第1篇 合同管理標準作業(yè)工作程序
一、目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。
三、職責
1、總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
2、行政部負責公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動合同除外)。
3、人事部負責公司員工勞動合同的審核、監(jiān)管及歸檔。
四、程序要點
1、合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
(1)對外提供服務的合同,包括以下幾類:
①開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
②投標書;
③對外租賃合同;
④公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
⑤顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
⑦其他對外提供服務的合同。
(2)對外委托服務的合同,包括以下幾類:
①采購合同;
②招標合同;
③勞動合同;
④公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
⑤其他須進行對外委托服務的合同。
2、合同的形式包括以下幾種形式
(1)書面的和非書面的。
(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
(3)規(guī)范合同和格式合同。
(4)口頭承諾。
(5)招、投標書。
3、合同的制定
(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:
①標的;
②數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
③價款或酬金;
④履約期限、地點方式及其他履約條件;
⑤合同終止條件;
⑥違約責任;
⑦專用合同約定的其他必要條款。
(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫或修改各項條款。
4、合同的評審
(1)評審權(quán)限:
①標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進行評審;
②標的在10~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審;
③標的50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
(2)評審內(nèi)容:
①對外提供服務合同的評審內(nèi)容:
――公司的履約能力;
――顧客提供的價格;
――合同的風險;
――合同的條款是否明確;
――合同是否合法;
――合同的社會效益;
――其他需要評審的內(nèi)容。
②對外委托服務合同的評審內(nèi)容:
――分供方的履約能力;
――分供方提供的價格;
――分供方的信譽;
――分供方提供服務的售后服務;
――合同的條款是否明確;
――合同是否違法;
――合同的風險;
――合同履約監(jiān)控能力;
――其他需要評審的內(nèi)容。
5、合同的簽署與生效
(1)合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
(2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。
(3)所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。
(4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。
(5)公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。
(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進行公證的報公證機關(guān)一份備案。
6、合同的編號與歸檔
(1)書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。
(2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。
(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。
(4)合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔保密責任。
7、合同的履約
(1)對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(2)對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(3)合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
(4)行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
(5)合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
8、合同的變更與廢止
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請,行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
9、合同的續(xù)約
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
10、合同的統(tǒng)計
每年12月31日前,由行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總
經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見,由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
11、記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
五、記錄
1、《合同評審記錄》
2、《合同更改通知單》
六、相關(guān)支持文件
1、《檔案管理標準作業(yè)程序》
2、《對外委托服務標準作業(yè)程序》
3、《有償便民服務標準作業(yè)程序》
4、《對外投資管理標準作業(yè)程序》
第2篇 物業(yè)合同管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風險,規(guī)范公司及各部門的合同管理。
2.范圍
適用于公司或公司某部門作為一方當事人的所有合同和合同管理的各個階段。
3.職責
3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。
3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負責管理。
3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負責管理。
4.方法和過程控制
4.1合同的訂立
4.1.1合同的訂立應遵循以下原則:
4.1.1.1事前簽訂原則
所有合同或協(xié)議應在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應未簽合同即先行履行。
4.1.1.2合同審核原則
所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標準文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本,且合同當事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。
4.1.2合同內(nèi)容
4.1.2.1合同內(nèi)容一般應包括但不限于以下條款:
a.當事人的名稱或者姓名、住所、電話;
b.標的;
c.數(shù)量;
d.質(zhì)量;
e.價款或者報酬;
f.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結(jié)合,若對方履行義務時間較長,應盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進行評估。
g.違約責任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等;
h.解決爭議的方法。
4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風險、權(quán)利歸屬等條款:
a.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應有保修條款;
b.涉及知識產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;
c.涉及標的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應有驗收條款和風險承擔或轉(zhuǎn)移條款。
4.1.2.3合同內(nèi)容應具體、確定,能明確界定各方當事人的權(quán)利、義務;客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的,應規(guī)定能明確權(quán)利、義務的依據(jù)。
4.1.3合同的草擬
4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負責草擬,公司已制訂并實施合同標準文本的,應采用標準文本。
4.1.3.2采用合同標準文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款,但必須履行合同報批手續(xù)。
4.1.3.3政府有關(guān)部門有強制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務,應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。
4.1.4合同的報批
4.1.4.1合同報批前,經(jīng)辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件和相關(guān)資格證明。
4.1.4.2經(jīng)辦人員應將草擬好的合同分別報部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批,各審批部門應在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出書面修改意見,經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。
4.1.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,
必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入'合同范本庫'。所有涉及款項收付的合同均須有財務人員審核。
4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實際需要,對b類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經(jīng)理簽署意見后報品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內(nèi)使用。
4.1.5合同的簽署
4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的a類物資及其它采購合同、電梯維護保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務部門名義簽訂,加蓋業(yè)務部門公章。
4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經(jīng)法人書面授權(quán)的業(yè)務負責人親自簽約,法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。
4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負責辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應盡量蓋合同專用章。
4.1.5.4公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負責保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應保證公司擁有兩份原件。
4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。
4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負責簽約。
4.1.5.7合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結(jié)束之后進行。
4.2合同的履行
4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負責對合同的履行進行跟蹤;財務部負責對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應對合同的履行給予必要的協(xié)助。
4.2.2經(jīng)辦人員應密切關(guān)注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務,特別是對應收、應付款須及時報批結(jié)算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應及時向部門經(jīng)理請示,依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽
訂合同或補充合同。
4.2.4合同訂立后,對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂合同或補充合同。
4.2.5在合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知會公司相關(guān)部門,由公司相關(guān)部門協(xié)商并請示公司領(lǐng)導決定依法采取何種措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同當事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù),合同當事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應立即報部門經(jīng)理并知會公司相關(guān)部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管應遵循下列原則
4.3.1.1及時歸檔原則;
4.3.1.2完整保存原件原則;
4.3.1.4便于查找原則。
4.3.2合同保管的范圍應包括但不限于以下內(nèi)容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同評審的相關(guān)記錄;
4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。
4.3.3合同保管部門
4.3.3.1公司業(yè)務部門在職權(quán)范圍內(nèi),對以本部門名義簽訂的合同原件進行保管。
4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負責以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進行款項結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財務部負責保管。
4.3.3.3公司各業(yè)務部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當事人和需要報批部門數(shù)目確定)。
4.3.3.4財務部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準保存有關(guān)合同復印件。
4.3.4合同的歸檔
4.3.4.1經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時,按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。
4.3.4.2與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的,經(jīng)辦人員應保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。
4.3.4.3各部門合同管理員負責保管應由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均應永久保存。
4.3.5合同的使用登記
4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調(diào)閱、復印合同須向總經(jīng)理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進行登記。;絕密級合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準。
4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時,合同管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認;如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應及時登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。
4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經(jīng)理辦公室負責以電子文檔形式存放,并設定訪問權(quán)限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部門應根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當?shù)拿芗墶?/p>
4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領(lǐng)導和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領(lǐng)導以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業(yè)務所需外,不得對外傳播(集團內(nèi)各公司之間的交流除外)。
4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對合同的保密負責;所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。
4.3.7.4經(jīng)辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。
4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會同相關(guān)職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》
第3篇 勞動合同管理工作程序
1.總則
1.1勞動合同是根據(jù)《中華人民共和國勞動法》和國家有關(guān)勞動法規(guī)的規(guī)定,由公司與轉(zhuǎn)正員工在雙方平等協(xié)商、一致同意的情況下為建立勞動關(guān)系而簽定的勞動協(xié)議。為了加強對勞動合同的管理,特制定此項制度。
1.2勞動合同簽訂后作為人事檔案進行管理。勞動合同屬公司秘密級資料,由行政部指定專人按照公司保密制度進行。
1.3勞動合同的管理分為勞動合同的簽訂和勞動合同的解除。
2.勞動合同的簽訂
2.1公司勞動合同實行一年一簽。
2.2勞動合同包含以下基本內(nèi)容:
1)基本情況--合同雙方的稱呼,即企業(yè)名稱和職工的姓名。
2)勞動合同期限--規(guī)定合同的有效期。
3)工作內(nèi)容--員工的工作時間,崗位職責及應遵守的有關(guān)守則。
4)勞動保護和勞動條件
5)勞動::報酬
6)社會保險和福利待遇。
7)勞動紀律--規(guī)定員工如違背合同應受到的處罰措施及程序。
8)勞動合同變更、終止、續(xù)訂和解除條件。
9)違反和解除勞動合同的責任。
10)簽署:由員工親筆簽署,公司法定代表人簽章,加蓋公司公章。
11)律師見證:由律師見證后簽字并加蓋律師見證章。
2.3簽訂勞動合同的程序
2.3.1可使用公司格式勞動合同,雙方須協(xié)商另立的條款可簽訂補充協(xié)議。
2.3.2正式簽訂勞動合同、補充協(xié)議及公司保密協(xié)議,雙方簽字蓋章。
2.3.3律師加蓋見證章。
3.勞動合同的解除
3.1勞動合同解除的條件
3.1.1自然解除:合同到期、簽訂合同人死亡或公司破產(chǎn),自然解除。
3.1.2中途解除
3.1.2.1雙方協(xié)商一致,可以提前解除勞動合同;
3.1.2.2員工主動提出辭職;
3.1.2.3員工在試用期間被證明不符合錄用條件的;
3.1.2.4嚴重違反勞動紀律和公司規(guī)章制度的;
3.1.2.5嚴重失職、營私舞弊,給公司造成重大損害的;
3.1.2.6被依法追究刑事責任的;
3.1.2.7員工患病或非因工負傷,醫(yī)療期滿后,不能從事原工作也不能從事公司另行安排的工作的;
3.1.2.8員工不能勝任工作,經(jīng)過培訓或調(diào)整崗位后仍不能勝任工作的;
3.1.2.9勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化,致使原勞動合同無法履行,經(jīng)雙方協(xié)商不能就變更勞動合同達成協(xié)議的;
3.1.2.10甲方瀕臨破產(chǎn)進行法定整頓期間或者生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴重困難,符合國家有關(guān)規(guī)定確需裁減人員。
3.2員工有下列情形之一的,不準或暫時不準辭職。
3.2.1公司重要工作尚未處理完畢,須由該員工繼續(xù)處理,或該員工辭職將對工作造成較大損失或不良影響的。
3.2.2由公司出資培訓、進修或由公司負擔學費參加業(yè)余學習,服務期限未滿的。
3.2.3正在接受公司審查,有經(jīng)濟或其他問題上未做結(jié)論的。
3.2.4其他原因暫不宜辭職的。
3.3勞動合同解除程序
3.3.1員工自動辭職,必須提前半個月書面報告公司行政部,公司因工作事由與員工解除勞動合同,必須提前半月向被該員工發(fā)出書面通知。管理層人員須提前一個月。
3.3.2員工進行工作交接,管理人員和財務部門的所有人員在辦理離職前應進行離任審計。
3.3.3員工填寫員工離職清單,并由本部門負責人,公司領(lǐng)導簽字。
3.3.4財務結(jié)算。員工解除勞動合同須結(jié)清所有財務往來帳目后結(jié)算工資,由公司提出解除勞動合同的已轉(zhuǎn)正員工除支付員工工作期工資外,應每年多支付一月工資以作補償,自動辭職員工和試用期員工不享受此款。
3.3.5填寫勞動合同解除表。
3.4離任審計內(nèi)容
3.4.1工作審計
3.4.1.1外聯(lián)關(guān)系的交接。凡工作涉及的外聯(lián)關(guān)系,包括聯(lián)系人、聯(lián)系方式、聯(lián)系地址都應有所交接,對重要的外聯(lián)關(guān)系進行引見。
3.4.1.2重要的工作文件的交接
3.4.2財務審計
3.4.2.1資金收支的審計
3.4.2.2資產(chǎn)管理的審計
3.4.2.3個人和公司債權(quán)債務的審計及清理
3.4.3離任審計小組
對需要進行離任審計的人員,由行政部、財務部、離職員工所在部門組成離任審計小組進行審計,在完成審計內(nèi)容的工作后,由行政部確認方可辦理離職手續(xù)。
第4篇 合同管理專員崗位工作職責
1、管控業(yè)務合同及費用的審批流程,防范潛在風險,確保各環(huán)節(jié)銜接無誤;
2、定期對部門合同進行審查,發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決;
3、負責部門合同的管理與歸檔;
4、分析行業(yè)情況,把握行業(yè)動態(tài),為公司業(yè)務發(fā)展提供支持;
5、上級分配的其他工作。
第5篇 合同管理員工作職責與職位要求
職位描述：
1、負責業(yè)務合同的編號、匯總和統(tǒng)計；
2、對銷售業(yè)務分單次維修、科室全保、醫(yī)院整包三類進行管理；
3、審核設備服務派工的保內(nèi)外屬性；
4、按服務合約要求按月向客服部遞交設備保養(yǎng)服務任務；
5、合同數(shù)據(jù)記錄與核對，并根據(jù)數(shù)據(jù)出具分析月度、季度和年度報告；
6、在合同處理流程中進行協(xié)調(diào)與監(jiān)督，確保相關(guān)信息的準確、保密和無遺漏遺失；
7、合同歸檔與催收。
職位要求：
1、大專以上，文檔管理類專業(yè)，有合同管理經(jīng)驗，獲得合同管理師資格優(yōu)先；
2、熟悉使用辦公軟件，對于新系統(tǒng)的適應能力較強；
3、良好的數(shù)據(jù)處理能力；
4、邏輯清晰，責任心強，統(tǒng)籌與應變能力較佳。
第6篇 合同管理監(jiān)理工作任務方法
合同管理的監(jiān)理工作任務和方法
(一)、合同管理的主要任務
建設工程合同管理,是對工程建設項目有關(guān)的各類合同,從擬定、協(xié)商、簽署、履行情況的檢查和分析等環(huán)節(jié)進行的科學管理工作,以期通過合同管理實現(xiàn)工程項目'三大控制'的任務,維護當事人雙方的合法權(quán)益。
(二)、合同管理的方法
1、在建設單位的領(lǐng)導下,積極參與施工合同、供貨合同及其他合同的商談工作,并提出自己的意見,供業(yè)主參考;
2、監(jiān)督合同簽訂的程序,并進行當事人合法資格的審查;
3、在施工過程中安排專人負責合同管理工作,認真做好工程監(jiān)理記錄,按照合同管理辦法分類、整理、保管好各種合同文件以及有關(guān)工程變更文件,為日后正確處理工程索賠提供依據(jù);
4、積極參與施工合同的修改補充工作,并著重考慮它對投資控制的影響,通過合同管理,使工程各方處于受控狀態(tài),敦促合同各方認真履行合同,避免合同糾紛;
5、做好合同糾紛的調(diào)解工作
(1)及時了解合同糾紛的詳細情況,并進行調(diào)查和取證;
(2)及時與合同糾紛的雙方進行協(xié)商、溝通;
(3)在項目監(jiān)理部提出調(diào)解方案后,由項目總監(jiān)理工程師進行調(diào)解;
(4)在調(diào)解未能達成一致時,總監(jiān)理工程師在合同規(guī)定的期限內(nèi)提出處理該合同糾紛的意見;
(5)在糾紛調(diào)解過程中,除已達到了合同規(guī)定的暫停履行合同的條件外,雙方應繼續(xù)履行合同。
(三)、監(jiān)理工程師對承包商索賠的反駁
能否有力地反駁索賠是衡量監(jiān)理工程師工作成效的重要尺度,對承包商的索賠進行反駁主要從以下幾個方面進行:
1、索賠事項不屬于業(yè)主或監(jiān)理工程師的責任,而是其它第三方的責任;
2、業(yè)主和承包商共同負有責任,承包商必須劃分和證明雙方責任大小;
3、事實依據(jù)不足;
4、合同依據(jù)不足;
5、承包商未遵守意向通知要求;
6、合同中的開脫責任已經(jīng)免除了業(yè)主的補償責任;
7、承包商以前已經(jīng)放棄(明示或暗示)了索賠要求;
8、承包商沒有采取適當措施避免或減少損失;
9、承包商必須提供進一步的證據(jù);
10、損失計算夸大等等。
(四)、監(jiān)理工程師對索賠的工作內(nèi)容
為協(xié)助業(yè)主處理好索賠事宜,現(xiàn)場監(jiān)理工程師應做好以下工作:
1、認真研究合同文件,正確理解合同規(guī)定;
2、對承包商施工材料和設備到貨情況進行檢查記錄,包括材料質(zhì)量、數(shù)量和存儲方式以及設備種類、型號、規(guī)格和數(shù)量等,如果承包商到貨情況不符合合同要求或雙方同意的計劃,將會直接影響到工程的進度和質(zhì)量,毫無疑問會成為監(jiān)理工程師直接反駁索賠的重要依據(jù);
3、做好日常監(jiān)理工作,隨時與業(yè)主及承建商保持協(xié)調(diào),預防索賠事件發(fā)生。
對承建商的施工活動進行日?，F(xiàn)場檢查是工程監(jiān)理工作的基礎,現(xiàn)場監(jiān)理工程師必須始終留在現(xiàn)場,保持有關(guān)情況記錄,做好監(jiān)理日志,并應特別指出承建商在哪一方面沒有達到合同或計劃要求,并由監(jiān)理部將有關(guān)問題以書面形式通知承建商,為今后反駁索賠提供依據(jù);同時,及時與業(yè)主和承建商做好協(xié)調(diào)工作,盡量避免索賠事件的發(fā)生。
第7篇 物業(yè)管理公司合同評審工作程序
質(zhì)量管理程序文件
--物業(yè)管理公司合同評審程序
1.0 目的
通過對標書、合同(草案)或訂單進行評審,確保其內(nèi)容明確,并能準確理解用戶或發(fā)展商的要求,使合同得以順利履行。
2.0 適用范圍
適用于本公司各類租賃和提供物業(yè)管理服務的標書、合同的草案及正常服務范圍以外的維修或安裝訂單及口頭訂單等的評審。
3.0 定義
訂單:指對要求進行說明的文件或記錄。
4.0 職責
4.1 總經(jīng)理主持并組織有關(guān)部門或人員對物業(yè)委托管理合同或標書等重大項目合同的評審。
4.2 房屋、電話租賃合同及其他一般性服務合同由合同涉及的部門負責人組織評審,公司主管負責人負責審批。
4.3 正常服務范圍以外的維修或安裝訂單由機電班長或訂單接收人進行評審。
4.4 合同評審記錄由辦公室負責保存。
5.0 工作程序
5.1重大項目合同(如物業(yè)管理項目標書、物業(yè)委托管理合同等)的評審。
5.1.1 總經(jīng)理負責組織有關(guān)部門或人員通過與顧客了解接觸、溝通聯(lián)絡以及對市場的調(diào)查和分析來了解顧客的真實需要。
5.1.2 在投標或合同簽訂之前,總經(jīng)理主持召集專題會議,有關(guān)部門或人員對標書或合同草案內(nèi)容以及服務質(zhì)量標準等進行評審,確認本公司有能力達到用戶或發(fā)展商要求。
5.1.3 對合同的評審確保
a)在簽訂合同之前,各項條款內(nèi)容明確、合理;
b)公司具有滿足合同能力,與投標不一致的地方已得到解決;
c)當合同變更時,應重新評審,評審后更改的內(nèi)容及時準確傳達到有關(guān)部門o
5.1.4各相關(guān)部門負責對合同涉及到本部門的內(nèi)容進行評審,并在《合同評審記錄》上填寫評審記錄,經(jīng)總經(jīng)理簽字確認。
5.1.5 《合同評審記錄》由公司辦公室負責保存o
5.2一般性服務合同(如業(yè)主公約或物業(yè)管理契約,房屋、攤位租賃及電話出租合同等)的評審。
5.2.1 在合同簽定之前,由合同簽訂部門負責人組織有關(guān)人員對合同的草案內(nèi)容進行評審。如合同有標準合同文本(通用范本),只需對標準合同文本進行評審,報公司主管負責人審批。
5.2.2《合同評審記錄》由合同簽訂部門負責保存。
5.3維修或安裝訂單的評審
5.3.1 以口頭或書面等方式出現(xiàn)的屬于正常服務范圍之外的維修或安裝訂單電主管或訂單接收人評審,或記錄后預約現(xiàn)場評審。
5.3.2 如用戶的要求內(nèi)容不明確時,由專業(yè)人員在現(xiàn)場進行評審并做出答復,將結(jié)果記錄在《維修通知單》上。
5.3.3 上述評審記錄由管理處負責保存。
5.4合同的修改
5.4.1 合同的雙方發(fā)現(xiàn)合同中存在需修改問題時,均有義務就待修改條款通知對方,并取得一致意見。修改后的合同要進行重新評審并做好評審記錄。
6.0 相關(guān)文件
6.1 《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊》'文件資料控制程序' 4.3章
6.2 《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊》'職責描述'3.2章
6.3 《合同評審記錄》***-qp-08-1/b
6.4 《維修通知單》***-qp-06-4/b
6.5 《經(jīng)濟效益分析意見》或《可行性分析》(不定格)
6.6 《物業(yè)管理投標書》或《物業(yè)管理方案》(不定格)
6.7 《物業(yè)委托管理合同》(不定格)
第8篇 物業(yè)管理合同簽定工作程序
物業(yè)管理合同簽定程序
1.目的
對物業(yè)管理合同在簽定前進行評審,以確保客戶要求明確,公司有能力滿足客戶要求。
2.適用范圍
適用于公司新承接及合同期滿的物業(yè)項目管理合同的簽訂。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊4.3章。
3.2iso9002標準第4.3章。
4.職責
4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責合同評審的組織工作。
4.2保安部負責對清潔衛(wèi)生、綠化、消防安全、治安、信件收發(fā)、內(nèi)容進行評審。
4.3工程部負責對設備保養(yǎng)運行、維修管理等內(nèi)容進行評審。
4.4財務室負責對管理收支費內(nèi)容進行評審。
4.5物管部負責對人力資源等內(nèi)容進行評審。
5.工程程序
5.1合同的評審
5.1.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織物管部、保安部、工程部、財務室對管理合同進行評審。
5.1.2物管部、保安部根據(jù)現(xiàn)行物業(yè)管理的各項法規(guī)、條例及公司現(xiàn)有的資源能力對委托方在治安、消防安全、清潔衛(wèi)生、綠化、信件收發(fā)管理等各方面的要求進行評審并記錄,提出滿足委托方要求應增加的資源。
5.1.3工程部根據(jù)現(xiàn)行的各項有條例及公司現(xiàn)有的資源能力對委托方在設備保養(yǎng)運行維修的要求進行評審并記錄,提出需要增加的資源。
5.1.4財務室根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)及公司的有關(guān)規(guī)定對物業(yè)的各項收支費標準,零星維修服務收費等方面進行評審并記錄存檔。
5.1.5物管部根據(jù)有關(guān)的勞動法規(guī)要求和公司管理的需要,對人力資源方面進行評審,并記錄。
5.1.6制定物業(yè)管理方案的籌備小組根據(jù)各部門合同評審記錄、編制物業(yè)管理方案,按物業(yè)管理方案的制定(qp-2.1)文件執(zhí)行,修訂標準合同,報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審查批準后提交法律顧問咨詢,然后根據(jù)法律顧問的意見修改后再報總經(jīng)理或副總經(jīng)理審查批準后形成合同草案。
5.2合同的磋商
5.2.1籌備小組制定合同計劃,并與委托方聯(lián)系約定時間進行磋商。
5.2.2合同的磋商由總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織,有需要時可安排各部門代表及法律顧問參加。
5.2.3籌備小組對合同的磋商形成備忘錄。內(nèi)容包括討論的情況和修改的意見。
5.2.4總經(jīng)理或副總經(jīng)理決定合同需繼續(xù)磋商的,由籌備小組聯(lián)系,直至委托方達成一致意見,現(xiàn)經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準形成正式的物業(yè)管理方案和合同文本。
5.3合同的簽訂與公證
5.3.1籌備小組聯(lián)系合同雙方舉行簽署儀式,合同由總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理與委托方簽署并加蓋公章。
5.3.2總經(jīng)理或副總經(jīng)理或法律顧問認為需要辦理公證的,由籌備小組辦理有關(guān)手續(xù)。
5.3.3合同簽署后正本由物管部專人保管,副本交財務部、工程部部門保管。
5.3.4籌備小組根據(jù)正式簽訂的合同修訂《物業(yè)管理方案》具體內(nèi)容參見qp-2.1《管理方案的制訂》。
5.4根據(jù)物業(yè)管理項目的管理方案、合同有關(guān)的法律法規(guī)編制業(yè)主公約及有償服務收費標準,并評定公司具有滿足規(guī)定要求的能力。
6.支持文件與記錄
6.1合同評審記錄(qr-1.1-01)
第9篇 業(yè)務科合同管理員工作標準職責
一、編制依據(jù)
《安全生產(chǎn)法》、《安全生產(chǎn)責任制度》、西物段安〔2022〕18號《****干部月度崗位履責考核辦法》等規(guī)定。
二、標準內(nèi)容
1.參與安全風險研判,確定風險項點及控制措施,明確量化檢查標準,落實管控措施。
2.在主管業(yè)務副段長和科室負責人的領(lǐng)導下,認真貫徹執(zhí)行上級和段長發(fā)布的有關(guān)工作指示、指令、措施及各項物資質(zhì)量規(guī)章制度。
3.自覺遵守黨紀國法、物資紀律,嚴格執(zhí)行段及各級物資管理部門的要求,堅持原則,廉潔奉公,不以權(quán)謀私,為鐵路運輸和安全生產(chǎn)搞好物資供應工作。
4.認真學習《****合同管理辦法》、《****合同管理辦法》和《****法律事務管理信息系統(tǒng)管理辦法》,嚴格貫徹落實執(zhí)行,且要根據(jù)鐵路的改革形勢,不斷學習專業(yè)知識,努力提高專業(yè)技能。
5.認真遵守各項制度,確保不發(fā)生任何事故。
6.按各項規(guī)章制度認真執(zhí)行落實。
7.在實際操作中,本著平等、公平原則,根據(jù)具體情況需要增減條款,合同簽訂雙方協(xié)商解決爭議問題,減少合同糾紛。
8.根據(jù)中標方出具《中標通知書》,起草合同文本,登陸****法律事務信息管理系統(tǒng),填寫《****合同審查聯(lián)簽表》,送計劃、業(yè)務、財務等相關(guān)部門分別審查,根據(jù)審查意見,對合同文本進行修改后送主管領(lǐng)導審核后,上報行政負責人簽字,并加蓋段電子印章。
9.對于采購金額在五十萬以上的合同,還應上報至局法律事務處審核,采購金額超過一百萬的合同,必須申辦《****法人授權(quán)委托書》。
10.審核完畢的合同文本,由法定代表人或委托代理人在合同文本上簽字、加蓋合同專用章。
11.合同簽訂完成后,要及時制作合同檔案,合同管理人員填寫《合同檔案封面》和《合同基礎資料目錄》后,歸檔保管。
第10篇 合同管理監(jiān)理工程師工作職責
在總監(jiān)或駐地監(jiān)理工程師領(lǐng)導下,負責合同管理監(jiān)理工作的具體實施。
(1)、熟悉合同文件,調(diào)查施工環(huán)境條件。
(2)、參與編制監(jiān)理計劃(規(guī)劃)或監(jiān)理細則。
(3)、參與審批施工單位提交的總體進度計劃,初審調(diào)整計劃。
(4)、確認施工單位提交的場地占用計劃。
(5)、核算施工單位對工程量清單的復核結(jié)果。
(6)、編制開工預付款支付證書。
(7)、參加監(jiān)理交底會。
(8)、參加第一次工地會議。
(9)、審查工程分包申請和分包協(xié)議。
(10)、審核施工單位月進度計劃,檢查和監(jiān)督進度計劃的實施。
(11)、參與審核分項、分部工程的開工申請。
(12)、初審或?qū)徍耸┕挝惶峤坏墓こ套兏陥?按施工合同規(guī)定編制工程變更令。
(13)、初審或?qū)徍耸┕挝惶峤坏墓こ萄悠谝庀?、工程延期申?提出處理意見。
(14)、初審或?qū)徍耸┕挝惶峤坏馁M用索賠意向和費用索賠申請,編制費用索賠報告。
(15)、按合同規(guī)定初審或核定施工單位提交的價格調(diào)整和計日工。
(16)、檢查工程保險的辦理情況。
(17)、調(diào)查分析違約事件,依據(jù)合同規(guī)定和有關(guān)證據(jù)評估損失,提出處理意見。
(18)、調(diào)解一方或雙方提出的爭端協(xié)調(diào)申請,提出解決建議。
(19)、參加工地例會或?qū)ｎ}工地會議。
(20)、參與審查交工驗收申請。
(21)、編制交工結(jié)賬證書。
(22)、參與編寫監(jiān)理月報。
(23)、參與編制項目監(jiān)理竣工文件。
(24)、完成總監(jiān)理工程師或駐地監(jiān)理工程師委派的其他監(jiān)理工作。
第11篇 建筑項目合同管理員崗位工作標準
1、編制目的
本工作標準規(guī)定各項目合同管理員工作職責、內(nèi)容,應保存的資料和應熟悉的法律、法規(guī)和制度。
2、工作職責
(1)貫徹執(zhí)行國家和企業(yè)頒發(fā)的有關(guān)合同管理的方針、政策和法律、法規(guī)。
(2)負責合同評審、參與合同的談判、簽訂、變更和爭議處理。
(3)負責對合同的履行進行監(jiān)督。
(4)負責對分包方的考核。
(5)負責合同和分包方原始資料的管理。
3、工作內(nèi)容
(1)及時獲取工程建設施工合同文件。合同性文件包括:招標文件及附件、投標書及附件、建設工程施工合同。
(2)熟悉和研究工程建設施工合同文件,全面了解和明確施工合同各條款,負責施工合同的二次交底,二次交底應面向項目部全體管理人員、各班組負責人及分包單位負責人。
(3)參與項目分包合同、分供方合同的談判、評審和簽訂,審核并留存分包方的資證、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量鑒定等盡可能完善的資料,經(jīng)審定合格的分包方納入合格分包方名冊,并提交公司主管部門備案。
(4)負責對各類合同的履約進行跟蹤監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)違約的原因、責任及可能產(chǎn)生的后果,每月按時向公司書面匯報合同履約情況。
(5)對合同履行中發(fā)生的變更、違約、爭議事宜進行協(xié)調(diào)處理,并做好資料的收集和整理。
(6)每月定期整理和匯總工程的工期簽證、經(jīng)濟簽證等資料,登記匯總結(jié)果并上報公司。
(7)在各類合同管理中,注意預防相關(guān)方的索賠,收集有利證據(jù),做好索賠與反索賠工作。
(8)對合同文件進行分類、編號管理,保證合同文件不丟失、不損壞、不失密,并方便使用。
(9)接受上級各部門的合同管理情況檢查,對檢查中提出的問題及時整改。
(10)完成領(lǐng)導臨時交辦的任務。
4、本崗位需要存檔資料
(1)合同臺帳
(2)合同履約分析記錄
(3)合格分包方名冊 .
(4)合格分包方考核、重新考察記錄
(5)分包、分供合同草案評審記錄
(6)合同變更臺帳
(7)其他應保存的資料
(8)各類合同及協(xié)議
5、本崗位應熟悉的主要法律、法規(guī)、制度
(1)《中華人民共和國建筑法》
(2)《中華人民共和國合同法》
(3)《中華人民共和國招投標法》
(4)《中華人民共和國統(tǒng)計法》
(5)《中華人民共和國民事訴訟法》
(6)《中華人民共和國公司法》
(7)《中華人民共和國環(huán)境保護法》
(8)《中華人民共和國工會法》
(9)《中華人民共和國檔案法》
(10)《中華人民共和國保守國家秘密法》
(11)《中華人民共和國保險法》
(12)工程所在地地方政府法規(guī)和要求
(13)建筑工程施工合同
(14)定額及相關(guān)配套文件
第12篇 業(yè)務科合同管理員工作標準
一、編制依據(jù)
《安全生產(chǎn)法》、《安全生產(chǎn)責任制度》、西物段安〔2013〕18號《****干部月度崗位履責考核辦法》等規(guī)定。
二、標準內(nèi)容
1.參與安全風險研判，確定風險項點及控制措施，明確量化檢查標準，落實管控措施。
2.在主管業(yè)務副段長和科室負責人的領(lǐng)導下，認真貫徹執(zhí)行上級和段長發(fā)布的有關(guān)工作指示、指令、措施及各項物資質(zhì)量規(guī)章制度。
3.自覺遵守黨紀國法、物資紀律，嚴格執(zhí)行段及各級物資管理部門的要求，堅持原則，廉潔奉公，不以權(quán)謀私，為鐵路運輸和安全生產(chǎn)搞好物資供應工作。
4.認真學習《****合同管理辦法》、《****合同管理辦法》和《****法律事務管理信息系統(tǒng)管理辦法》，嚴格貫徹落實執(zhí)行，且要根據(jù)鐵路的改革形勢，不斷學習專業(yè)知識，努力提高專業(yè)技能。
5.認真遵守各項制度，確保不發(fā)生任何事故。
6.按各項規(guī)章制度認真執(zhí)行落實。
7.在實際操作中，本著平等、公平原則，根據(jù)具體情況需要增減條款，合同簽訂雙方協(xié)商解決爭議問題，減少合同糾紛。
8.根據(jù)中標方出具《中標通知書》，起草合同文本，登陸****法律事務信息管理系統(tǒng)，填寫《****合同審查聯(lián)簽表》，送計劃、業(yè)務、財務等相關(guān)部門分別審查，根據(jù)審查意見，對合同文本進行修改后送主管領(lǐng)導審核后，上報行政負責人簽字，并加蓋段電子印章。
9.對于采購金額在五十萬以上的合同，還應上報至局法律事務處審核，采購金額超過一百萬的合同，必須申辦《****法人授權(quán)委托書》。
10.審核完畢的合同文本，由法定代表人或委托代理人在合同文本上簽字、加蓋合同專用章。
11.合同簽訂完成后，要及時制作合同檔案，合同管理人員填寫《合同檔案封面》和《合同基礎資料目錄》后，歸檔保管。
