第1篇 文件管理章程格式
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;
(4)支部黨的代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會(huì)通過后實(shí)施,修改時(shí)亦同。
第2篇 建筑公司環(huán)境管理文件和資料控制程序
建筑集團(tuán)公司環(huán)境管理程序文件
程序文件名稱:文件和資料控制程序
1.目的
對(duì)與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制,使管理體系運(yùn)行的所有場(chǎng)所都能得到文件的有效版本,防止使用作廢文件。
2.適用范圍
適用于集團(tuán)公司與質(zhì)量環(huán)境有關(guān)的所有場(chǎng)所的文件資料的控制。
3.職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)編制并監(jiān)督實(shí)施本程序。
3.2各部門的職責(zé)詳見w*/ems/c*/a/07附表1-3。
4.控制程序
4.1文件和資料的控制方法:包括分類、編制、組織會(huì)簽、審批、編號(hào)、收發(fā)、復(fù)制、更改、銷毀等規(guī)定,具體在本程序的附表中說明。
4.1.1體系文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表1)
4.1.2外來及管理性文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表2)
4.1.3工程技術(shù)文件資料的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表3)
4.1.4工程承包合同的控制,執(zhí)行集團(tuán)公司的《合同評(píng)審控制程序》、《合同管理辦法》。
4.2文件的評(píng)審
各部門在管理體系運(yùn)行中,發(fā)現(xiàn)需要對(duì)文件進(jìn)行修訂時(shí),要及時(shí)將文件修訂信息傳遞到企管部,由企管部整理并提交管理評(píng)審。
4.3更改形式及歸檔要求
4.3.1更改形式:管理體系文件的更改,可在原文件上劃改(更改數(shù)字在
30字以內(nèi),用雙劃線劃掉要更改的內(nèi)容,在更改處加蓋更改專用章,更改內(nèi)容填寫在《文件修改記錄表》ems/07-5表上)或局部換頁更改。換版的管理體系文件發(fā)布時(shí),應(yīng)注名原文件作廢。
4.3.2文件和資料的歸檔:執(zhí)行集團(tuán)公司《檔案管理辦法》。
4.4文件和資料的編號(hào)規(guī)定
4.4.1集團(tuán)公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號(hào)依據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文分類規(guī)定,每年從01開始順序編號(hào)。
4.4.2體系文件編號(hào)規(guī)定
4.4.2.1體系文件分類
a.質(zhì)量體系文件:指依據(jù)iso9002:1994版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件,分《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》和《崗位責(zé)任制》三層。此層次的文件將在質(zhì)量體系文件換版(iso9001:2000版)后失效。
b.環(huán)境管理體系文件:指依據(jù)iso14001:1996版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件,分《環(huán)境管理手冊(cè)》、《環(huán)境管理程序文件》、《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》三層。
4.4.2.2質(zhì)量體系文件編號(hào)
文件編碼規(guī)定:
a.公司代碼:建筑集團(tuán)公司-*j;
b.文件類別:質(zhì)量保證手冊(cè)-qa;
程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書-qp;
c.文件序號(hào):用兩位阿拉伯字母表示,從01開始。
4.4.2.3部門和分公司代碼
工程部-gc經(jīng)營部-jy企管部-qg行政部-*z財(cái)務(wù)科-cw
試驗(yàn)室-sy開發(fā)辦-kf材料公司-cl集團(tuán)一公司-y*
集團(tuán)二公司-zr集團(tuán)三公司-sj 集團(tuán)四公司-sq
集團(tuán)五公司-wy集團(tuán)六公司-lc集團(tuán)七公司-qh
集團(tuán)八公司-bf集團(tuán)九公司-jc 集團(tuán)十公司-zi
集團(tuán)十一公司-ws集團(tuán)十二公司-ad直屬三公司-js
直屬一處-yc 直屬二處-rc直屬三處-sc 直屬四處-zs
4.4.2.4環(huán)境管理體系文件編號(hào)
a.《環(huán)境管理手冊(cè)》:w*/emsc/a-2001
b.《環(huán)境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001
c.集團(tuán)公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》w*/ems/zds/a/**-2001
d.各部門和分公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》w*/ems/ yy /a/**-
e.《崗位責(zé)任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001
各代碼含義:
emsc:代表環(huán)境管理手冊(cè)
ems:代表環(huán)境管理體系
c*:代表環(huán)境管理程序文件
zds:代表環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書
**:代表文件序號(hào),從01開始
yy:代表部門代碼,部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規(guī)定
2001:代表文件編制時(shí)間為2001年
a:代表a版
gwzr:代表崗位責(zé)任制度
5.相關(guān)文件
w*/emsc/a-2001《環(huán)境管理手冊(cè)》
w*/ems/c*/a/12-2001《記錄控制程序》
*j/qp/*z/01-2000《檔案管理辦法》
*j/qp/02-2000《合同評(píng)審控制程序》
*j/qp/jy/04-2000《合同管理辦法》
6.標(biāo)準(zhǔn)表格
ems/07-1《文件和資料控制清單》
ems/07-2《文件資料發(fā)文審批表》
ems/07-3《文件會(huì)簽表》
ems/07-4《文件資料收文登記表》
ems/07-5《文件修改記錄表》
ems/07-6《文件和資料控制檢查記錄》
ems/07-7《文件資料銷毀記錄》
ems/12-1《記錄(文件)借閱登記表》
第3篇 嘉園業(yè)主大會(huì)文件之管理規(guī)約公示版
ee嘉園管理規(guī)約
第一部分 物業(yè)基本情況
(應(yīng)當(dāng)與前期物業(yè)服務(wù)合同內(nèi)容一致)
一、物業(yè)管理區(qū)域
東至 財(cái)經(jīng)學(xué)院東路
南至 東升園公寓北墻
西至 中關(guān)村街道科馨社區(qū)
北至成府路
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的物業(yè)構(gòu)成明細(xì)、物業(yè)共用部分明細(xì)詳見商品房預(yù)售合同、商品房現(xiàn)房買賣合同。
對(duì)本物業(yè)管理區(qū)域進(jìn)行調(diào)整的,應(yīng)當(dāng)按照《北京市物業(yè)管理辦法》第六條、第十一條的規(guī)定,分別經(jīng)原物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)及擬分立或者合并后物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;由全體業(yè)主委托業(yè)主委員會(huì)或者業(yè)主代表向物業(yè)所在街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府提出調(diào)整物業(yè)管理區(qū)域申請(qǐng)。
二、物業(yè)服務(wù)用房
物業(yè)服務(wù)用房建筑面積為平方米,其中地上建筑面積為平方米,位于【幢】【座】層單元號(hào);地下建筑面積為平方米,位于【幢】【座】層 單位號(hào)。其中業(yè)主大會(huì)及業(yè)主委員會(huì)辦公用房建筑面積為平方米,位于 【幢】【座】層單位號(hào)。
(注:物業(yè)服務(wù)用房為多處時(shí),可根據(jù)實(shí)際情況增加以上內(nèi)容)
三、物業(yè)共用部分
根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定和房屋買賣合同約定,業(yè)主共用部分包括:
(一)單幢建筑物的共用部分,包括該幢建筑物的業(yè)主共用的門廳、戶外墻面、樓梯間、水泵間、電表間、電梯間、電話分線間、走廊通道、房屋主體承重結(jié)構(gòu)部位(基礎(chǔ)、內(nèi)外承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂?shù)?等部位以及該幢建筑物的業(yè)主共用的上下水管道、落水管、水箱、加壓水泵、電梯、天線、供電線路、照明、鍋爐、燃?xì)饩€路、消防設(shè)施、郵政信箱、避雷裝置等設(shè)備。
(二)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的共用部分,包括道路、綠地、路燈、溝渠、池、井、垃圾箱(房)、公益性文體設(shè)施、物業(yè)服務(wù)用房、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)、附屬設(shè)施設(shè)備使用的房屋等。
第二部分 物業(yè)管理方式
四、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),實(shí)行下列第2種物業(yè)管理方式。
1.由全體業(yè)主自行管理;
2.全體業(yè)主依法選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè);
3.由全體業(yè)主依法選聘其他人管理;
采取第1種物業(yè)管理方式的,書面告知物業(yè)所在地的街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和房屋行政主管部門;采用第2、3種物業(yè)管理方式的,雙方依據(jù)物業(yè)服務(wù)合同共同對(duì)物業(yè)共用部分進(jìn)行管理、維修、養(yǎng)護(hù),并維護(hù)相關(guān)區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和公共秩序。
《北京市物業(yè)管理辦法》實(shí)施后,申請(qǐng)辦理商品房預(yù)售許可或者現(xiàn)房銷售的住宅物業(yè)項(xiàng)目,全體業(yè)主確定物業(yè)管理方式時(shí),可以根據(jù)《住宅物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》(編號(hào)db11/t 751-2010)選定相應(yīng)的物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
第三部分 業(yè)主共同管理的權(quán)利和責(zé)任
五、業(yè)主在物業(yè)管理活動(dòng)中依照《中華人民共和國物權(quán)法》、國務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《北京市物業(yè)管理辦法》以及相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定,享有相應(yīng)的權(quán)利,履行相應(yīng)的義務(wù)。
業(yè)主對(duì)物業(yè)管理區(qū)域共用部分實(shí)施共同管理。下列事項(xiàng)由業(yè)主共同決定:
(一)制定或者修改管理規(guī)約、業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則;
(二)選舉或者更換業(yè)主委員會(huì)委員;
(三)確定或者變更物業(yè)管理方式、服務(wù)事項(xiàng)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)方案;
(四)選聘、解聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者不再接受物業(yè)服務(wù)企業(yè)事實(shí)服務(wù);
(五)籌集、管理和使用專項(xiàng)維修資金;
(六)申請(qǐng)改建、重建建筑物及附屬設(shè)施;
(七)申請(qǐng)分立或者合并物業(yè)管理區(qū)域;
(八)決定物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的其他重大物業(yè)管理事項(xiàng)。
決定第(五)、(六)項(xiàng)事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;決定第(七)項(xiàng)事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)分別經(jīng)原物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)以及擬分立或者合并后物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;決定其他事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主同意。
業(yè)主可以以幢、單元、樓層為單位,共同決定本單位范圍內(nèi)的物業(yè)管理事項(xiàng),事項(xiàng)范圍和決定程序由業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則規(guī)定或者物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)全體業(yè)主共同決定。
業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)依法作出的決定,對(duì)業(yè)主具有約束力;業(yè)主應(yīng)當(dāng)遵守業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)依法作出的決定。
業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決定違反法律法規(guī)的,業(yè)主可以依法請(qǐng)求人民法院予以撤銷。
業(yè)主大會(huì)選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人之前,應(yīng)當(dāng)按照本物業(yè)管理區(qū)域業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則的約定召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議,對(duì)選聘方式、具體實(shí)施者、物業(yè)服務(wù)合同的主要內(nèi)容等進(jìn)行表決。
業(yè)主大會(huì)與其依法選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人簽訂物業(yè)服務(wù)合同,應(yīng)當(dāng)由業(yè)主委員會(huì)三分之二以上委員在場(chǎng)簽名并加蓋業(yè)主大會(huì)或者業(yè)主委員會(huì)印章。
因物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人突然撤離等原因,業(yè)主大會(huì)無法及時(shí)另聘新物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人的,按照《北京市物業(yè)項(xiàng)目交接管理辦法》(京建發(fā)[2010]603號(hào))第四章的規(guī)定執(zhí)行。由物業(yè)所在地街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)會(huì)同相關(guān)部門組織提供應(yīng)急物業(yè)服務(wù)。臨時(shí)代管期間的物業(yè)服務(wù)費(fèi)用,由全體業(yè)主按照其專有部分占建筑物總面積的比例分擔(dān)。
六、業(yè)主的共同管理責(zé)任
(一)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用及其交納、監(jiān)督
各業(yè)主同意,物業(yè)服務(wù)收費(fèi)采取包干制(包干制/酬金制)方式,按業(yè)主專有部分面積大小共同負(fù)擔(dān),并按照本規(guī)約和物業(yè)服務(wù)合同約定向物業(yè)服務(wù)企業(yè)足額交納,接受業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)的監(jiān)督。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人每年第一季度向全體業(yè)主公布上一年物業(yè)服務(wù)資金的收支情況,并接受審計(jì)監(jiān)督;審計(jì)監(jiān)督的實(shí)施方式由物業(yè)服務(wù)合同另行約定。
業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)約和物業(yè)服務(wù)合同的約定交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用,因故不能按期交納的,應(yīng)委托他人按期代交或者及時(shí)補(bǔ)交。業(yè)主未按規(guī)定交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)督促其限期交付;12個(gè)月以上拒交物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以在本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收交情況,并注明欠交費(fèi)用的業(yè)主房門號(hào)及欠費(fèi)金額;仍無充足理由不交納物業(yè)費(fèi)的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人可以依法向人民法院提起訴訟。
業(yè)主與物業(yè)使用人約定由物業(yè)使用人交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,從其約定,業(yè)主負(fù)連帶交納責(zé)任。
業(yè)主委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人提供物業(yè)服務(wù)合同約定以外的其他專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)的,其費(fèi)用由雙方約定;物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人應(yīng)當(dāng)將服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行公示。
(二)專項(xiàng)維修資金的交存和使用
1.業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定交存、使用、續(xù)交本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專項(xiàng)維修資金。
2.使用專項(xiàng)維修資金的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定向業(yè)主大會(huì)提出維修資金使用方案,并經(jīng)建筑物及其附屬設(shè)施維修資金列支范圍的專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意。
3.業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)將維修資金使用方案、所需資金、工程進(jìn)展以及資金劃撥等情況在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)向全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主公布;并每12個(gè)月定期向全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主公布一次專項(xiàng)維修資金使用情況。
4.一幢或者一戶門號(hào)的專項(xiàng)維修資金余額不足首次交存的30%時(shí),由業(yè)主委員會(huì)按下列第(1)種方式,向該幢或者該戶門號(hào)業(yè)主續(xù)籌專項(xiàng)維修資金:
(1)一次性交存;
(2)按 元/平方米逐月交存至業(yè)主一卡通;
業(yè)主轉(zhuǎn)讓物業(yè)專有部分的,其交存的專項(xiàng)修資金隨房屋所有權(quán)同時(shí)過戶。
業(yè)主共同決定上述專項(xiàng)維修資金的籌集和使用方案時(shí),應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意,并由業(yè)主另行表決通過。
(三)水、電、氣等費(fèi)用的交納及其設(shè)施的維修責(zé)任
本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定和相關(guān)供用合同的約定向供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位交納有關(guān)費(fèi)用。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人接受供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位的委托代收前款費(fèi)用的,應(yīng)當(dāng)公布委托合同。業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定和相關(guān)供用合同、委托合同的約定向物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人按時(shí)足額交納水、電、氣、信息、環(huán)衛(wèi)等費(fèi)用。業(yè)主拖欠、拒交上述費(fèi)用的,應(yīng)按相關(guān)供用合同規(guī)定承擔(dān)違約責(zé)任。
水、電、氣、信息、環(huán)衛(wèi)等設(shè)施的維修責(zé)任,由業(yè)主、專業(yè)單位按照相關(guān)規(guī)定承擔(dān);前款設(shè)施屬于業(yè)主專有的,由業(yè)主承擔(dān)維修費(fèi)用;屬于業(yè)主
共用的,由全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主按照其專有部分占建筑物總面積的比例分擔(dān)維修費(fèi)用。
業(yè)主大會(huì)應(yīng)當(dāng)代表業(yè)主,及時(shí)與供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位建立供用合同關(guān)系,并與開發(fā)建設(shè)單位辦理戶名變更手續(xù)。
(四)業(yè)主應(yīng)當(dāng)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人以及業(yè)主委員會(huì)提供聯(lián)系地址、通訊方式。
(五)遵守本管理規(guī)約中關(guān)于物業(yè)的使用、維護(hù)和管理的約定。
(六)各業(yè)主同意,在物業(yè)使用和維護(hù)中,遵守相關(guān)法律、法規(guī)政策規(guī)定和本規(guī)約約定及業(yè)主共同決定,按照有利于物業(yè)使用效能發(fā)揮、秩序良好以及公平、合理的原則,正確處理供水、排水、通行、通風(fēng)、采光以及設(shè)施設(shè)備維修、房屋裝飾裝修、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、環(huán)境保護(hù)等方面的相鄰關(guān)系。
業(yè)主不承擔(dān)上述共同管理責(zé)任,損害業(yè)主共同權(quán)益的,業(yè)主大會(huì)或者相關(guān)業(yè)主共同決定可以限制其行使以下第1、2、3(可多選)項(xiàng)成員權(quán)利,:
1.不得擔(dān)任業(yè)主委員會(huì)委員或候補(bǔ)委員;
2. 業(yè)主大會(huì)會(huì)議表決權(quán);
3. 共用部分經(jīng)營收益分配權(quán);
限制時(shí)限至業(yè)主承擔(dān)完成相應(yīng)共同管理責(zé)任時(shí)終止。
第四部分 物業(yè)共用部分的經(jīng)營和收益分配
七、物業(yè)共用部分的經(jīng)營
利用物業(yè)共用部分經(jīng)營的,應(yīng)當(dāng)符合法律、法規(guī)和本規(guī)約的規(guī)定,并經(jīng)業(yè)主大會(huì)或者相關(guān)業(yè)主共同決定。委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人實(shí)施物業(yè)管理的,按照物業(yè)服務(wù)合同約定委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人統(tǒng)一實(shí)施。
八、物業(yè)共用部分經(jīng)營收益分配
(一)利用物業(yè)共用部分經(jīng)營所得收益的分配,按照下列第1
種方式分配:
1.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配;
2.全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主其他約定
屬于全體業(yè)主的共用部分,按下列第2種方式使用:
1.用于補(bǔ)充建筑物及其附屬設(shè)施維修資金,統(tǒng)一歸集到維修資金監(jiān)管專戶;
2.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配,可以優(yōu)先抵交物業(yè)管理費(fèi);
屬于相關(guān)業(yè)主的共用部分,按下列第1種方式使用:
1.用于補(bǔ)充建筑物及其附屬設(shè)施維修資金,統(tǒng)一歸集到市維修資金監(jiān)管專戶;
2.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配,可以優(yōu)先抵交物業(yè)管理費(fèi);
(二)業(yè)主委員會(huì)、相關(guān)業(yè)主應(yīng)當(dāng)每年一次在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布全體業(yè)主共用部分、部分業(yè)主共用部分物業(yè)經(jīng)營所得收益的收支情況,接受業(yè)主大會(huì)、業(yè)主的監(jiān)督。
(三)業(yè)主轉(zhuǎn)讓建筑物內(nèi)的專有部分,其對(duì)共用部分享有的共用和共同管理的權(quán)利一并轉(zhuǎn)讓。
第五部分 物業(yè)的使用、維護(hù)和管理
九、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的業(yè)主、物業(yè)使用人應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律、法規(guī)政策規(guī)定和本物業(yè)管理區(qū)域質(zhì)量保證書、房屋建筑使用說明書及其他文件的約定,并按照下列規(guī)定使用物業(yè):
(一)按照規(guī)劃管理部門批準(zhǔn)或者不動(dòng)產(chǎn)登記簿載明的用途使用物業(yè)專有部分,不得擅自改變物業(yè)專有部分使用性質(zhì)。因特殊情況需要改變物業(yè)用途的,除遵守法律、法規(guī)以及本規(guī)約外,應(yīng)當(dāng)征得有利害關(guān)系的業(yè)主同意;
(二)進(jìn)行室內(nèi)裝飾裝修時(shí),遵守建設(shè)部《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法》和《北京市物業(yè)管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,在工程開工前,應(yīng)當(dāng)事先告知物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人,并與其簽訂室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議;遵守裝飾裝修的注意事項(xiàng),不從事裝飾裝修的禁止行為,不得影響毗鄰房屋的使用安全;主動(dòng)配合物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人依據(jù)有關(guān)規(guī)定和物業(yè)服務(wù)合同的約定對(duì)裝飾裝修活動(dòng)的監(jiān)督檢查;
(三)在指定地點(diǎn)放置裝飾裝修材料及裝修垃圾,不擅自占用共用部分。施工期間應(yīng)采取有效措施,減輕或者避免施工過程中對(duì)相鄰業(yè)主或者使用人日常生活造成的影響,晚間6時(shí)至次日上午9時(shí)和節(jié)假日,不得從事敲、鑿、鋸、鉆等產(chǎn)生嚴(yán)重噪聲的施工;
(四)因裝飾裝修房屋影響物業(yè)共用部分安全使用以及侵害相鄰業(yè)主合法權(quán)益的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)恢復(fù)原狀,造成相鄰業(yè)主財(cái)產(chǎn)損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任;
(五)安裝空調(diào),應(yīng)當(dāng)按照房屋設(shè)計(jì)預(yù)留的位置安裝,未預(yù)留位置的,按照有關(guān)規(guī)定或者物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人指定的位置安裝;
(六)合理使用水、電、氣、環(huán)衛(wèi)等共用設(shè)施設(shè)備,不擅自拆改相關(guān)管線、設(shè)備;
(七)使用電梯,應(yīng)遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)電梯使用管理規(guī)定;
(八)停放車輛,應(yīng)遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)車輛停放有關(guān)規(guī)定。機(jī)動(dòng)車在本物業(yè)區(qū)域內(nèi)行駛應(yīng)避讓行人車速不超過5公里/小時(shí),嚴(yán)禁鳴喇叭;車輛出入應(yīng)按規(guī)定出示相應(yīng)證件或者登記; 機(jī)動(dòng)車嚴(yán)禁在消防通道、消防井蓋、人行便道和綠地等場(chǎng)所停放;車位只可用作停放車輛,不得用于其他用途;
(九)陽臺(tái)封閉,應(yīng)遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)陽臺(tái)封閉的有關(guān)規(guī)定。陽臺(tái)外和窗外不吊掛和晾曬物品,不擅自張貼或者安裝可通過外觀看到、有礙觀瞻的標(biāo)識(shí)牌、廣告牌或者標(biāo)語等;
(十)業(yè)主飼養(yǎng)寵物,應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)管理規(guī)定,及時(shí)清理寵物糞便,乘坐電梯的,應(yīng)當(dāng)抱起寵物,并應(yīng)當(dāng)避開乘梯的高峰時(shí)間;
(十一)不得向窗外扔投墜物;
(十二)不得在晚九點(diǎn)至第二天早晨七點(diǎn)之間大聲喧嘩等;
(十二)法律、法規(guī)、規(guī)章的其他規(guī)定。
十、業(yè)主、物業(yè)使用人在使用物業(yè)中,除應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)政策的規(guī)定外,不得從事下列危及建筑物安全或者損壞他人合法權(quán)益的行為:
(一)擅自改變房屋建筑及其設(shè)施設(shè)備的結(jié)構(gòu)、外貌(含外墻、外門窗、陽臺(tái)等部位設(shè)施的顏色、形狀和規(guī)格)、設(shè)計(jì)用途、功能和布局等;
(二)對(duì)房屋的內(nèi)外承重墻、梁、柱、板、陽臺(tái)進(jìn)行違規(guī)鑿、拆、搭、建;
(三)占用或者損壞樓梯、通道、走廊、屋面、平臺(tái)、道路、綠地、物業(yè)服務(wù)用房、自行車房(棚)等物業(yè)共用部分。
(四)損壞或者擅自拆除、截?cái)?、改變、改造供電、供水、供氣、通訊、排水、排污、消防等共用設(shè)施設(shè)備;
(五)違法搭建建筑物、構(gòu)筑物;
(六)不按規(guī)定堆放物品、傾倒垃圾、污水或者拋擲雜物;
(七)違反規(guī)定堆放易燃、易爆、劇毒、含有放射性物質(zhì)或者超負(fù)重等物品和排放有毒、有害、危險(xiǎn)物質(zhì)及敞放、敞養(yǎng)家禽、寵物,影響公共環(huán)境、破壞綠地等;
(八)踐踏、占用綠化地、損壞、涂劃園林建筑小品;
(九)影響市容觀瞻或者本物業(yè)外觀的亂貼、亂掛、亂寫、亂畫、亂刻、亂涂、設(shè)立廣告牌等;
(十)隨意停放車輛,鳴喇叭或者以其他方式制造超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的噪音;
(十一)擅自在房屋建筑的外墻上安裝遮陽光簾、遮蓬、花架等其他結(jié)構(gòu),不按指定位置安裝空調(diào)外機(jī)且不進(jìn)行滴水處理;
(十二)使用電梯時(shí)超載、運(yùn)載粗重物品,在轎廂內(nèi)吸煙、張貼、涂畫或者損傷內(nèi)壁;
(十三)危害公共利益、侵害他人合法權(quán)益或者其他不道德的行為;
(十四)法律、法規(guī)、規(guī)章政策禁止的其他行為。
十一、業(yè)主、物業(yè)使用人按照下列規(guī)定維修養(yǎng)護(hù)物業(yè):
(一)對(duì)物業(yè)專有部分的維修養(yǎng)護(hù),不得侵害其他業(yè)主的合法權(quán)益;
(二)因維修養(yǎng)護(hù)物業(yè)確需進(jìn)入相關(guān)業(yè)主的物業(yè)專有部分時(shí),業(yè)主或者物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人應(yīng)當(dāng)事先告知相關(guān)業(yè)主,相關(guān)業(yè)主應(yīng)給予必要配合;相關(guān)業(yè)主阻撓維修養(yǎng)護(hù)造成物業(yè)損壞及其他損失的,應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)維修并承擔(dān)賠償責(zé)任;
(三)因維修物業(yè)或者公共利益,確需臨時(shí)占用、挖掘道路、場(chǎng)地的,須向物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人提出申請(qǐng),經(jīng)書面同意后方可實(shí)施,并在約定期限內(nèi)恢復(fù)原狀;造成損失的,應(yīng)當(dāng)賠償;
(四)物業(yè)在使用中存在安全隱患,已經(jīng)或者即將危及公共利益及他人利益的,責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時(shí)應(yīng)急維修;責(zé)任人不履行或者無法履行應(yīng)急維修義務(wù),且需進(jìn)入物業(yè)專有部位應(yīng)急維修的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人可在通知公安機(jī)關(guān)、社區(qū)居民委員會(huì)或者業(yè)主委員會(huì)兩名以上委員到場(chǎng)見證下實(shí)施應(yīng)急維修,維修發(fā)生的費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān);
(五)當(dāng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人對(duì)物業(yè)共用部分維修養(yǎng)護(hù)時(shí),相關(guān)業(yè)主應(yīng)予以配合;有造成本物業(yè)共用部分或者其他業(yè)主房屋及附屬設(shè)施設(shè)備損壞的,由造成損壞的責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任;
(六)本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)在國家規(guī)定的保修期限和保修范圍內(nèi)出現(xiàn)非使用不當(dāng)?shù)馁|(zhì)量問題或者使用功能障礙,由建設(shè)單位負(fù)責(zé)解決;
應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位維修,建設(shè)單位拒絕維修或者拖延維修的,業(yè)主可以自行或者委托他人維修,維修費(fèi)用及維修期間造成的其他損失由建設(shè)單位承擔(dān)。
物業(yè)共用部分的維修、更新、改造符合下述情形之一的,由物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人直接組織實(shí)施,費(fèi)用按規(guī)定列支。
(一)屬規(guī)定的急修項(xiàng)目;
(二)物業(yè)發(fā)生危及房屋使用安全或者公共安全的緊急情況;
(三)經(jīng)安全鑒定機(jī)構(gòu)鑒定的危險(xiǎn)房屋;
(四)出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定必須維修房屋的情形;
(五)物業(yè)維修、更新、改造費(fèi)用在5000元以下;
(六)特殊情況,例外書面申請(qǐng)批準(zhǔn)。
十二、物業(yè)維修、更新、改造的實(shí)施
物業(yè)共用部分的維修、更新、改造符合下述情形之一的,經(jīng)業(yè)主大會(huì)同意或者相關(guān)業(yè)主共同同意后,由物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人組織實(shí)施,費(fèi)用按規(guī)定列支。
(一)報(bào)預(yù)算、按批文執(zhí)行。
十三、物業(yè)轉(zhuǎn)讓、出租的相關(guān)事項(xiàng)
業(yè)主轉(zhuǎn)讓或者出租物業(yè)專有部分時(shí),須將本規(guī)約作為物業(yè)專有部分轉(zhuǎn)讓合同或者租賃合同的附件。業(yè)主轉(zhuǎn)讓或者出租物業(yè)專有部分后,當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)于物業(yè)專有部分買賣合同或者租賃合同簽訂之日起30日內(nèi),將物業(yè)專有部分轉(zhuǎn)讓或者出租情況和通訊方式書面告知物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人、業(yè)主委員會(huì)。
房屋出租應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律法規(guī)政策規(guī)定,尊重社會(huì)公德,不得危及物業(yè)的安全,不得損害其他業(yè)主的合法權(quán)益。無論出租或者轉(zhuǎn)租的,業(yè)主均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
> 房屋出租必須符合本市規(guī)定的房屋出租條件和人均承租面積標(biāo)準(zhǔn);不得擅自改變房屋原設(shè)計(jì)功能和布局,對(duì)房屋進(jìn)行分割搭建,按床位出租或者轉(zhuǎn)租,或者將廚房、衛(wèi)生間、不分門進(jìn)出的客廳改成臥室出租或者轉(zhuǎn)租。
對(duì)違反本規(guī)約出租或者轉(zhuǎn)租的,業(yè)主委員會(huì)有權(quán)書面責(zé)成業(yè)主、物業(yè)使用人立即終止租賃行為。
業(yè)主轉(zhuǎn)讓物業(yè)專有部分,應(yīng)當(dāng)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人結(jié)清物業(yè)服務(wù)費(fèi)用、專項(xiàng)維修資金;出租物業(yè),約定由承租人交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,從其約定,業(yè)主負(fù)連帶交納責(zé)任。
十四、共用部分保險(xiǎn)
本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)共用部分及公眾責(zé)任保險(xiǎn),自行管理的,由全體業(yè)主按其專有部分占建筑物總面積的比例享有權(quán)利、履行義務(wù);選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人的,由業(yè)主大會(huì)選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人從物業(yè)服務(wù)費(fèi)用中提取并辦理相關(guān)手續(xù)。
業(yè)主、物業(yè)使用人在物業(yè)使用過程中,有違反本規(guī)約物業(yè)使用禁止行為的,其他業(yè)主、使用人可以向有關(guān)行政主管部門報(bào)告,由有關(guān)部門依法查處;受侵害的相關(guān)業(yè)主可以依法向人民法院提起訴訟。
第六部分 緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案
十五、緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生下列緊急情形之一的,授權(quán)業(yè)主委員會(huì)或政府相應(yīng)職能部門啟動(dòng)緊急措施的應(yīng)急預(yù)案:
(一)物業(yè)服務(wù)企業(yè)突然停止提供物業(yè)服務(wù);
(二)《北京市物業(yè)管理辦法》第三十四條的規(guī)定的危及房屋使用安全的緊急情況;
(三)其他緊急情形。
第七部分 違約責(zé)任
十六、違反規(guī)約應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任
業(yè)主、物業(yè)使用人違反本規(guī)約規(guī)定,侵害他人合法權(quán)益的,業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人有權(quán)要求其改正;業(yè)主、物業(yè)使用人拒不改正的,應(yīng)承擔(dān)以下違約責(zé)任,并由業(yè)主委員會(huì)在本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布該業(yè)主、物業(yè)使用人的姓名及違約事實(shí):
(一)向全體業(yè)主或者相應(yīng)業(yè)主賠償損失。
限期未改正的,業(yè)主大會(huì)也可以依本規(guī)約對(duì)其提起訴訟。
十七、連帶責(zé)任
物業(yè)使用人違反本規(guī)約的,相關(guān)業(yè)主承擔(dān)連帶責(zé)任。
第八部分 糾紛的處理與相關(guān)民事訴訟
十八、業(yè)主之間因本規(guī)約實(shí)施中發(fā)生的糾紛,可以協(xié)商解決。協(xié)商不成的,可以采用以下 1、2、3、4 方式解決:
1.業(yè)主委員會(huì)調(diào)解;
2.社區(qū)居民委員會(huì)調(diào)解;
3.物業(yè)管理糾紛人民調(diào)解組織調(diào)解;
4.申請(qǐng)仲裁或者向人民法院提起訴訟。
因物業(yè)管理糾紛而引起的民事訴訟,其費(fèi)用由參加訴訟的業(yè)主依法承擔(dān);屬共同訴訟的,經(jīng)業(yè)主授權(quán),推薦訴訟代表人具體實(shí)施,訴訟費(fèi)用由參加共同訴訟的業(yè)主依法共同承擔(dān);屬于共有物業(yè)糾紛訴訟的,其費(fèi)用從共有物業(yè)收益中支付。
第九部分 附則
十九、本規(guī)約由業(yè)主委員會(huì)根據(jù)業(yè)主大會(huì)的決議修改。修改后的規(guī)約,經(jīng)業(yè)主大會(huì)會(huì)議表決通過之日起生效。
本規(guī)約未盡事項(xiàng)由業(yè)主大會(huì)會(huì)議補(bǔ)充。
二十、本規(guī)約對(duì)本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的各業(yè)主和物業(yè)使用人均具有約束力。物業(yè)的所有人發(fā)生變更時(shí),規(guī)約的效力及于物業(yè)的繼受人。
本規(guī)約自首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議表決通過之日(2023年7月6日)起生效。
二十一、制定和修改的管理規(guī)約,按照規(guī)定報(bào)物業(yè)所在地街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府備案。
二十二、本規(guī)約業(yè)主各執(zhí)1份,業(yè)主委員會(huì)保存3份, 物業(yè)所在地的區(qū)(市)縣房屋行政主管部門、街道辦事處、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、社區(qū)居民委員會(huì)各1份。
海淀區(qū)ee嘉園業(yè)主大會(huì)
第4篇 三級(jí)文件：物業(yè)業(yè)務(wù)投訴及建議管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級(jí)文件:業(yè)務(wù)投訴及建議管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的
規(guī)范顧客投訴問題的處理程序,以保證業(yè)主的投訴能及時(shí)、準(zhǔn)確、滿意地得到解決,并以此改進(jìn)和提高服務(wù)質(zhì)量。
2、適用范圍
適用于各部門受理業(yè)主各種服務(wù)項(xiàng)目的有效投訴。
3、職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)各部門匯報(bào)上來的未能處理的顧客投訴提出處理意見,親自或委托企業(yè)管理部處理業(yè)主直接向本公司上級(jí)或政府有關(guān)部門的投訴。
3.2企業(yè)管理部是公司所發(fā)生投訴的歸口管理部門,負(fù)責(zé)督導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人對(duì)投訴處理結(jié)果進(jìn)行回訪,并負(fù)責(zé)所有投訴記錄的歸檔。
3.3部門負(fù)責(zé)人處理部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的所有投訴。
3.4管理處及俱樂部前臺(tái)負(fù)責(zé)對(duì)用戶投訴的接待、記錄、聯(lián)系處理與上報(bào)工作。
3.5所有員工都有向上級(jí)及時(shí)匯報(bào)業(yè)主投訴的責(zé)任。
4、方法與過程控制
4.1投訴分類
4.1.1一類投訴:由于我公司自身管理或服務(wù)不到位而產(chǎn)生的投訴;
4.1.2二類投訴:由于房屋質(zhì)量方面的問題而導(dǎo)致的投訴;
4.1.3三類投訴:由于規(guī)劃紅線外問題而產(chǎn)生的投訴。
4.2操作流程
4.2.1對(duì)于業(yè)主在工作現(xiàn)場(chǎng)或管理處的當(dāng)面投訴,當(dāng)事人需先向業(yè)主致歉,對(duì)業(yè)主的意見表示感謝,當(dāng)場(chǎng)可以解決的須當(dāng)場(chǎng)處理,并向上級(jí)匯報(bào),不能當(dāng)場(chǎng)處理的,兩小時(shí)內(nèi)通知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給出處理意見進(jìn)行處理。
4.2.2處理完畢后處理的具體過程、結(jié)果、分析及時(shí)報(bào)客戶接待員,當(dāng)天記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中。
4.2.3對(duì)于業(yè)主通過信件、電話、電子郵件等途徑提出的投訴,獲得信息的人須在1小時(shí)內(nèi)將投訴內(nèi)容告知客戶接待員,由接待員將內(nèi)容記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上,并根據(jù)投訴內(nèi)容進(jìn)行分類傳達(dá),向相關(guān)責(zé)任人下發(fā)《工作聯(lián)系單》,相關(guān)責(zé)任人接到《工作聯(lián)系單》后要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予處理并回復(fù)相關(guān)意見到客戶接待員(一類投訴4小時(shí)內(nèi)處理,二類投訴當(dāng)天處理,三類投訴三天內(nèi)處理)。
4.2.4凡接到《工作聯(lián)系單》的投訴處理負(fù)責(zé)人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有處理完畢的,客戶接待員將此信息上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo);若投訴在兩天內(nèi)仍沒有回復(fù),客戶接待員可直接上報(bào)高層領(lǐng)導(dǎo)。
4.2.5對(duì)于處理難度較大的,或直接到公司、集團(tuán)或政府有關(guān)部門等的投訴必須立即上報(bào)
部門第一負(fù)責(zé)人,有部門第一負(fù)責(zé)人提出處理意見,再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo),處理完畢后統(tǒng)一匯總到管理處客戶接待員處記錄歸檔。
4.2.6一類投訴處理完畢后要形成案例分析,各部門進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn);二類投訴按《質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修流程》進(jìn)行處理,影響較大的問題則由保修辦以書面形式呈報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),并跟進(jìn)處理反饋結(jié)果;對(duì)于三類投訴由客戶接待員向業(yè)主進(jìn)行相應(yīng)的解釋,視投訴問題的具體情況、困難程度設(shè)法予以解決,對(duì)于無法解決的問題可與有關(guān)部門協(xié)商共同解決,無法解決的投訴應(yīng)向業(yè)主做出有關(guān)解釋和說明并得到業(yè)主的理解。
4.2.7接受投訴的責(zé)任部門在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上提出處理意見,并由各區(qū)域客戶服務(wù)人員簽名確認(rèn)后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),每條信息后面都應(yīng)有相關(guān)人員的簽名和日期。
4.2.8投訴處理的完成情況,須在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中予以體現(xiàn),客戶接待員保存《工作聯(lián)系單》原件,責(zé)任部門保存附件。
4.2.9管理處負(fù)責(zé)投訴的分析和總結(jié),有關(guān)的分析和總結(jié)作為管理評(píng)審的輸入信息。
4.3處理后的回訪
對(duì)業(yè)主的投訴處理后,由部門第一負(fù)責(zé)人或其委托人在3天之內(nèi)以電話或上門的形式進(jìn)行回訪,并在《業(yè)主投訴記錄表》上做好記錄?；卦L工作的主要內(nèi)容是:
4.3.1征詢業(yè)主對(duì)投訴的處理意見,檢查處理的效果。
4.3.2征詢業(yè)主對(duì)于以后防止出現(xiàn)類似問題的預(yù)防措施。
5、引用文件
**wy7.5.4-s01-01《質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修流程》
6、支持記錄表格
**wy8.3-z01-f1《業(yè)主投訴記錄表》
《工作聯(lián)系單》
第5篇 公司管理手冊(cè)文件控制程序
公司管理手冊(cè):文件控制程序
1.目的
對(duì)與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保有關(guān)作業(yè)場(chǎng)所使用的文件為有效版本。
2.范圍
適用于與管理體系有關(guān)文件的控制。
3.職責(zé)
3.1辦公室是文件的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、更改、控制和管理工作。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織管理手冊(cè)的編制和審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布。
3.3各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和審核,由管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4辦公室負(fù)責(zé)與管理體系有關(guān)的外來文件的收集、整理和歸檔工作。
4.管理程序
4.文件分類及保管
4.1文件的分類見下表(略)
4.2.3各部門代號(hào)如下:營銷部:y*技檢部:jj
物資部:wz生產(chǎn)部:sc辦公室:bg
4.3文件的編寫與審批
4.3.1辦公室負(fù)責(zé)組織管理手冊(cè)的編寫,管理者代表負(fù)責(zé)審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。
4.3.2各部門工作手冊(cè),包括工藝文件,采購文件,檢驗(yàn)和試驗(yàn)規(guī)范,工序操作規(guī)范,設(shè)備維護(hù)和操作規(guī)范,崗位職責(zé),培訓(xùn)計(jì)劃等,由部門負(fù)責(zé)人組織編寫,管理者代表或總經(jīng)理審批。
4.4文件的受控與發(fā)放
4.4.1文件分為'受控'和'非受控'兩大類,皆由辦公室(以下稱文件管理部門)統(tǒng)一歸口管理。
a)管理體系文件皆為'受控'文件,在企業(yè)內(nèi)部由文件管理部門按規(guī)定發(fā)放,文件的持有者,應(yīng)確保僅在企業(yè)內(nèi)部使用。對(duì)'受控'文件,應(yīng)編寫分發(fā)號(hào),加蓋'受控'印章,登記發(fā)放,便于追溯。
b)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),有關(guān)管理體系文件可作為'非受控'文件,提供給招標(biāo)單位,咨詢單位以及其它公共關(guān)系等對(duì)外交流的單位和個(gè)人。'非受控'文件,登記發(fā)放即可。
4.4.2文件領(lǐng)用人應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》后領(lǐng)用。
4.4.3文件管理部門應(yīng)確保使用文件的各場(chǎng)所及時(shí)得到相關(guān)文件的有效版本。
4.4.4當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重,影響使用時(shí),應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補(bǔ)發(fā)新文件,新文件的頒發(fā)號(hào)仍沿用原文件頒發(fā)號(hào)。
4.4.5當(dāng)文件使用人將文件丟失,應(yīng)辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù),但必須在領(lǐng)用申請(qǐng)中作出說明(必要時(shí)應(yīng)做出檢討),補(bǔ)發(fā)文件時(shí),應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),并注明丟失的分發(fā)號(hào)作廢。
4.5文件的更改
4.5.1文件需更改時(shí),應(yīng)由文件管理部門負(fù)責(zé)管理,由文件更改提出人或更改提出部門的負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請(qǐng)單》;說明更改的原因和內(nèi)容,對(duì)重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證據(jù)。
4.5.2文件更改應(yīng)經(jīng)原審批部門審批,若指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.5.3文件更改批準(zhǔn)后,應(yīng)注明更改標(biāo)識(shí)和更改生效時(shí)間,并按《文件領(lǐng)用登記表》中的名單,及時(shí)發(fā)放更改后的文件,同時(shí)收回作廢的舊文件,以確保有效文件的唯一性。
4.6文件的換版和作廢
4.6.1文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí),應(yīng)進(jìn)行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本;
4.6.2作廢文件由文件管理部門依據(jù)《文件領(lǐng)用登記表》及時(shí)從該文件持有者或使用場(chǎng)所撤出,加蓋'作廢'印章,防止作廢文件的非預(yù)期使用;
4.6.3為某種原因需要保留的任何已作廢的文件,應(yīng)由文件管理部門加蓋'作廢保留'印章,統(tǒng)一由文件管理部門管理,供查閱;
4.6.4對(duì)應(yīng)銷毀的作廢文件,如換版后的舊的作廢文件、已損壞的作廢的舊文件、超過保存期的文件等,由文件管理部門填寫《文件(記錄)銷毀申請(qǐng)單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后監(jiān)銷。
4.7文件的管理
4.7.1文件管理部門應(yīng)編制全公司的《受控文件清單》。
4.7.2文件應(yīng)分類存放在干燥通風(fēng)和安全的地方,由文件管理部門監(jiān)督實(shí)施。
4.7.3任何人不得在受控文件上亂涂亂改,確保文件的清晰易于識(shí)別和檢索。
4.7.4需臨時(shí)借閱的文件,借閱者應(yīng)填寫《文件借閱登記表》,由文件管理員(兼職)負(fù)責(zé)收回;原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。
4.7.5文件管理部門負(fù)責(zé)組織,在每年管理體系內(nèi)審前,全面評(píng)審在用文件的有效性、適宜性和充分性,同時(shí)檢查各部門在用文件是否受控。
4.8外來文件的控制
4.8.1辦公室負(fù)責(zé)收集有關(guān)產(chǎn)品的國家標(biāo)準(zhǔn),行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,加蓋受控印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回,加蓋'作廢保留'印章。
4.8.2辦公室負(fù)責(zé)收集合同法、勞動(dòng)法、產(chǎn)品質(zhì)量法、相關(guān)環(huán)保法規(guī)等與管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件的最新版本,加蓋受控印章,以備查閱。
4.8.3各部門直接引用的各類外來文件,應(yīng)識(shí)別其適用性和有效性,經(jīng)該部門主管審核后方可使用,屬受控文件。
4.9對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.10環(huán)境管理法律法規(guī)的控制執(zhí)行《法律法規(guī)及其他要求控制程序》。
5.相關(guān)文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《法律法規(guī)及其他要求控制程序》
6.記錄
6.1《文件領(lǐng)用登記表》
6.2《文件更改申請(qǐng)單》
6.3《受控文件清單》
6.4《文件借閱登記表》
6.5《文件(記錄)銷毀申請(qǐng)單
北京***公司
第6篇 售樓處管理文件手冊(cè)目錄
一、部門及崗位職責(zé)
1、經(jīng)營部職責(zé)及架構(gòu)
2、售樓部職責(zé)及架構(gòu)
3、經(jīng)營部經(jīng)理的崗位職責(zé)
4、銷售經(jīng)理的崗位職責(zé)
5、辦證主管的崗位職責(zé)
6、售樓員的崗位職責(zé)
二、制度或規(guī)則
1、售樓員基本要求
2、售樓員業(yè)務(wù)守則
3、售樓員的義務(wù)
4、銷售基本流程
5、經(jīng)營部管理原則
6、銷售的日常管理
7、售樓員傭金提成制度
8、客戶以及傭金分配方法
9、經(jīng)營部考核制度
10、業(yè)主按揭應(yīng)交資料的明細(xì)表
11、辦房產(chǎn)證業(yè)主應(yīng)交資料明細(xì)表
12、購房方應(yīng)交費(fèi)用明細(xì)表
13、客戶檔案管理辦法
三、流程圖
1、售樓員基本工作程序圖
2、重要客戶接待流程
3、銀行按揭流程圖
4、銷售考核流程圖
5、樓房銷售審核流程
四、工作表單
1、售房認(rèn)購書樣本
2、房地產(chǎn)租賃合同樣本
3、商品房買賣合同樣本
4、新客戶登記表(電話來訪)
5、新客戶登記表(上門來訪)
6、新客戶登記表
7、銷售周統(tǒng)計(jì)表
8、員工銷售情況周報(bào)表
9、已成交客戶檔案
10、已定房客戶檔案
11、移交通知單
12、跨部門協(xié)調(diào)單
第7篇 工程項(xiàng)目管理體系－文件管理
工程項(xiàng)目管理體系:文件管理
1 文件管理范圍:適用于項(xiàng)目部與管理體系有關(guān)的所有文件的控制。
2 文件分類
1、項(xiàng)目部內(nèi)部管理性作業(yè)文件:包括項(xiàng)目部規(guī)章制度、管理辦法等文件;
2、技術(shù)性作業(yè)文件:包括國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范、項(xiàng)目管理計(jì)劃/實(shí)施性施工組織設(shè)計(jì)、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)交底、施工圖紙、變更、業(yè)主及監(jiān)理往來函件等文件;
3、各類合同、標(biāo)書:包括與業(yè)主、分包商、供應(yīng)商鑒定的各類合同、協(xié)議、標(biāo)書等文件;
4、法律、法規(guī):與質(zhì)量、環(huán)境、安全、職業(yè)健康等有關(guān)的法律法規(guī)。
3 文件的擬制和批準(zhǔn)
1、項(xiàng)目管理計(jì)劃/實(shí)施性施工組織設(shè)計(jì)由項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)編寫、項(xiàng)目經(jīng)理審核、公司相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批;
2、項(xiàng)目部管理性文件由項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)理負(fù)責(zé)起草,項(xiàng)目常務(wù)副經(jīng)理審核,項(xiàng)目經(jīng)理審批;
3、作業(yè)文件由項(xiàng)目相關(guān)部門主管工程師負(fù)責(zé)編寫,項(xiàng)目部門領(lǐng)導(dǎo)審核,項(xiàng)目總工程師審批;
4、各類合同、標(biāo)書由項(xiàng)目部相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草,部門領(lǐng)導(dǎo)審核,項(xiàng)目經(jīng)理審批。
4 文件的收發(fā)
1、以項(xiàng)目部名義制發(fā)的管理性文件,由綜合辦公室編制發(fā)放清單,經(jīng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由辦公室按發(fā)放范圍填寫《收/發(fā)文登記簿》進(jìn)行發(fā)放;
2、項(xiàng)目部應(yīng)收集與本項(xiàng)目有關(guān)的'技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)'和'標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)圖紙',并建立《有效技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件目錄》和《有效標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)圖清單》;
3、有效技術(shù)文件由項(xiàng)目工程安質(zhì)部制定發(fā)放范圍,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,資料管理人員按發(fā)放范圍填寫《收/發(fā)文登記簿》進(jìn)行發(fā)放;
4、施工圖紙由項(xiàng)目工程安質(zhì)部登記收發(fā),并及時(shí)更新清單;圖紙由專人領(lǐng)取,當(dāng)面點(diǎn)交簽字;
5、圖紙等重要技術(shù)文件不能隨意復(fù)印,如丟失、破壞或需要增發(fā)時(shí),應(yīng)填寫文件復(fù)制審批單,經(jīng)項(xiàng)目總工程師批準(zhǔn)后方可復(fù)印,并對(duì)復(fù)印的文件正確性進(jìn)行簽認(rèn),同時(shí)進(jìn)行發(fā)放登記;
6、未在文件發(fā)放范圍內(nèi)的部門,不能隨意借用他人文件復(fù)印,應(yīng)經(jīng)文件制定部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由文件制作部門填寫《文件領(lǐng)用登記表》,當(dāng)面點(diǎn)交簽字領(lǐng)取該文件;
7、分發(fā)號(hào)控制的文件如丟失、破損或需要增發(fā)時(shí),須填寫《文件領(lǐng)用登記表》,經(jīng)文件管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,重新登記發(fā)放新文件,同時(shí)應(yīng)將丟失或破損的文件分發(fā)號(hào)作廢或延用原分發(fā)號(hào);
8、發(fā)至項(xiàng)目內(nèi)部與體系有關(guān)的文件為受控文件,分發(fā)時(shí)填寫分發(fā)順序號(hào)作為受控號(hào)。分發(fā)管理性作業(yè)文件,在其封面或首頁加蓋'受控'印章并編號(hào)。
5 文件的管理
1、各部門必須建立健全收發(fā)文登記制度,填寫《收/發(fā)文登記簿》;
2、與體系相關(guān)的管理性文件,由綜合辦公室編號(hào)、登記、加蓋'受控'印章;
3、管理性文件一般只換版,不作更改。文件的歸口部門提出申請(qǐng)后,由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施更改;
4、項(xiàng)目部接到圖紙變更通知后,由資料員及時(shí)清理《有效文件(圖紙)清單》,并通知所持有人員在原圖變更部位作出標(biāo)識(shí)或采用其他方法進(jìn)行更改并標(biāo)識(shí);
5、所有作廢文件由文件持有部門/人員負(fù)責(zé)加蓋'作廢'標(biāo)識(shí),并填寫《文件銷毀/留用登記表》,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。需要保留的作廢文件,則加蓋'作廢留用'印章;
6、因工作需要或單位之間借閱文件時(shí),須填寫《文件借閱登記表》,辦理借閱手續(xù);
7、管理性文件、技術(shù)性文件、合同標(biāo)書應(yīng)作為管理活動(dòng)的歷史記錄,按照《檔案管理暫行辦法》歸檔保存;
8、工程竣工驗(yàn)收后,項(xiàng)目部清理鑒定技術(shù)文件,并按規(guī)定將竣工文件歸檔并移交。
第8篇 物業(yè)管理文件控制程序
物業(yè)管理公司文件控制程序
1.0目的
對(duì)質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制,確保公司所有受控的場(chǎng)合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。
2.0適用范圍
適用于公司質(zhì)量體系和相關(guān)的外來文件(如強(qiáng)制執(zhí)行文件或參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。
3.0引用文件及術(shù)語(略)
4.0職責(zé)
4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《部門工作手冊(cè)》,管理者代表負(fù)責(zé)審核。
4.2品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)對(duì)全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。
4.3品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。
4.4各部門負(fù)責(zé)人或指定一名文件管理人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類
本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件,本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如為了投標(biāo)等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。
a.
文件內(nèi)容:
按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標(biāo)和適用標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系;
描述各職能部門為實(shí)施質(zhì)量體系要素所開展的活動(dòng);
詳細(xì)的工作文件,包括各類工作規(guī)程、表格、報(bào)告等。
本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和其他質(zhì)量文件,其層次結(jié)構(gòu)如下圖:
質(zhì)量手冊(cè)
(第一級(jí)文件)
程序文件
(第二級(jí)文件)
其他質(zhì)量文件
(第三級(jí)文件)
b. 質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類強(qiáng)制性法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求,詳細(xì)的工作文件等。
5.2質(zhì)量體系文件的控制
5.2.1編制與審批
a.質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)編寫,由管理者代表組織相關(guān)部門及有關(guān)人員對(duì)初稿進(jìn)行討論后,《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》由管理者代表負(fù)責(zé)最終審核、總經(jīng)理批準(zhǔn);
b.工作規(guī)程由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
c.質(zhì)量文件頁面編排:
――紙張:標(biāo)準(zhǔn)a4紙,頁面設(shè)置為:頁邊距上為2.3厘米,下為2厘米,左為2.5厘米,右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。
――版式:標(biāo)題,居中,小二號(hào)楷體,;正文,首行縮進(jìn)二字符,小四楷體。
5.2.2標(biāo)識(shí)與編碼
a. 受控的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和工作手冊(cè)封面加蓋“受控文件”專用印章,但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質(zhì)量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;
b. 質(zhì)量手冊(cè)編碼
cshy/qm/ -01
序號(hào)
質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)
加州城市花園公司代號(hào)
a)程序文件編碼
cshy/ qp/-□□
順序號(hào)
程序文件代號(hào)
公司代號(hào)
b)作業(yè)文件編碼
cshy/qw/-□□-□□
順序號(hào)
部門代碼
公司代號(hào)/作業(yè)文件
d)外來文件編碼
外來文件用其原編號(hào)作為文件編碼。
e)質(zhì)量記錄編碼
□□-qr-□□
順序號(hào)
質(zhì)量記錄
部門代碼
f) 部門記錄編碼:
□□- □□□□-□□
順序號(hào)
年號(hào)
部門代碼
g) 部門代碼:
*z―行政部
pz―品質(zhì)督察部
kh―客戶服務(wù)部
rl―人力資源部
gc―工程維修部
ba―保安部
cw―財(cái)務(wù)部
sc―市場(chǎng)拓展部
5.2.3復(fù)制
受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制,質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的復(fù)印由各部門文件控制員填寫《受控文件復(fù)印申請(qǐng)表》,經(jīng)品質(zhì)督察部確認(rèn)后執(zhí)行;工作手冊(cè)的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請(qǐng),經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由部門文件管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
5.2.4發(fā)放與保管
a. 受控文件的發(fā)放與保管
――質(zhì)量手冊(cè):品質(zhì)督察部向有關(guān)部門或人員發(fā)放,并做好發(fā)放記錄;
――程序文件和工作手冊(cè):由品質(zhì)督察部填寫《文件發(fā)放/回收記錄》發(fā)放到有關(guān)的場(chǎng)所和人員,并做好簽收記錄;
――工作手冊(cè):工作手冊(cè)正本由品質(zhì)督察部保存,各部門持有的工作手冊(cè)由其部門文件管理員負(fù)責(zé)保存,并保證相關(guān)場(chǎng)所或人員現(xiàn)場(chǎng)使用的文件是最新有效版本;
b. 文件破損嚴(yán)重影響使用或不慎遺失時(shí),應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù),由品質(zhì)督察部文件管理員填寫《受控文件復(fù)印申請(qǐng)表》后按5.2.3執(zhí)行補(bǔ)發(fā);
c. 文件管理員在發(fā)放文件時(shí),應(yīng)注意文件分發(fā)號(hào)的確定
受控文件的分發(fā)號(hào)按照文件的發(fā)放順序,由文件管理員確定,要求每份文件只有一個(gè)對(duì)應(yīng)的分發(fā)號(hào)。
d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請(qǐng),經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由文件管理員做發(fā)放登記。
5.2.5更改
a.各級(jí)人員在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有必要對(duì)受控文件作出修改,需填寫《文件修改申請(qǐng)單》報(bào)原文件編制部門/人員或所在部門負(fù)責(zé);
b.修改建議被采納實(shí)施時(shí),原文件編制部門的文件管理員須將《文件修改申請(qǐng)單》復(fù)印一份交品質(zhì)督察部備案;
c.文件的更改由原文件編制部門或人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,必要時(shí)應(yīng)附有更改說明;
d.更改后的文件按本程序5.2.1條款審核、批準(zhǔn),并注明生效日期;
e.更改后的文件按本程序5.2.2條款標(biāo)識(shí)、編碼后,按5.2.3、5.2.4條款復(fù)制和發(fā)放,同時(shí)收回舊版文件并作出“作廢文件”標(biāo)識(shí)或銷毀;
f.修改頁應(yīng)反映出最新狀態(tài),文件每頁的修改狀態(tài)通過阿拉伯?dāng)?shù)字(1、2、3……)表示,每頁修改一次,其編號(hào)就隨著變更一次,當(dāng)修改狀態(tài)變更到第10次或質(zhì)量體系文件作重大變更時(shí),該文件需換版,版本狀況用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.3外來文件的控制
5.3.1評(píng)審
對(duì)為顧客提供服務(wù)所需的外來文件如政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等,在使用前由品質(zhì)督察部主管進(jìn)行評(píng)審后使用,各部門填寫《部門使用外來文件清單》。
5.3.2標(biāo)識(shí)
品質(zhì)督察部文件管理員在批準(zhǔn)后的《外來文件一覽表》上加蓋受控文件專用印章。
5.3.3發(fā)放與保管
品質(zhì)督察部的文件管理員負(fù)責(zé)外來文件的發(fā)放和保管,必要時(shí)也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場(chǎng)所,但須做好發(fā)放登記。
5.3.4 外來文件如需復(fù)印,須填寫《受控文件復(fù)印申請(qǐng)表》,經(jīng)品質(zhì)督察部批準(zhǔn),由文件管理員負(fù)責(zé)復(fù)印和登記。
5.3.5 更改
文件管理員收到新版的外來文件后應(yīng)及時(shí)將其發(fā)放到相關(guān)部門、場(chǎng)所。若新版文件是舊版文件的替代,則收回舊版文件,若新版文件是舊版文件的補(bǔ)充,則將新、舊版文件存放在一起。
5.4公開文件的控制
5.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項(xiàng)目清單等)上均應(yīng)有版本號(hào)和生效日期,版本號(hào)用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.4.2由文件管理員負(fù)責(zé)做好公開文件的發(fā)放登記。
5.4.3公開文件的內(nèi)容每發(fā)生一次更改,版本號(hào)和生效日期隨之變更一次。文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)有固定張貼、發(fā)放地點(diǎn)的公開文件進(jìn)行更換,同時(shí)管理處必須發(fā)出公開告示,確保更改后的公開文件內(nèi)容能及時(shí)傳達(dá)給用戶及有關(guān)人員。
5.5質(zhì)量記錄的控制見《質(zhì)量記錄控制程序》。
6.0相關(guān)文件
6.1 《質(zhì)量記錄控制程序》
6.2 《受控文件清單》
6.3 《文件發(fā)放/回收登記表》
6.4 《文件修改申請(qǐng)單》
6.5 《外來文件清單》
第9篇 物業(yè)管理手冊(cè)－文件控制程序
物業(yè)管理手冊(cè):文件控制程序
1、目的
對(duì)與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保服務(wù)過程中使用的文件為有效版本。
2、適用范圍
適用于與公司管理體系有關(guān)的文件控制。
3、職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理體系文件。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)審定管理體系文件。
3.3管理部負(fù)責(zé)對(duì)行政管理性文件的管理與控制。
3.4品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)管理體系文件的審核、管理與控制。
3.5工程部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的管理與控制。
3.6各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)與管理體系相關(guān)文件的管理與控制。
4、程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司內(nèi)部使用的文件:各種行政管理制度,由管理部負(fù)責(zé)保管;管理體系文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)保管;建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產(chǎn)設(shè)備的圖紙等技術(shù)性文件,由工程部負(fù)責(zé)保管。具體執(zhí)行《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。
4.1.2外來文件,如與物業(yè)管理行業(yè)相關(guān)的國家和地方性政策、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料,由管理部負(fù)責(zé)保管。
4.1.3對(duì)于上述文件,各部門如有借用,需填寫借閱清單。
4.2文件的編號(hào)
4.2.1管理手冊(cè)編號(hào)
4.2.1.1文件號(hào):jw/qem-ххх-2005
“jw”:河南**物業(yè)管理有限公司
“qem”:管理手冊(cè)
“ххх”:管理手冊(cè)編號(hào)
“2005”:管理手冊(cè)版本發(fā)布年份
4.2.1.2版本號(hào):х/a
“х”:修訂次,以阿拉伯?dāng)?shù)字順序0、1、2、3……表示
“a”:版本狀態(tài),英文大寫字母順序a、b、c……表示
4.2.2作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)
4.2.2.1文件號(hào):jw/wi-ххх-2005
“wi”:作業(yè)指導(dǎo)書
“ххх”:作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)
4.2.2.2版本號(hào)同管理手冊(cè)
4.2.3記錄編號(hào):jw/jl-х.х-ххх
“jl”:記錄
“х.х”:記錄隸屬章節(jié)號(hào)
“ххх”:記錄編號(hào)
4.3文件的編寫、審核、審定和批準(zhǔn)
4.3.1管理手冊(cè)由編寫小組編寫,品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.2作業(yè)指導(dǎo)書由各部門組織編寫,品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4文件的發(fā)放和回收
4.4.1公司內(nèi)部的發(fā)放范圍以適用部門和人員為原則,嚴(yán)格控制文件的濫發(fā),以便于管理和防止泄密,且保證為有效版本。
4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”,并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級(jí)機(jī)關(guān)了解公司的管理體系,一般只提供《管理手冊(cè)》的“非受控版本”。同時(shí)按照本章節(jié)4.4.3的規(guī)定發(fā)放。
4.4.3品質(zhì)部應(yīng)在《受控版本文件分發(fā)及回收單》和《非受控版本文件分發(fā)單》上詳細(xì)記錄發(fā)放情況,便于追溯管理。
4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應(yīng)蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。
4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應(yīng)及時(shí)處理,留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。
4.4.6非受控版本文件無需更換新的版本和回收。
4.5文件的保存、修訂、作廢與銷毀
4.5.1文件的保存和修訂
4.5.1.1各部門文件由本部門保管并填寫《文件保管清單》。
4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。
4.5.1.3文件修訂,填寫《文件修訂單》,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,品質(zhì)部負(fù)責(zé)修訂、換頁。
4.5.2文件的作廢與銷毀
4.5.2.1各部門應(yīng)按照體系的要求及時(shí)撤出失效或作廢的文件,由品質(zhì)部加蓋“作廢”印章。
4.5.2.2要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)部監(jiān)督相關(guān)部門銷毀。
4.6借閱管理體系有關(guān)的文件時(shí),應(yīng)填寫《文件借閱記錄》,由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱,并登記備案。
4.7品質(zhì)部每季度對(duì)各部門文件的保管及有效性進(jìn)行檢查并填制《品質(zhì)部抽檢單》。
4.8本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關(guān)文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》
6、相關(guān)記錄
6.1《受控版本文件分發(fā)及回收單》jw/jl-4.2.3-001
6.2《非受控版本文件分發(fā)單》jw/jl-4.2.3-002
6.3《文件保管清單》jw/jl-4.2.3-003
6.4《文件修訂單》jw/jl-4.2.3-004
6.5《文件銷毀申請(qǐng)》jw/jl-4.2.3-005
6.6《文件借閱記錄》jw/jl-4.2.3-006
6.7《受控文件清單》jw/jl-4.2.3-007
6.8《品質(zhì)部抽檢單》jw/jl-5.4.5-003
第10篇 三級(jí)文件物業(yè)空置房管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級(jí)文件:空置房管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的規(guī)范空置房管理,保護(hù)業(yè)主切身利益。
2、適用范圍適用于管理處所轄區(qū)域的空置房管理。
3、職責(zé)3.1客服中心主任負(fù)責(zé)空置房管理工作的安排、抽檢、督促。
3. 2客戶服務(wù)員負(fù)責(zé)對(duì)空置房進(jìn)行管理。
3. 3客戶服務(wù)員負(fù)責(zé)空置房申請(qǐng)的辦理工作。
3. 4客戶接待員負(fù)責(zé)空置房鑰匙的管理。
4、解釋:空置房:指開發(fā)商尚未賣出的房屋、業(yè)主接房后暫未裝修的房屋或業(yè)主裝修后暫不居住并辦理空置房手續(xù)的房屋。
5、方法與過程控制
5.1未賣出房屋的管理
5.1.1客戶服務(wù)員每月一次對(duì)空置房屋進(jìn)行檢查,并填寫巡檢記錄。
巡檢內(nèi)容包括室內(nèi)各設(shè)施設(shè)備、衛(wèi)生狀況及房屋質(zhì)量。
5.1.2客戶服務(wù)員每月進(jìn)行空置房水電表底數(shù)查抄,確?？罩梅克姳黹y ,杜絕產(chǎn)生水電費(fèi)。
5.1.2客戶服務(wù)員根據(jù)季節(jié)的變化對(duì)空置房屋進(jìn)行通風(fēng)、散熱。
5.1.3多雨季節(jié),客戶服務(wù)員應(yīng)及時(shí)查看房屋質(zhì)量,有無裂縫及漏水情況。
如遇惡劣天氣如暴雨、狂風(fēng)天氣,必須對(duì)空置房進(jìn)行全面檢查并填寫《空置房檢查記錄表》。
5.1.4巡檢過程中,發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)責(zé)任人。
5.1.5客戶服務(wù)員對(duì)此類空置房每月檢查率為100%,入戶率100%。
5.2業(yè)主接房后暫不入住的房屋管理
5.2.1 持業(yè)主身份證原件到管理處辦理空置房申請(qǐng)手續(xù)(未裝修的不用申請(qǐng)),并填寫《空置房申請(qǐng)表》,寫清空置時(shí)間及空置原由。
5.2.2 客戶服務(wù)員向業(yè)主告知空置時(shí)注意事項(xiàng),內(nèi)容包括:水電使用、室內(nèi)物品管理、取消空置申請(qǐng)的辦法等。
5.2.3 客戶服務(wù)員簽署《空置房申請(qǐng)表》意見交客服中心主任簽字確認(rèn)后交管理處收費(fèi)員處。
5.2.4 客戶接待員派單對(duì)業(yè)主室內(nèi)進(jìn)行停水、電處理,并抄取水電表讀數(shù)。
5.2.5 空置申請(qǐng)期間業(yè)主的物業(yè)管理費(fèi)及水電公攤費(fèi)按50%收取。
5.2.6 空置時(shí)間到期后,按全額100%收取。
空置期間發(fā)生水消耗超過1噸/月;
電消耗超過5度/月,視為入住收費(fèi)。
5.2.7 空置時(shí)間到期后,業(yè)主繼續(xù)空置,須重新辦理空置房申請(qǐng)。
5.2.8 空置時(shí)間必須超過三個(gè)月才可辦理,空置時(shí)間內(nèi),管理處將水電進(jìn)行 ,以確保安全。
5.2.9 客戶服務(wù)員對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)空置房的日常管理工作,如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)與業(yè)主聯(lián)系。
5.3客戶服務(wù)員每月對(duì)所轄區(qū)域空置房進(jìn)行統(tǒng)計(jì)檢查,每月檢查率為100%。
檢查時(shí)填寫《空置房檢查記錄表》。
5.3.1 客戶服務(wù)員負(fù)責(zé)空置房的水、電、氣設(shè)施跑、冒、滴、漏的檢查,控制費(fèi)用的發(fā)生。
5.4地下室的檢查等同與空置房檢查,并填寫《地下室檢查記錄表》。
5.5客戶中心主任每月對(duì)客戶服務(wù)員的空置房檢查情況進(jìn)行抽查。
6、相關(guān)質(zhì)量記錄表單wy7.
5.4-k01-04-f1《空置房申請(qǐng)表》wy7.
5.4-k01-04-f2《空置房檢查記錄表》wy7.
5.4-k01-04-f3《地下室檢查記錄表》
第11篇 物業(yè)突發(fā)事件管理控制程序作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)程序文件:突發(fā)事件管理控制程序
突發(fā)事件處理流程圖
發(fā)生部門部門負(fù)責(zé)人管理處經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)/執(zhí)法部門品質(zhì)管理部公司管理層/管理者代表
1.目的
對(duì)突發(fā)事件做出及時(shí)、正確的處理,降低經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn),減少公司及顧客損失,維護(hù)公司信譽(yù)及顧客利益。
2.范圍
適用于公司各管理處對(duì)突發(fā)事件的處理。
3.定義
打破正常的管理或服務(wù)秩序,意外發(fā)生的具有一定影響或造成人身傷害或財(cái)產(chǎn)損失的事件。
4.職責(zé)
責(zé)任部門/崗位工作職責(zé)時(shí)效
公司管理層/管理者代表組織對(duì)質(zhì)量事故的分析處理。事件發(fā)生后24小時(shí)內(nèi),并持續(xù)跟進(jìn)事件落實(shí)情況直至事件關(guān)閉。
總經(jīng)理辦公室向集團(tuán)或地產(chǎn)公司反饋質(zhì)量事故信息。事件發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)
品質(zhì)管理部
判定突發(fā)事件是否屬于質(zhì)量事故,并根據(jù)判定結(jié)果及時(shí)組織召集事件評(píng)審會(huì)。
提出突發(fā)事件處理和指導(dǎo)意見,并將信息傳遞給總經(jīng)理辦公室。
現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證質(zhì)量事故及突發(fā)事件糾正預(yù)防措施的落實(shí)情況。
統(tǒng)計(jì)分析。事件發(fā)生后12小時(shí)內(nèi)
接到文字(含郵件)記錄后11小時(shí)內(nèi)
整改期限到達(dá)后1周內(nèi)
半年
管理處經(jīng)理
突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助處理。
若現(xiàn)場(chǎng)判定為質(zhì)量事故通報(bào)公司管理層。
審批糾正預(yù)防措施并發(fā)送品質(zhì)管理部。
監(jiān)督并驗(yàn)證突發(fā)事件糾正預(yù)防措施的落實(shí)情況。及時(shí)
事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)
事件發(fā)生后12小時(shí)內(nèi)
部門申請(qǐng)后持續(xù),整改期限到達(dá)后3天內(nèi)
管理處部門負(fù)責(zé)人突發(fā)事件的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理、控制。
向管理處經(jīng)理和品質(zhì)管理部上報(bào)突發(fā)事件發(fā)生情況。
制定糾正預(yù)防措施并報(bào)管理處經(jīng)理審批。
落實(shí)糾正預(yù)防措施并申請(qǐng)管理處經(jīng)理驗(yàn)證。及時(shí)
事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)
事發(fā)發(fā)生后8小時(shí)內(nèi)
按整改期限完成
現(xiàn)場(chǎng)員工及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人,現(xiàn)場(chǎng)處理、控制。及時(shí)
5.方法及過程控制
5.1突發(fā)事件的分類:
安全類:治安:報(bào)警(周界、居家)、搶劫、盜竊、斗毆等;
消防:易燃、易爆、危險(xiǎn)品泄漏;居家火警、車輛著火等
交通:交通堵塞、車輛沖卡、憑證丟失、車輛損傷等。
設(shè)備類:房屋;設(shè)施、設(shè)備類;機(jī)電類;停電、停水、電梯困人等;
其他類:服務(wù)缺陷、公共傳媒類突發(fā)事件等:
災(zāi)害類:酷熱、嚴(yán)寒、暴風(fēng)雨、沙塵、地震等;
傷病類:疫情、中毒、危病、受傷等;
事務(wù)類:媒體報(bào)道、群眾*、客戶糾紛、擾亂辦公等。
5.3一類質(zhì)量事故:公共媒體負(fù)面報(bào)道,負(fù)有管理責(zé)任的火災(zāi),員工盜竊客戶財(cái)產(chǎn),員工與客戶打架,員工集體脫崗,負(fù)有管理責(zé)任的客戶群訴,10000元以上的賠償責(zé)任,經(jīng)政府機(jī)構(gòu)鑒定屬人員重大傷殘或非正常死亡的事故等。
5.4二類質(zhì)量事故:小區(qū)發(fā)生的入室盜竊案(以戶為單位),汽車被盜,5000元以上的賠償責(zé)任,其他由公司確定的對(duì)公司聲譽(yù)造成較大影響的事件等。
5.2方法和過程控制
5.2.1突發(fā)事件信息傳遞原則
5.2.2及時(shí)性:事件發(fā)生部門應(yīng)按規(guī)定時(shí)間將信息傳遞到指定對(duì)象,規(guī)定時(shí)間見'3.職責(zé)'。
5.2.3完整性:各管理處傳遞信息應(yīng)包括事件發(fā)生的具體時(shí)間和地點(diǎn)、處突現(xiàn)場(chǎng)人員崗位名稱、事件發(fā)生起因、造成財(cái)產(chǎn)損失情況或人員傷亡情況、現(xiàn)場(chǎng)處理情況、從物業(yè)管理角度提出的原因分析以及制定相應(yīng)的糾正措施。如現(xiàn)場(chǎng)判斷為質(zhì)量事故的,在初次上報(bào)信息時(shí)應(yīng)優(yōu)先保證及時(shí)性,同時(shí)通過后續(xù)信息上報(bào)保證其完整性。
5.2.4真實(shí)性:各管理處應(yīng)根據(jù)事實(shí)制作信息,不得含糊其辭、隱瞞現(xiàn)場(chǎng)情況或加入主觀臆測(cè)。
5.3突發(fā)事件處理流程
5.3.1突發(fā)事件發(fā)生后,事件當(dāng)事人或第一接報(bào)人應(yīng)立即通知監(jiān)控中心和部門負(fù)責(zé)人,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況作要點(diǎn)性敘述和處理需求。
5.3.2事件當(dāng)事人應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況做好事態(tài)控制處理及保護(hù)工作,以先自救后救人再救物為原則,盡量減少損失,同時(shí)注意規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)。
5.3.3監(jiān)控中心在得到突發(fā)事件的信息后,立即將信息傳遞至管理處前臺(tái)及管理處經(jīng)理,并在《監(jiān)控室值班記錄表》上記錄接報(bào)準(zhǔn)確時(shí)間、事件發(fā)生地點(diǎn)、事件主題以及報(bào)送人員。
5.3.4事發(fā)部門負(fù)責(zé)人接到信息后,應(yīng)根據(jù)突發(fā)事件處理預(yù)案在第一時(shí)間趕赴現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理,并須在突發(fā)事件發(fā)生后的30分鐘內(nèi)以電話形式告知品質(zhì)管理部經(jīng)理或?qū)跇I(yè)務(wù)督導(dǎo),并敘述事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、現(xiàn)場(chǎng)基本(損失)情況及當(dāng)時(shí)采取的應(yīng)急措施。
5.3.5管理處在處理完事件現(xiàn)場(chǎng)后,事發(fā)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)了解事件發(fā)生的全過程,分析事件發(fā)生主要原因,確定事件性質(zhì)分類并制定糾正和預(yù)防措施,填寫《突發(fā)事件處理記錄表》上報(bào)管理處經(jīng)理或管理處授權(quán)負(fù)責(zé)人審批,管理處須在事發(fā)后12小時(shí)內(nèi)將記錄表發(fā)送品質(zhì)管理部和總經(jīng)理辦公室。
5.3.6品質(zhì)管理部經(jīng)理或?qū)跇I(yè)務(wù)督導(dǎo)根據(jù)傳遞信息或現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查核實(shí)結(jié)果進(jìn)行分析,按職責(zé)要求時(shí)間內(nèi)在《突發(fā)事件處理記錄表》回復(fù)處理指導(dǎo)意見,并同時(shí)抄送總經(jīng)理辦公室信息負(fù)責(zé)人。
5.3.7管理處判斷或品質(zhì)管理部判斷為質(zhì)量事故的突發(fā)事件,品質(zhì)管理部應(yīng)在獲悉事故發(fā)生后12小時(shí)內(nèi)到達(dá)事故發(fā)生現(xiàn)場(chǎng),調(diào)查事故發(fā)生原因、經(jīng)過、涉及方、涉及人員情況、初步估計(jì)損失、現(xiàn)場(chǎng)糾正措施、對(duì)我司可能產(chǎn)生的影響等。
5.3.8總經(jīng)理辦公室按照職責(zé)規(guī)定時(shí)間向集團(tuán)和地產(chǎn)公司上報(bào)質(zhì)量事故信息,并根據(jù)事態(tài)的進(jìn)展情況及時(shí)報(bào)送后續(xù)信息及跟進(jìn)落實(shí)集團(tuán)或地產(chǎn)公司指導(dǎo)意見,品質(zhì)管理部協(xié)助其跟進(jìn)各管理處事態(tài)進(jìn)展情況和監(jiān)督、驗(yàn)證集團(tuán)或地產(chǎn)公司指導(dǎo)意見。
5.3.9發(fā)生質(zhì)量事故后,總經(jīng)理辦公室應(yīng)在職責(zé)規(guī)定時(shí)間內(nèi)召集質(zhì)量事故分析處理會(huì)議,參會(huì)人員至少包括總經(jīng)理,分管事發(fā)管理處經(jīng)理處理,事發(fā)管理處經(jīng)理或負(fù)責(zé)人,事發(fā)部門負(fù)責(zé)人,事發(fā)當(dāng)事人,品質(zhì)管理部經(jīng)理、對(duì)口業(yè)務(wù)督導(dǎo),必要時(shí)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人以及法務(wù)人員也應(yīng)參加。
5.3.10管理處經(jīng)理按職責(zé)規(guī)定時(shí)效監(jiān)督、驗(yàn)證突發(fā)事件糾正預(yù)防措施的落實(shí)情況。品質(zhì)管理部跟據(jù)管理處措施驗(yàn)證反饋進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證。
5.3.11品質(zhì)管理
部每半年對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并提交管理評(píng)審。
5.4預(yù)警信息上報(bào)流程
5.4.1當(dāng)發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件的預(yù)兆時(shí),應(yīng)及時(shí)通過郵件形式告知相關(guān)責(zé)任部門,信息內(nèi)容至少包括目前了解到的事件、可能產(chǎn)生的影響、事件涉及方、相關(guān)人員的情況簡介、管理處采取的預(yù)防措施等。
5.4.2相關(guān)部門在接到預(yù)警信息后,作出預(yù)防準(zhǔn)備。
5.5突發(fā)事件處理預(yù)案
5.5.1突發(fā)事件發(fā)生后,應(yīng)根據(jù)《突發(fā)事件處理辦法》(見附件)中規(guī)定的相應(yīng)流程,按各管理處制定的突發(fā)事件處理預(yù)案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處理。
5.5.2各管理處應(yīng)結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況,編制各類突發(fā)事件處理預(yù)案,經(jīng)管理處各部門負(fù)責(zé)人審核、管理處經(jīng)理審批,在品質(zhì)管理部備案后生效。
5.5.3各類突發(fā)事件處理預(yù)案的控制管理依《文件資料控制程序》執(zhí)行,編碼方法見《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》。
5.5.4各管理處將各類突發(fā)事件處理預(yù)案的培訓(xùn)列入《管理處年度培訓(xùn)計(jì)劃》,結(jié)合實(shí)際需求有計(jì)劃的開展相關(guān)人員的培訓(xùn)和實(shí)戰(zhàn)演練,并對(duì)培訓(xùn)和演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié),并填寫《演練情況記錄表》上報(bào)品質(zhì)管理部備案。
5.5.5各管理中心依據(jù)演練及突發(fā)事件實(shí)際處理情況,不斷修改完善本管理處各類突發(fā)事件處理預(yù)案。
6.支持性文件
tjzzwy7.5.1-a01-04 《消防管理辦法》
tjzzwy8.2.3-a01-01《突發(fā)事件處理辦法》
7.質(zhì)量記錄表格
第12篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件培訓(xùn)控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:培訓(xùn)控制程序
1.0目的通過對(duì)公司所有員工實(shí)施必要的培訓(xùn),使其掌握相應(yīng)崗位的操作技能和服務(wù)質(zhì)量意識(shí),確保員工素質(zhì)滿足公司的要求。
2. 0適用范圍適用于公司所有培訓(xùn)工作。
3．0職責(zé)
3.1 管理者代表負(fù)責(zé)物業(yè)管理公司年度培訓(xùn)計(jì)劃的制定和監(jiān)督實(shí)施工作,年度培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)在年終總結(jié)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)提出,并由物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
3.2 行政部負(fù)責(zé)組織對(duì)各類員工培訓(xùn)效果進(jìn)行考核和鑒定;并負(fù)責(zé)保存由公司組織進(jìn)行培訓(xùn)的記錄。
3.3 各部門主管和管理處主任配合公司年度培訓(xùn)計(jì)劃的要求,制定本部門相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃見《員工培訓(xùn)計(jì)劃表》,并負(fù)責(zé)組織實(shí)施,培訓(xùn)記錄由各部門和管理處負(fù)責(zé)歸檔保管,有必要時(shí),相關(guān)部門制訂部門培訓(xùn)制度,參見《保安人員培訓(xùn)制度》。
4. 0工作程序
4.1 入職培訓(xùn)
4.1.1 所有新入職本公司的員工都應(yīng)接受該項(xiàng)培訓(xùn)及考核。
4.1.2 對(duì)新員工的培訓(xùn)主要包括以下內(nèi)容:a)公司的基本情況、組織架構(gòu),b)公司的質(zhì)量方針、目標(biāo)、企業(yè)精神及物業(yè)管理工作基本知識(shí),c)《員工手冊(cè)》、職業(yè)道德及質(zhì)量意識(shí)教育,d)對(duì)員工的期望及要求。
4.1.3 該項(xiàng)培訓(xùn)由行政部或行政部指定人員組織實(shí)施并保存記錄。
4.2 上崗培訓(xùn)
4.2.1 員工入職培訓(xùn)合格后或轉(zhuǎn)換工種前均需經(jīng)上崗培訓(xùn),培訓(xùn)時(shí)間根據(jù)工作崗位的要求而定。
4.2.2 上崗培訓(xùn)主要內(nèi)容包括a)應(yīng)知部分:如崗位的基本情況(崗位職責(zé)、人員配置及設(shè)備、設(shè)施的分布等),b)應(yīng)會(huì)部分:崗位工作操作規(guī)程,異常狀況時(shí)的特殊處理程序等。
4.2.3 上崗培訓(xùn)由各用人部門負(fù)責(zé)組織,并指定專人進(jìn)行。《培訓(xùn)記錄》由各部門保存,《員工培訓(xùn)登記表》保存于員工檔案中。
4.3 在職培訓(xùn)
4.4 員工參加外部培訓(xùn)按公司有關(guān)行政制度執(zhí)行。
4.5 除了以質(zhì)量手冊(cè)、流程文件以及作業(yè)指導(dǎo)書等工作文件作為員工的培訓(xùn)教材外,各部門可依據(jù)本部門工作實(shí)際編制培訓(xùn)教材,如編制教材應(yīng)由行政部審核,并由行政部至少每半年組織一次對(duì)培訓(xùn)教材的評(píng)審。
5. 0相關(guān)文件
5.1 《保安人員培訓(xùn)制度》
5.2 《保潔部員工培訓(xùn)考核流程》
5.3 《工程部新入職員工培訓(xùn)流程》
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