z公司文件管理條例全文
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放:
(1)財務部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時,必須將文件打印并復印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在,由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員,再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。
2、文件的更改:
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改,且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可),連同編制形成部門負責人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡情況,可到現(xiàn)場為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、文件的換頁:
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好,由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間,將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢:
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負責人,安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時,必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定:
(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進行修改,確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門負責人接收后必須領(lǐng)學或傳達應執(zhí)行的員工,認為有必要復印下發(fā)到相關(guān)員工時,須向原發(fā)放部門提出申請,由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。
(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制形成部門。
(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊,妥善保管,以便備查或回收時使用。保存期限為三年。
6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準,不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外,對由此造成的一切后果負責。
7、本規(guī)定各條款如有違犯,對責任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導開通用罰款單收繳。
