常規(guī)物業(yè)管理顧問(wèn)工作內(nèi)容
合作期限:共一年,由本物業(yè)首期入伙之日前二個(gè)月起計(jì),又分為前期籌備、集中入伙、裝修搬遷和正常管理四個(gè)時(shí)期。
■前期籌備期
指一期物業(yè)入伙前,z海協(xié)助管理商從機(jī)構(gòu)組建、人員培訓(xùn)到為一期物業(yè)入伙做相應(yīng)籌備的工作時(shí)期。
(一)在發(fā)展商需要對(duì)物業(yè)設(shè)施設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行增加、減少或改動(dòng)時(shí),協(xié)助發(fā)展商進(jìn)行整改,并提供切實(shí)可行的方案和解決辦法,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定。
(二)協(xié)助管理商建立各專業(yè)管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、擬定人員編制:
1.協(xié)助管理商制定管理人員、操作層人員定編方案;
2.協(xié)助管理商根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位定編制定出各級(jí)各類崗位責(zé)任制。
(三)協(xié)助管理商根據(jù)物業(yè)項(xiàng)目實(shí)際情況,測(cè)算物管成本,提出物業(yè)管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),報(bào)當(dāng)?shù)卣飪r(jià)部門審批。
1.人工費(fèi)用測(cè)算;
2.設(shè)備耗能費(fèi)用測(cè)算;
3.設(shè)備維修保養(yǎng)費(fèi)用測(cè)算;
4.清潔定額費(fèi)用測(cè)算;
5.園藝綠化項(xiàng)目的定額費(fèi)用測(cè)算等。
(四)協(xié)助管理商選聘各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層)組建工作隊(duì)伍:
1.提供人員配置及相應(yīng)素質(zhì)要求的具體方案;
2.協(xié)助對(duì)招聘人員進(jìn)行筆試、::面試、實(shí)操考核。
3.提供員工入職及崗前培訓(xùn)參考計(jì)劃,并協(xié)助做好培訓(xùn)計(jì)劃;
4.協(xié)助擬制員工在職培訓(xùn)年度規(guī)劃,并對(duì)規(guī)劃實(shí)施進(jìn)度、落實(shí)情況等進(jìn)行跟蹤檢查和指導(dǎo);
5.協(xié)助對(duì)操作工進(jìn)行操作培訓(xùn);
6.協(xié)助對(duì)操作工進(jìn)行常見故障診斷及設(shè)備管理培訓(xùn);
7.就管理商員工外培事宜提供咨詢和協(xié)助;
8.提供物業(yè)管理收費(fèi)系統(tǒng)軟件使用培訓(xùn)。
(五)協(xié)助管理商培訓(xùn)各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層),協(xié)助對(duì)各專業(yè)技術(shù)工人進(jìn)行考核及資格等級(jí)的評(píng)定,以確保人員素質(zhì)。
(六)協(xié)助制定入伙交接驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施程序:
1.按照iso9000國(guó)際質(zhì)量保證體系文件協(xié)助本物業(yè)管理商制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
2.協(xié)助成立入伙接管驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組。
3.指導(dǎo)召開各種入伙專題會(huì)議。
4.協(xié)助發(fā)展商制定'三通'及其它項(xiàng)目入伙必備目標(biāo)方案。
5.協(xié)助接管驗(yàn)收小組及有關(guān)人員與發(fā)展商、施工單位三方面共同組成聯(lián)合交接小組,并制定交接驗(yàn)收計(jì)劃。
(七)提供設(shè)備移交、接管驗(yàn)收的全套程序、問(wèn)題缺陷和解決方案建議書樣本及其它資料清單,協(xié)助管理商與發(fā)展商之間各類專業(yè)設(shè)施設(shè)備的交接與驗(yàn)收工作(包括各專業(yè)工程的竣工資料的交接工作等)。
(八)指導(dǎo)管理商對(duì)設(shè)備外觀出現(xiàn)的缺陷進(jìn)行整改,對(duì)維修保養(yǎng)工作的程序等 級(jí)進(jìn)行劃分,對(duì)運(yùn)行中的設(shè)備進(jìn)行節(jié)能改造以利于提高設(shè)備管理質(zhì)量。
(九)協(xié)助管理商按iso9000體系標(biāo)準(zhǔn)編制各項(xiàng)管理制度及建立相關(guān)資料、文件:
1、提供管理運(yùn)作所需的工作程序藍(lán)本,并結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際協(xié)助管理商進(jìn)行修訂、充實(shí)和完善;
2、協(xié)助建立各專業(yè)設(shè)施設(shè)備移交的有關(guān)手續(xù)、::資料、文件和程序;
3、協(xié)助制定各專業(yè)設(shè)施設(shè)備管理規(guī)章制度、設(shè)備操作規(guī)程及維修保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)、程序和措施;
4、協(xié)助制定設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄監(jiān)控的有關(guān)程序和文件;
5、根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙及操作手冊(cè)等協(xié)助制定相關(guān)操作指導(dǎo)書、安全規(guī)程、應(yīng)急處理方案、維修保養(yǎng)方案等指導(dǎo)性文件;
6、協(xié)助制定消防、給水和排水、水泵、機(jī)電設(shè)備等項(xiàng)目管理方案;
7、協(xié)助管
理商制訂清潔保潔標(biāo)準(zhǔn)和程序,編制清潔作業(yè)指導(dǎo)書;
8、協(xié)助制訂綠化操作標(biāo)準(zhǔn),擬制綠化養(yǎng)護(hù)規(guī)范;
9、提供員工手冊(cè)和人事管理制度示范文本,指導(dǎo)并協(xié)助編制員工手冊(cè)及人事工作相關(guān)制度;
10、提供質(zhì)量管理相關(guān)的各種記錄表格、樣本,并結(jié)合項(xiàng)目管理目標(biāo)和質(zhì)量要求協(xié)助管理商進(jìn)行修訂和取舍;
11、協(xié)助設(shè)置會(huì)計(jì)帳薄,建立會(huì)計(jì)核算體系;
12、協(xié)助建立健全財(cái)務(wù)管理制度。
(十)協(xié)助管理商建立各專業(yè)原始技術(shù)資料、維修保養(yǎng)記錄等檔案;并就物 業(yè)管理檔案資料的整理提供咨詢和指導(dǎo)。
(十一)為管理商提供日常物業(yè)管理所需設(shè)備、材料清單,協(xié)助編制對(duì)外分包的有關(guān)程序,協(xié)助評(píng)價(jià)和選擇各專業(yè)分包方。
(十二)指導(dǎo)會(huì)計(jì)核算,幫助進(jìn)行財(cái)務(wù)成本分析,提高經(jīng)濟(jì)效益。
(十三)協(xié)助制定入伙前工作計(jì)劃:
1.協(xié)助成立入伙領(lǐng)導(dǎo)小組。
2.協(xié)助制訂入伙計(jì)劃。
3.指導(dǎo)制定收樓、入伙必備文件資料,如《業(yè)主公約》、《住/用戶手冊(cè)》、《收樓須知》、《收樓指南》、《裝修申請(qǐng)登記表》等。
4.指導(dǎo)制定管理費(fèi)預(yù)算,管理成本核算方案,根據(jù)本物業(yè)所在地政府物價(jià)部門的有關(guān)規(guī)定協(xié)助制定各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
5.協(xié)助制定入伙管理制度。
6.協(xié)助發(fā)展商完善入伙必備條件(例如:通知發(fā)展商與當(dāng)?shù)剜]政部門聯(lián)系落實(shí)郵編、通郵時(shí)間及報(bào)刊訂閱等)。
6.協(xié)助制定開辦費(fèi)用清單、預(yù)算及采購(gòu)計(jì)劃。
7.指導(dǎo)制定入伙后各專業(yè)服務(wù)分派方案。
8.制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小組、場(chǎng)景布置、宣傳、人事安排、各種指引標(biāo)識(shí)等。
■集中入伙期
指業(yè)主在發(fā)展商書面通知前來(lái)入伙的時(shí)限內(nèi)集中到物業(yè)現(xiàn)場(chǎng)收樓、驗(yàn)樓、辦理入伙手續(xù)的工作時(shí)期。本期時(shí)間短,工作量大、環(huán)節(jié)多,需豐富的工作經(jīng)驗(yàn)及工作技巧。如何將有限人力資源合理分配到各個(gè)工作環(huán)節(jié)中去,使入伙工作得以有條不紊地進(jìn)行,并給業(yè)主留下良好的最初印象即成為集中入伙期工作的難點(diǎn)。因?yàn)榧腥牖锲谑菢I(yè)主第一次與物業(yè)管理機(jī)構(gòu)打交道,第一印象的好壞,將決定物業(yè)管理機(jī)構(gòu)日后長(zhǎng)期物管工作能否得到業(yè)主的配合而輕松、順利地開展。
為此z海將提供以下顧問(wèn)服務(wù),以保證入伙工作順利進(jìn)行,為今后物業(yè)管理的正常進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ):
1.指導(dǎo)成立入伙期各工作組,制定各個(gè)工作組責(zé)任制度。
2.制定入伙工作流程,緊急應(yīng)變方案等。
3.協(xié)助發(fā)展商有關(guān)部門在集中入伙期間實(shí)行聯(lián)合辦公,提供一條龍服務(wù)。
■裝修搬遷期
指業(yè)主辦妥入伙手續(xù)后,為其物業(yè)進(jìn)行二次裝修,直至搬遷入住的工作時(shí)期。此時(shí)物業(yè)管理公司的工作難點(diǎn)有二:
1.面對(duì)大量不同的裝修單位和素質(zhì)較低的裝修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他們,保護(hù)公共設(shè)施設(shè)備,不侵害業(yè)主公共利益,同時(shí)又監(jiān)督裝修質(zhì)量,避免遺留安全隱患等。
2.業(yè)主入住有先有后,怎樣兼顧先入住業(yè)主的正常生活和后入住業(yè)主的順利裝修,如何將兩者有效的隔離開來(lái),從而避免被有效投訴,也是一個(gè)棘手的問(wèn)題。
為此,z海將提供一整套根據(jù)長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來(lái)的行之有效的管理辦法,有效幫助解決以上問(wèn)題,主要內(nèi)容包括:
1.指導(dǎo)建立嚴(yán)格的裝修審批程序,包括對(duì)裝修單位資質(zhì)、
裝修圖紙等的審批。
2.指導(dǎo)建立裝修單位進(jìn)場(chǎng)管理工作流程。
3.指導(dǎo)建立各業(yè)主/用戶的裝修檔案。
4.指導(dǎo)建立裝修日常監(jiān)督管理制度,包括巡查管理制度、裝修時(shí)限管理制度等。
5.指導(dǎo)建立裝修現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收制度。
6.指導(dǎo)建立裝修單位退場(chǎng)管理工作流程。
7.指導(dǎo)建立各業(yè)主/用戶的入住管理辦法。
8.指導(dǎo)建立各業(yè)主/用戶搬遷管理辦法。
9.指導(dǎo)建立各業(yè)主/用戶搬遷注意事項(xiàng)。
■正常管理期
指物業(yè)現(xiàn)場(chǎng)大部分小業(yè)主的二次裝修工作已基本完成,小區(qū)環(huán)境的維護(hù)、機(jī)電設(shè)備的保養(yǎng)等日常物管工作均已規(guī)律開展的工作時(shí)期。
此時(shí)z海主要提供的顧問(wèn)服務(wù)內(nèi)容有:
1.通過(guò)日常工作中的實(shí)際運(yùn)作進(jìn)一步完善發(fā)展商下屬物業(yè)公司之管理機(jī)構(gòu)組建、人員培訓(xùn)及管理等行政方面事務(wù)。
2.指導(dǎo)建立嚴(yán)格的封閉化安全管理制度,包括小區(qū)出入登記制度、保安巡查制度、緊急情況處理制度等。
3.指導(dǎo)建立一整套具有可操作性且指標(biāo)量化的清潔、園藝綠化操作考評(píng)管理制度。
4.指導(dǎo)建立財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)人員崗位責(zé)任制,提供專業(yè)財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)軟件并對(duì)該系統(tǒng)操作提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)、使用指導(dǎo)等工作。
5.指導(dǎo)建立樓宇機(jī)電設(shè)備及電梯的維修保養(yǎng)管理制度,如電梯五級(jí)(周、半月、月、季、年)保養(yǎng)制度等。
6.按照iso9002國(guó)際質(zhì)量保證體系標(biāo)準(zhǔn)建立物業(yè)管理規(guī)范及相應(yīng)文件并將其切實(shí)貫徹到日常管理工作之中。
7.指導(dǎo)建立特殊場(chǎng)所(如會(huì)所等)物業(yè)服務(wù)管理方案。
8.顧問(wèn)團(tuán)定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行考評(píng),并就各專業(yè)所涉及的內(nèi)容、范圍進(jìn)行全面檢查,指出問(wèn)題,分析原因并提出整改意見,跟蹤糾正落實(shí)情況:
9.各項(xiàng)管理規(guī)章制度、崗位、部門職責(zé)及其執(zhí)行情況;
10.按iso9002標(biāo)準(zhǔn)對(duì)管理商的各專業(yè)設(shè)備管理體系運(yùn)行狀態(tài)、維修、保養(yǎng)情況進(jìn)行檢查、診斷,發(fā)現(xiàn)不符合,及時(shí)11.提出整改缺陷和糾正處理措施報(bào)告給管理商,協(xié)助建立控制程序及方法,確保系統(tǒng)長(zhǎng)期正常運(yùn)行;
12.檢查設(shè)備的完好率,對(duì)各專業(yè)系統(tǒng)故障進(jìn)行診斷,提供維修技術(shù)指導(dǎo),以便及時(shí)排除故障;
13.根據(jù)管理商運(yùn)作過(guò)程的實(shí)際情況,對(duì)涉及各專業(yè)管理的文件進(jìn)行修正補(bǔ)充,對(duì)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題提出建議和解決方案;
14.對(duì)會(huì)所設(shè)備設(shè)施的完善與否提出整改建議:現(xiàn)場(chǎng)考察已裝修配置完畢的會(huì)所,根據(jù)會(huì)所的裝修格局和功能設(shè)置,若發(fā)現(xiàn)器材配置不夠完善,達(dá)不到營(yíng)業(yè)要求,及時(shí)向發(fā)展商提出建議,以便達(dá)到預(yù)期效果;
■根據(jù)合同要求,在物業(yè)評(píng)優(yōu)時(shí),向管理商提供物業(yè)管理各專業(yè)咨詢指導(dǎo):
*各專業(yè)設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)的咨詢、指導(dǎo);
*物業(yè)管理規(guī)章制度執(zhí)行情況的咨詢、指導(dǎo);
*物業(yè)管理檔案資料、創(chuàng)優(yōu)軟件資料整理的咨詢、指導(dǎo);
*在清潔工作中對(duì)頑固污漬處理提供咨詢和指導(dǎo);
