第1篇 公司采購(gòu)管理控制程序5
公司采購(gòu)管理控制程序(五)
一、目的:為合理和有效率地利用公司的資金資源,減少不必要的浪費(fèi)和損失,提高采購(gòu)質(zhì)量,服務(wù)公司的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程,降低生產(chǎn)成本,確保產(chǎn)品的質(zhì)和量,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
二、適用范圍:產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程一切原輔材料的采購(gòu)工作及公司配套產(chǎn)品外購(gòu)工作,外加工產(chǎn)品原輔材料采購(gòu)工作及專賣事業(yè)統(tǒng)一形象外發(fā)材料的采購(gòu)工作。
三、職責(zé)與權(quán)限:
3.1負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)合格供方的選擇與評(píng)定;
3.2負(fù)責(zé)組織對(duì)合格供方提供的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)、評(píng)估與驗(yàn)證,并參與對(duì)采購(gòu)的原輔料和貨物樣品進(jìn)行監(jiān)督和封存。
3.3根據(jù)采購(gòu)依據(jù)負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)合同的談判和簽訂。
3.4負(fù)責(zé)采購(gòu)合同所規(guī)定事項(xiàng)的執(zhí)行、全程控制和監(jiān)督。
3.5負(fù)責(zé)參與原輔材料及貨物質(zhì)量控制過(guò)程中檢驗(yàn),評(píng)定與分析。
3.6負(fù)責(zé)采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中質(zhì)量事故和違約事宜的追蹤、實(shí)施談判與處理。
3.7負(fù)責(zé)采購(gòu)合同執(zhí)行完畢并配合財(cái)務(wù)部付款及對(duì)付款情況實(shí)施監(jiān)督。
3.8負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)需要貨物的質(zhì)和量進(jìn)行采購(gòu),配合生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)需要,確保質(zhì)量和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。
四、合格供方評(píng)定:
4.1要采購(gòu)優(yōu)質(zhì)的原輔材料及貨物,重要的工作是慎選合格供方。
4.2合格供方必須具備供貨產(chǎn)品的生產(chǎn)資格、質(zhì)量依據(jù)、有關(guān)手續(xù)。
4.3根據(jù)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)需要,在不同的合格供方提供同類原輔料和貨物的情況下,采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)責(zé)組織質(zhì)管部、生技部和實(shí)際用料部門的相關(guān)人員進(jìn)行質(zhì)量資格評(píng)審和認(rèn)定。
4.4合格供方必須是同類產(chǎn)品生產(chǎn)廠家的佼佼者,具備按時(shí)交貨的生產(chǎn)能力,最重要的是應(yīng)具備質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的基本條件。
4.5合格供方的產(chǎn)品必須是經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)合格或委托有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品,并經(jīng)公司實(shí)際生產(chǎn)使用證明供方產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)良者優(yōu)先。
4.6必須采用科學(xué)的辦法,合理的檢驗(yàn)手段來(lái)進(jìn)行分析而確定每一種合格原輔材料及所需貨物的合格供方。
4.7對(duì)合格供方必須采用'貨比三家'的傳統(tǒng)方法,用不帶偏見的主導(dǎo)思想、實(shí)事求事的態(tài)度并根據(jù)供方的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)方式、企業(yè)信譽(yù)及一貫實(shí)際交往的表現(xiàn)來(lái)評(píng)定合格供方。
4.8合格供方的選擇必須采用擇優(yōu)汰劣的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)原則,同類產(chǎn)品可供選擇的合格方必須同時(shí)評(píng)定二至三家,以達(dá)到物美價(jià)廉的最佳效果的目的。
4.9質(zhì)優(yōu)的合格供方應(yīng)在付款時(shí)給予優(yōu)先;對(duì)質(zhì)差的供方經(jīng)通知改進(jìn),質(zhì)量沒(méi)有明顯改善的則應(yīng)給予刪除合格供方資格的處罰,以觀后效。
4.10每半年應(yīng)由經(jīng)營(yíng)部組織質(zhì)管部、生技部及相關(guān)人員參加評(píng)定會(huì)議,重新評(píng)定合格供方的資質(zhì)問(wèn)題及重新確認(rèn)合格供方。
4.11穩(wěn)定的原輔材料及經(jīng)營(yíng)所需貨物的合格供方是降低企業(yè)質(zhì)量管理成本的重要因素,未經(jīng)公司有關(guān)部門及相關(guān)人員討論通過(guò),未經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),采購(gòu)人員無(wú)權(quán)自行決定取舍合格供方。
4.12合格供方的評(píng)定必須通過(guò)相關(guān)部門、相關(guān)人員的專門評(píng)定分析并形成決議,由相關(guān)人員簽名確認(rèn),并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。
4.13公司外購(gòu)配套產(chǎn)品和自行采購(gòu)原輔材料委托外加工的產(chǎn)品的合格供方的評(píng)定按本評(píng)定方法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、采購(gòu)依據(jù)
5.1根據(jù)對(duì)市場(chǎng)的分析和判斷,公司決策投產(chǎn)的新產(chǎn)品所需原輔材料。
5.2根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)部新產(chǎn)品試產(chǎn)試制所需的原輔材料。
5.3根據(jù)公司下達(dá)的產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃任務(wù)所需的一切原輔材料。
5.4根據(jù)經(jīng)營(yíng)部專賣事業(yè)所需的一切整體形象所需的材料。
5.5根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的其它配套產(chǎn)品。
5.6根據(jù)公司委托外加工所需的原輔材料。
5.7所需采購(gòu)的原輔材料及貨物均必須按實(shí)際需要的質(zhì)和量。
5.8所有采購(gòu)依據(jù)必須有充分的授權(quán)和文字確認(rèn)。
六、控制程序:
6.1 根據(jù)公司計(jì)劃和下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)所需的原輔材料及貨物,通知已通過(guò)評(píng)審確認(rèn)的二至三家合格供方提供樣品和報(bào)價(jià)。
6.2不同的合格供方提供的同類原輔材料及貨物,在通過(guò)提供樣品或生產(chǎn)實(shí)踐證明質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)的情況下,并經(jīng)質(zhì)管部評(píng)定分析;確認(rèn)后的合格供方,應(yīng)用比價(jià)格、比服務(wù)、比信譽(yù)的方法擇優(yōu)錄取。
6.3合格供方確認(rèn)前其采購(gòu)品種的質(zhì)量必須經(jīng)質(zhì)管部、生技部,及用料部門的相關(guān)人員協(xié)商認(rèn)可并書面確認(rèn)。
6.4采購(gòu)合同談判均需具備同時(shí)二人以上的參與,采購(gòu)合同凡是在公司所在地簽定的必須由我方提供合同文本,在外地簽訂有條件的應(yīng)采用我公司的合同文本。
6.5合同簽訂前應(yīng)向合格供方聲明公司的采購(gòu)原則:我方要求供方提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品;我方不希望用比別人高的價(jià)格來(lái)購(gòu)買供方同樣質(zhì)量的產(chǎn)品,要求合格供方必須在這一點(diǎn)上做出承諾,違反這一點(diǎn)我方將有權(quán)采取懲罰辦法。
6.6合同簽訂前,有提供樣品檢驗(yàn)的應(yīng)由質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織評(píng)定分析確認(rèn)質(zhì)量并把樣品封存,封存的樣品作為貨到后質(zhì)管部進(jìn)料檢驗(yàn)的依據(jù),經(jīng)產(chǎn)品開發(fā)部試產(chǎn)的產(chǎn)品應(yīng)具備試用報(bào)告及確認(rèn)結(jié)果。
6.7經(jīng)常業(yè)務(wù)往來(lái)的合格供方原則上也應(yīng)按6.5條款執(zhí)行,如果沒(méi)有條件或沒(méi)有必要按6.5條款執(zhí)行的合格供方則應(yīng)由質(zhì)管部、生產(chǎn)技術(shù)部、產(chǎn)品開發(fā)部相關(guān)人員簽名給予確認(rèn)。
6.8對(duì)于客戶訂單的原輔材料采購(gòu)及其它采購(gòu)工作,也應(yīng)按本控制程序執(zhí)行,必要時(shí)應(yīng)先經(jīng)產(chǎn)品開發(fā)部試作樣衣由客戶確認(rèn)封樣后方可實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃。
6.9簽訂采購(gòu)合同時(shí)應(yīng)明確價(jià)格及付款辦法,質(zhì)量保證要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間等需求雙方權(quán)益保證的相關(guān)內(nèi)容,一并在合同中填寫清楚,以防不必要的糾紛。
6.10合同必須一式四份,合格供方、經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、原輔料倉(cāng)庫(kù)各存一份,并且要求是原件,復(fù)印件無(wú)效。
6.11所有采購(gòu)合同的簽訂均必須遵照本控制程序執(zhí)行,報(bào)經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人以文字確認(rèn)的方式批準(zhǔn)后執(zhí)行,條件不允許電話批準(zhǔn)的應(yīng)補(bǔ)辦文字確認(rèn)證明。
6.12合同簽訂后由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行,并把有關(guān)信息通知相關(guān)部門,以便滿足公司生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的需要。
6.13對(duì)部分不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的輔料,可由經(jīng)營(yíng)部直接授權(quán)原輔材料倉(cāng)庫(kù),填寫《臨時(shí)采購(gòu)要求》單,送經(jīng)營(yíng)部主管或采購(gòu)人員簽名確認(rèn)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后直接采購(gòu),但合格供方必須具備本程序規(guī)定的資格評(píng)定和已由采購(gòu)人員商討并經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)的價(jià)格。進(jìn)貨時(shí)也應(yīng)經(jīng)質(zhì)管部進(jìn)料檢驗(yàn)合格后方可放行投入使用。
6.14采購(gòu)貨物到達(dá)公司前應(yīng)事先通知倉(cāng)庫(kù)做好收貨準(zhǔn)備,到達(dá)公司后應(yīng)由原輔材料倉(cāng)
庫(kù)管理員按其提供的貨單與采購(gòu)合同核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤進(jìn)倉(cāng)堆放,同時(shí)報(bào)質(zhì)管部要求檢驗(yàn)和驗(yàn)證。
6.15進(jìn)料檢驗(yàn)員驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)是按樣品或合同規(guī)定及按《進(jìn)料檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書》的要求進(jìn)行。
6.16貨品發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)組織質(zhì)管部、生技部等相關(guān)人員的評(píng)定分析并在處理結(jié)果的質(zhì)量記錄文件上簽名確認(rèn);有條件的合格供方代表人也應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)一起驗(yàn)證。
6.17經(jīng)驗(yàn)證確認(rèn)不合格的原輔材料及貨物,采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)責(zé)通知供方和無(wú)條件的執(zhí)行6.16的處理決定。
6.18由公司直接采購(gòu)原輔材料委托合格承包加工方加工成品時(shí),必須要求委托加工方對(duì)原輔材料進(jìn)行檢驗(yàn)、驗(yàn)證和質(zhì)量控制,并在加工合同上注明是委托加工方必須履行的責(zé)任,要求承加工方必須提供我方檢驗(yàn)結(jié)果和驗(yàn)證樣品,有必要時(shí)我方可直接由質(zhì)管部派員到承加工方檢驗(yàn)和驗(yàn)證。
6.19采購(gòu)人員簽訂加工合同時(shí)應(yīng)要求承加工方提供原輔材料經(jīng)檢驗(yàn)和驗(yàn)證后的報(bào)告和樣品,收貨數(shù)量及清單,經(jīng)我方質(zhì)管部、生技部等相關(guān)部門確認(rèn)后方可組織生產(chǎn)。
6.20承加工方在委托加工產(chǎn)品完成后,必須經(jīng)質(zhì)管部、經(jīng)營(yíng)部、生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)其產(chǎn)品的質(zhì)與量驗(yàn)證簽名確認(rèn)后財(cái)務(wù)部門方可付款。
6.21外購(gòu)產(chǎn)品應(yīng)向合格供方索取產(chǎn)品其原輔材料的原產(chǎn)廠商的質(zhì)檢報(bào)告和提供外購(gòu)產(chǎn)品供方的合格產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告,以作為質(zhì)管部檢驗(yàn)外購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗(yàn)依據(jù)。
6.22采購(gòu)人員負(fù)責(zé)參與采購(gòu)的原輔材料及貨物在公司產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程和使用過(guò)程質(zhì)量控制的信息反饋;負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)和組織突發(fā)性原輔材料和貨物質(zhì)量事故的評(píng)定分析,負(fù)責(zé)執(zhí)行處理決定。
6.23采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同執(zhí)行完畢的財(cái)務(wù)結(jié)算工作,參與按合同規(guī)定的付款辦法的監(jiān)督、確認(rèn)和簽名。
6.24本控制程序規(guī)定的所有采購(gòu)工作外,經(jīng)營(yíng)部的電腦噴繪及專賣店的統(tǒng)一形象加工生產(chǎn)也應(yīng)遵照本控制程序執(zhí)行。
6.25因采購(gòu)工作的需要,必須到合格供方處考察、審查、產(chǎn)品事故的協(xié)調(diào)處理和監(jiān)督合同實(shí)施過(guò)程需要出差的應(yīng)填寫《出差申請(qǐng)單》并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);出差期間有條件的每天應(yīng)向公司傳真匯報(bào)出差情況;沒(méi)有傳真條件的應(yīng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話匯報(bào)和請(qǐng)示以便進(jìn)一步的接受工作安排。
七、獎(jiǎng)懲辦法
7.1采購(gòu)人員應(yīng)以公司利益為最高利益,忠于職守、大公無(wú)私,堅(jiān)持采購(gòu)原則,用嚴(yán)格負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待采購(gòu)工作,保證采購(gòu)質(zhì)量在采購(gòu)工作中有顯著成績(jī)者,每月將根據(jù)采購(gòu)人員的采購(gòu)實(shí)際控制情況,由總經(jīng)理組織相關(guān)部門評(píng)審決定分別給予50--400元的獎(jiǎng)勵(lì)。
7.2采購(gòu)人員違反或不按本控制程序執(zhí)行工作,玩忽職守、疏于監(jiān)管、粗心大意、嚴(yán)重失職,給公司造成損失,每月將根據(jù)不同的損失程度給予50--400元的罰款。
第2篇 某物業(yè)公司采購(gòu)管理運(yùn)作程序
e物業(yè)公司采購(gòu)管理運(yùn)作程序
一、物料金額在500元以上的按下列程序辦理:
1、申購(gòu)單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購(gòu)單》,并按《申購(gòu)單》備注說(shuō)明認(rèn)真填寫。
2、經(jīng)理助理審核。
3、由經(jīng)理助理報(bào)經(jīng)理審批。
4、由辦公室報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
5、申購(gòu)單位憑審批報(bào)告采購(gòu)相應(yīng)物品,憑審批報(bào)告和入庫(kù)《驗(yàn)收單》及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費(fèi)用報(bào)銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。
二、物料金額在500元以下的按下列程序辦理:
1、申購(gòu)單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購(gòu)單》,并按《申購(gòu)單》備注說(shuō)明認(rèn)真填寫。
2、經(jīng)理助理審核。
3、由經(jīng)理助理報(bào)經(jīng)理審批。
4、申購(gòu)單位憑審批的《申購(gòu)單》采購(gòu)相應(yīng)物品,憑審批的《申購(gòu)單》和入庫(kù)驗(yàn)收單及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費(fèi)用報(bào)銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。
三、購(gòu)買物品借款按下列程序辦理:
1、維修部在物業(yè)財(cái)務(wù)可辦理借款手續(xù)。其他單位可采取先購(gòu)物后報(bào)賬,或者聯(lián)系供貨商直接送貨上門,也可到公司財(cái)務(wù)辦理借款手續(xù)。
第3篇 p公司采購(gòu)管理程序
公司采購(gòu)管理程序
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《采購(gòu)管理程序》對(duì)本公司的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制,保證所采購(gòu)的物資或服務(wù)符合要求。
1.總經(jīng)理辦公室為保證所采購(gòu)用于服務(wù)的物資、材料符合要求;應(yīng)向采購(gòu)人員明確采購(gòu)要求,確保采購(gòu)活動(dòng)處于受控狀態(tài)。應(yīng)包括:
a.對(duì)所采購(gòu)的物資、材料指定品牌。
b.明確所采購(gòu)物資、材料名稱、數(shù)量、型號(hào)、價(jià)格。
c.如果可行也可以指定那些質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、價(jià)格合理的零售商為我們的合格分供方。
以上要求必須文件化。
2.各部門在采購(gòu)分供方的服務(wù)時(shí),首先應(yīng)對(duì)分供方的能力能夠滿足我們要求進(jìn)行評(píng)估,只有確認(rèn)分供方有能力滿足我們要求時(shí),才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務(wù)。
3.采購(gòu)合格服務(wù)活動(dòng)時(shí),必須向合格方供方明確我們的要求,而且這些要求必須是書面文件化的。
4.采購(gòu)合同、文件只有經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后方能生效執(zhí)行。
5.對(duì)采購(gòu)的物資、材料、服務(wù)按《采購(gòu)管理程序》進(jìn)行驗(yàn)收。
第4篇 某物業(yè)分公司采購(gòu)與分包管理程序
物業(yè)分公司采購(gòu)與分包管理程序
1總則
1.1嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過(guò)程中的采購(gòu)及業(yè)務(wù)分包,不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)ee物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本,倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購(gòu)及業(yè)務(wù)分包活動(dòng)公開、有序地進(jìn)行。
1.2根據(jù)管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)際情況,各物業(yè)分公司凡單項(xiàng)合同額2萬(wàn)元(含)以上的采購(gòu)(分包)業(yè)務(wù),必須納入招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行控制,包括但不限于:
a)物料、設(shè)備采購(gòu);
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);
c)服務(wù)分包等。
2相關(guān)職責(zé)界定
2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)供方管理、物料采購(gòu)及服務(wù)分包的計(jì)劃制訂和具體實(shí)施,以及
20萬(wàn)元以下的招標(biāo)工作。
2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)組織20萬(wàn)元(含)以上、50萬(wàn)元以下的招標(biāo)工作。
2.350萬(wàn)元(含)以上的招標(biāo)項(xiàng)目按《au*地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目所在公司物業(yè)管理方面的采購(gòu)及分包過(guò)程。
3供方管理
3.1供方合格評(píng)定準(zhǔn)則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求,所有物料采購(gòu)和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評(píng)定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):
a)工商局頒發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營(yíng);
b)有資質(zhì)證書;
c)固定的營(yíng)業(yè)地點(diǎn);
d)充足的供貨資源;
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);
f)合理的產(chǎn)品價(jià)位;
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達(dá)到98%以上;
h)供貨及時(shí)性達(dá)到95%以上;
i)對(duì)不合格品能及時(shí)退換的良好售后服務(wù)等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強(qiáng)的供暖等)服務(wù)部門沒(méi)有可供選擇的余地,但對(duì)其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進(jìn)行了解,以便與其配合達(dá)到滿足服務(wù)的需求。
3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方,其合格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):
a)具備合法的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、固定的營(yíng)業(yè)地點(diǎn);
b)滿足服務(wù)項(xiàng)目的能力;
c)良好的社會(huì)信譽(yù);
d)合理的承包價(jià)格;
e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量,及跟蹤服務(wù)的有效性和及時(shí)性。
3.2供方合格評(píng)定方法
3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質(zhì)等級(jí)、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進(jìn)行供方初評(píng),至少應(yīng)評(píng)審供方以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì):
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;
b)價(jià)格;
c)信譽(yù)--履約信譽(yù)與社會(huì)信譽(yù)度;
d)售后服務(wù);
e)付款方式;
f)交貨方式、交貨周期;
g)公共關(guān)系;
h)品牌;
i)供方內(nèi)部運(yùn)作狀況;
3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫《供方合格評(píng)定審批表》,記錄對(duì)上述評(píng)審結(jié)論。品
質(zhì)部負(fù)責(zé)復(fù)核,并重點(diǎn)對(duì)供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗(yàn)證,其營(yíng)業(yè)執(zhí)照的項(xiàng)目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評(píng)合格的供方,在可行時(shí)應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察,現(xiàn)場(chǎng)考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場(chǎng)考察主要內(nèi)容是考察供方的營(yíng)業(yè)地點(diǎn)、公司規(guī)模等,必要時(shí)對(duì)其所承包的項(xiàng)目進(jìn)行考察核實(shí),以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會(huì)的信譽(yù)程度。
3.2.5現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)估通過(guò)后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告,并由考察人員會(huì)簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告,連同《供方合格評(píng)定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評(píng)估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案,并適時(shí)更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息:
a)供方的名稱、注冊(cè)地址;
b)評(píng)審結(jié)果和記錄;
c)供方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
d)資質(zhì)等級(jí)證書;
e)質(zhì)量保證書;
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對(duì)合格供方的履約表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估,根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u(píng)估周期和方式,包括:
a)對(duì)常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監(jiān)督評(píng)估;
b)對(duì)提供長(zhǎng)期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進(jìn)行一次綜合評(píng)估;
c)對(duì)提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方,應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個(gè)月內(nèi)完成供方監(jiān)督評(píng)估。
3.3.3物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監(jiān)督評(píng)估時(shí),可參照管理公司《供方合格評(píng)定與
監(jiān)督評(píng)估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評(píng)估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評(píng)估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應(yīng)注意對(duì)以下內(nèi)容的評(píng)估:
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;
b)供方產(chǎn)品價(jià)格的變化;
c)社會(huì)信譽(yù)的變化;
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;
e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評(píng)估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)實(shí)施,品質(zhì)部對(duì)措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證,并形成跟蹤記錄。
4招標(biāo)工作程序
4.1招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)
4.1.1招標(biāo)項(xiàng)目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計(jì)劃提出,計(jì)劃內(nèi)的招標(biāo)項(xiàng)目可直接編制招標(biāo)文件。非計(jì)劃內(nèi)的招標(biāo)項(xiàng)目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標(biāo)計(jì)劃,必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報(bào)批手續(xù)。
4.1.2招標(biāo)計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):招標(biāo)內(nèi)容、成本估算額、招標(biāo)方式、招標(biāo)文件編制時(shí)間、資格評(píng)審時(shí)間、發(fā)標(biāo)日期、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)文件,招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):
a)招標(biāo)人(公司)簡(jiǎn)介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;
b)招標(biāo)項(xiàng)目簡(jiǎn)介,包括項(xiàng)目?jī)?nèi)容、項(xiàng)目要求等;
c)對(duì)投標(biāo)人及投標(biāo)書的要求,包括投標(biāo)人的資格、投標(biāo)書的格式、主要內(nèi)容等;
d)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法;
e)評(píng)標(biāo)活動(dòng)方案,包括招標(biāo)組織機(jī)構(gòu),開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等;
f)其他事項(xiàng)的說(shuō)明。
4.1.4擬訂招標(biāo)文件的其它具體要求按管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標(biāo)文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實(shí)際操作中招標(biāo)計(jì)劃、招標(biāo)
小組、招標(biāo)文件及擬邀請(qǐng)投標(biāo)單位的資格審查可同步報(bào)批。
4.2成立招標(biāo)小組
4.2.1每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目均必須根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)成立招標(biāo)小組,負(fù)責(zé)整個(gè)招標(biāo)工作。原則上與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標(biāo)小組成員。
4.2.2招標(biāo)小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標(biāo)小組成員,全過(guò)程參與招標(biāo)工作。
4.2.3在整個(gè)招標(biāo)過(guò)程中,每次評(píng)審招標(biāo)小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標(biāo)單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標(biāo)一般宜采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)供方信息,由招標(biāo)小組審查確定擬邀請(qǐng)投標(biāo)單位。
4.3.2各類招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)選投標(biāo)單位應(yīng)不少于三家。投標(biāo)單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒(méi)有或數(shù)量不夠時(shí),才可從其它推薦途徑選擇投標(biāo)單位。投標(biāo)單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定:
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標(biāo)資格;
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評(píng)定合格后才能作為擬邀請(qǐng)的投標(biāo)單位;
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內(nèi)不得參與投標(biāo)。
4.4發(fā)標(biāo)
4.4.1招標(biāo)文件的發(fā)放、現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織,公司各部門視實(shí)際需要指派人員配合,但至少應(yīng)保證同時(shí)有來(lái)自不同部門的二人參加。
4.4.2招標(biāo)文件發(fā)放、現(xiàn)場(chǎng)踏勘、招標(biāo)答疑均應(yīng)形成書面記錄,其中招標(biāo)答疑記錄應(yīng)作為招標(biāo)文件的補(bǔ)充附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。
4.5開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)
4.5.1招標(biāo)小組主持開標(biāo)工作,現(xiàn)場(chǎng)拆封,該過(guò)程應(yīng)形成書面記錄,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。
4.5.2開標(biāo)后招標(biāo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標(biāo)書的分析,以便進(jìn)一步的評(píng)標(biāo)定標(biāo)工作。
4.5.3招標(biāo)小組組長(zhǎng)主持招標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)工作,招標(biāo)小組全體人員參加,實(shí)際人數(shù)
不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評(píng)標(biāo)工作均必須遵循管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,經(jīng)招標(biāo)小組評(píng)標(biāo),并將評(píng)標(biāo)結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報(bào)批后確定中標(biāo)單位。
4.5.5確定中標(biāo)單位后3日內(nèi),招標(biāo)小組向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。
4.6合同簽訂及招標(biāo)文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按本手冊(cè)第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內(nèi)部的合同評(píng)審過(guò)程,并與中標(biāo)單位進(jìn)行合同洽談,簽訂正式采購(gòu)或分包合同。
4.6.2招標(biāo)過(guò)程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)整理成冊(cè),并在正式合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5物料采購(gòu)
5.1物料定額標(biāo)準(zhǔn)
5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實(shí)際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫(kù)存量,包括工程設(shè)備維護(hù)所需的備品備件,建立物料庫(kù)存量標(biāo)準(zhǔn)及部門或個(gè)人使用工具的配備標(biāo)準(zhǔn),編制《物業(yè)采購(gòu)分類明細(xì)表》,經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購(gòu)分類明細(xì)表》是物業(yè)分公司提出采購(gòu)需求、制訂采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對(duì)《物業(yè)采購(gòu)分類明細(xì)表》進(jìn)行評(píng)審更新,并報(bào)本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購(gòu)計(jì)劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標(biāo)準(zhǔn)、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購(gòu)計(jì)劃,報(bào)總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購(gòu)計(jì)劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一,在年度采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中,因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整時(shí),必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計(jì)劃,并報(bào)項(xiàng)目所在公司審批。
5.3月度采購(gòu)計(jì)劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)
流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補(bǔ)充計(jì)劃,由行政人事部倉(cāng)管員根據(jù)庫(kù)存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結(jié)合年度物料計(jì)劃制定下月的物料采購(gòu)計(jì)劃,說(shuō)明物料名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說(shuō)明),經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,于每月25日前報(bào)行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉(cāng)管員的月度補(bǔ)充計(jì)劃及各部門(管理處)月度物料采購(gòu)計(jì)劃,于每月28日前擬定下月《物料采購(gòu)計(jì)劃》。
5.4計(jì)劃采購(gòu)實(shí)施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購(gòu)計(jì)劃》交行政人事部采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)。凡屬于招標(biāo)范圍的采購(gòu)必須按上述第4條的規(guī)定,通過(guò)招標(biāo)選擇采購(gòu)供方。不屬于招標(biāo)范圍的采購(gòu)必須從經(jīng)批準(zhǔn)的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評(píng)定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購(gòu)必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購(gòu)金額在5000元(含)以上的采購(gòu)項(xiàng)目必須簽訂正式的書面合同。采購(gòu)金額在5000元以下沒(méi)有簽訂正式書面合同的采購(gòu)項(xiàng)目均必須在進(jìn)貨驗(yàn)收合格后付款。
5.4.3對(duì)簽訂長(zhǎng)期供貨合同,分批供貨的采購(gòu)項(xiàng)目,行政人事部采購(gòu)人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購(gòu)訂單,特殊情況下口頭提出的采購(gòu)訂單應(yīng)予以記錄。
5.4.4采購(gòu)大宗物料或采購(gòu)數(shù)量在10個(gè)以上的物料時(shí),一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)組織進(jìn)貨的驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應(yīng)急物料的申購(gòu)
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒(méi)有庫(kù)存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用,且沒(méi)有庫(kù)存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購(gòu)必須按以下程序執(zhí)行:
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購(gòu)申請(qǐng)單》,說(shuō)明物料名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經(jīng)理(管
理處主任)審核;
b)《零星(應(yīng)急)物料采購(gòu)申請(qǐng)單》交財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;
c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購(gòu)申請(qǐng)單》交行政人事部采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購(gòu),可以采取緊急措施在供方處對(duì)實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證后自行購(gòu)買,但在購(gòu)買后須按上述要求補(bǔ)辦緊急采購(gòu)手續(xù)。
5.6物料采購(gòu)時(shí)效
5.6.1常用物料采購(gòu)原則上應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購(gòu)原則上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購(gòu)原則上應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購(gòu)原則上應(yīng)在3個(gè)小時(shí)內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6物料保管
6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進(jìn)貨驗(yàn)收、入庫(kù)、儲(chǔ)存保管及領(lǐng)用出庫(kù)的管理責(zé)任、方法和控制要求。
6.2所有外購(gòu)物料均必須執(zhí)行進(jìn)貨驗(yàn)收,確認(rèn)符合采購(gòu)合同要求后方可收貨、入庫(kù)。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫(kù),將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標(biāo)識(shí)明確,防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中,有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放,并做好防護(hù)措施。
6.3物料進(jìn)、出庫(kù)必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫(kù)物料應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收合格,出庫(kù)物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進(jìn)、出明細(xì),并每月盤點(diǎn)一次,確保各項(xiàng)物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料,在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄,并由領(lǐng)用人簽收。
7服務(wù)(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經(jīng)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時(shí)決定的服務(wù)分包,按本手冊(cè)第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限,2萬(wàn)元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批,超過(guò)2萬(wàn)元的報(bào)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對(duì)外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求,包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過(guò)程及效果評(píng)價(jià)方法等,并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊(cè)的規(guī)定,明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對(duì)分包服務(wù)執(zhí)行過(guò)程監(jiān)視和效果評(píng)估,并針對(duì)不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒?包括(不限于):
a)針對(duì)長(zhǎng)期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等),應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定,對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控;
b)針對(duì)周期性的分包業(yè)務(wù)(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)理,并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報(bào)告,監(jiān)管人員跟蹤確認(rèn);
c)針對(duì)一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程,根據(jù)實(shí)際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評(píng)估均應(yīng)形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)要求服務(wù)供方進(jìn)行整改,相關(guān)整改過(guò)程和結(jié)果確認(rèn)均應(yīng)形成書面記錄。
8相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》6.3節(jié)《招投標(biāo)管理》
8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評(píng)定表
8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄
8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監(jiān)督評(píng)估表
8.5wdwy-fr-mm6204招標(biāo)工作計(jì)劃
8.6wdwy-fr-mm6205招標(biāo)文件審批表
8.7wdwy-fr-mm6206評(píng)標(biāo)、定標(biāo)審批表
8.8wdwy-fr-mm6207物料采購(gòu)計(jì)劃
第5篇 化工公司采購(gòu)管理程序
化工公司采購(gòu)管理程序
1目的
為保證對(duì)供應(yīng)商評(píng)估、考核有據(jù)可依,確保本公司采購(gòu)的物品符合采購(gòu)要求,更好地完善和規(guī)范日常的采購(gòu)工作,從而提高工作效率,最終滿足客戶需求,特制定本程序。
2適用范圍
本公司采購(gòu)所采購(gòu)的物品。
3職責(zé)
3.1采購(gòu):對(duì)供應(yīng)商評(píng)估、考核;制定采購(gòu)計(jì)劃、評(píng)估請(qǐng)購(gòu)單及日常的采購(gòu)工作,并負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的到位跟蹤。
3.2物流部倉(cāng)庫(kù):收集采購(gòu)需求申請(qǐng),制定請(qǐng)購(gòu)單。
4定義(無(wú))
5作業(yè)內(nèi)容
5.1采購(gòu)作業(yè)流程(參見附件一)
5.2采購(gòu)作業(yè)內(nèi)容
5.2.1倉(cāng)庫(kù)根據(jù)需要填寫物品填寫'請(qǐng)購(gòu)單'交主管審批后交業(yè)務(wù)運(yùn)作部采購(gòu)。
5.2.2采購(gòu)人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的物品'請(qǐng)購(gòu)單',于'合格供應(yīng)商名錄'中選擇合適的供應(yīng)商,編制'采購(gòu)單',經(jīng)業(yè)務(wù)運(yùn)作部主管核準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。
5.2.5經(jīng)核準(zhǔn)后的采購(gòu)單傳真給供應(yīng)商,供應(yīng)商接到傳真后進(jìn)行電話或簽字后回傳確認(rèn)。
5.2.6部分少量物品采購(gòu),可電話通知供應(yīng)商,由供應(yīng)商記錄后傳真我司采購(gòu)部確認(rèn)。
5.3采購(gòu)物品跟蹤
5.3.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的物品進(jìn)行跟蹤,必要時(shí)填寫'采購(gòu)物品跟蹤表'。
5.4供應(yīng)商評(píng)估及考核
5.4.1凡和公司有業(yè)務(wù)往來(lái)之供應(yīng)商,采購(gòu)部需向其發(fā)出'供應(yīng)商評(píng)估表',對(duì)其公司之合法性、質(zhì)量管理體系有無(wú)建立、公司概況及其經(jīng)營(yíng)規(guī)模等進(jìn)行評(píng)估。
5.4.2通過(guò)本公司評(píng)估的供應(yīng)商,經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后,列入'合格供應(yīng)商名錄'中,以便采購(gòu)人員采購(gòu)物品時(shí)從中選擇供應(yīng)商。
5.4.3新開發(fā)的供應(yīng)商,與公司來(lái)往2個(gè)月后,對(duì)其交期、品質(zhì)、服務(wù)及配合性等進(jìn)行考核。
5.4.4在公司推行質(zhì)量管理體系以前有來(lái)往之供應(yīng)商,于公司推行質(zhì)量管理體系2個(gè)月左右對(duì)其交期、品質(zhì)、服務(wù)及配合性等進(jìn)行考核。
5.4.5供應(yīng)商之考核結(jié)果記錄于'供應(yīng)商考核表'。
5.4.6根據(jù)考核結(jié)果劃分不同的等級(jí),通過(guò)本公司考核的供應(yīng)商,列入'合格供應(yīng)商名錄'中,采購(gòu)時(shí)根據(jù)其等級(jí)的不同作出優(yōu)先選擇。
5.4.7公司將每隔6個(gè)月對(duì)本公司的所有供應(yīng)商進(jìn)行一次考核,并及時(shí)更新'合格供應(yīng)商名錄'
5.5'采購(gòu)物品跟蹤表''請(qǐng)購(gòu)單''采購(gòu)單'由采購(gòu)部保存1年
6附件
6.1附件一采購(gòu)作業(yè)流程
6.2附件二請(qǐng)購(gòu)單
6.3附件三采購(gòu)物品跟蹤表
6.4附件四供應(yīng)商評(píng)估表
6.5附件五供應(yīng)商考核表
6.5附件六合格供應(yīng)商名錄
7參考文件
7.1文件管理程序
7.2質(zhì)量記錄管理程序
附件一:采購(gòu)作業(yè)流程
附件二:請(qǐng)購(gòu)單
第6篇 某物業(yè)公司采購(gòu)管理程序
城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系
--采購(gòu)管理程序
1.目的
控制采購(gòu)過(guò)程,保證所采購(gòu)物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.
2.范圍
適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購(gòu)管理.
3.職責(zé)
3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的實(shí)施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的管理控制.
3.2 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)分供方進(jìn)行評(píng)定和控制.
3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收.
4.程序
4.1 根據(jù)采購(gòu)物資對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購(gòu)物資分為三類:
a類:對(duì)服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等.
b類:對(duì)服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂(lè)設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.
c類:對(duì)服務(wù)質(zhì)量無(wú)明顯影響的物資.如:辦公文具等
4.2 采購(gòu)資料
4.2.1 物資使用部門負(fù)責(zé)提供采購(gòu)資料,包括:規(guī)格、名稱、價(jià)格、技術(shù)要求、相關(guān)國(guó)家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.
4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時(shí)收集采購(gòu)資料,不斷按《分供方評(píng)估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購(gòu)資料.
4.3 采購(gòu)計(jì)劃審批
4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計(jì)劃,填寫《物資申請(qǐng)單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報(bào)總經(jīng)理審批.
4.3.2 《物資申請(qǐng)單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容,必要時(shí)注明分供方名稱.
4.3.3 計(jì)劃審批后后勤主管安排倉(cāng)管員根據(jù)庫(kù)存情況制作全公司采購(gòu)計(jì)劃填寫《物資申請(qǐng)單》.
4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請(qǐng)單》,并將各部門《物資申請(qǐng)單》于26日前同時(shí)報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.
4.3.5 審批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采購(gòu)員根據(jù)審批后的安排《物資申請(qǐng)單》及《合格分供方名單》實(shí)施采購(gòu).大批量集中采購(gòu)于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及時(shí)將各部門《物資申請(qǐng)單》中未列入全公司采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目反饋到各部門.
4.3.8 應(yīng)急物資的采購(gòu)由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn).
4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購(gòu)需加專項(xiàng)報(bào)告.
4.3.10 各級(jí)管理采購(gòu)物資審批權(quán),按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行.
4.3.11 需要采購(gòu)服務(wù)的部門提出服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理審批.
4.3.12 按《分供方評(píng)估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.
4.3.13 按《合同審批程序》實(shí)施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.
4.3.14 嚴(yán)格履約.
4.4 采購(gòu)物資的驗(yàn)證
4.4.1 物資購(gòu)進(jìn)后,采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢員辦理入庫(kù)報(bào)檢手續(xù);庫(kù)管員根據(jù)《物資申請(qǐng)單》項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn)及入庫(kù)登記,填寫《入庫(kù)單》,做好臺(tái)帳記錄.
4.4.2 質(zhì)檢員對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí),若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識(shí)破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進(jìn)行檢驗(yàn)或向經(jīng)理報(bào)告,填寫《物資驗(yàn)收單》.
4.4.3 如果采購(gòu)物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí),由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證,認(rèn)真填寫《物資驗(yàn)收單》.
4.4.4 如果客戶提出對(duì)我公司分供方驗(yàn)證時(shí),由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗(yàn)證結(jié)果不能代替公司對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn).
4.4.5 機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗(yàn)收由物資申請(qǐng)部門組織或指定專人驗(yàn)收其技術(shù)性能等.
4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,以確保其質(zhì)量符合要求.
4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收由服務(wù)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé).
4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時(shí),由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請(qǐng)部門經(jīng)理審批,由采購(gòu)員按審批意見處理執(zhí)行.
4.4.9 對(duì)小批量采購(gòu)的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗(yàn)的方法.
4.4.10 采購(gòu)?fù)瓿珊蟛少?gòu)的有關(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?
4.4.11 對(duì)采購(gòu)服務(wù)不合格項(xiàng)由服務(wù)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.
4.5 物資的保管按《倉(cāng)庫(kù)管理程序》執(zhí)行.
5.監(jiān)督執(zhí)行
由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.
6.支持性和相關(guān)性文件
**s4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應(yīng)商名單》
**s4.15-01《倉(cāng)庫(kù)管理程序》
**s4.6-01-02 《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》
7.質(zhì)量記錄及表格
**s4.6-01-f1-01《物資申請(qǐng)單》
**s4.6-01-f2-01《入庫(kù)單》
**s4.6-01-f3-01《物資驗(yàn)收單》
**s4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》
