物業(yè)顧問項(xiàng)目入伙工作管理程序
顧問項(xiàng)目入伙工作管理程序
為保證小區(qū)業(yè)主的順利入伙以及入伙后各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作的正常開展,規(guī)范業(yè)主入伙時(shí)的各項(xiàng)手續(xù)辦理工作,防止因疏漏造成入伙時(shí)物業(yè)公司工作的被動,特制定此管理程序。
一、管理職責(zé)
1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)物業(yè)的前期介入工作安排工作,并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、落實(shí)入伙前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作及入伙時(shí)的各項(xiàng)工作安排。
2、客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)入伙前相關(guān)資料的準(zhǔn)備和入伙手續(xù)的辦理工作,協(xié)助財(cái)務(wù)人員核定各類收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)批工作,并接待顧客,解答顧客問題,建立住戶檔案,并妥善保管。
二、入伙前相關(guān)準(zhǔn)備工作
1、在項(xiàng)目入伙前一個(gè)月,物業(yè)公司與地產(chǎn)公司營銷、設(shè)計(jì)、項(xiàng)目等部門成立入伙工作小組,定期通報(bào)工作進(jìn)展,相互配合,同時(shí)與營銷部門一起收集前期客戶反映的焦點(diǎn)問題,制定統(tǒng)一說辭或解決方案。
2、管理處經(jīng)理制定入伙前的各項(xiàng)工作計(jì)劃,包括:工作內(nèi)容、負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間。
3、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處組織架構(gòu)、崗位職責(zé)的制定;確定辦公室、培訓(xùn)室、倉庫、宿舍、食堂等具體位置并安排人員進(jìn)行裝修工程施工的跟進(jìn)。
4、物資采購:由管理處經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)辦公用品、辦公及維修設(shè)備/工具、保潔/保安用品的購置計(jì)劃的制定、詢價(jià)、報(bào)批及采購工作。
1)辦公用品包括:家私、各類文具等。
2)辦公及維修設(shè)備/工具包括:電腦、打印機(jī)、電話、電工工具等。
3)保潔/保安用品包括:各類清潔工具、剪草機(jī)、對講機(jī)、警棍等
5、根據(jù)物業(yè)的實(shí)際狀況,完善閉路監(jiān)控、停車場設(shè)施、信箱、康體娛樂設(shè)施、園林綠化等公用設(shè)施。
6、管理處經(jīng)理指定專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套設(shè)施完善工程等所產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用,以便與相關(guān)單位結(jié)算。
7、對外公共關(guān)系的聯(lián)絡(luò)
1)由經(jīng)理指定人員與政府相關(guān)部門建立公共關(guān)系,包括:燃?xì)?、水、電、有線電視、派出所、街道辦、居委會、工商、稅務(wù)、物價(jià)、房管等。
2)管理處各類工商證照和收費(fèi)許可證的辦理。
3)停車場的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證和收費(fèi)許可證的辦理。
4)配合發(fā)展商用水/用電指標(biāo)的申請、 電話、電視、燃?xì)?、郵政的開通手續(xù)。
8、入伙前一周應(yīng)準(zhǔn)備好所有相關(guān)資料,必備的有:
1)《入伙須知》
2)《業(yè)主臨時(shí)公約》
3)《委托銀行代收款協(xié)議書》
4)《房屋交付驗(yàn)收表》
5)《業(yè)主(住戶)資料卡》
6)《物品領(lǐng)用登記表》
7)《業(yè)戶手冊》
8)《停車場管理協(xié)議書》
9)《停車場車位租用協(xié)議書》
10)《裝修管理服務(wù)協(xié)議書》
11)《裝修申報(bào)表》
12)《商戶管理協(xié)議書》
13)《商鋪消防管理責(zé)任書》
14)房間的建筑平面圖(備索)
15)其他與業(yè)主相關(guān)或需了解的資料
9、將《入伙須知》樣本于業(yè)主辦理入伙手續(xù)前遞交至發(fā)展商,以便發(fā)展商將其與《入伙通知書》一并發(fā)放給業(yè)主,告知業(yè)主辦理入伙手續(xù)時(shí)的應(yīng)知事項(xiàng)。
10、管理處管理人員、技術(shù)人員提前一個(gè)月到位,安全員、保潔員提前半個(gè)月到位,并由客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)員工作服的制作。
11、在入伙流程設(shè)計(jì)方面,以方便客戶為導(dǎo)向,組織參與入伙人員演練,制定項(xiàng)目應(yīng)知應(yīng)會,培訓(xùn)到人。
三、入伙手續(xù)辦理程序
1、顧客(業(yè)主或住戶)按《入伙須知》中的規(guī)定,攜帶相應(yīng)的各種資料前往管理處辦理入伙手續(xù)。
2、入伙手續(xù)辦理
1)入伙引導(dǎo)、檢驗(yàn)《入伙通知書》
管理處指定專人引導(dǎo)業(yè)主到入伙手續(xù)辦理現(xiàn)場,由專人檢驗(yàn)業(yè)主的《入伙通知書》以及應(yīng)攜帶的相應(yīng)資料。
2)驗(yàn)房
由管理處技術(shù)員、發(fā)展商相關(guān)人員共同陪同業(yè)主驗(yàn)房,抄錄水、電、燃?xì)獗淼鬃x數(shù),并共同確認(rèn),在《房屋交付驗(yàn)收表》上記錄,驗(yàn)房后若顧客提出質(zhì)量問題,由管理處將《房屋交付驗(yàn)收表》復(fù)印件交發(fā)展商處理,發(fā)展商處理完畢后,交顧客簽字確認(rèn)存檔。
3)填寫資料
管理處經(jīng)理指定專人發(fā)放入伙手續(xù)的相關(guān)資料,工作人員指導(dǎo)和協(xié)助業(yè)主填寫各種相關(guān)資料。
4)驗(yàn)收資料
管理處經(jīng)理指定專人檢驗(yàn)并收回業(yè)主的《入伙通知書》及填寫好的各種相關(guān)資料。屬業(yè)主需帶走的資料交由業(yè)主帶回。
5)繳費(fèi)
管理處財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)收取入伙相關(guān)費(fèi)用并開具相應(yīng)的票據(jù)。
6)顧客憑入伙交費(fèi)收據(jù)領(lǐng)取房門鑰匙等相關(guān)物品、禮品,并在《物品領(lǐng)用登記表》中簽收。
7)如需返修,管理處留存一把房間的入戶門鑰匙,以便返修施工。
3、入伙資料整理完畢后,由管理處資料員將住戶房屋、業(yè)主及常住人員的詳細(xì)資料錄入電腦中。
4、業(yè)主資料的管理:
1)管理處資料員負(fù)責(zé)保管業(yè)主(住戶)提供的資料。業(yè)主和租戶的資料應(yīng)分類保管。
2)業(yè)主(住戶)的資料屬保密資料,管理處經(jīng)理以上人員或管理處經(jīng)理授權(quán)人員因工作需要辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。
3)有關(guān)業(yè)主(住戶)持有ic卡的電腦資料等其他資料同屬保密資料,未經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),保管人員不得隨意給人查閱。
四、入伙手續(xù)辦理流程圖
入伙引導(dǎo)、驗(yàn)《通知書》資料發(fā)放--驗(yàn)房--填寫資料--驗(yàn)收資料--繳費(fèi)辦ic卡--領(lǐng)鑰匙--領(lǐng)禮品--裝修辦理/完成入伙手續(xù)
