第1篇 公司檔案管理員職務(wù)分析樣本
崗位名稱:檔案管理員;
直接上級:文秘科科長;
工作目標(biāo):負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作;
權(quán)力和責(zé)任:
1.負(fù)責(zé)收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來,經(jīng)過整理、立卷、當(dāng)檔保存;
2.做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限;
3.負(fù)責(zé)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式,進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì);
4.負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全;
5.負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等;
6.負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度;
7.遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程;
8.做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項(xiàng);
9.熟悉計(jì)算機(jī)的使用;
崗位要求:
1.具有高中以上的文化程度;
2.具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗(yàn);
3.工作心細(xì),品行端正,原則性強(qiáng);
參加會議:
1.參加每周一次的工作會議;
2.參加每月一次的管理工作評比會;
3.參加公司召開的職工大會;
第2篇 建筑公司檔案分類管理說明
建筑工程公司檔案分類管理說明
1文件檔案的管理:
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2電子文檔的管理:
2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
■在'無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
3聲像檔案的管理:
3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2 文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
第3篇 某物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書怎么寫
物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書
1.0適用范圍:公司各類文書文檔。
2. 0檔案管理規(guī)程:2.1檔案的歸檔和分類:綜合事務(wù)部根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容,整理立卷歸檔,并對檔案進(jìn)行分類編號。
2. 2檔案的存檔:
2.2.1 存檔時,應(yīng)按檔案的分類編號,將檔案放置在相應(yīng)的位置。
做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。
2.2.2 案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;
裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;
紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;
字跡難以認(rèn)清的材料要附上抄件;
卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
2. 3檔案的整理和保管:
2.3.1 及時對檔案進(jìn)行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
2.3.2 檔案柜要堅(jiān)固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
2.3.3 每年對檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救,確保檔案的安全。
2. 4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務(wù)部部長批準(zhǔn),借閱時間以三天為限。
2. 5檔案的處理:檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限后,對失效的,沒有保存價值的檔案要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>
3. 0支持性工具:《資料借閱登記表》《文件目錄單》編制:審核:批準(zhǔn): 日
第4篇 建筑公司檔案管理原則
建筑工程公司檔案管理原則
1、檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
3、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、任何人不得拒絕歸檔,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5、歸檔文件的密級,按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定,絕密類檔案應(yīng)單獨(dú)入柜保管,嚴(yán)防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識產(chǎn)權(quán),專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點(diǎn)保管。
6、借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況,檔案管理員立即向綜合部部長報(bào)告,經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴(yán)重程度做出相應(yīng)處理決定。
7、借用存檔文件資料時,檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級,要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄,認(rèn)真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。
8、公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
9、企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定,對確無保存價值的檔案登記造冊,按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由銷毀檔案材料的所屬部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)銷。
第5篇 房地產(chǎn)公司檔案管理程序15
房地產(chǎn)公司檔案管理程序(十五)
1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì),檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。
2.職責(zé):
2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理,即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理,部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作,圖書檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
2.2鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性,公司財(cái)務(wù)檔案(包含各類合同)由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管,圖書檔案室提供存放點(diǎn)。使用時,由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。
2.3鑒于人事檔案的特殊性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。
3.流程:
3.1檔案分類:
3.1.1文書檔案:即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。
3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。
3.1.3財(cái)務(wù)檔案:即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價值的會計(jì)核算專業(yè)材料。
3.1.4人事檔案:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。、
3.1.5經(jīng)營銷售檔案:即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄,如合同評審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。
3.1.6客戶服務(wù)檔案:即公司在提供客戶服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。
3.1.7對外聯(lián)絡(luò)檔案:即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。
3.1.8聲像檔案:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。
3.2具體管理:
3.2.1立卷歸檔:
a.流程:
b.要求:
a.各部室向圖書檔案室移交檔案時,均需附上移交清單一式兩份。移交時,交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)
b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整,圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。
c.文件在各部室保存階段,要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整,防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。
d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件,但向檔案室移交檔案時,則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。
a)總經(jīng)理室:會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等;
b)人力資源部:人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;
c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集,竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等;
d)財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部:財(cái)會檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》;
e)審計(jì)核算部:決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;
f)經(jīng)營銷售部:合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等;
g)設(shè)計(jì)研發(fā)部:工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件(標(biāo)書、合同等)、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。
h)對外聯(lián)絡(luò)部:聯(lián)絡(luò)函、活動計(jì)劃、外送文件、外來文件等。
i)客戶服務(wù)部:客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。
3.2.2整理上架:
a.流程
b.要求:
a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列,具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起,即批復(fù)在前、請示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。
b.不同保存價值的文件應(yīng)分開組卷。
c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼(采用打號機(jī),正面右上角,背面左上角)。
d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。
e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法,規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。
3.2.3保管:
a.庫房管理:
a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū),不堆放與檔案資料無關(guān)的物品,不從事與庫房管理無關(guān)的活動;庫內(nèi)檔案必須按順號上架,不得錯架、亂架;
b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫房,確需進(jìn)庫的(如維修庫房或設(shè)備等),則須有檔案員陪同并相伴始終;
c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備,檔案員要定期檢查,以確保以上設(shè)施的安全有效;
d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù),務(wù)必使溫度保持在140c~200c,相對濕度50%~65%;
e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查,有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動;
f.每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生;
g.檔案員離開庫房時應(yīng)隨手鎖門,并注意檢查庫房門窗的緊閉性;
h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起,從左自右,從上到下。
b.流動中的安全防護(hù):
a.檔案在庫房外未被使用時,不允許長時間攤放在桌子上,而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好,更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所;
b.未經(jīng)許可,利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人,以防泄密;
c.未經(jīng)許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中
的滯留時間,以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。
3.2.4提供利用:
a.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作:
a.編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具;
b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;
c.開辟閱覽室,向檔案用戶提供檔案信息。
b.開展查借服務(wù):
a.借閱:
a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢及時歸還;歸還時,管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù),之后再入庫;
b)非公司人員借閱檔案的,須持有關(guān)單位介紹信,并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱;
c)借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁;
d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。
b.借出:
a)檔案使用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還,不能及時歸還的,經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時,檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。
b)非公司人員若需借出檔案,須持有關(guān)單位介紹信,并征得公司相關(guān)部門主管同意后,方可借出;
c)借出人員須妥善保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借,并負(fù)有保密的完全責(zé)任。
c.復(fù)印:
a)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的,須經(jīng)檔案員同意;
b)圖紙資料若需借出復(fù)印的,須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。
3.2.5銷毀:
a.流程:
b.要求:
a.準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管;
b.批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀,嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。
c.檔案銷毀時,須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。
4.相關(guān)文件:
4.1《rr集團(tuán)檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》
4.2《rr集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
4.3《財(cái)務(wù)檔案管理制度》
5.相關(guān)表單:
5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)
5.2檔案借閱登記表
5.3檔案借出登記表
5.4檔案銷毀清冊
編制:
日期:20**.4.22審核:
日期:20**.4.28批準(zhǔn):
日期:20**.4.30
