酒店采購管理制度6（十二篇）

發(fā)布時間：2023-12-20 15:14:43 查看人數：83

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酒店采購管理制度6

第1篇酒店采購管理制度6

酒店采購管理制度6

為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.

二、采購部工作基本要求

1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意

2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單

3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定

4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責

5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會

6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.

7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購

8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷

9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜

10. 采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.

三、采購審批程序

1.申購單審批程序:

使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查董事同意采購部詢價財務總監(jiān) 稽查部行政辦

董事會申購單返回采購部

2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.

2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:

采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議

財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字

執(zhí)行合同或協議

(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)

3.賒購(月結)物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.

五、供應商管理

1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.

2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。

3. 采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.

第2篇星級酒店采購員工作制度

星級酒店采購員工作制度

制度名稱:采購員工作制度

第1條目的。

為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。

第2條適用范圍。

本制度適用于對采購員的管理工作。

第3條采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。

第4條采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業(yè)秘密。

第5條采購員應該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財產物資。

第6條采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質量地完成工作任務。

第7條采購員應該主動學習業(yè)務知識與技能,提高自身的工作能力。

第8條不按規(guī)定進行詢價的,酒店按照相關規(guī)定對其予以處罰。

第9條緊急采購且需酒店總經理批準的,可先進行采購,后補辦相關手續(xù)。

第10條采購員應按采購單保質、保量地進行采購,并協助收貨員按照酒店有關規(guī)定進行驗收。

第11條憑相關領導審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準權限和相關程序實施采購。

第12條所有的采購員必須對酒店的各種經營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經特許,不得將文件和資料帶出酒店。

第13條上班時應保持良好的精神狀態(tài),認真接受領導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態(tài)度。

第14條凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關詢價資料報采購主管審核。

第15條各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。

第16條若采購主管發(fā)現自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調查,并將調查結果報相關領導處理。

第17條本制度由采購部負責制定,報總經理批準后施行。

第18條本制度自頒布之日起執(zhí)行。

編制日期審核日期批準日期

修改標記修改處數修改日期

第3篇酒店采購管理制度2023

酒店的采購工作要遵循公司地酒店采購管理制度。小編為大家搜集了一篇“酒店采購管理制度2016”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;

(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;

(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應。

(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數量、規(guī)格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。

第4篇酒店物品原材料采購制度2

酒店物品、原材料采購制度(二)

1.物品庫存量應根據酒店貨源渠道的特點,以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品量不得超過三個月的用量。

2.堅持“凡國內能解決的不在國外進口,凡本地區(qū)能解決的不到外地采購”的規(guī)定。

3.各項物品、商品、原材料的采購,必須遵守市場管理及外貿管理的規(guī)定。

4.計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部門知會財務部并報總經理審批同意后,方可采購。

5.凡購進物料,尤其是定制品,采購部門應堅持先取樣品,征得使用部門同意后,方進行定制或采購。

6.高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。

7.從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必須取得總經理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。

8.凡不按上述規(guī)定采購才,財務部以及業(yè)務部門的財會人員,應一律拒絕支付,并上報給總經理處理。

第5篇酒店物品采購管理制度11

酒店物品采購管理制度(十一)

為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特制定本制度。

1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準,方可簽署。

2、采銷合同由專人統一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。

3、物品的采購:

3.1物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經營業(yè)部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。

3.2采購人員采購物品時,應根據請購單的數量、規(guī)格、質量要求、用途,審核同意后報總經理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理批準后統一購買。

3.3辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。

3.4財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續(xù)。

3.5采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續(xù)。根據財務要求,發(fā)票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經辦人承擔,該部門經理負同等責任。

3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。

4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當事人要承擔責任。

5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。

6、本制度由財務部制定并負責解釋。

第6篇 j酒店采購管理制度

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;

(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;

(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應。

(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;

第7篇酒店公共用品用具采購驗收儲存及清洗保潔消毒制度

酒店公共用品用具采購、驗收、儲存及清洗保潔消毒制度

(一)采購的物品應符合國家有關衛(wèi)生標準和規(guī)定要求并應進行驗收.采購物品應做好記錄,便于溯源。

(二)衛(wèi)生用品,消毒品,化妝品等產品應有衛(wèi)生許可證號,生產日期,生產廠家及地址,保質期等中文標識,同時還應索取生產企業(yè)衛(wèi)生許可證,檢驗合格證明及發(fā)票等購貨憑據,消毒劑還應索取有效的衛(wèi)生許可批件,并做好采購記錄.

(三)采購的物品入庫前應進行驗收,出入庫時應登記。

(四)公共用品用具儲藏間應保持通風和清潔,無鼠害、蒼蠅、蟑螂等病媒生物及霉斑,不得存放有毒有害物品及私人物品。

(五)不同物品應分類、分架存放,物品距墻壁、地面均應在10厘米以上。棉織品宜存放于儲藏柜中。

(六)物品的儲藏應遵循先進先出原則,并定期檢查,及時清理過期物品。

(七)有毒有害物品應有專間或專柜存放,上鎖、專人管理,并有物品使用登記。

(八)清洗消毒間應有明顯標志,環(huán)境整潔,通風換氣良好,無積水積物,無雜物存放。

(九)供顧客使用的公共用品用具應嚴格做到一客一換一消毒。禁止重復使用一次性用品用具。

(十)清洗消毒應按規(guī)程操作,做到先清洗后消毒,使用的消毒劑應在有效期內,消毒設備(消毒柜)應運轉正常,并確保消毒時間和消毒劑的濃度達到消毒效果.

(十一)清洗飲具、盆桶、拖鞋的設施應分開,清潔工具應專用,防止交叉?zhèn)魅尽?/p>

(十二)清洗消毒后的各類用品用具應達到有關衛(wèi)生標準的規(guī)定并保潔存放。清洗消毒后的茶具應當表面光潔,無油漬、無水漬、無異味,符合《食(飲)具消毒衛(wèi)生標準》規(guī)定。

(十三))清洗消毒后的物品應分類存放保潔.已消毒的飲具應存放于保潔柜內,保潔柜應定期清洗消毒,并不得存放雜物。

(十四)各類公共用品用具更換、清洗、消毒、保潔工作按照《推薦的住宿場所用品用具清洗消毒方法》。

第8篇酒店食品采購管理制度5

酒店食品采購管理制度(五)

1.由倉管部根據餐飲部門需要,訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經理審批,然后交采購部采購;

2.當采購部接到總經理批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經理、總經理室各留一份備查,由倉管部根據食品部門的需求情況,定出各物資的最低庫存量和最高庫存量;

3.為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。

第9篇酒店采購部管理制度四

酒店采購部管理制度(三)

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部分根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;

(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;

(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數目、單位適時進行采購,以保證及時供給。

(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數目、規(guī)格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監(jiān)審核,經確認批準后方可付款;

②支票結帳一般由出納根據采購員提供的正確數字或單據填制支票,若由采購員領空缺支票與對方結帳,金額必需限制在一定的范圍內;

③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現款。

④超過30元要求付現金者,必需經財務部經理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現金必需在一定的范圍內。

(2)報銷:

①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。

②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經部分經理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。

第10篇酒店采購管理制度-范本

為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.

二、采購部工作基本要求

1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意

2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單

3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定

4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責

7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購

8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷

9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜

三、采購審批程序

1.申購單審批程序:

使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查董事同意采購部詢價財務總監(jiān) 稽查部行政辦

董事會申購單返回采購部

2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:

采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議

財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字

執(zhí)行合同或協議

(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)

3.賒購(月結)物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.

五、供應商管理

第11篇某酒店物品采購制度

為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓,造成的滯銷,超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特別定本制度:

采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來的損失,合同在簽訂*須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準方可簽署。

采銷合同專人統一編寫,登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。

三、物品的采購

物品的采購,必須按每月使用計劃及合理庫存需要,經營業(yè)部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。

采購人員在采購物品時,應根據請購單的數量,規(guī)格質量要求,用途、審核同意后報總經理及董事長審批方可采購,管理用物品的采購,如固定資產,*器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理及董事長批準后統一購買。

辦理購物付款時,應附付款申請單,購銷合同,請購單已經董事長審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。

財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續(xù)。

采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚,數量、產品規(guī)格、保質日期、名稱等。

購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓,變質,沉淀、列表清查,處理,對造成不必要的損失負直接責任。

四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況匯總制成報表報財務部備案,并對庫存物品現狀如短缺毀損等列示清楚,及時處理減少不必要的損失。

五、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟法律責任。

六、本制度由財務執(zhí)行并負責解續(xù)。

七、其他未盡事宜見采購和保管等相關補充條例。

第12篇酒店公司采購稽核制度

酒店公司采購稽核

―、采購人員之稽核

采購人員之稽核,其目的在于確保采購人員之行為能符合酒店所確立的規(guī)范,并查核有無為自己或他人而犧牲酒店利益的事情,更借此培養(yǎng)采購人員應有的道德觀念。

采購人員之稽核,多以機密之方式進行,因為事關個人品德的問題。擔任稽核的人士,除了采購主管必須負行政責任,經常督導所屬之言行操守外,為求立場客觀,另由酒店內部的稽核人員擔任,借以避免采購主管包庇縱容部屬之不當行為。

采購人員之稽核,可從下面一些現象著手,然后抽絲剝繭,自然可以掌握違反行為規(guī)范的事實:

(一)選擇錯誤的采購對象

若采購人員訂購的對象,并非該項貨品的專業(yè)廠商,或該貨品并非訂購對象的主要營業(yè)項目。譬如小五金(鐵釘、砂紙、手工具、棉紗手套……)向大五金行(鐵管、鋼板、鋼筋……)購買,顯然'牛頭不對馬嘴',則可能有弊端存在。

(二)故意透過中間商購買

某些貨品在國內有總代理或經銷商,采購人員不經由此種配銷管道采購,而向其他無正式代理配銷資格之廠商采購。或者,貨品可直接向原制造廠商購買,卻經由中間商購入。這兩種情形,除非有特殊因素,否則,顯然有'圖利他人'之嫌。

(三)采購數量集中一家

當采購的貨品不是特殊品,合乎報價資格之廠商為數不少,而系長期需用且亦經常舉行詢價;但得標廠商總是固定某一家,這可能買賣之間有不當的'默契',或供應商有'圖標'的行為。此外,一次采購同類貨品規(guī)格有很多種時,如果某廠商之報價,在眾多不同規(guī)格的貨品項目全部皆最低,最后并由其獨攬交貨數量,則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料漏露給得標廠商之嫌。

(四)準購單越級審核

有些采購主管善盡職責,對各種可能發(fā)生的弊端,在審核準購單時多能事先防范與糾正,而使心懷不軌的采購人員幾乎無機可乘。居心不良的采購人員可能會利用采購主管出差或請假之時,將準購單越級呈請上級主管簽核,以遂其不軌之計謀。因此,采購主管對于未經其親自審核之準購單,宜于事后細加盤查,則不能發(fā)現采購人員違規(guī)情形。

(五)報價單之筆跡與圖章可疑

某些采購人員為'保障'某一供應商得標,可能容許報價廠商提供不實之其他同業(yè)的報價單,以圖蒙混并符合采購手續(xù)(至少有三家以上報價等)。在此情況下,幾張不同廠商之報價單之筆跡,有時發(fā)現出自同一人;而蓋用印信時,故意將'陪標'廠商之地址或電話弄得模糊不清,以防追查。經驗豐富眼光銳利的采購主管,會注意這些欲'蓋'彌彰的報價單,而追查出'蛛絲馬跡'。進而發(fā)現弊端。

(六)生活闊綽行為詭異

若采購人員與供應商有所勾結,并獲取不當利益后,有些人無法掩藏'暴發(fā)戶'的舉止,一改過去'一單食,一瓢飲,居陋巷'的模樣,展現'瓊漿玉液,居高樓華廈'的氣派,而與供應商過從甚密,經常交頭接耳,形同'最佳拍檔',此種現象,應予注意,并設法深入

調查該采購人員經辦案件,是否有不軌之處。

(七)黑函檢舉

有些供應商不齒采購人員貪婪無厭,可能會以信函舉發(fā)其強索回扣事情。因此,采購主管及稽核人員即可據以明查暗訪,以搜索采購人員的違規(guī)行為。

以上所述,是采購人員違反行為規(guī)范的可能途徑及事后稽核之道。事后稽核固屬必要,但事前防范而予杜絕,才是上策。茲將事前防范方法,介紹如下:

1、建立價格差異報告制度

采購人員若處心積慮與供應商勾串,必透過虛抬價格協助供應商獲取暴利,然后分享其成。因此,對于新購價格與原購價格之差異,應提出書面報告,并分析說明漲價理由。此項報告制度,一方面除可了解漲價原因,另方面亦有'例外管理'之作用,提醒采購主管特別注意,詳加審核。若采購金額較巨,且上漲幅度頗大時,該采購案應送交稽核部門或會計部門評核,甚至應呈請總經理核準,借以排除一切不合理、不合法的漲價行為,遏阻任何可能損害酒店利益的情形發(fā)生。

采購主管或稽核人員若對價格有所疑惑,最好的方法是,私下對未報價的合格廠商秘密查詢。若采購人員或供應商對價格'灌水'太離譜的話,經此詢問比對,勢必原形畢露。

2、爭取供應商的合作

所謂'道高一尺,魔高一丈',若采購人員與供應商勾結,在采購案件繁多的情況下,作業(yè)時的壓力迫使采購主管倉促簽核,難免百密一疏;而稽核人員一般缺乏專業(yè)技巧,搜證不易。因此,若能爭取供應商的合作,則稽核工作一定事半功倍。不過供應商為表示絕無勾串,或為防止采購人員將來報復,通常起初多不肯合作。所以,采購主管必須軟硬兼施,說之以理,動之以情,必要時申言不惜采取法律行動;否則供應商堅不吐實,稽核工作將半途而廢,甚至打草驚蛇。不管是采購主管或稽核人員,在約談供應商之前,最好能掌握一些線索,然后嚴加詰問,否則無的放失,勢必無功而退。最好是,平日定期造訪供應商,建立情誼,以使對方自愿充當'線民',舉發(fā)采購人員需索無度之劣行。

二.采購作業(yè)之稽核

前面所述之采購人員的'品德'之稽核,固然重要,但是相對地,也應該注意檢討整個采購作業(yè)體系與工作結果,以求建立完美的采購制度,達成酒店機構所賦予采購部門之職責。茲將采購作業(yè)之稽核重點,介紹如下:

(一)采購計劃過程之稽核

1、采購部門之采購計劃,是否遵循酒店的產銷預測來擬訂,二者之間是否容易協調配合,或經常各行其道

2、采購部門是否參與酒店策略規(guī)劃,其所擬訂的部門目標,是否與酒店的總目標一致

3、是否編訂采購手冊,對采購部門之政策、職責、人員編制、作業(yè)系統、表單使用等,是否均有詳細的解說

4、對于新材料、新來源、可能預見的缺貨及漲價等,有無擬訂采購策略或方案加以因應

5、采購部門之人員與費用預算是否合理能否達成酒店所付托的責任有無編制采購預算,提供財務部門資金籌劃之參考

(二)采購作業(yè)執(zhí)行之稽核

1、請購方面

(1)在新產品設計階段,采購部門是否就材料之價格與來源提供意見是否訂有工程修改之管理辦法

(2)需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚,有無任意指定廠牌,或對規(guī)格做不必要之限制,以致減少供應商競爭之程度