、房屋建筑物共用部位垃圾的收集、清運等。
8、交通、車輛行駛及停泊秩序與安全的專業(yè)管理。
9、對本物業(yè)實行二十四小時全封閉式安全管理,確保安全。
10、管理與物業(yè)相關的工程圖紙、租用戶檔案與竣工驗收資料。
11、接受物業(yè)使用人就房屋自用部位、自用設施及設備的專業(yè)維修、養(yǎng)護提出的委托并合理收費。
12、全方位家居服務和各類商務服務支持等。
13、協(xié)助管理商向物業(yè)使用人收取物業(yè)管理服務費等政府規(guī)定的各項費用,維護全體物業(yè)使用人的公共利益。
14、理禮并用、德法共行,對物業(yè)使用人違反物業(yè)管理法規(guī)政策的行為進行處理。
第3篇 物業(yè)顧問項目入伙工作管理程序
顧問項目入伙工作管理程序
為保證小區(qū)業(yè)主的順利入伙以及入伙后各項物業(yè)管理服務工作的正常開展,規(guī)范業(yè)主入伙時的各項手續(xù)辦理工作,防止因疏漏造成入伙時物業(yè)公司工作的被動,特制定此管理程序。
一、管理職責
1、管理處經(jīng)理負責物業(yè)的前期介入工作安排工作,并負責組織、協(xié)調(diào)、落實入伙前的各項準備工作及入伙時的各項工作安排。
2、客戶服務中心負責入伙前相關資料的準備和入伙手續(xù)的辦理工作,協(xié)助財務人員核定各類收費標準和報批工作,并接待顧客,解答顧客問題,建立住戶檔案,并妥善保管。
二、入伙前相關準備工作
1、在項目入伙前一個月,物業(yè)公司與地產(chǎn)公司營銷、設計、項目等部門成立入伙工作小組,定期通報工作進展,相互配合,同時與營銷部門一起收集前期客戶反映的焦點問題,制定統(tǒng)一說辭或解決方案。
2、管理處經(jīng)理制定入伙前的各項工作計劃,包括:工作內(nèi)容、負責人及完成時間。
3、管理處經(jīng)理負責管理處組織架構(gòu)、崗位職責的制定;確定辦公室、培訓室、倉庫、宿舍、食堂等具體位置并安排人員進行裝修工程施工的跟進。
4、物資采購:由管理處經(jīng)理指定專人負責辦公用品、辦公及維修設備/工具、保潔/保安用品的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。
1)辦公用品包括:家私、各類文具等。
2)辦公及維修設備/工具包括:電腦、打印機、電話、電工工具等。
3)保潔/保安用品包括:各類清潔工具、剪草機、對講機、警棍等
5、根據(jù)物業(yè)的實際狀況,完善閉路監(jiān)控、停車場設施、信箱、康體娛樂設施、園林綠化等公用設施。
6、管理處經(jīng)理指定專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套設施完善工程等所產(chǎn)生的各項費用,以便與相關單位結(jié)算。
7、對外公共關系的聯(lián)絡
1)由經(jīng)理指定人員與政府相關部門建立公共關系,包括:燃氣、水、電、有線電視、派出所、街道辦、居委會、工商、稅務、物價、房管等。
2)管理處各類工商證照和收費許可證的辦理。
3)停車場的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證和收費許可證的辦理。
4)配合發(fā)展商用水/用電指標的申請、 電話、電視、燃氣、郵政的開通手續(xù)。
8、入伙前一周應準備好所有相關資料,必備的有:
1)《入伙須知》
2)《業(yè)主臨時公約》
3)《委托銀行代收款協(xié)議書》
4)《房屋交付驗收表》
5)《業(yè)主(住戶)資料卡》
6)《物品領用登記表》
7)《業(yè)戶手冊》
8)《停車場管理協(xié)議書》
9)《停車場車位租用協(xié)議書》
10)《裝修管理服務協(xié)議書》
11)《裝修申報表》
12)《商戶管理協(xié)議書》
13)《商鋪消防管理責任書》
14)房間的建筑平面圖(備索)
15)其他與業(yè)主相關或需了解的資料
9、將《入伙須知》樣本于業(yè)主辦理入伙手續(xù)前遞交至發(fā)展商,以便發(fā)展商將其與《入伙通知書》一并發(fā)放給業(yè)主,告知業(yè)主辦理入伙手續(xù)時的應知事項。
10、管理處管理人員、技術人員提前一個月到位,安全員、保潔員提前半個月到位,并由客戶服務中心負責員工作服的制作。
11、在入伙流程設計方面,以方便客戶為導向,組織參與入伙人員演練,制定項目應知應會,培訓到人。
三、入伙手續(xù)辦理程序
1、顧客(業(yè)主或住戶)按《入伙須知》中的規(guī)定,攜帶相應的各種資料前往管理處辦理入伙手續(xù)。
2、入伙手續(xù)辦理
1)入伙引導、檢驗《入伙通知書》
管理處指定專人引導業(yè)主到入伙手續(xù)辦理現(xiàn)場,由專人檢驗業(yè)主的《入伙通知書》以及應攜帶的相應資料。
2)驗房
由管理處技術員、發(fā)展商相關人員共同陪同業(yè)主驗房,抄錄水、電、燃氣表底讀數(shù),并共同確認,在《房屋交付驗收表》上記錄,驗房后若顧客提出質(zhì)量問題,由管理處將《房屋交付驗收表》復印件交發(fā)展商處理,發(fā)展商處理完畢后,交顧客簽字確認存檔。
3)填寫資料
管理處經(jīng)理指定專人發(fā)放入伙手續(xù)的相關資料,工作人員指導和協(xié)助業(yè)主填寫各種相關資料。
4)驗收資料
管理處經(jīng)理指定專人檢驗并收回業(yè)主的《入伙通知書》及填寫好的各種相關資料。屬業(yè)主需帶走的資料交由業(yè)主帶回。
5)繳費
管理處財務人員負責收取入伙相關費用并開具相應的票據(jù)。
6)顧客憑入伙交費收據(jù)領取房門鑰匙等相關物品、禮品,并在《物品領用登記表》中簽收。
7)如需返修,管理處留存一把房間的入戶門鑰匙,以便返修施工。
3、入伙資料整理完畢后,由管理處資料員將住戶房屋、業(yè)主及常住人員的詳細資料錄入電腦中。
4、業(yè)主資料的管理:
1)管理處資料員負責保管業(yè)主(住戶)提供的資料。業(yè)主和租戶的資料應分類保管。
2)業(yè)主(住戶)的資料屬保密資料,管理處經(jīng)理以上人員或管理處經(jīng)理授權(quán)人員因工作需要辦理相關手續(xù)后方可查閱。
3)有關業(yè)主(住戶)持有ic卡的電腦資料等其他資料同屬保密資料,未經(jīng)管理處經(jīng)理批準,保管人員不得隨意給人查閱。
四、入伙手續(xù)辦理流程圖
入伙引導、驗《通知書》資料發(fā)放--驗房--填寫資料--驗收資料--繳費辦ic卡--領鑰匙--領禮品--裝修辦理/完成入伙手續(xù)
