記錄和記錄管理控制工作程序
1 目的
本程序用于標(biāo)識(shí)、保存和處置職業(yè)健康安全記錄,為職業(yè)健康安全管理體系的有效運(yùn)行提供真實(shí)的證據(jù)和信息。
2 范圍
適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)記錄和管理。
3 職責(zé)
3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門,負(fù)責(zé)記錄的管理和監(jiān)督檢查。
3.2各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的填寫、收集、保管、標(biāo)識(shí)和管理。
4 工作流程
4.1記錄表格的設(shè)計(jì)與要求
4.1.1記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致,接口清楚。
4.1.2記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計(jì)整理。必要時(shí),在某些較復(fù)雜的記錄表格中要有填寫說明。
4.13記錄表格由記錄產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審批,多部門使用的由業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人審批。
4.1.4記錄表格編號(hào)按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。
4.2記錄的填寫、收集、整理
4.2.1記錄必須用鋼筆填寫,做到內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰,填寫及時(shí)。表格中的所有項(xiàng)目必須按規(guī)定填寫。
4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行過程中形成的記錄,由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。
4.2.3記錄一般為文字記錄形式,也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。
4.3記錄的貯存和保管
4.3.1記錄由產(chǎn)生部門保存,填寫人記錄完畢定期交付保存者。
4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性,不得缺損和丟失。
4.4記錄的查閱
外來人員查閱記錄,須經(jīng)管理者審批后方可進(jìn)行。
4.5記錄差錯(cuò)的修正和空格的要求
4.5.1當(dāng)記錄存在筆誤和計(jì)算差錯(cuò)時(shí),只允許劃改(在差錯(cuò)處劃一道橫線),并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。
4.5.2當(dāng)有空格時(shí),應(yīng)在空白處劃一道斜線“ / ”表示此處無內(nèi)容。
4.6表格的修改,
4.6.1當(dāng)表格不能滿足要求時(shí),記錄產(chǎn)生部門應(yīng)重新設(shè)計(jì)表格,并執(zhí)行4.1條款。
4.6.2新表格到位后,表格發(fā)放部門應(yīng)將作廢的表格收回處理。
4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報(bào)企管科。
4.7記錄的處理
記錄超過保存期,由保管部門列出清單,填寫《記錄處理申請(qǐng)單》,由企管科批準(zhǔn)后,處理如下:
4.7.1需留著參考的,在記錄的首頁上加蓋“作廢”印章,分開保存。
4.7.2其余記錄由保管部門銷毀,企管科監(jiān)督執(zhí)行。
