某大學后勤集團公文行文管理規(guī)定
大學后勤集團公文行文管理規(guī)定
為加強各級機關公文行文的規(guī)范化、標準化,依據(jù)《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》以及《北京z大學公文管理制度》,結合集團日常工作和公務活動等特點,制定本規(guī)定。
一、公文分類
集團公文種類分為:
基礎性文件。主要是指集團制訂的用于規(guī)范化管理、指導經營管理等方面的內部規(guī)章制度。
實施性文件。主要是指各單位根據(jù)本單位工作職能和集團基礎性文件確定的實施辦法、細則、決定等類型文件。
運行性文件。主要是指集團為保證日常工作運行而編制的請示、報告、通知、通報、批復等類型公文。
質量管理文件。主要是根據(jù)質量管理體系要求,保證工作質量目標實現(xiàn)的文件。
二、行文規(guī)定
行文是公文辦理的重要內容,各級公文的行文必須經過主管領導審批,嚴禁未經審批行文下發(fā)。公文行文過程包括擬稿、審核、審批等。
1.擬稿
⑴ 集團各單位應根據(jù)集團黨政聯(lián)席會決定和領導指示精神,確定文稿內容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。
⑵ 各單位文秘人員根據(jù)文稿內容及要求,按照公文格式起草公文。
2.審核
⑴ 集團各單位文秘人員擬稿后由各單位負責人進行審核。
⑵ 各單位負責人應對草擬的公文進行認真審核,審核的重點:是否符合黨政聯(lián)席會決議和領導指示精神,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則,是否符合擬制公文的有關要求,是否符合公文格式。
⑶ 各單位負責人審核后,應在《發(fā)文審批單》審核人欄內簽名,注明審核日期;并確定下發(fā)范圍和份數(shù)。
3.審批
⑴ 文秘人員將已審核后的文稿提交集團聯(lián)系領導審批。黨政辦下發(fā)的行政文件由總經理審批,黨務文件由黨委書記審批。
⑵ 集團領導審閱后,應在《發(fā)文審批單》審批意見欄內簽署意見,并在審批人欄內簽名,注明審批日期。
4.行文要求
⑴ 符合國家的法律法規(guī)及其他有關規(guī)定。
⑵ 情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
⑶下行文應當同時抄送直接上級機關。
⑷上行文不得抄送下級機關。
⑸結構層次序數(shù)為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。
⑹成文日期、部分結構層次序數(shù)和詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字。
⑺公文的文種應根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
⑻集團各單位編號文件應使用集團黨政辦公室統(tǒng)一印制的公文紙。
三、發(fā)文規(guī)定
1.所有公文由集團黨政辦公室負責印發(fā)。
2.集團機關各部門和各單位印發(fā)編號公文需填寫《z后勤集團發(fā)文報送單》,由集團黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發(fā),行文單位下發(fā)。
3.集團各單位發(fā)文編號方式:
發(fā)文代字按承辦單位分別為:
承辦單位:集團黨政辦公室 發(fā)文代字:集團黨政辦字
承辦單位:集團財務管理部發(fā)文代字:集團財字
承辦單位:集團人力與質量管理部 發(fā)文代字:集團人質字承辦單位:集團綜合管理部發(fā)文代字:集團綜字
承辦單位:后勤客戶服務中心 發(fā)文代字:集團客字
承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團物字
承辦單位:學生公寓管理服務公司 發(fā)文代字:集團學字
承辦單位:動力服務公司 發(fā)文代字:集團動字
承辦單位:餐飲服務公司 發(fā)文代字:集團餐字
承辦單位:接待服務公司 發(fā)文代字:集團接字
承辦單位:商貿服務公司 發(fā)文代字:集團商字
承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團幼字
沙河后勤保障服務中心和社區(qū)辦發(fā)文根據(jù)學校及集團規(guī)定執(zhí)行。
4.辦公室文秘人員應填寫《發(fā)文登記表》,在公文左上角打印單位號,蓋受控狀態(tài)章,發(fā)至各單位,并責成接收人在《發(fā)文登記表》上簽名,注明收文日期。
四、收文規(guī)定
1.接收公文時應在《發(fā)文登記表》上簽名,并注明收文日期。
2.接收公文單位應先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉交本單位領導傳閱,傳閱后及時辦理,收回存檔。
3.任何單位和個人不得擅自或隨意扣壓公文。
4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時外來文件還應填寫《外來文件清單》、受控文件應填寫《受控文件清單》。
凡屬于集團以外單位,包括國家、政府和學校各職能部門下發(fā)或轉發(fā)的有關公務活動的公文、法律法規(guī)、行業(yè)標準等均屬于外來文件。
凡屬于集團黨政辦公室、各職能部門、各單位下發(fā)的有關管理規(guī)章制度和指導工作運行并具有長期效力的公文和適用于本單位工作運行的法律法規(guī)、行業(yè)標準等均屬于受控文件。
六、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。
七、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
