物業(yè)租賃管理工作程序
1.0 目的
規(guī)范物業(yè)(房屋、商鋪、街市等)的租賃工作,爭取良好的經(jīng)濟效益和社會效益。
2.0范圍
適用于物業(yè)集團所轄各物業(yè)公司(管理處)的對外租賃管理工作。
3.0 職責
3.1 經(jīng)營部負責物業(yè)對外租賃業(yè)務(wù)的組織實施。
3.2 經(jīng)營部負責有關(guān)租賃費用的收取、催繳。
3.3 各物業(yè)公司(管理處)負責人負責租金的審批和租賃合同的簽署。
3.4 業(yè)務(wù)總部負責對各物業(yè)公司(管理處)物業(yè)租賃管理的監(jiān)控。
4.0 工作程序
4.1 經(jīng)營部根據(jù)房屋、商鋪租賃市場行情及公司閑置的租賃房屋、商鋪情況適時刊登招租廣告,對外招租和接受盤源。
4.2 合同洽談。
4.2.1 業(yè)務(wù)員就房屋、商鋪、檔口的位置、面積、價格、租賃期限等與來訪單位或個人進行報價、洽談。
4.2.2 對留下聯(lián)系方式的來訪者及來訪電話進行記錄,并跟蹤直至租賃或?qū)Ψ饺∠赓U意向。
4.2.3 對要求現(xiàn)場看房者,積極安排陪同看房。
4.2.4 未出租的房屋、商鋪、檔口的鑰匙由專人負責并做好標識。
4.3 合同的擬定及簽訂。
4.3.1 根據(jù)雙方洽談達成的條件,擬定《物業(yè)租賃合同》,并按合同評審程序進行合同評審。
4.3.2 評審后的合同交承租方按政府有關(guān)規(guī)定簽章。承租方須出示有效身份證明(承租方為個人的需提交身份證,承租方為單位的需提交政府批文或工商營業(yè)執(zhí)照),并提供復(fù)印件存檔。
4.3.3 承租方到公司財務(wù)部交納租賃保證金。
4.3.4 公司法人代表或其委托人審準合同并簽署租賃合約。
4.3.5 合同簽訂后送房屋、商鋪租賃管理部門鑒證。
4.3.6 將鑒證好的合同正本分送公司辦公室、財務(wù)、承租方,并由收方簽收。
4.3.7 合同正本及相關(guān)資料交行政管理部存檔。
4.3.8 通知出租房屋、商鋪所在的房屋管理部門。
4.4 出租房屋、商鋪的交付。
4.4.1 承租方交納租賃保證金后,即與承租方辦理租賃的驗交手續(xù)。
4.4.2 向承租方交付租賃物業(yè)的鑰匙。
4.4.3 填寫《已物業(yè)登記表》,并存檔保留。
4.5 租金的催繳。
4.5.1 經(jīng)營部每月月底前向承租方送發(fā)租金《交費通知單》,如無法在此期送達,應(yīng)每日電話催詢或登門拜訪送交,直至收到為止。
4.5.2 管理人員每月按時收繳房屋、商鋪租金。對以現(xiàn)金交納的承租物業(yè)的租金,業(yè)務(wù)員應(yīng)與財務(wù)部人員一同前往收取。
4.5.3 管理人員登門拜訪時,應(yīng)向客戶出示工作證件,說明身份。與客戶交談應(yīng)保持友好的態(tài)度,說話有分寸,談吐要文明(::詳見相關(guān)規(guī)定)。
4.4.4 對于逾期未交款的承租方,應(yīng)每日以電話催詢或登門拜訪的方式催詢,并做好記錄,直至其交款或采取進一步的催款措施。
4.5.5 在采取如鎖門、斷水電等進一步措施前,應(yīng)采取各種方式知會承租方,做到合情、合理、合法。還要取得物業(yè)租賃管理部門及房屋管理部門的支持與協(xié)同,并做好通知的簽收記錄。
4.5.6 將承租方交納租金憑證(支票或銀行進帳單或現(xiàn)金繳款回單、發(fā)票等復(fù)印件)歸檔留存。
4.6 合同的變更。
4.6.1 在合同實施期間發(fā)生的有關(guān)合同價格、租用面積、租用期限、交款日期等的變更,如屬我方提出的,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導批準后立即通知承租方并做記錄;如屬承租方提出,應(yīng)提供書面的文件,按合同的評審程序重新審批。
4.7 合同的終止。
4.7.1 凡合同終止皆應(yīng)按合同中的具體條文進行。在承租方搬離時應(yīng)與物業(yè)管理處聯(lián)系,并盡可能的人員在場提供適應(yīng)的幫助及監(jiān)督其搬離,防止因搬離而造成公司利益的損失,并及時向所在物業(yè)租賃管理部門提交相關(guān)資料。
4.8 房屋的接收。
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sp;4.8.1 新用于租賃的物業(yè)的接收,應(yīng)準備好平面圖及水電等設(shè)施的圖紙,于現(xiàn)場進行觀察,并測試物業(yè)內(nèi)的各種設(shè)施,做好驗收記錄。若發(fā)現(xiàn)大的問題應(yīng)及時向上級領(lǐng)導匯報并通知交驗方。
4.8.2 對于承租方退房的接收應(yīng)按物業(yè)交付的項目進行驗收。若物業(yè)經(jīng)過二次裝修,對物業(yè)的主要設(shè)施(::墻面、地板、窗戶、水電設(shè)施、空調(diào)設(shè)施等)進行驗收,正確填寫驗收記錄,報公司領(lǐng)導根據(jù)合同的有關(guān)條款及實際情況決定是否恢復(fù)原樣。
4.8.3 驗收結(jié)束后取回鑰匙,做好標識和交專人保管。
4.9承租方退租物業(yè)要將所有應(yīng)交租金及有關(guān)費用結(jié)清后,方可將租房押金退還。
經(jīng)營部人員負責協(xié)助原承租方辦理退租賃保證金手續(xù)。
4.10 根據(jù)上月出租物業(yè)租金收繳情況,做好租金收繳情況月報表。
4.11 按承租的變化情況及時更改及編制已租未租物業(yè)情況表。
4.12 回訪
4.12.1 經(jīng)營部人員在每月催繳租金的同時,應(yīng)征詢承租方對租賃工作的意向及租賃過程中碰到的問題做好記錄并盡力協(xié)助解決。
4.13 保安部、物業(yè)部對于空置的物業(yè),每月應(yīng)至少檢查一次房屋的安全情況。
4.14 對房屋、商鋪的租賃具體見《租賃服務(wù)工作規(guī)范》。
4.15 街市的租賃及管理具體按《市場管理工作規(guī)范》執(zhí)行。
5.0 相關(guān)文件
5.1《租賃服務(wù)工作規(guī)范》(wi-7.5.1-01-01)
5.2《市場管理工作規(guī)范》(wi-7.5.1-01-02)
5.3《分供方評審與管理控制程序》(qp-7.4-02)
6.0 表格及記錄
6.1《已租物業(yè)登記表》(qr-7.5.1-01-01)
6.2《交費通知單》(qr-7.5.1-01-13)
