建筑企業(yè)費用報銷流程管理規(guī)定
建筑施工企業(yè)費用報銷流程管理規(guī)定
第一條為明確各類費用在報銷付款中的管理責任、權(quán)限和流程，根據(jù)制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各獨立核算單位、全資子公司和控股子公司(以下簡稱“各單位”)。
第三條各單位可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定相應的費用報銷細則或?qū)嵤┺k法，并報公司審核后在本單位實施。
第四條本規(guī)定所稱費用報銷是指日常發(fā)生的差旅費、辦公費、業(yè)務招待費、汽車費、運雜費、郵電通信費、水電費、租賃費、會議費、保險費、低值易耗品、各種規(guī)費、咨詢訴訟費、檢測測繪費、證照費、年檢費、其他營業(yè)費用和其他管理費用等。
第五條權(quán)簽人
1、本規(guī)定的權(quán)簽人是指部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長等，名單以控股公司、集團公司、公司及各單位的任命文件為準。
2、權(quán)簽人享有在規(guī)定管理權(quán)限內(nèi)對報銷付款簽字審核審批的權(quán)利，并承擔相應的責任和對費用真實、合法、合理性負責的義務(公司權(quán)簽人的授權(quán)待進一步明確后修改本制度再上報控股公司)。
第六條員工借款
1、日常費用開支原則上不允許員工借款，應由個人先墊支，事后報銷;符合《貨幣資金管理制度》或大額開支確需借備用金的，根據(jù)費用預算，填報《借款審批表》報批后，到所屬財務部門申領借款。但需在事項完畢后5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。
當年12月31日前的借款尚未核銷的，如無特殊情況，一律從工資或獎金中先扣回。
2、借款實行“前款不清，后款不借”原則。員工在財務部門有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的，除非有特殊情況，否則不允許再次借款;費用報銷時，如無特殊理由，應先歸還借款，扣除借款后有余額的，按余額付款。
3、公司員工借款經(jīng)部負責人、財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批;各單位員工借款經(jīng)部門負責人、公司派出財務負責人審核同意后，報經(jīng)理(或指定的副經(jīng)理)審批;各單位經(jīng)理、公司總經(jīng)理、董事長借款由各單位公司派出財務負責人、財務總監(jiān)審核簽字;公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理兼任下屬單位董事長的，指定在公司借款，所有人員嚴禁多單位(多頭)借款和多頭報銷。
4、財務部門應加強對員工借款的管理，定期催收。
5、出差借款按照《差旅費管理規(guī)定》執(zhí)行。
第七條報銷的要求
1、發(fā)票的基本要求
①發(fā)票必須合法、真實、有效。
②發(fā)票不得涂改、挖補、大小寫金額必須相符，字跡清楚。發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應當退回重開或更正，更正處應加蓋開票單位公章。
③發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上，防止原始憑證在傳遞過程中丟失。
④發(fā)票抬頭與公司名稱應一致，并具有規(guī)定印章(公章或財務專用章或發(fā)票專用章等)。
⑤其它要求參見《會計基礎工作規(guī)范制度》和國家相關法律、法規(guī)。
財務部門有權(quán)拒收不合法不合規(guī)的票據(jù)，應當扣留虛假票據(jù)，并及時通報相關責任人。
2、報銷憑證的填寫要求
①必須按費用報銷單要求填寫相關內(nèi)容。
②報銷事項的內(nèi)容、用途說明必須清晰準確，并注明費用歸屬(屬于哪個單位或項目，便于分類核算或轉(zhuǎn)賬)，必要時附清單詳細說明。
③凡是費用需要在公司和各單位之間分攤的，報銷人應該根據(jù)原始憑證抬頭與費用歸屬關系，分別歸集后，填寫相應的報銷憑證，確不能歸集應給予適當分配比例。
④報銷金額大小寫必須一致，不得涂改，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。
⑤財務在審核時按相關制度規(guī)定有權(quán)去除不符合要求的票據(jù)(如白條、不符合要求的發(fā)票等)，可以核小報銷金額;但審核金額超過原報銷金額時，應退回經(jīng)辦人重填或按申報金額報銷。
⑥費用報銷單分差旅費報銷單、招待費用報銷單和費用報銷單，差旅費報銷填差旅費報銷單，其他所有費用填費用報銷單;
3、其他報銷附件要求
①除發(fā)票外，其他附件、報表必須合法、合規(guī)，有相關責任人的簽字審批，業(yè)務招待費的報銷報銷人對應說明的事項根據(jù)管理需要要求填寫費用說明清單，但費用說明清單不做為原始入帳憑證。
②差旅費報銷除當天往返等特殊情況外應當附出差審批單，汽車費用報銷應當附派車單。
③簽有合同的費用報銷(如廣告費、設計費等)附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。
4、報銷的時效要求
①當月費用一般應在當月報銷處理完畢，部分費用如電話費等可以延至下月。
②當年費用一般應在當年12月31日前報銷處理完畢。部分費用的發(fā)票如當年無法取得，只能在次年1月取得的，應在1月取得時立即辦理報銷;財務部門如果賬務處理允許，應進入當年費用。
③申請先由公司預付支票的，經(jīng)辦人應在5個工作日內(nèi)拿回相應發(fā)票按此報銷流程辦理簽字核銷手續(xù)，否則視同個人借款按相關規(guī)定處理。
第八條報銷審批付款流程
1、經(jīng)辦人：根據(jù)本單位實際業(yè)務需要，在費用事項發(fā)生后，按照報銷流程管理要求分類粘貼原始憑證，填寫報銷單，交部門負責任審核。經(jīng)辦人對其發(fā)生費用的真實、合理、合法、完整性負責，嚴禁虛報、假公濟私。
2、部門負責人：按管理及責任權(quán)限對本部門發(fā)生費用的真實性、合理性負責審核并簽字，對費用是否符合部門計劃、預算承擔責任;部門負責人可以根據(jù)事項、金額的重要性，讓部門業(yè)務主管先行審核簽字，并落實責任。對審核不通過的予以退回。
3、財務部門負責人：財務部門負責人(或授權(quán)主辦會計)對報銷憑證的相關內(nèi)容，根據(jù)財務制度要求、標準進行審核;并復核報銷的金額、是否有備用金或其他借款，是否從報銷款中扣回相關借款;根據(jù)本單位的各項具體管理制度對票據(jù)的合法、合規(guī)性負責審核簽字，對審核不通過的予以退回。
5、財務總監(jiān)：對財務負責人(或授權(quán)主辦會計)審核后的報銷憑證，根據(jù)控股公司、行業(yè)集團、公司相關規(guī)定、本單位的制度進行整體審核，并結(jié)合本單位月度、年度預算的使用情況和實際資金情況，簽署審核付款意見，對整個報銷的合法性、合規(guī)性承擔責任。對不符合要求，有損本單位利益的要堅決予以拒絕和退回，如有弄虛作假的，應當扣留票據(jù)并及時上報。
有財務總監(jiān)的單位，財務總監(jiān)是財務負責人;沒有財務總監(jiān)的，財務部部門負責人(或授權(quán)副經(jīng)理、主辦會計)行使財務負責人職責。
6、各單位經(jīng)理、公司總經(jīng)理：根據(jù)控股公司、行業(yè)集團、公司相關規(guī)定、董事長的授權(quán)，對授權(quán)范圍內(nèi)所有費用予以審批，并對費用的真實性、合理性承擔責任;對授權(quán)給副總經(jīng)理審批的事項負管理責任并要有授權(quán)書;對還需要董事長、集團公司、公司審批費用的真實、合理性負責審核簽字。對審批、審核不通過的予以退回。
經(jīng)理、總經(jīng)理的費用，由財務負責人審核后，交由董事長審批。
7、董事長：根據(jù)控股公司、行業(yè)集團、公司相關規(guī)定或授權(quán)，對費用具有最終審批權(quán)，并以法人代表身份對所有費用的真實、合理、合法合規(guī)性承擔責任。
董事長的費用由財務負責人審核。
8、出納：審核報銷單是否完成上述簽字流程，是否本人簽字，對審批簽字手續(xù)不全的堅決予以退回。對報銷金額再次復核，復核金額(付款金額)只能小于等于報銷人申報金額，對復核金額大于申報金額的，予以退回給經(jīng)辦人重新辦理(或按申報金額辦理)。報銷費用沖抵借款的部份，出納應開具收據(jù);收回多余的現(xiàn)金，收據(jù)中的一聯(lián)應作為憑證附件。
9、上述流程見附圖(費用報銷流程圖)。
第九條若員工為本單位其他職員代為辦理報銷或借款手續(xù)，報銷人應填被代辦人，并按被代辦人的職別進行審批，同時在報銷單上注明由代辦人代辦。員工借款在領款時必須由本人親筆簽字確認領款。
第十條本規(guī)定由公司財務處負責解釋和修改。
第十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附圖：費用報銷流程圖
財務總監(jiān)(或授權(quán)付經(jīng)理)審核
財務部門負責人(或授權(quán)主辦會計)審核
部門負責人審核
費用發(fā)生
經(jīng)辦人填制費用單據(jù)
經(jīng)理或經(jīng)理審核、審批
董事長審批
出納復核付款
費用報銷流程圖
