第1篇 物業(yè)公司管理處辦公規(guī)則
物業(yè)公司項(xiàng)目管理處辦公規(guī)則
1 信件
所有寄予本管理中心的信件,均需交由獲授權(quán)人開啟和登記,然后交有關(guān)部門處理。
2 文件傳閱
內(nèi)部文件傳閱,由總經(jīng)理辦公室將文件送達(dá)相關(guān)的部門與人員,閱后立即交還總辦,中央存檔,從速完成文件要求的事項(xiàng)。
3會(huì)議室
使用會(huì)議室需提前一天與辦公室聯(lián)系,經(jīng)批準(zhǔn)后,服從辦公室的安排。使用完畢,關(guān)好門窗及電器開關(guān)。
4來訪接待
因公接待來訪者,有關(guān)部門需派適當(dāng)人員帶領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)
客室或會(huì)議室或其他辦公地點(diǎn),陪同來訪者直至離開公司。
5告示牌
管理中心內(nèi)部告示牌將設(shè)在明顯處,隨時(shí)將管理中心與政府的有關(guān)政策、要求、指示等的通知貼于此,敬告員工。
6就餐
午餐時(shí)間 小時(shí),員工不可因用餐而遲到。
7差旅費(fèi)
按差旅費(fèi)規(guī)定辦理。
第2篇 a物業(yè)公司資源管理程序
e物業(yè)公司資源管理程序
1公司應(yīng)及時(shí)確定并提供所需的資源,以:
a)實(shí)施和改進(jìn)質(zhì)量管理體系,并持續(xù)地改進(jìn)其有效性;
b)通過滿足業(yè)主和住戶的要求使他們滿意。
2資源可包括:人員、信息、供方、基礎(chǔ)設(shè)施、工作環(huán)境及財(cái)務(wù)資源等。
3本公司從使業(yè)主和住戶滿意的角度出發(fā),對人員、設(shè)施和工作環(huán)境規(guī)定了相應(yīng)的要求,特編制以下的程序文件:
標(biāo)題gb/t19001-2000標(biāo)準(zhǔn)條款對照
6.1人力資源控制程序6.2
6.2基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序6.3,6.4
-1人力資源控制程序
1目的
對承擔(dān)質(zhì)量管理體系職責(zé)的人員規(guī)定相應(yīng)崗位的能力要求,并進(jìn)行培訓(xùn)或采取其他措施以滿足規(guī)定要求。
2適用范圍
適用于承擔(dān)質(zhì)量管理體系規(guī)定職責(zé)的所有人員,包括臨時(shí)雇用的人員,必要時(shí)還包括供方的人員。
3職責(zé)
3.1管理部
a)負(fù)責(zé)編制各部門負(fù)責(zé)人的《崗位工作人員任職要求》;
b)負(fù)責(zé)《公司年度培訓(xùn)計(jì)劃》的制定及監(jiān)督實(shí)施;
c)負(fù)責(zé)上崗基礎(chǔ)教育;
d)負(fù)責(zé)組織對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。
3.2各部門
a)編制本部門員工《崗位工作人員任職要求》;
b)負(fù)責(zé)本部門員工的崗位技能培訓(xùn)。
3.3管理者代表
負(fù)責(zé)審核《崗位工作人員任職要求》、《公司年度培訓(xùn)計(jì)劃》。
3.4總經(jīng)理
負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《崗位工作人員任職要求》和《公司年度培訓(xùn)計(jì)劃》。
4程序
4.1人員能力
4.1.1承擔(dān)質(zhì)量管理體系規(guī)定職責(zé)的人員應(yīng)是有能力的,對能力的判斷應(yīng)從教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)歷方面考慮。
4.1.2各部門負(fù)責(zé)人編制本部門《崗位工作人員任職要求》,報(bào)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.3管理部編制各部門負(fù)責(zé)人《崗位工作人員任職要求》,報(bào)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)至少滿足下列條件之一:
a)具備相關(guān)專業(yè)的技術(shù)職稱;
b)大專以上學(xué)歷,并已工作2年以上;
c)受過相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn);
d)具備3年以上相關(guān)工作經(jīng)歷。
4.1.4《崗位工作人員任職要求》經(jīng)審批后,作為管理部選擇、招聘、安排人員的主要根據(jù)。
4.2培訓(xùn)和意識(shí)
4.2.1應(yīng)識(shí)別從事影響質(zhì)量的活動(dòng)的人員的能力需求,分別根據(jù)新員工、在崗員工、轉(zhuǎn)崗員工、特殊工作人員、內(nèi)審員等的崗位責(zé)任制定并實(shí)施培訓(xùn)需求。
4.2.2新員工培訓(xùn)
a)公司基礎(chǔ)教育:包括公司簡介、員工守則、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量、安全和環(huán)保意識(shí)、相關(guān)法律法規(guī)、質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)知識(shí)等的培訓(xùn)。在進(jìn)入公司一個(gè)月內(nèi),由管理部組織進(jìn)行;
b)部門基礎(chǔ)教育:學(xué)習(xí)本部門工作手冊的主要內(nèi)容,由所在部門負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行;
c)崗位技能培訓(xùn):學(xué)習(xí)服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書、所用設(shè)備的性能、操作步驟、安全事項(xiàng)及緊急情況的應(yīng)變措施等,由所在崗位技術(shù)負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行,并進(jìn)行書面和操作考核,合格者方可上崗。
4.2.3在崗人員培訓(xùn):按培訓(xùn)計(jì)劃,每年至少應(yīng)對在崗員工進(jìn)行一次全面的崗位技能培訓(xùn)和考核。
4.2.4特殊工作人員資格要求及培訓(xùn)
a)認(rèn)真執(zhí)行《北京市物業(yè)管理單位經(jīng)理、部門經(jīng)理、管理人員實(shí)行崗位培訓(xùn)持證上崗制度管理辦法》,管理部全同相關(guān)部門根據(jù)具體情況制定《特殊崗位人員名單》,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);
b)電氣焊工、電工、鍋爐工、電梯工、駕駛員等需取得國家授權(quán)部門相應(yīng)的培訓(xùn)合格證書;
c)質(zhì)量管理體系內(nèi)審員應(yīng)由質(zhì)量認(rèn)證咨詢機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、考核、持證上崗;
d)管理部按《特殊崗位人員名單》安排有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),合格后方可上崗。
4.2.6轉(zhuǎn)崗人員培訓(xùn)(同4.2.2b,c)
4.2.7通過教育和培訓(xùn),使員工意識(shí)到:
a)滿足客戶和法律法規(guī)要求的重要性;
b)違反這些要求所造成的后果;
c)自己從事的活動(dòng)與公司發(fā)展的相關(guān)性。
公司鼓勵(lì)員工參與質(zhì)量管理,為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。
4.2.8評價(jià)所提供培訓(xùn)的有效性
a)通過理論考核、操作考核、業(yè)績評定和觀察等方法,評價(jià)培訓(xùn)的有效性,評價(jià)被培訓(xùn)的人員是否具備了所需的能力;
b)每年第四季度管理部組織各部門培訓(xùn)負(fù)責(zé)人及員工代表,召開年度培訓(xùn)工作會(huì)議,評價(jià)培訓(xùn)的有效性,征求意見和建議,以便更好制定下年度的培訓(xùn)計(jì)劃;
c)管理部加強(qiáng)對員工日常工作業(yè)績的評價(jià),可隨時(shí)對各部門員工進(jìn)行現(xiàn)場抽查,對不能勝任本職工作的員工,應(yīng)及時(shí)暫停工作,安排培訓(xùn)、考核,或轉(zhuǎn)崗,使員工的能力與其從事的工作相適應(yīng)。
4.2.9管理部負(fù)責(zé)建立、保存員工培訓(xùn)檔案。
4.3培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施
4.3.1每年11月各部門上報(bào)管理部下年度的《培訓(xùn)申請單》,根據(jù)公司需求及下年度各部門《培訓(xùn)申請單》,管理部于12月制定下年度的《年度培訓(xùn)計(jì)劃》(包括培訓(xùn)內(nèi)容、對象、時(shí)間、考核方式等內(nèi)容),報(bào)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)各部門,并監(jiān)督實(shí)施。
4.3.2每次培訓(xùn)各相關(guān)部門應(yīng)填寫《培訓(xùn)記錄表》,記錄培訓(xùn)人員、時(shí)間、地點(diǎn)、教師、內(nèi)容及考核成績等,培訓(xùn)后將有關(guān)記錄、試卷或操作考核記錄等交管理部存檔。
4.3.3各部門的計(jì)劃外培訓(xùn),應(yīng)填寫《培訓(xùn)申請單》,報(bào)管理者代表批準(zhǔn),由相關(guān)部門組織實(shí)施。
4.4當(dāng)培訓(xùn)滿足不了服務(wù)能力要求時(shí),可通過其他措施,例如招聘等,以獲得滯要求的人員。由管理部負(fù)責(zé)進(jìn)行。
5相關(guān)文件
5.1各部門工作手冊及相關(guān)的法律法規(guī)。
5.2各部門《崗位工作人員任職要求》。
5.3《北京市物業(yè)管理單位經(jīng)理、部門經(jīng)理、管理人員實(shí)行崗位培訓(xùn)持證上崗制度管理辦法》(1997)。
6質(zhì)量記錄
6.1《培訓(xùn)記錄表》。
6.2《培訓(xùn)申請單》。
6.3《年度培訓(xùn)計(jì)劃》。
6.4《員工培訓(xùn)檔案》。
6.5《特殊崗位人員名單》。
-2基礎(chǔ)設(shè)施和
工作環(huán)境控制程序
1目的
確定并提供和維護(hù)為實(shí)現(xiàn)服務(wù)的符合性所需要的設(shè)施,確定并管理為實(shí)現(xiàn)服務(wù)符合性所需的工作環(huán)境中的各種因素。
2適用范圍
適用于為實(shí)現(xiàn)服務(wù)符合性所需的設(shè)施,如工作場所、硬件和軟件、工具和設(shè)備、支持性服務(wù)如通訊、運(yùn)輸設(shè)施等的控制;對工作環(huán)境中人和物的因素進(jìn)行控制。
3職責(zé)
3.1工程部負(fù)責(zé)對實(shí)現(xiàn)服務(wù)符合性所需的設(shè)施進(jìn)行控制。
3.2管理部、工程部、清潔部、綠化部、保安部分別在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對實(shí)現(xiàn)服務(wù)符合性所需的工作環(huán)境進(jìn)行控制。
4程序
4.1基礎(chǔ)設(shè)施的確定
公司為實(shí)現(xiàn)服務(wù)符合性活動(dòng)所需的基礎(chǔ)設(shè)施包括:工作場所(辦公場所、健身娛樂場所、車間等)、服務(wù)設(shè)施(包括軟件和硬件,如計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)施、運(yùn)輸設(shè)施、水、電、氣供應(yīng)、道路及排污管線等)、支持性設(shè)備和工具(如維修用的設(shè)備和工具等)。
4.2根據(jù)建設(shè)部《全國優(yōu)秀管理住宅小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)》,對于各類服務(wù)設(shè)施的管理應(yīng)做到:
a)各類設(shè)施圖紙、檔案資料齊全,管理良好;
b)設(shè)施運(yùn)行正常,有正常的保養(yǎng)、檢修制度;
c)運(yùn)行人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程執(zhí)行;
d)電梯按規(guī)定時(shí)間運(yùn)行;
e)居民生活用水、高壓水泵、水池、水箱有嚴(yán)格的管理措施。二次供水衛(wèi)生許可證、水質(zhì)化驗(yàn)單、操作人員健康合格證齊全;
f)消防系統(tǒng)設(shè)備完好,可隨時(shí)啟用;
g)鍋爐供暖、煤氣、燃?xì)膺\(yùn)行正常。冬季居室溫度不低于16℃。
4.3設(shè)施的提供
4.3.1設(shè)施的接管、驗(yàn)收:在接管物業(yè)設(shè)施時(shí),由物業(yè)驗(yàn)收接管領(lǐng)導(dǎo)小組的機(jī)電組負(fù)責(zé)按設(shè)施使用說明書和相關(guān)資料對接管的設(shè)施進(jìn)行驗(yàn)收。達(dá)不到要求者,應(yīng)通知有關(guān)單位限期整改。設(shè)施的接管的相關(guān)資料由工程部復(fù)核存檔。
4.3.2設(shè)施的采購:工程部根據(jù)使用部門的要求及公司發(fā)展的需要,填寫《服務(wù)設(shè)施配置申請單》,注明設(shè)施名稱、用途、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、單價(jià)、數(shù)量等,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由管理部組織具體實(shí)施采購。
4.3.3采購設(shè)施的驗(yàn)收
a)采購的設(shè)施,工程部組織使用部門進(jìn)行安裝調(diào)試,確認(rèn)滿足要求后,由工程部和使用部門在《設(shè)施驗(yàn)收單》上簽字驗(yàn)收,并記錄設(shè)施名稱、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、單價(jià)、數(shù)量、隨機(jī)附件及資料等內(nèi)容?！对O(shè)施驗(yàn)收單》由工程部保管;
b)驗(yàn)收不合格的設(shè)施,工程部與供方協(xié)商解決,并在《設(shè)施驗(yàn)收單》上記錄處理結(jié)果。
4.3.4設(shè)施的登記建賬
4.3.4.1驗(yàn)收合格的設(shè)施由工程部進(jìn)行編號,在《設(shè)施管理臺(tái)賬》上登記,并建立設(shè)施檔案,填寫《服務(wù)設(shè)施一覽表》。
4.3.4.2設(shè)施的分類編號。工程部根據(jù)設(shè)施對物業(yè)服務(wù)的重要性分類,按類別編號:
a)一級設(shè)施:對客戶生活、工作、安全有重大影響的設(shè)施,如電梯、中央空調(diào)、發(fā)電機(jī)、高壓配電柜、生活水泵、消防水泵、噴淋泵、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警控制系統(tǒng)、消防聯(lián)動(dòng)柜、保安監(jiān)視系統(tǒng)、通訊網(wǎng)絡(luò)、物業(yè)管理軟件、小區(qū)健身設(shè)施等;
編號為:ⅰ-×××
b)二級設(shè)施:對客戶生活、工作、安全有一般影響的設(shè)施,如衛(wèi)星接收系統(tǒng)、低壓配電柜、單機(jī)空調(diào)、一般康體娛樂設(shè)施等;
編號為:ⅱ-×××
c)三級設(shè)施:對客戶生活、工作起支持性作用或維修用的設(shè)施,如洗衣機(jī)、除濕機(jī)、電、氣焊設(shè)備、臺(tái)鉆、潛水泵等。
編號為:ⅲ-×××
工程部負(fù)責(zé)按照規(guī)定懸掛設(shè)施標(biāo)識(shí)卡,規(guī)定設(shè)施責(zé)任人,并在《設(shè)施管理臺(tái)賬》上登記。
4.4設(shè)施的使用、保養(yǎng)和維修
a)根據(jù)需要,工程部組織編寫《機(jī)電設(shè)備運(yùn)行維修工作手冊》等操作規(guī)程,發(fā)放給使用部門。對于大型、精密設(shè)施或關(guān)鍵、特殊過程所用的設(shè)施必須有操作規(guī)程,相關(guān)操作人員應(yīng)由工程部組織培訓(xùn)、考核合格后上崗。對國家有規(guī)定的特殊工種,要求操作人員持有相應(yīng)的國家授權(quán)管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的上崗證方可上崗;
b)一、二級服務(wù)設(shè)施的運(yùn)行應(yīng)由操作者按規(guī)定填寫相關(guān)的運(yùn)行記錄;
c)工程部制定《設(shè)施日常保養(yǎng)項(xiàng)目表》,規(guī)定保養(yǎng)項(xiàng)目,頻次,發(fā)給使用部門執(zhí)行,各崗位負(fù)責(zé)人監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。工程部每季度匯總《設(shè)施日常保養(yǎng)項(xiàng)目表》,整理入檔并作為制定年度檢修計(jì)劃的依據(jù);
d)工程部每年12月制定下年度的《設(shè)施年度檢修計(jì)劃》,發(fā)至各部門執(zhí)行;
e)日常運(yùn)行中使用部門無法排除的故障,應(yīng)填寫《設(shè)施檢修單》報(bào)工程部檢修。檢修中的設(shè)施應(yīng)掛紅色檢修牌,檢修好的設(shè)施應(yīng)有使用部門負(fù)責(zé)人簽字驗(yàn)收方可使用。工程部應(yīng)將檢修情況記錄在相應(yīng)的《設(shè)施管理卡》上。需外包維修的設(shè)施,應(yīng)執(zhí)行《采購控制程序》中對供方評定的有關(guān)規(guī)定;
f)現(xiàn)場使用的設(shè)施應(yīng)有統(tǒng)一的編號,以便于維護(hù)保養(yǎng);
g)對工作場所的管理由在該場所工作的相關(guān)部門管理,確保適宜的工作條件。
4.5設(shè)施的報(bào)廢
a)對無法修復(fù)或無使用價(jià)值的設(shè)施,由工程部填寫《設(shè)施報(bào)廢單》,一、二級設(shè)施經(jīng)總批準(zhǔn)后報(bào)廢。對三級設(shè)施,由使用部門填寫《設(shè)施報(bào)廢單》報(bào)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)報(bào)廢。工程部在《設(shè)施管理卡》及《服務(wù)設(shè)施一覽表》中注明情況;
b)報(bào)廢的設(shè)施應(yīng)掛黑色報(bào)廢牌。
4.6工作環(huán)境
管理部、工程部、清潔部、綠化部、保安部根據(jù)各自的業(yè)務(wù)范圍確定并管理為實(shí)現(xiàn)服務(wù)符合性所需的工作和生活環(huán)境中人和物的因素,根據(jù)服務(wù)作業(yè)需要,負(fù)責(zé)確定并提供作業(yè)場所必須的基礎(chǔ)設(shè)施,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,包括:
a)配置適用的辦公用房并根據(jù)服務(wù)需要適當(dāng)裝修,樹立良好的企業(yè)形象;
b)配置必要的空調(diào)、消防器材,保持適宜的溫、濕度和職業(yè)衛(wèi)生、安全;
c)工程部對供水、電、暖設(shè)施及車間等實(shí)行定置管理,要考慮人體工效學(xué)的要求,努力提高工作效率。確保員工服務(wù)符合勞動(dòng)法規(guī)的要求;
d)為業(yè)主和住戶提供清潔、優(yōu)美的生活環(huán)境。
5相關(guān)文件
5.1《全國優(yōu)秀管理住宅小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)》。
5.2《采購控制程序》。
5.3《機(jī)電設(shè)備運(yùn)行維修工作手冊》。
6質(zhì)量記錄
6.1《服務(wù)設(shè)施配置申請單》。
6.2《設(shè)施驗(yàn)收單》。
6.3《設(shè)施管理卡》。
6.4《服務(wù)設(shè)施一覽表》。
6.5《設(shè)施日常保養(yǎng)項(xiàng)目表》。
6.6《設(shè)施年
度檢修計(jì)劃》。
6.7《設(shè)施檢修單》。
第3篇 某物業(yè)公司財(cái)務(wù)部管理范圍
物業(yè)公司財(cái)務(wù)部管理范圍
1、財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算的職能部門。
2、負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)規(guī)章制度、內(nèi)部會(huì)計(jì)核算制度,內(nèi)部控制制度的制定和實(shí)施;
3、負(fù)責(zé)公司年度財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算的編制;
4、負(fù)責(zé)公司的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)預(yù)算項(xiàng)目的審核、批復(fù)及保證資金落實(shí);
5、監(jiān)管公司所有資產(chǎn),對公司所有財(cái)務(wù)收支活動(dòng)進(jìn)行分析,為公司各項(xiàng)經(jīng)營決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息。
第4篇 物業(yè)公司質(zhì)量管理者代表授權(quán)委托書
茲委托**先生為本公司管理者代表,負(fù)責(zé)確保企業(yè)管理體系的過程得到建立和保持;負(fù)責(zé)向總裁報(bào)告企業(yè)管理體系的業(yè)績,包括改進(jìn)的需求;負(fù)責(zé)在整個(gè)公司內(nèi)形成不斷滿足客戶要求和環(huán)境保護(hù)方面的意識(shí)。
管理者代表還負(fù)責(zé)協(xié)助總裁做好管理評審及相應(yīng)糾正措施及持續(xù)改進(jìn)的實(shí)施工作;負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《內(nèi)審計(jì)劃》、《內(nèi)審報(bào)告》及管理體系程序文件,負(fù)責(zé)審核《管理評審計(jì)劃》及《管理評審報(bào)告》。
管理者代表負(fù)責(zé)代表公司參與與質(zhì)量和環(huán)境兩方面有關(guān)事宜的聯(lián)絡(luò)。
深圳市**國際物業(yè)管理有限公司
總 經(jīng) 理:
日期:
第5篇 某物業(yè)公司管理者代表任命書
物業(yè)公司管理者代表任命書
為了貫徹執(zhí)行《質(zhì)量管理體系-要求》(gb/t19001-2000 idt iso9001:2000), 確保質(zhì)量管理體系持續(xù)有效地運(yùn)行,特任命曹慶秋為我公司管理者代表。
管理者代表的職責(zé)和權(quán)限規(guī)定如下:
1、確保公司質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實(shí)施和保持;
2、向最高管理者報(bào)告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進(jìn)的需求;
3、確保在整個(gè)公司貫標(biāo)范圍內(nèi)提高滿足顧客要求的意識(shí);
4、負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。
最高管理者:
任命日期:
第6篇 xz物業(yè)公司人力資源管理培訓(xùn)控制程序
物業(yè)公司人力資源管理及培訓(xùn)控制程序
1.0目的
為了給適當(dāng)?shù)膷徫挥行У呐渲眠m當(dāng)?shù)娜肆Y源,并且通過培訓(xùn),使員工掌握本崗位的技能,確保員工具備完成本崗位職責(zé)的能力。
2.0適用范圍
適用于公司崗位定崗、定編,人力資源開發(fā),人員錄用,人員培訓(xùn)的管理。
3.0職責(zé)
3.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司員工錄用的批準(zhǔn),公司主管保安工作副總經(jīng)理負(fù)責(zé)保安員錄用的批準(zhǔn)。
3.2公司辦公室負(fù)責(zé)編制公司《年度培訓(xùn)計(jì)劃》報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.3公司各部門、各管理處負(fù)責(zé)配合辦公室的各項(xiàng)工作開展。
4.0實(shí)施程序
4.1工作分析(定崗、定編)
4.1.1有以下三種情況:第一,當(dāng)新組織(新管理處)建立時(shí);第二,當(dāng)組織發(fā)生變化產(chǎn)生新的工作時(shí);第三,當(dāng)工作由于新技術(shù)、新辦法出現(xiàn)或制度發(fā)生重要變革時(shí),需進(jìn)行工作性質(zhì)分析。
4.1.2工作性質(zhì)分析由相應(yīng)職能部門及辦公室負(fù)責(zé),辦公室根據(jù)具體情況進(jìn)行崗位設(shè)置。
4.1.3各部室(各管理處)負(fù)責(zé)根據(jù)各部室(各管理處)崗位工作定額或工作任務(wù)量,制定出崗位定編計(jì)劃,報(bào)辦公室審核,由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.4崗位定編每年進(jìn)行一次。
4.1.5辦公室及各職能部門負(fù)責(zé)對公司各崗位進(jìn)行工作規(guī)范及工作人員條件分析,制定公司《崗位職責(zé)及崗位標(biāo)準(zhǔn)》,詳見該文件。
4.2人員招聘和選擇
4.2.1各單位缺編時(shí),由各單位負(fù)責(zé)人提出增補(bǔ)申請,辦公室審核,增補(bǔ)時(shí)應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配,內(nèi)部調(diào)配不了的,對外公開招聘或內(nèi)部員工推薦。
4.2.2保安員招聘由保安部負(fù)責(zé),報(bào)辦公室審核,主管保安工作副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2.3除保安員外其他員工招聘由辦公室負(fù)責(zé),公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3人力資源開發(fā)(培訓(xùn))
4.3.1新員工的培訓(xùn)
新員工上崗前培訓(xùn)由辦公室負(fù)責(zé),培訓(xùn)內(nèi)容:
(1)公司質(zhì)量方針、目標(biāo)、企業(yè)精神及物業(yè)管理基本知識(shí);
(2)職業(yè)道德及質(zhì)量意識(shí)教育;
(3)公司的規(guī)章制度
4.3.2在崗員工培訓(xùn)
4.3.2.1辦公室根據(jù)各部門的年度培訓(xùn)計(jì)劃制定公司《年度培訓(xùn)計(jì)劃》,并組織實(shí)施及督促檢查。專業(yè)技術(shù)與技能的培訓(xùn),由主管部門負(fù)責(zé)。
4.3.2.2外部培訓(xùn)由辦公室負(fù)責(zé)組織安排,并負(fù)責(zé)記錄。
4.3.2.3內(nèi)部培訓(xùn)由主管部門或各部門、各管理處組織安排,內(nèi)部培訓(xùn)是根據(jù)工作需要和公司總經(jīng)理及各部門提出的在公司范圍內(nèi)有計(jì)劃性的培訓(xùn)項(xiàng)目。
4.3.3特殊工種和業(yè)務(wù)專業(yè)人員的培訓(xùn)
4.3.3.1司機(jī)、電工、焊工特殊工種需經(jīng)市有關(guān)部門培訓(xùn)、年審。
4.3.3.2各部門業(yè)務(wù)專業(yè)人員根據(jù)工作需要,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可參加市等有關(guān)部門組織的培訓(xùn)。
4.3.3.3特殊工種和業(yè)務(wù)專業(yè)人員將參加培訓(xùn)獲得的等級證、操作證和其他證書交辦公室認(rèn)可,并將復(fù)印件存入員工檔案內(nèi)。
4.3.4計(jì)劃外培訓(xùn)
4.3.4.1公司根據(jù)實(shí)際情況,臨時(shí)提出的培訓(xùn)活動(dòng)由提出部門負(fù)責(zé)組織,公司總經(jīng)理提出的臨時(shí)培訓(xùn)由辦公室統(tǒng)籌安排。計(jì)劃外培訓(xùn)報(bào)辦公室存檔。
4.3.4.2公司鼓勵(lì)員工通過自學(xué)或參加專業(yè)培訓(xùn)等途徑,從而提高專業(yè)技能和質(zhì)量管理意識(shí),所取得的有關(guān)結(jié)業(yè)證或?qū)W歷證書交辦公室審核后存入員工的檔案內(nèi)。
4.3.5培訓(xùn)記錄
4.3.5.1內(nèi)部培訓(xùn)記錄由本部門存檔。
4.3.5.2其他培訓(xùn)記錄由辦公室存檔。
5.0相關(guān)文件及記錄
《崗位職責(zé)及崗位標(biāo)準(zhǔn)》
zz021-01年度培訓(xùn)計(jì)劃
zz021-02培訓(xùn)記錄
第7篇 某物業(yè)公司財(cái)務(wù)部票據(jù)管理作業(yè)指導(dǎo)書
1.0目的
規(guī)范票據(jù)購買、領(lǐng)用、退回、存檔手續(xù),確保票據(jù)的安全和完整。
2.0適用范圍
物業(yè)公司出具的所有票據(jù)
3.0管理內(nèi)容
3.1票據(jù)的購買
3.1.1物管公司會(huì)計(jì)在每月5日時(shí),需查閱《票據(jù)購入、領(lǐng)用、退回登記本》上各項(xiàng)票據(jù)的留存數(shù)量,若低于最低庫存量(10本),則需向稅務(wù)部門或分供方購買。
3.1.2物業(yè)公司會(huì)計(jì)持《發(fā)票領(lǐng)購簿》在龍溪地稅所專管員處簽字,確定所購票據(jù)的種類、面值、數(shù)量。
3.1.3稅務(wù)專管員的簽字手續(xù)完成后,持《發(fā)票領(lǐng)購簿》到龍溪地稅征收所發(fā)票領(lǐng)購處購買相應(yīng)票據(jù)。
3.1.4清點(diǎn)所購發(fā)票的數(shù)量、種類、面值是否與申購一致,同時(shí)確認(rèn)票據(jù)號碼,相符后,在地稅征收所的票據(jù)申購本上確認(rèn)簽字,并根據(jù)對方出具的工本費(fèi)發(fā)票支付相應(yīng)的費(fèi)用。
3.1.5持《發(fā)票領(lǐng)購簿》在地稅專管員處登記備案。
3.1.6會(huì)計(jì)人員將所購票據(jù)按順序在物業(yè)管理公司的《票據(jù)購入、領(lǐng)用、退回登記本》上登記。
3.2票據(jù)的領(lǐng)用
3.2.1保安班長在領(lǐng)用的票據(jù)低于最低限額時(shí)(10份/本),可到財(cái)務(wù)部或管理處收費(fèi)處領(lǐng)取相應(yīng)面值的票據(jù)。
3.2.2保潔部洗車人員領(lǐng)用的票據(jù)低于最低限額時(shí)(10份/本),可到財(cái)務(wù)部或管理處收費(fèi)員處領(lǐng)取相應(yīng)面值的票據(jù)。
3.2.3各管理處收費(fèi)員在收據(jù)或綜合發(fā)票低于最低限額時(shí),可到財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)或出納處領(lǐng)取相應(yīng)票據(jù)。
3.2.4領(lǐng)用票據(jù)人員在《票據(jù)購入、領(lǐng)用、退回登記本》上簽字,確認(rèn)領(lǐng)用票據(jù)的面值、金額、發(fā)票編號等。
3.2.5財(cái)務(wù)人員在領(lǐng)用的票據(jù)上加蓋財(cái)務(wù)專用章。
3.3票據(jù)的退回
3.3.1保安部班長、保潔助理將已用完的票據(jù)存根交至各管理處收費(fèi)員處,收費(fèi)員核實(shí)應(yīng)收的相應(yīng)款項(xiàng)后,收取相應(yīng)費(fèi)用。
3.3.2保安班長、保潔助理將發(fā)票存根交回財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)或出納處,財(cái)務(wù)人員核實(shí)其是否交費(fèi)后,在《票據(jù)購入、領(lǐng)用、退回登記本回登記本》確認(rèn)簽字。
3.3.3管理處收費(fèi)員將收據(jù)或發(fā)票存根交至財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)或出納處,財(cái)務(wù)人員對所交的票據(jù)存根進(jìn)行核查,是否有未撕的票據(jù)記帳聯(lián)及作廢票據(jù)的情況,確認(rèn)無誤后,在《票據(jù)購入、領(lǐng)用、退回登記本回登記本》簽字。
3.4票據(jù)的保存
3.4.1每半年對所有票據(jù)存根進(jìn)行一次歸檔,注明所歸檔票據(jù)的編號,并打包封存。
3.4.2存檔時(shí)間按照會(huì)計(jì)制度對票據(jù)管理存檔期執(zhí)行。
4.0相關(guān)記錄
4.1《票據(jù)購入、領(lǐng)用、退回登記本》
4.2《發(fā)票領(lǐng)購簿》(來自稅務(wù)機(jī)關(guān),以其提供為準(zhǔn))
編寫:zz審批:zz
第8篇 某物業(yè)公司人事管理規(guī)則
一、人事記錄
員工須將以下變更事項(xiàng)在變更后七天內(nèi)報(bào)告行政部。
1.個(gè)人變更事項(xiàng)。
2.地址和電話。
3.婚姻狀況。
4.子女出生。
二、個(gè)人儀表
員工上崗服務(wù)應(yīng)保持衣著整潔。男員工不可留長發(fā),長度不能蓋及耳部與衣領(lǐng),女員工的發(fā)型與化妝要端莊清雅。制服、皮鞋、頭鬢均須保持整潔。
三、員工證
每個(gè)在物業(yè)公司工作的員工都要配發(fā)員工證,值班時(shí)佩戴員工證上崗。員工證由行政部發(fā)放,并請妥善保管;如果丟失,應(yīng)立即報(bào)行政部補(bǔ)領(lǐng),并需交工本費(fèi)。員工在離職時(shí)須將員工證及所有物品交回行政部,如果遺失或不交則按價(jià)賠償。
四、制服
上崗時(shí)制服穿著必須整潔。除因公或獲批準(zhǔn)外,員工不得在物業(yè)公司范圍以外穿著制服。制服損壞或丟失,按成本價(jià)百分之百賠償。員工離職時(shí)須將制服交回,否則按丟失辦理。
五、員工出入通道
員工上、下班必須佩戴員工證,按物業(yè)公司指定的員工通道出入,并自覺接受安全管理員的檢查。
六、員工出入管理
1.員工帶進(jìn)本物業(yè)的重要包裹等物品,應(yīng)事先在員工通道安全管理員處進(jìn)行登記。若有本物業(yè)物品或類似本物業(yè)物品帶出,須持有物業(yè)公司的放行條。
2.::特殊情況下,物業(yè)公司可下令安全管理員做全面檢查,屆時(shí)各地點(diǎn)、書臺(tái)、柜臺(tái)等都可受到檢查。但至少有兩位獲授權(quán)執(zhí)行者在場方可進(jìn)行。
3.在任何情況下請勿與安全管理員發(fā)生爭執(zhí),如果員工認(rèn)為受到安全管理員不合理的待遇,請先合作,然后向部門主管報(bào)告。
七、值班時(shí)間
員工必須按照本部門的工作時(shí)間表工作,不得私自變更,否則以曠工論處。
八、曠工
員工未按公司規(guī)定辦理請銷假手續(xù),無故不來上班的,均被視為曠工。
九、通告
物業(yè)公司各類有關(guān)員工的通告及指示應(yīng)均貼于布告板上,員工可在布告板上獲悉物業(yè)公司最新的員工政策。未獲授權(quán)人士嚴(yán)禁擅自在本物業(yè)范圍內(nèi)張貼任何通告/告示等。
十、拾獲物品
凡在本物業(yè)內(nèi)所拾得的物品,不論價(jià)值多少,一律要立即交給行政部處理,并做好登記。
十一、親友探訪及電話使用
請告知親友不要到本物業(yè)內(nèi)做私人探訪。未得到部門主管同意,不得使用電話與外界聯(lián)系,外來電話不予轉(zhuǎn)接。
十二、物業(yè)公司財(cái)產(chǎn)
員工如蓄意或疏忽,以致?lián)p壞物業(yè)公司的財(cái)物或設(shè)施,物業(yè)公司可按被毀壞物品價(jià)值扣除員工工資作為賠償。如員工犯有偷竊行為,將會(huì)被立即開除而不給任何補(bǔ)償,嚴(yán)重者移交公安機(jī)關(guān)處理。
十三、鐘卡記錄
員工上下班必須打鐘卡。打卡后將卡放回原處,不得亂插。如有錯(cuò)誤應(yīng)向行政部報(bào)告,員工不得互相代打鐘卡;凡違反打鐘卡規(guī)定者,嚴(yán)重的將被解雇。
十四、保密
物業(yè)公司的一切機(jī)密文件及資料要妥善保管,不得泄露給無權(quán)知道的人。
第9篇 物業(yè)公司物資庫房管理程序
1目的
通過對物資的儲(chǔ)存、防護(hù)、交付工作、工具借用,確保物資、工具以完好狀態(tài)交到使用部門手中。
2適用范圍
適用于本公司物資的儲(chǔ)存、防護(hù)和交付工作及工具借用。
3相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素
gb/t19002-iso90024.6
4相關(guān)文件
4.1質(zhì)量手冊 4.6采購
4.2物資儲(chǔ)存、防護(hù)、交付和工具借用
5職責(zé)
保管員按倉庫管理規(guī)程做好物資庫存管理工作,保證庫存物資的完好和物資庫存處于管理受控狀態(tài)。
6實(shí)施程序
6.1采購物資的驗(yàn)收
6.1.1采購員對采購的物資應(yīng)按采購單的要求驗(yàn)證采購物資的數(shù)量、規(guī)格,驗(yàn)收合格后采購人員填寫入庫單,經(jīng)簽字后在倉庫辦理入庫。
6.1.2倉庫保管員根據(jù)入庫單認(rèn)真核對入庫物資的數(shù)量、型號、規(guī)格和物資外觀檢查完整無損、無缺。
6.1.3如發(fā)現(xiàn)物資的型號、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量有問題,應(yīng)記錄在入庫不合格記錄表中,說明處理的方式并報(bào)經(jīng)理部經(jīng)理批準(zhǔn),批準(zhǔn)后由倉庫保管員進(jìn)行處理。
6.1.4保管員在物資入庫單上簽字,入庫的物資由保管員進(jìn)行帳簿登記,做到帳、物、卡相符。
6.2儲(chǔ)存和防護(hù)
6.2.1物資辦理入庫手續(xù)。
6.2.2物資辦理入庫手續(xù)后,將物資存放在合適的環(huán)境內(nèi),物資排列要利于存入及發(fā)放,物資存放處標(biāo)上貨物紙牌標(biāo)記,注明貨物名稱、數(shù)量、日期。
6.2.3物資存放期間進(jìn)行適當(dāng)防護(hù)。防潮的物資存放在鐵架的上層;防鼠、防蟲的物資存放在鐵柜內(nèi);防銹的物資油封后存放在鐵架上。防止物資交付前損壞,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門報(bào)告。
6.2.4倉庫每月對庫房存放的物資進(jìn)行檢查,對發(fā)現(xiàn)問題的進(jìn)行處理,并記錄檢查結(jié)果。
6.3交付
6.3.1物資辦理出庫手續(xù)
6.3.1.1領(lǐng)用物資由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單,填寫用途,經(jīng)班組長或主管技術(shù)員簽字及領(lǐng)用人簽字。
6.3.1.2保管員必須根據(jù)批準(zhǔn)后的領(lǐng)料單,發(fā)放物資。
6.3.1.3物資發(fā)放時(shí),保管員應(yīng)按先進(jìn)先出的原則進(jìn)行。
6.3.1.4物資發(fā)放后,保管員應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字,并進(jìn)行帳簿登記。
6.4工具借用歸還
6.4.1工具借用由借用人填寫借用單,簽字,保管員憑借用單發(fā)放。
6.4.2工具歸還時(shí)保管員根據(jù)借用單核對借用工具、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量。
7相關(guān)文件
7.1物資的入庫單、建卡、臺(tái)帳
7.2收、放、存明細(xì)年報(bào)表
7.3報(bào)表明細(xì)入庫出庫表
7.4定期檢查記錄
7.5驗(yàn)收不合格記錄
7.6材料領(lǐng)用單
第10篇 a物業(yè)公司管理者代表任命書
e物業(yè)公司管理者代表任命書
為了貫徹執(zhí)行iso9001∶2000《質(zhì)量管理體系-----要求》,加強(qiáng)對質(zhì)量管理體系運(yùn)作的領(lǐng)導(dǎo),特任命 ******為我公司的管理者代表。
管理者代表的職責(zé)是:
1、確保質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實(shí)施和保持;
2、向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進(jìn)的需求;
3、確保在整個(gè)公司內(nèi)形成滿足業(yè)主要求的意識(shí);
4、就質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜進(jìn)行內(nèi)外部聯(lián)絡(luò);
5、組織、指揮、監(jiān)督、協(xié)調(diào)各部門體系的運(yùn)作。
總經(jīng)理:zz
20**年11月*日
第11篇 a物業(yè)公司管理理念
e物業(yè)公司管理理念
*公司發(fā)展戰(zhàn)略及目標(biāo)
公司堅(jiān)持服務(wù)理念追求真誠,服務(wù)內(nèi)容追求規(guī)范,服務(wù)形象追求品牌,服務(wù)品質(zhì)追求一流的指導(dǎo)思想,貫徹“雙向”服務(wù)(對內(nèi)、對外兩個(gè)市場)方針,對內(nèi),強(qiáng)化后勤服務(wù)保障功能,滿足業(yè)主潛在需求;對外,大力拓展經(jīng)營業(yè)務(wù),精心打造中興物業(yè)品牌。努力實(shí)現(xiàn)“保障堅(jiān)強(qiáng)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、資產(chǎn)優(yōu)良、業(yè)績優(yōu)秀”的工作目標(biāo),把我公司建設(shè)成為楚雄州行業(yè)一流、系統(tǒng)標(biāo)桿的現(xiàn)代物業(yè)管理公司。
*公司企業(yè)精神:忠誠、敬業(yè)、團(tuán)隊(duì)、卓越。
*服務(wù)宗旨:以客為尊,服務(wù)第一,業(yè)主滿意。
*企業(yè)價(jià)值觀:人講誠信事爭一流。
*管理理念:以人為本,科學(xué)管理,質(zhì)量為先,互惠雙贏。
*服務(wù)理念:業(yè)主永遠(yuǎn)是第一位的。
*服務(wù)標(biāo)準(zhǔn):精細(xì)化、人性化、零差錯(cuò)、無干擾,每天進(jìn)步百分之一。
*工作作風(fēng):高、嚴(yán)、細(xì)、實(shí)、快。
*企業(yè)責(zé)任:謀求業(yè)主滿意、謀求員工成長、謀求企業(yè)發(fā)展。
*企業(yè)風(fēng)尚:關(guān)愛企業(yè)、關(guān)愛他人、關(guān)愛自己、關(guān)愛家庭、關(guān)愛社會(huì)。
*質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針:追求卓越,用心服務(wù),遵紀(jì)守法,持續(xù)改進(jìn),節(jié)能降耗,預(yù)防污染,關(guān)健康,保障安全。
公司以物業(yè)管理服務(wù)為核心,本著“善待業(yè)主就是善待我們的父母、兄弟、姐妹”的服務(wù)宗旨,“把最微不足道的小事做到盡善盡美,做業(yè)主最貼心的物管”作為我們追求的目標(biāo)。我公司在楚雄州的立足及發(fā)展,離不開父老兄弟和各界朋友的支持。公司力爭為您提供更優(yōu)質(zhì)、更專業(yè)的物業(yè)服務(wù)。我們的專業(yè)、熱情、周到、細(xì)心、持續(xù)改進(jìn)將讓您的身邊金光四射!讓您感受到生活中處處充滿“金光”!公司將與業(yè)主心心相連,營造一個(gè)其樂融融、共建共管的和諧小區(qū)。您小區(qū)的物業(yè)管理正需要我們的到來!請給我們機(jī)會(huì)與您合作!超越所有期待,讓生活充滿陽光,我一直在努力。
第12篇 物業(yè)公司時(shí)間管理培訓(xùn)教材timemanagement
物業(yè)管理公司時(shí)間管理培訓(xùn)教材(time management)
目錄
1 什么是時(shí)間管理
2 時(shí)間管理方法
3 最新的時(shí)間管理概念--gtd
4 時(shí)間管理的十一條金律[1]
5 時(shí)間管理案例分析
5.1 案例一:淺談高校管理者的時(shí)間管理[2]
5.2 案例二:時(shí)間管理的小故事[3]
5.3 案例三:時(shí)間管理――華為成功之寶[4]
6 幾款在線的時(shí)間管理工具
7 參考文獻(xiàn)
什么是時(shí)間管理
時(shí)間管理是有效地運(yùn)用時(shí)間,降低變動(dòng)性。
時(shí)間管理的目的:決定該做些什么;決定什么事情不應(yīng)該做。
時(shí)間管理最重要的功能:是透過事先的規(guī)劃,做為一種提醒與指引。
一、無法管理外在的要求應(yīng)接不暇
主管最大的困擾就是,太多來自外界的干擾,隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。
擔(dān)任主管的責(zé)任之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。換句話說,主管的工作有很大的一部份需要與別人互動(dòng),外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時(shí)段做為你的工作空擋,當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí),告訴他,你這會(huì)兒忙著呢,不急的話兒,在你的空擋時(shí)間再來詳談。
時(shí)間管理發(fā)展得很快,第一代是建立備忘錄;第二代就需要事先的計(jì)劃和準(zhǔn)備;第三代會(huì)根據(jù)你對任務(wù)的理解排列優(yōu)先順序。到了第四代,就是分工合作的授權(quán)管理。
二、做事沒有方法閱歷
我們常運(yùn)用自己所熟悉或直覺想到的方法做事,但事實(shí)上,這并不是最有效率的方法。
完成一件事情,可以有許多方法,關(guān)鍵在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了,先花幾分鐘的時(shí)間衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情
三、周圍干擾因素自控
周圍眾多干擾因素,是時(shí)間流逝的致命殺手,嘈雜聲、雜志、零食、報(bào)紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯(lián)想、健康狀況,都是諸多的影響因素。
[編輯]時(shí)間管理方法
(一)、計(jì)劃管理
關(guān)于計(jì)劃,有日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃、季度計(jì)劃、年度計(jì)劃。時(shí)間管理的重點(diǎn)是待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃。
待辦單:將你每日要做的一些工作事先列出一份清單,排出優(yōu)先次序,確認(rèn)完成時(shí)間,以突出工作重點(diǎn)。要避免遺忘就要避免半途而廢,盡可能做到,今日事今日畢,干一起了一起。
待辦單主要包括的內(nèi)容:非日常工作、特殊事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、昨日未完成的事項(xiàng)等。
待辦單的使用注意:每天在固定時(shí)間制定待辦單(一上班就做)、只制定一張待辦單、完成一項(xiàng)工作劃掉一項(xiàng)、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng),每天堅(jiān)持。
每年年末作出下一年度工作規(guī)劃; 每季季末作出下季末工作規(guī)劃;每月月末作出下月工作計(jì)劃;每周周末作出下周工作計(jì)劃
(二)、時(shí)間“四象限”法
著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分,基本上可以分為四個(gè)“象限”:既緊急又重要(如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)、重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、新的機(jī)會(huì)、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會(huì)議等)、既不緊急也不重要(如客套的閑談、無聊的信件、個(gè)人的愛好等)。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患于未然。在人們的日常工作中,很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時(shí)地去做,隨著時(shí)間的推移,造成工作質(zhì)量的下降。因此,應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上,需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約,自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù),從而有效地開展工作。
時(shí)間管理之重要事情
如何區(qū)別重要與不重要的事情
1、會(huì)影響群體利益的事情為重要的事情;
2、上級關(guān)注的事情為重要的事情;
3、會(huì)影響績效考核的事情為重要的事情。
4、對組織和個(gè)人而言價(jià)值重大的事情為重要事情。(重大包括金額和性質(zhì)兩方面。)
該時(shí)間管理方法常常被以如下圖式表示:
1、對重要和緊急的事情當(dāng)然是立即就做
2、而對不重要不緊急的事情不做
3、平時(shí)多做重要但不緊急的事情,(因?yàn)檫@是第二象限,常常被稱為第二象限工作法)
4、對緊急但不重要的事情選擇做。
(三)、有效的時(shí)間管理
美國管理學(xué)者彼得德魯克(pfdrucker)認(rèn)為,有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間,以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方; 管理自己的時(shí)間,設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時(shí)間; 集中自己的時(shí)間,由零星而集中,成為連續(xù)性的時(shí)間段。
(四)、時(shí)間abc分類法
將自己工作按輕重緩急分為:a(緊急、重要)、b(次要)、c(一般)三類;安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序,粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比;在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間;每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對比,分析時(shí)間運(yùn)用效率;重新調(diào)整自己的時(shí)間安排,更有效地工作。
(五)、考慮不確定性
在時(shí)間管理的過程中,還需應(yīng)付意外的不確定性事件,因?yàn)橛?jì)劃沒有變化快,需為意外事件留時(shí)間。有三個(gè)預(yù)防此類事件發(fā)生的方法:第一是為每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間。第二是努力使自己在不留余地,又飽受干擾的情況下,完成預(yù)計(jì)的工作。這并非不可能,事實(shí)上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。迫使自己在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作,對你自己能力有了信心,你已仔細(xì)分析過將做的事了,然后把它們分解成若干意境單元,這是正確迅速完成它們的必要步驟。
考慮到不確定性,在不忙的時(shí)候,把一般的必然要做的工作先盡快解決。
在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是無限的,時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財(cái)富。沒有時(shí)間,計(jì)劃再好,目標(biāo)再高,能力再強(qiáng),也是空的。時(shí)間是如此寶貴,但它又是最有伸縮性的,它可以一瞬即逝,也可以發(fā)揮最大的效力,時(shí)間就是潛在的資本。充分合理地利用每個(gè)可利用的時(shí)間,壓縮時(shí)間的流程,使時(shí)間價(jià)值最大化。
最新的時(shí)間管理概念--gtd
gtd
是getting things done(完成每一件事)的縮寫。來自于david allen的一本暢銷書《getting things done》,國內(nèi)的中文翻譯本《盡管去做:無壓工作的藝術(shù)》。
gtd的基本方法:gtd的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟:
收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(gtd中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來,放入inbo*中,這個(gè)inbo*既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子,也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或pda。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作 。
整理:將stuff放入inbo*之后,就需要定期或不定期地進(jìn)行整理,清空inbo*。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理,對于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容,可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類,而對可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成,如果可以則立即行動(dòng)完成它,如果不行對下一步行動(dòng)進(jìn)行組織 。
組織:個(gè)人感覺組織是gtd中的最核心的步驟,組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動(dòng)的組織。對參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng),而對下一步行動(dòng)的組織則一般可分為:下一步行動(dòng)清單,等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作,未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作,而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作,那么需要將其細(xì)化成具體的工作。
gtd對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于,它作了進(jìn)一步的細(xì)化,比如按照地點(diǎn)(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng),而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作 。
回顧:回顧也是gtd中的一個(gè)重要步驟,一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查,通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新,可以確保gtd系統(tǒng)的運(yùn)作,而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的計(jì)劃工作。
執(zhí)行:現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了,在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境,時(shí)間的多少,精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行動(dòng)。
時(shí)間管理的十一條金律[1]
金律一:要和你的價(jià)值觀相吻合
你一定要確立個(gè)人的價(jià)值觀,假如價(jià)值觀不明確,你就很難知道什么對你最重要,當(dāng)你價(jià)值觀不明確,時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間,而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事,但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對你來說最重要的事。
金律二:設(shè)立明確的目標(biāo)
成功等于目標(biāo),時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個(gè)目標(biāo)寫出來,找出一個(gè)核心目標(biāo),并依次排列重要性,然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃,你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。
金律三:改變你的想法
美國心理學(xué)之父威廉詹姆士對時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時(shí)間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實(shí)在討厭,所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作,但它必須完成,所以我得馬上動(dòng)手,好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī),迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣,只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后,從明早開始,每天都從你的list中選出最不想做的事情先做。
金律四:遵循20比80定律.
生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題,如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情,那表示你的時(shí)間管理并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要的事,而不是最緊急的事情上,然而一般人都是做緊急但不重要的事。
金律五:安排“不被干擾”時(shí)間
每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾,把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作,這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率,甚至有時(shí)侯這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。
金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限
帕金森(c-noarthcoteparkinson)在其所著的《帕金森法則》(parkinsons law)中,寫下這段話:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作,你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作,你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。
金律七:做好時(shí)間日志
你花了多少時(shí)間在做哪些事情,把它詳細(xì)地記錄下來,早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間,搭車花了多少時(shí)間,出去拜訪客戶花了多少時(shí)間……把每天花的時(shí)間一一記錄下來,你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源,你才有辦法改變。
金律八:理解時(shí)間大于金錢
用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn),一定要抓住一切機(jī)會(huì)向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對象,因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間。假設(shè)與一個(gè)成功者在一起,他花了40年時(shí)間成功,你跟10個(gè)這樣的人交往,你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)
金律九:學(xué)會(huì)列清單
把自己要做的每一件事情都寫下來,這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住,而當(dāng)你看到自己長長的list時(shí),也會(huì)產(chǎn)生緊迫感。
金律十:同一類的事情最好一次把它做完
假如你在做紙上作業(yè),那段時(shí)間都做紙上作業(yè);假如你是在思考,用一段時(shí)間只作思考;打電話的話,最好把電話累積到某一時(shí)間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí),你會(huì)熟能生巧,效率一定會(huì)提高。
金律十一:每1分鐘每1秒做最有效率的事情
