企業(yè)采購管理制度（九篇）

第1篇 企業(yè)采購管理制度

公司采購管理制度

目的:降低采購成本、提升采購質量、保證采購時效、規(guī)范采購流程、保障公司正常運營

適用:原輔材料、辦公用品(耗材)、零星物料、委外加工、設備與零部件、其它

保密:內部普通

關鍵詞:工作職責、采購流程、處理方法、責任、激勵、管理、制度

報(抄)送:總經理室、副總經理室、廠長室、財務室、倉庫、本司各生產與職能部門

第一條 部門設置與人力資源配置

1、根據(jù)公司發(fā)展需要,保證采購規(guī)程的徹底落實,公司特此設立專門的采購部門,具體負責公司一切采購事務;

2、采購部配置采購主管一名、采購員二名;

3、采購部組織架構如下圖:

總經理

副總經理

廠長

采購主管

采購員

采購員

第二條 主要職責

1、總經理:負責重要、貴重、大宗物料的采購審批,以及重要供應商的認定。

2、副總經理:負責固定資產、辦公用品(耗材)、零星物料、臨時緊急物料的采購審批。

3、廠長:負責原輔材料采購、設備與零部件采購、委外加工的審批。

4、采購主管:

①、遵守公司各項規(guī)章制度,主持本部工作,處理公司日常采購事務,做好采購5r管理;

②、負責開發(fā)供應商:根據(jù)公司所需采購物料的種類,利用現(xiàn)有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并根據(jù)其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商,并定期對其進行評估與管理;

③、負責詢價、比價、議價:根據(jù)采購計劃要求,采取多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調研來確定采購目標價,報總經理核準后備檔;對經常性使用,且使用量較大的材料,應事先選定廠商,議定長期供應價格;

④、負責審查簽認單據(jù),包括部門請購單、供應商送貨單、報價單、發(fā)票等等,發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調處理與報告;

⑤、負責訂購單的下達:根據(jù)各部門的有效請購單,把請購物料的種類、數(shù)量、日期等信息進行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,向采購員下達訂購通知;以及外協(xié)加工訂單的下達與進度的跟進;

⑥、負責物料催交與到達:根據(jù)采購計劃,及時有效地與供應商進行協(xié)調與溝通(如品質標準、 交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料與委外加工部件按時到達,不得因為品質、數(shù)量、交期等原因影響公司正常運營。

⑦、負責采購完成后的單據(jù)整理歸類與登記錄入,制作月度報表;

⑧、及時完成公司交辦的其它工作。

5、采購員:

①、遵守公司各項規(guī)章制度,及時完成各項采購任務;

②、負責了解物料采購信息,收集物料市場價格;

③、根據(jù)公司各部門的要求與主管下達的采購任務做出合理采購計劃,保證所需物料及時采購到位;

④、保證所采購物料的價格、質量、數(shù)量符合要求,并處理或協(xié)助處理品質和數(shù)量等異常情況;

⑤、對采購回來的物料(包括供應商送貨上門的),應及時通知質檢人員進行檢驗,要求倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門;

⑥、負責或協(xié)助處理退貨事務;

⑦、定期檢查公司物料庫存情況,及時將采購單據(jù)交主管領導核簽后與財務部進行結算。

⑧、及時完成公司交辦的其它工作。

第三條 采購的基本原則:成本效益原則、物料質量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第四條 申購權責與流程

1、請購核準權限

①、原輔物料:請購金額預估在10000元以下的,由廠長核準;請購金額預估在10000至50000元的,由副總經理或總經理核準;請購金額預估在50000元以上的,由總經理核準;

②、辦公用品(耗材)、防護用品、設備與零部件及其它零星物品:請購金額預估在200元以下的,由行政主管核準;請購金額預估在200至1000元的,由副總經理或廠長核準;請購金額預估在1000元以上的,由總經理核準;

③、委外加工:外協(xié)加工金額預估在50000元以下的,由廠長核準;外協(xié)加工金額預估在50000元以上的,由副總經理或總經理核準。

2、申購責任人與申購流程

①、原輔材料a:本原輔材料包括實木、板料、木皮、刀具、布(皮)料、油漆(含天那水、稀釋劑、固化劑、灰土等、包裝材料、設備與零部件)等等,由所需部門主管申購;

②、原輔材料b:本原輔助材料包括所有五金配件、大理石、玻璃等等,由所需部門質檢員或設計員申購;

③、原輔材料c:本原輔助材料包括502膠、組裝膠、封邊膠、貼皮膠、玻璃膠、常用快牙、打包膠卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷(帶)、常用醫(yī)藥品等等,由倉管申購;

④、辦公用品(耗材)、共用設備及其零部件:由行政人事部申購;

⑤、委外加工:由部門主管或廠長申請;

⑥、申購責任人在《申購單》上必須詳細標明所需物料的名稱、數(shù)量、型號(規(guī)格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項,經權限人員核準后交采購部主管人員組織采購;

⑦、申購流程如下圖:

填寫申購單

權限人不準

權限人核準

提交采購部

第五條 采購流程

采購流程如下圖:

采購部接受有效申購單

采購主管整理歸類

開發(fā)供應或外協(xié)加工商

固定供應或外協(xié)加工商

詢價、比價、議價

退貨處理

下達采購指令

驗收

入庫

進行購買

不合格

合格

定價

照約定付款

第六條 采購管理流程

采購流程如下圖:

供應商信息

各部計劃所需物料

采購申請單

采購訂單審批

采購明細表

采購匯總表

采購協(xié)議

采購部

價格

管理

通知收貨

質量控制

退貨管理

進庫單

委外加工管理

委外產品驗收

委外加工達成

采購發(fā)票管理

整理付款

購買過程管理

退貨管理

采購月報表

第七條 退貨

以下三種情況應做退貨處理:

①、對合格率未達到要求的物料應做批量拒收退貨;

②、對良莠不齊的物料應做部分拒收退貨;

③、對在生產使用過程中發(fā)現(xiàn)的少量不良品的退貨;

第八條 采購事故的處理方法與責任

1、非采購人員采購不當?shù)?。比如下單采購貼皮木板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質等原因造成的不良采購的,處理方法如下:a,若供應商還未進行訂單的正式生產,由采購人員與供應商協(xié)調取消此單;b,若供應商已進行了生產,要求供應商提供準確的生產數(shù)量,再協(xié)調看此種物料是否會在今后的生產中使用,若將來有用,只需與供應商協(xié)調將送貨期推后即可。若不可能再用,應盡快與供應商協(xié)調以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時知會相關部門向客戶索取已生產物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。此類責任由公司承擔(類似的采購事故,參照此條執(zhí)行)。

2、如果供應商交期無法達成時,采購部應先發(fā)改善通知,強烈要求供應商改善,可根據(jù)交期未達成而影響公司生產情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由采購責任人負擔相關損失費用。

3、第七條退貨事項由采購部負責辦理。如果是第七條中第①、②款的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購人員承擔。

4、如果因申購人對所申購物料的名稱、數(shù)量、型號(規(guī)格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項未做詳細標明而引發(fā)的相關采購事故,由申購人與采購責任人分別承擔90%和10%的事故損失。

5、委外加工產品,原則上由木工質檢員到外協(xié)加工廠進行現(xiàn)場檢測,合格后方可收貨運回,由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員承擔損失;其它物料由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。

6、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購部門必需做一個完整的市場調查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報權限領導核準,備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責任人承擔。

第九條 整理付款

1、現(xiàn)金結算:

①、送貨上門的:采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認,采購主管審查簽字后呈權限領導核準,財務付款;

②、自行取貨的:由采購人員填寫經采購主管審核、總經理或主管副總核準的借支單到財務掛賬預支現(xiàn)金,物料采購回來時,經上述規(guī)程確認后再及時到財務核銷。

2、月度結算:

采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關收貨人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認,由采購部與財務部分別記入臺賬;由采購部在約定日期與供應商核對當月發(fā)生采購事務,并相互簽字確認,最后由財務部核對,呈報權限領導核簽后在約定日期付款。

第十條 采購人員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

第十一條 嚴禁采購人員索取或接受回扣。如違反禁條,經查實后,予以回扣數(shù)額的三倍的處罰,情節(jié)嚴重的,交由司法機關處置。

第十二條 采購激勵

采購人員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質與公司正常運作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進行的物料采購,對于比目標價低出的部分,公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。

第十三條 本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監(jiān)督落實執(zhí)行。

第十四條 本制度條款如有與日前制度相抵觸的,依照本制度執(zhí)行。

第十五條 行政人事部對本制度享有最終解釋權。

第2篇 食品企業(yè)生產用物料采購管理制度

采購計劃提報制度

生產用物料采購管理制度

受控狀態(tài)：

發(fā)放編號：

編制：采購部

審核：

批準：

Q/SHF-GCG-008-2011

Q/SHF

山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標準/

生產用物料采購管理制度

文件編號：Q/SHF-GCG-008-2011

版本/修訂狀態(tài)：A/0

生產用物料采購管理程序

開始

研發(fā)部

采購部

品控部

庫房

生產用物料采購標準的制定

供應商的選擇、供應能力的評審

年度采購方案的確定（季節(jié)性原料的采購）

供應商的選擇供應能力的評審

年度采購方案確定（含季節(jié)性原料的采購）

采購方式

符合招標要求

不符合

標書的編寫、發(fā)放、會收

采購價格的產生

合同簽訂

不合格

不合格物料的處理

結束

采購訂單的下達、跟蹤

合格

生產用采購物料的驗收

根據(jù)研發(fā)制定的采購標準制定驗收標準

根據(jù)研發(fā)制定的采購標準制定驗收標準

物料入庫

采購申請的下達

生產用物料采購管理制度

第一章總則

第一條

目的

明確采購操作流程，

使物料采購工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、明確化，提高工作效率。

第二條

適用范圍

適用于集團公司各分公司所有生產用物料的采購管理。

第三條

職責

（一)采購部：供應商的開發(fā)、供應商的選擇、年度采購方案的制定、采購招標、價格產生、合同的簽訂、訂單的下達、跟蹤、供應商的考核評定；年度、月度物料需求計劃的編制，日采購申請的下達。

（二)品控部：供應商到貨質量的驗收。

（三)研發(fā)部：生產用物料采購標準的制定及修定。

（四)庫房：物料的入庫辦理。

第四條

術語和定義

（一)帕累托原理：意大利經濟學家兼社會學家維弗列度·帕累托(Vilfredo Pareto)對當時的社會財富分配問題進行深入研究后發(fā)現(xiàn)，社會財富的80%掌握在20%的人手中，只要知道這20%的人的行動，就可以掌握社會總行動的80%，即從20%的已知變量中，可推知另80%的結果。這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“帕累托原理”----80%的價值是來自20%因素，其余20%的價值則來自80%的因素。

（二)A、B、C分析：按企業(yè)的物質品種以所占用資金的大小進行分類排隊，把他們分為ABC三類。A類物質數(shù)量最少，但占用資金比重大，因此應嚴格控制。B類物質較A類多，價格較低，原則上不要求同A類存貨那樣，可以實行一般控制。c類物質種類繁多，但價格低廉，占用資金很少，因此可實行適當放松控制。

（三)紅沖：紅字沖賬法的簡稱，紅字沖賬法又稱紅字更正法,是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄,以更正或調整記賬錯誤的方法.紅字沖賬法按照其沖銷錯賬的程序不同,可分為全額沖賬法和差額沖賬法兩種。

（四)統(tǒng)采物料：總部采購部在集團范圍內統(tǒng)一實施采購的物料。價格的產生及供應商的確定由總部采購部負責，分公司負責具體的采購實施。

（五)分采監(jiān)管物料：分公司采購部實施采購，采購申請和采購價格由總部采購部審核監(jiān)管的物料。

（六)分采物料：分公司采購部自行實施采購的物料。

第二章程序說明

第五條

供應商的評審、物料的評選

（一)采購員依據(jù)研發(fā)部提供的物料采購標準，負責新增供應商、物料的開發(fā)和供應商供應能力的評審，采購員向供應商索要評審所用的資料(含供應商所供物料的貯存方法)。

（二)供應商評定審核小組負責根據(jù)采購員轉來的供應商資料，對供應商力進行評審；由供應商管理專員負責編制《合格供方名錄》。

（三)公司的原材料采購必須來源于《合格供方名錄》中的供應商。

（四)每種物料要求匹配3-5家供應商，采購員根據(jù)當前的供應商匹配情況，有針對性的開發(fā)供應商。

（五)小試原料及新開發(fā)急用物料，由采購員先進行采購；中試和批量生產用的原物料必須是經在供應商審核小組通過或已被列入合格供方名錄后才允許采購；中試和批量生產用的原物料研發(fā)必須提供物料采購標準，無標準的，采購部可以拒絕采購。

（六)具體操作參見《生產用物料供應商管理程序》。

第六條

年度采購方案的確定

（一)年度采購物料A、B、C分類

采購主管根據(jù)年度需求物料和價格預算計算各物料的年度采購金額，然后按《××年度××物料年度采購預算A、B、C劃分表》格式對自己負責物料的年度采購金額進行A、B、C劃分；采購經理負責審核。

（二)年度物料采購類別A、B、C分類：

1、采購主管根據(jù)年度需求物料把可以向同一類供應商采購的物料按《××年度××物料采購類別組劃分明細表》格式對自己負責物料進行采購類別劃分；各采購主管把劃分好的采購類別組報采購經理及采購負責人審核后執(zhí)行。

分公司采購主管把劃分好的采購類別報分公司總經理及總部采購審核后執(zhí)行。

2、采購主管對每月新增物料重新作采購類別劃分，可以劃分到已有采購類別的劃分到已有采購類別，否則作新采購類別；采購主管對需要采購外包采購物品最好指定品牌和型號，特殊情況由采購經理裁定；外包采購物品應盡量向大的采購中間商集中。

3、采購經理或主管根據(jù)帕累托原理，按《××物料采購類別組A、B、C劃分明細表》格式對采購類別組年度采購金額進行A、B、C分析。

（三)年度采購方案的制定：

1、采購經理按《××物料采購類別組供應商匹配明細表》格式對采購類別組作采購類別定位分析、3-5家供應商匹配（特殊情況不能按要求匹配的由采購經理裁定）；并按固定格式《采購類別年度采購方案規(guī)劃表》作年度采購方案規(guī)劃。

2、采購主管根據(jù)對各采購類別價格預測趨勢分析，每月25號前按固定格式《采購類別月度采購方案規(guī)劃表》制定各采購類別月度滾動采購方案，經采購經理審核后執(zhí)行。

（四)集團公司年度采購方案的統(tǒng)一

1、集團公司物料分類及采購方式

1）非生產類原物料：五金類、設備配件類、基建類、等非生產物料，原則上由分公司采購部實施采購，但總部采購部實施年度采購或統(tǒng)一采購的除外。

2）生產類原物料：見下表

物料類別名稱

采購方式

牛肉類、豬肉類、羊肉類、雞肉類、鴨肉類、魚糜類、腸衣類、油脂類、香精及香料類、包裝類、冷凍蔬菜類、蛋白類、淀粉類、變性淀粉類

統(tǒng)采物料

鮮蔬菜類、五金類、設備配件類、基建類、等非生產物料

分采監(jiān)管物料

除以上統(tǒng)采物料和區(qū)采監(jiān)管物料外的其他生產類原物料

分采物料

2、總部和分公司年度采購方案制定完畢后，發(fā)至總部采購經理處審核，采購經理將各分廠所報方案加以統(tǒng)一，制定出集團公司內的年度采購方案，報經集團公司總經理審批通過后，發(fā)集團公司采購部、分公司采購部相關人員后執(zhí)行。

（五)月度采購方案

每月26日前，總部和各分公司采購主管，根據(jù)采購計劃員提供的月度物料需求計劃，制定出月度采購方案，發(fā)至總部采購經理處。每月28日前，經采購部經理審批通過后，集團公司采購部、各分公司參考。采購經理有權根據(jù)集團總部、各分公司所報月度采購方案中抽查實際采購方案的執(zhí)行情況。

第七條

標書的編寫、發(fā)放、回收

(一)采購計劃員每月末25號前需書面采購部遞交次月度物料需求計劃。采購部根據(jù)制定好的年度采購方案，對有需求計劃的物料進行招標。

(二)生產物料本批次（或時間段）采購金額為10萬以上（不含）；供應商數(shù)量要求3-6家，至少必須為3家以上（含）,采購員必須給供應商發(fā)放標書；生產物料本批次（或時間段）采購金額不在此范圍的按《采購價格產生管理制度》產生價格。

(三)采購員在招標前，要明確此次招標配額的分配方案（具體見《供應商配額分配管理制度》流程規(guī)定）、招標價格的有效期和應邀供應商等信息。

(四)招標審批通過后，采購員方可向應邀供應商發(fā)放標書。采購員在編寫標書時應注意：

1、標書編寫原則上按標書固定格式執(zhí)行；

2、在標書中明確告知應邀供應商此次招標的配額分配方案；

3、標書應報采購經理進行審核，分公司報分公司總經理，否則不予開標，特殊情況必須調整標書固定格式的，應報財務部審核同意后方可執(zhí)行。

4、保證金是否收取、收取的數(shù)額由采購經理裁決，標書中必須明確規(guī)定選擇合作供應商數(shù)量、配額分配方案、付款方式、質量標準、價格有效期等，特殊情況由采購部裁定，分公司由分公司負責人裁定。

5、我方強勢的采購物品，需讓供應商按規(guī)定格式進行拆分報價；設備類產品讓供應商按固定格式報配件明細及價格。

6、標書中的采購數(shù)量為預估數(shù)量，必須在標書中列明“該數(shù)量僅供參考，實際以具體書面訂單為準”；

7、標書中的質量要求須與合同簽定保持一致。

(五)標書的回收由采購招標員負責，采購招標員收取標書時作好如下工作：

1、如發(fā)現(xiàn)標書中出現(xiàn)涂改，在涂改處須有授權人簽字或蓋條；

2、記錄標書送達時間(超過規(guī)定時間標書作廢)；

3、審核保證金收據(jù)（并將收據(jù)號凳記在相關表單中、保證金電匯憑證、從貨款扣除證明，扣除證明要有采購員簽字確認貨款是否滿足保證金）；

4、技術標書和商務標書是否分開（沒有分開的標書讓供應商在規(guī)定時間內修改或作廢）；

5、在收到標書發(fā)現(xiàn)有異常情況時必須第一時間通知采購員。

(六)標書的開啟與招標價格備份必須為一人操作，另外一人監(jiān)督、復核。

(七)對于已繳納的標書，投標方在未開標前想修改標書內容，必須由其授權人出具相關身份證明后方可預以修改，同時要求其在修改處簽字并注明修改時間。

第八條采購價格的產生

(一)采購招標員依據(jù)《采購價格產生管理制度》中的相關規(guī)定產生價格，價格產生后，《招標匯總表》轉采購員，由采購員逐級上報招標結果。

(二)采購員根據(jù)審批后的招標結果，采購經理審核審批，如采購主管或以上級別人員，對此價格有疑問，可進行內部溝通，要求提報人作出合理解釋；若確定屬于錯誤的，可直接駁回。

(三)分公司采購人員對統(tǒng)采物料、區(qū)采監(jiān)管物料、授權采購物料價格調整必須報總廠采購部批準；同時統(tǒng)采物料和議標軟件產生價格后，分公司不允許再與供應商二次議價。

(四)配額的分配、調整、實際執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督，具體參見《供應商配額分配管理制度》。

第九條

合同的簽訂

(一)只要有合作的供應商必須要有相應的采購合同，采購員在下達訂單前要核對該供應商是否簽訂有效的采購合同。

(二)合同編寫原則上以固定格式合同為依據(jù)，以標書要求、商談內容為根據(jù)編寫，超出以上內容部分必須給采購負責人匯報后方可加入編寫內容。分公司須報分公司負責人同意。

(三)在簽訂合同時，應注意：

1、供應商所供的所有物料，必須在合同清單中列全，不允許有漏項；商品清單中原物料名稱必須按我公司的原物料驗收標準名稱；

2、合同中必須列明所有原物料的驗收標準，嚴格按研發(fā)部制定的物料采購標準執(zhí)行，包括感官、理化、衛(wèi)生、微生物、檢驗方法、車輛衛(wèi)生和運輸防護措施、包裝要求等所有檢驗項目的內容。

當我公司原物料采購標準發(fā)生改變時，必須在一個月內通知供應商，并根據(jù)我公司修改后的原物料驗收標準重新與供應商簽訂合同內商品清單內容中的標準要求，或要求供應商提供新標準的書面確認函。

3、合同甲、乙雙方落款處應將信息盡量填寫完整，例如：經辦人簽字、蓋條處甲乙雙方的信息等，不能只加蓋合同條。

4、所有合同內容的填寫只能使用簽字筆；

(四)采購員必須在合同到期前15天續(xù)簽新的合同，新簽訂的合同采購員須及時交合同管理員處歸檔管理。

(五)合同具體簽批流程按《合同評審表》執(zhí)行。

(六)總部的固定格式合同，經財務部審核、采購部經理審批后即可完成，企管部予加蓋合同條。非固定格式合同，法務部、采購部總經理審核后，必須報總經理審批后，企管部方可給予加蓋合同條。

(七)區(qū)域分廠的固定格式合同，經分公司負責人審批后即可完成，財務給予加蓋合同條在加蓋合同條時，兩頁（含）以上的，必須加蓋騎縫條。

第十條采購訂單的下達

(一)采購員每日必須登錄網(wǎng)上采購平臺查看當天計劃下達的采購申請情況（凡超過當天中午12：00提報的采購申請視為第二天的采購申請），確保訂單下達的及時性。

(二)采購員要審核采購申請中要求的到貨日期、批量，如果不能滿足此物料所要求的采購周期或最小批量，要及時與計劃員溝通。若確實無法達到采購周期、最小批量的，采購員應首先與供應商聯(lián)系，落實供應商能否按計劃員要求的周期、批量供貨及對成本是否有影響，將落實的結果及時反饋提報申請的計劃員。若對成本有影響的注明成本變化，經采購部經理及相關領導同意后，采購員方可接單。

(三)采購員將訂單以傳真的形式發(fā)送給供應商，要求供應商收到傳真后必須書面（或電郵）確認回傳，以避免供應商沒有收到或是否認收到訂單影響正常到貨。供應商訂單的回傳，如無法蓋條確認，可由供應商提供授權書指定其授權人，由授權人簽字確認，授權書上必須加蓋供應商公條原件，授權書由采購員保存；如采購員選擇通過電郵給供應商發(fā)訂單，可由供應商提供指定電郵地址的證明也可，同樣，此證明也必須加蓋供應商公條原件，由采購員統(tǒng)一保存。

(四)為避免人為操作不當?shù)仍蛟斐陕﹩维F(xiàn)象，統(tǒng)當天審批通過的采購申請與當日已采購訂單一一核對，確認有無漏分配的申請；為確保采購申請能夠及時的轉化為采購訂單并發(fā)送至供應商處，采購員每天上班后、下班前均應對系統(tǒng)中的采購申請、采購訂單與供應商回傳的訂單進行核對。

(五)采購員不允許由于工作疏忽出現(xiàn)漏下訂單現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)采購員漏下訂單，給予以下處罰：發(fā)現(xiàn)一次處罰50元；兩個月內出現(xiàn)兩次罰款200元；兩個月內出現(xiàn)三次以上（含），給予辭退處理。

第十一條

采購訂單的跟蹤

(一)采購員每天上班后要及時對前一天應到貨及當天該到貨的訂單進行跟蹤，也可以在每次下過訂單后將訂單明細做成E*CEL表格，到貨情況進行跟蹤。如收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差異（收貨數(shù)量不得小于訂單數(shù)量的90%），采購員要通知供應商與財務結算中心核對收貨數(shù)量，以便供應商準確的開具發(fā)票。

(二)對各種原因造成的到貨異常，如屬我公司原因造成，采購員要及時與各相關部門溝通協(xié)調，以在第一時間內解決；如屬供應商原因，則根據(jù)實際原因填寫《供應商違約自愿補償通知單》對供應商進行處罰。

第十二條

采購訂單的撤銷、變更、終止

(一)因計劃變動原因造成的采購申請或采購訂單撤銷、變更，采購申請部門必須書面形式，經采購經理審批后，采購員方可執(zhí)行。經審批過的采購申請應注意：

未傳真采購訂單的，在撤銷或變更此采購申請時，必須通知采購員，以避免采購員雖未傳真訂單，但已通知供應商的情況。

(二)采購訂單的撤銷、變更、終止，采購員要及時與供應商進行溝通，如供應商同意，采購員以《訂貨單》形式將需的訂單號、物料名稱、訂貨數(shù)量、到貨時間等信息列清楚，加注“此訂單撤銷，請貴公司確認”字樣，由供應商確認回傳。如供應商由于種種原因不同意調整，采購員要及時反饋，進行下一步的處理方案。

第十三條

物料的入庫

采購員需通知供應商到貨時攜帶相應的訂單，到貨物料無異常情況，由倉庫給予辦理入庫手續(xù)。

第十四條

不合格材料處理

(一)如到貨物料經品控檢驗有異常情況，按《原輔材料退貨管理制度》進行處理。

(二)對于已辦理入庫的物料，由于質量問題、滯庫原因等需做退貨處理的，采購員在退貨時必須先報至財務部審核，如果貨款大于等于退貨貨值的，按退貨程序給予辦理；如果貨款小于退貨貨值的，采購員要及時上報，拿出合理的解決辦法。

(三)退貨需由供應商書面授權委托人拉回，授權書中應注明所委托人的姓名、身份證號、提貨的車牌號等信息，原件由采購員留存（如為傳真件，必須注明“傳真件有效”字樣），復印件交倉庫保管員一份，經保管員驗證后由委托人在退庫單上簽字。以上信息作為采購檔案之一保存，直至往來帳雙方確認為準。

第十五條

季節(jié)性原料的采購

(一)季節(jié)性原料有其特殊性，為了采購員更好地制定季節(jié)性原料的采購方案，掌握此類原料的最佳采購時間，特將季節(jié)性原料采購單獨列出，具體如下：

序號

原料名稱

采購時間

備注

主要采購春季，數(shù)量不夠秋季補貨

(二)季節(jié)性原料的采購時機由采購部提出后，原料使用部門5日內做出年度或月度物資需求計劃，交采購部組織貨源；原料使用部門對計劃的準確性負責。

(三)為將風險控制到最小范圍，要確定至少兩家以上(含)供應商。

(四)季節(jié)性原料首批貨到后，采購員應到現(xiàn)場查看，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給供應商。

第十六條

其他規(guī)定

(一)協(xié)助財務部與供應商對往來帳及發(fā)票等事項的溝通與協(xié)調。

(二)了解所負責物料的標準、采購環(huán)境、供應商資源等情況，加強市場價格的跟蹤。

(三)嚴禁對供應商泄露我公司的現(xiàn)有采購信息（包括：價格、現(xiàn)供應商、現(xiàn)庫存量、供應壓力，資源緊張情況），否則，會增加談判的難度及供應商提高交易條件。

(四)受理供應商的投訴。

第三條

相關文件及記錄

第十七條

相關文件

生產用物料采購管理制度

采購價格產生管理制度

供應商配額分配管理制度

原輔材料退貨管理制度

第十八條

質量記錄

合格供方名錄

××年度××物料年度采購預算A、B、C劃分表

××年度××物料采購類別組劃分明細表

××物料采購類別組A、B、C劃分明細表

××物料采購類別組供應商匹配明細表

采購類別年度采購方案規(guī)劃表

采購類別月度采購方案規(guī)劃表

合同審批單

合同履行單

供應商違約自愿補償通知單

版本與更改記錄

版本/修改號

日期

修改條款

修改人

審核人

批準人

第3篇 企業(yè)必備采購管理制度:采購管理制度

為加強集團系統(tǒng)內部采購管理，規(guī)范采購申報程序，統(tǒng)一驗收標準，嚴格控制成本，合理調配、利用物質資源、嚴明采購紀律，特制訂本制度，下面是某****地產集團有限公司采購管理制度范本。

一、采購管理制度目的：

為加強集團系統(tǒng)內部采購管理，規(guī)范采購申報程序，統(tǒng)一驗收標準，嚴格控制成本，合理調配、利用物質資源、嚴明采購紀律，特制訂本制度，下面是某****地產集團有限公司采購管理制度范本。

二、采購管理制度原則：

1、嚴格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則；

2、嚴格遵守集團采購配送中心統(tǒng)一詢價定標的原則；

3、嚴格遵守“三個三”原則。

（一）選購三原則：

（1）一種物品采購各部分別找三家

（2）一種物品分別報三家

（3）一種物品最后定一～三家

（二）定購三原則：

（1）同類物品質量最優(yōu)

（2）同類物品價格最低

（3）同類物品的供應商服務最好

（三）驗收三原則管理制度：

（1）由集團采購管理制度配送中心、使用部門、資產管理部門等部門共同參與驗收

（2）經參與驗收的各方代表簽字方能視為有效

（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產品，一票否決，堅決退換

三、采購管理制度范本立項程序及申購流程：

1、固定資產（含車輛）：

申購部門/單位填寫“固定資產購置審批表”→主管領導審批→集團資產管理部門意見→集團公司領導批示→集團采購配送中心詢價定標、并下發(fā)采購通知→申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續(xù)。

2、低值易耗品：

申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負責人審批→主管領導審批→集團采購配送中心詢價定標、并下發(fā)采購通知→申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續(xù)。

3、辦公文具、耗材類：

（1）辦公文具類申購流程：集團采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應商：

①計劃內：申購部門/單位每月初填寫“恒大集團月份文具用品/申購表”（辦公文具限額10元/人?月）→部門負責人審核→由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關結算手續(xù)；

②計劃外：申購部門/單位填寫呈批報告→集團主管領導審核→集團采購配送中心詢價定標、并下發(fā)采購通知→申購部門/單位辦理結算等相關手續(xù)。

（2）耗材類申購流程：

①計劃內：申購部門/單位每月初填寫“恒大集團耗材申購表” 部門負責人審核→信息中心匯總審核→集團總裁審批→集團采購配送中心詢價、定標，并下發(fā)采購通知→由申購部門/單位辦理結算手續(xù)。

②計劃外：申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負責人審核→主管領導審批→集團采購配送中心詢價、定標，并下發(fā)采購通知→由申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續(xù)。

4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資：

①集團采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應商；

②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負責人審核→總裁辦匯總審核→集團領導審批（按照權限）→由申購部門/單位實施采購、辦理結算等相關手續(xù)。

5、上述申購流程中采購通知均須提供一份給價格監(jiān)督部。該部有權對價格進行抽查，對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進行查處。

四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實施，此前下發(fā)的相關規(guī)定、辦法與本制度不一致者，則按本制度執(zhí)行。集團下屬各公司及外地分公司參照執(zhí)行。

五、本采購管理制度范本由集團采購配送中心負責解釋。

第4篇 企業(yè)集團采購管理制度

集團企業(yè)采購管理制度

一、總則

(一)、為規(guī)范本集團及下屬生產企業(yè)的采購工作,特制定本制度。

(二)、本制度適用于集團公司及集團下屬各生產企業(yè)的采購活動。

二、采購原則

(一)、嚴格執(zhí)行詢議價程序

凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。

(二)、合同會簽制度

固定資產的采購合同,必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業(yè)總經辦、設備維修部共同參與,調研匯總各方意見,經公司分管領導審核,總經理批準簽約。屬集團采購的項目,應報總裁批準。

(三)、職責分離

采購人員不得參與物資和服務的驗收,采購物資質量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應由采購部根據(jù)合同要求及有關標準與供應商協(xié)商完成。

(四)、一致性原則

采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經審核后,差值不得超過請購量的5%~10%。

(五)、最低價搜尋原則

采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化采購。

(六)、廉潔制度

所有采購人員必須做到:

1、熱愛企業(yè),自覺維護企業(yè)利益,努力提高采購材料質量,降低采購成本。

2、加強學習,提高認識,增強法治觀念。

3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。

4、嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。

5、工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

6、努力學習業(yè)務,廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。

(七)、招標采購

凡大宗或經常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式,由生產、質量、財務、審計、采購、總經辦等相關部門共同參與,定出一段時間內(一年或半年或一季度)的供應商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。

對于價格隨市場變化較快的材料,除縮短招標間隔時限外,還應隨著掌握市場行情,調整采購價格。

三、采購程序

(一)、供應商的選擇和審計

1、原輔材料的供應商必須證照齊全,具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試,征得生產、質量部門同意。必要時,報有關管理部門批準備案。

2、對于大宗和經常使用的商品或服務,采購部應較全面地了解掌握供應商的 生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好業(yè)務記錄,會同企業(yè)生產、質量、采購部門對供應商定期進行評估和審計。

3、固定資產及零星物資采購在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。

4、為保證原、輔、包材質量的穩(wěn)定,供應商也應相對穩(wěn)定。

5、為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對于生產運營所必需的商品,應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨,以保證貨源、質量和價格合理。

6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資,每年度根據(jù)部門預算計劃統(tǒng)計造表交采購部門,向三家以上供應商詢價,經有關部門及采購部門綜合評估后,選擇合適的供應商,簽訂特約供貨協(xié)議,定期結算。

(二)、采購程序

1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預算 銷售計劃――→生產計劃――→資金預算

2、固定資產及其他零星物品的申請,由各使用部門填寫請購單,寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量標準、技術指標、制作工藝、材質、要求到貨日期等,由部門經理簽字上報分管領導批準,交集團采購部門。

3、采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購部門協(xié)調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成,報主管領導審批。 生產、質量、工廠維修、使用部門負責采購材料的適用性,財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的審核,法律部門負責合同條款的審查,審計部門負責合同的事前審計和事后財務審計。采購部門負責合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方和生產廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯(lián)系售后服務事宜。 凡由集團采供部代各生產企業(yè)采購的物資,采購合同簽訂后,由集團采供部采購人員將合同傳真至生產企業(yè)采購部。

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nbsp;4、計劃、倉儲主管負責計劃匯總、接貨、記錄,接收報告的出具。倉儲、質量部門負責原輔包材的驗收,并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團采供部。設備由申請部門、工程技術部門驗收,并出具驗收報告。

(三)、中藥材采購:

1、中藥材一般應實行招標采購,由于其價格隨市場行情波動較大,一般3月需重新組織招標一次。

2、在招標確定了供應商以后,應通過市場調研,上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息,與供應商協(xié)商,不斷調整價格。

四、審計監(jiān)督

采購全過程進行財務監(jiān)督和審計。

在采購招標、采購詢議價、合同簽訂和采購結算過程中,除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外,財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查,審計部門主要負責合同條款的審核和財務支付的事前事后審計。

采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質詢。

第5篇 公司企業(yè)公款采購物品廉政責任制度

公司(企業(yè))公款采購物品廉政責任制度

為嚴格執(zhí)行廉政紀律、防止采購交易中索賄、受賄、收受回扣、禮品等不廉潔行為的發(fā)生,保證采購物品質優(yōu)價廉,特制定本廉政責任制度;

一、公司黨組授權委托公司財務科負責對公司機關設備添置和維修物品的采購,公司小車修理廠、機關餐飲服務部負責對本業(yè)務范圍內的各種物品的采購工作。

二、公款采購物品嚴格按程序辦事,公司機關凡需采購的物品,首先由維修、使用單位填寫維修使用物品申報單,經分管局領導審核后報公司主要領導簽批,采購人員按簽批意見進行采購。

三、采購物品實行定點采購和非定點采購的辦法進行,凡大綜或成批物品應定點采購,并與供方簽訂廉政責任協(xié)議書,急用和小件物品可實行非定點采購。

四、公款采購物品必須嚴格遵循“貨比三家”、“公開、公正、擇優(yōu)”的原則,盡量采取到廠家進貨,不進二手貨,通過多家比較后確定選購點進行選購。

五、公款采購物品,要確保采購物品量足質優(yōu)化價廉,不準購進以劣充優(yōu)的物品。

六、采購業(yè)務人員在采購經濟交往中要認真履行職責,嚴格遵守廉政紀律,不搞人情交易,不準收受禮物、禮品、回扣及有價證券,不準占用供方單位交通工具和通訊工具,不準在供方報銷與業(yè)務無關的各種有價票據(jù)。

七、采購物品必須按以上制度執(zhí)行,公司紀檢、監(jiān)察每季度對公款采購情況定期檢查一次,檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時向局黨組報告,并嚴肅查處。

八、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第6篇 適用性企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度目的：規(guī)范采購操作和方法，采購的質量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。本企業(yè)采購管理制度規(guī)范適用于公司的設備、工具、成型軟件和固定資產（不含公司長期代理產品）等采購的控制。

一、企業(yè)采購管理制度目的

規(guī)范采購操作和方法，采購的質量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。

二、 企業(yè)采購管理制度適用范圍

本規(guī)范適用于公司的設備、工具、成型軟件和固定資產（不含公司長期代理產品）等采購的控制。

三、 企業(yè)采購管理制度定義

1、 供應商：是指能向采購者貨物、工程和服務的法人或組織。

2、 合格供應商：是指公司程序評審可以與公司合作的供應商。

3、 購物申請單：是需求需要采購管理制度的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有經理和審核權限簽批。

4、 供應商選擇考察表：是確立為公司供應商前對供應商評估的表格，由采購主管對供應商考察并填寫此表，填寫完畢后交商務經理與運作中心總監(jiān)時行審批。

5、 供應商考核表：是每財年度對供應商交貨準時率、品質和售前售后服務等考察的的表格，考核決定與該供應商合作。

6、 終止供應商的報告：是指供應商惡劣服務、嚴重品質情況或考核不合等與其終止合作的報告，此報告由權責向采購中心，由采購主管填寫逐級上報審批。

7、 抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品檢驗的參照標準，由技術或權責編寫交采購中心匯總成冊。

8、 貨物檢驗報告：是貨物驗收和人員對貨物驗收后對所采購貨物給出驗收報告和意見。

四、 企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度必潔自律，嚴守工作紀律。不供應商禮金、禮品和宴請；

遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；

能按質按量地采購到所需物品；

供應商選擇、評價、甑選以供應商供貨質量；

采購的事前管理，的設備價格信息檔案，以地控制和降低采購成本 并采購質量；

科學、客觀、地收貨質量檢查；

好與供應商的關系，幫助供應商解決的問題；

分析采購工作，改進流程、規(guī)范和采購標準，有助改進公司和供應商服務的建議；

采購文檔的存檔、備份工作；

在公司需求的基礎上最大限度降低采購成本；

所有采購， 事前批準，未經計劃并報審核和批準， 除急購外采購，急購需在申請單上注時“急購”，并由總經理補批；

凡特性的物品，盡最大以計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購依計劃請購，然后

辦理采購；

采購物品在條件相同的前提下應在正在或已確認的供應商處購買， 隨意變更供應商；

五、 企業(yè)采購管理制度供應商選擇標準

企業(yè)采購管理制度的市信用和的售前、售后服務能力和服務意識；

注冊資金50萬的納稅人；

健全的商務管理流程和制度；

的財務狀況，可以七天帳期；

優(yōu)勢的產品資源；

有利于我公司的供配貨地理區(qū)位的合作；

六、企業(yè)采購管理制度供應商選擇、評價和終止辦法

供應商的資質直接關系到供貨的質量、售后服務和重大產品問題的等儲多問題，更有重大品質、售后事件等的、反應的性都與供應商本身的資質、能力。有必要地篩選、考核供應商，合格供應商制訂終止辦法。

對供應商資信由高到低分為a、b、c、d四類。定類辦法參見《供應商考核辦法及考核表》。

第7篇 企業(yè)必備采購管理制度

一、采購管理制度目的:

為加強集團系統(tǒng)內部采購管理,規(guī)范采購申報程序,統(tǒng)一驗收標準,嚴格控制成本,合理調配、利用物質資源、嚴明采購紀律,特制訂本制度,下面是某****地產集團有限公司采購管理制度范本。

二、采購管理制度原則:

1、嚴格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則;

2、嚴格遵守集團采購配送中心統(tǒng)一詢價定標的原則;

3、嚴格遵守“三個三”原則。

(一)選購三原則:

(1)一種物品采購各部分別找三家

(2)一種物品分別報三家

(3)一種物品最后定一~三家

(二)定購三原則:

(1)同類物品質量最優(yōu)

(2)同類物品價格最低

(3)同類物品的供應商服務最好

(三)驗收三原則管理制度:

(1)由集團采購管理制度配送中心、使用部門、資產管理部門等部門共同參與驗收

(2)經參與驗收的各方代表簽字方能視為有效

(3)發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產品,一票否決,堅決退換

三、采購管理制度范本立項程序及申購流程:

1、固定資產(含車輛):

申購部門/單位填寫“固定資產購置審批表”→主管領導審批→集團資產管理部門意見→集團公司領導批示→集團采購配送中心詢價定標、并下發(fā)采購通知→申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續(xù)。

2、低值易耗品:

申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負責人審批→主管領導審批→集團采購配送中心詢價定標、并下發(fā)采購通知→申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續(xù)。

3、辦公文具、耗材類:

(1)辦公文具類申購流程:集團采購配送中心按“三個三”原則,確定年度供應商:

①計劃內:申購部門/單位每月初填寫“恒大集團月份文具用品/申購表”(辦公文具限額10元/人·月)→部門負責人審核→由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關結算手續(xù);

②計劃外:申購部門/單位填寫呈批報告→集團主管領導審核 →集團采購配送中心詢價定標、并下發(fā)采購通知→申購部門/單位辦理結算等相關手續(xù)。

(2)耗材類申購流程:

①計劃內:申購部門/單位每月初填寫“恒大集團耗材申購表” 部門負責人審核→信息中心匯總審核→集團總裁審批→集團采購配送中心詢價、定標,并下發(fā)采購通知→由申購部門/單位辦理結算手續(xù)。

②計劃外:申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負責人審核→主管領導審批→集團采購配送中心詢價、定標,并下發(fā)采購通知→由申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續(xù)。

4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資:

①集團采購配送中心按“三個三”原則,確定年度供應商;

②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負責人審核→總裁辦匯總審核→集團領導審批(按照權限)→由申購部門/單位實施采購、辦理結算等相關手續(xù)。

5、上述申購流程中采購通知均須提供一份給價格監(jiān)督部。該部有權對價格進行抽查,對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進行查處。

四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實施,此前下發(fā)的相關規(guī)定、辦法與本制度不一致者,則按本制度執(zhí)行。集團下屬各公司及外地分公司參照執(zhí)行。

五、本采購管理制度范本由集團采購配送中心負責解釋。

第8篇 集團企業(yè)采購商務管理制度

某集團采購商務管理制度

(接受訂單-申請編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)

一、采購原則:具備條件,方能進行采購。

1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。

2、依據(jù)市場分析和預測,確能保障銷路。

3、依據(jù)總公司任務或者月季預算。

二、采購審批規(guī)定。

1、商品購入一律實行訂單管理制,凡是采購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內部進貨還是當?shù)夭少?均需要填寫采購定單。

2、各分公司采購商務根據(jù)本公司庫存、銷售情況,以及隨時收集的儲運和銷售人員提出采購建議,及時填寫請購通知單,并上報至主管業(yè)務部門經理。

3、主管業(yè)務部門經理根據(jù)市場及經營情況審批合理采購計劃,并簽字認可后,報業(yè)務副總經理或總經理審批。

4、經總經理審批后采購訂單由采購商務員統(tǒng)一執(zhí)行。

(1)集團內部統(tǒng)一購貨,由采購商務人員統(tǒng)一向集團內各分公司訂購,確認采購訂單生效。

(2)集團外部購入,由采購商務員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認采購訂單生效后向商務統(tǒng)計崗申請外購商品編號。

5、分公司采購商務員確認采購訂單生效后,應于當日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲運、統(tǒng)計、財務主管。

6、財務人員根據(jù)采購訂單對到貨后入庫金額進行復核、監(jiān)控。儲運商務根據(jù)采購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨準備,對貨物到貨周轉情況提供信息。財務主管對資金作出合理安排。

7、對未按定單方式進行管理的商務及負責人進行經濟處罰。

8、定單按月分類單獨歸檔、備查。

三、接受采購訂單流程。

1、采購商務接受由銷售業(yè)務部門經理所下采購訂單。

2、采購商務審核銷售業(yè)務部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務部門,發(fā)出合格采購訂單。

3、采購商務將采購訂單發(fā)給儲運商務,由儲運商務做接貨準備。

4、采購商務負責將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應商。

四、進口商品付稅、付匯流程。

1、銷售業(yè)務部門發(fā)出付稅或付匯通知。

2、資金商務填寫支票借款單,到財務部審批備案。

3、資金商務傳遞數(shù)據(jù),通知財務部當日用款。

4、資金商務持簽字后借款單到財務部借支票。

5、資金商務將支票送到海關或銷售業(yè)務部門。

6、每周由資金商務報給財務部資金計劃,每季報銷售業(yè)務部門作資金盤點。

五、聯(lián)系供應商和貨運公司、進口商品報關、在途商品監(jiān)控管理。

1、目的。

(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責任和關系。

(2)監(jiān)控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。

(3)在途商品管理工作側重于對貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額及供應商發(fā)運能力控制。

(4)跟蹤集團公司和供應商及分公司之間調撥商品在途時間、數(shù)量和金額,為相關部門提供真實和準確在途信息。

2、國內在途意義。

(1)為貫徹集團公司物資管理目標,在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務部開展了國內在途業(yè)務。

國內在途:主要指分公司之間因內部銷售而產生在途商品。

(2)在途商品定義:貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權,正在運輸途中或已運達企業(yè)但未驗收入庫商品。

3、國內在途目的。

(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務部門、運輸公司、分公司各方面責任。

(2)對分公司在運輸途中產生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進行監(jiān)控,縮短運輸時間,加快物資流通速度,提高資金周轉速度。

(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù),掌握物流信息,根據(jù)在途數(shù)據(jù)進行分析,發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。

4、在途商品確認。

集團公司財務部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據(jù)和商務部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時傳送到相應分公司商務統(tǒng)計崗并經對方確認生效后,即視為在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商務統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后,根據(jù)實際到貨數(shù)量統(tǒng)計本公司在途情況,并逐日向集團公司商務部傳送在途數(shù)據(jù)。對超出正常期限在途商品標注、說明,便于供應商及時協(xié)調與解決。對未按規(guī)定進行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時準確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔,同時責任人應寫出書面報告上報總經理。

6、國內操作流程。

(1)集團公司商務部采購商務員將到貨清單遞交商務統(tǒng)計。

(2)商務統(tǒng)計根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計算在途時間。

(3)商務統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達商品差異表傳遞財務部。

(4)財務部依據(jù)商務統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。

(5)商務統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關部門。

(6)對在途時間監(jiān)控:掌握商品貨運周期。同時,注重發(fā)現(xiàn)長期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業(yè)務部門盡快解決提高物流周轉速度,加快資金周轉,搶占市場。

(7)對商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務部門加緊運輸力度,加速資金周轉。

(8)對供應商監(jiān)控:體現(xiàn)在運輸貨物能力和返款速度,供應商發(fā)運能力高低直接影響貨物周轉速度,周轉速度越快越有助于分公司降低貨物風險系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉及利潤取得

(9)生成結果:對分公司在途商品管理,側重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時間,供貨商運作能力方面提供在途信息。

7、國內在途程序所需數(shù)據(jù):財務數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計結存。

(1)銷售數(shù)據(jù):資金商務收款臺銷售庫數(shù)據(jù)(已銷數(shù))和庫房提貨數(shù)據(jù)(已提數(shù))進行核對后,生成已銷已提商品數(shù)據(jù)庫,包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數(shù)量、單價、金額等內容。

(2)入庫數(shù)據(jù):各分公司商品入庫數(shù)據(jù)包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數(shù)量、單價、金額等內容。

8、核對依據(jù):以銷售方發(fā)票號作為核對依據(jù),依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號,同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進行核減生成各地在途商品信息。

9、國外在途商品管理。

(1)定義。

〈1〉在途存貨:包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權正在運輸途中或已運達公司尚未驗收各種存貨。

〈2〉商務部在途商品:進口商對集團公司進行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運抵各目的地商品。商務部對在途商品管理主要通過核對進口商發(fā)票和分公司入庫單據(jù),監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側面反映物資流通狀況。

(2)意義。

〈1〉開展進出口商在途管理,跟蹤進出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責任和關系。

〈2〉監(jiān)控進出口商至集團公司或分公司物資流通過程,對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進、出口商運作能力,降低風險系數(shù)。對在途商品管理工作,側重于對長期在途商品及進出口商發(fā)運能力控制。

10、具體物控工作流程。

(1)工作內容:依據(jù)進口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息,獲取在途數(shù)據(jù)。

(2)進口商發(fā)貨,商務部采購商務接收各種發(fā)貨資料流程。

〈1〉商務部采購商務每日接收進口商和銷售業(yè)務部門各種發(fā)貨資料。進口商涉及單據(jù)有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務部門單據(jù):貨物清單。

〈2〉商務部采購商務整理各種單據(jù),并分別在登記本中詳細記錄。

〈3〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數(shù)量、金額,保證單據(jù)配套性、一致性。

〈4〉核對裝箱單與銷售業(yè)務部門貨物清單。檢驗單據(jù)中發(fā)票號、發(fā)運編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業(yè)務部門制定分貨計劃,還提供貨物運抵不同目的地、運輸方式、預計到貨時間。

〈5〉依據(jù) 進口商發(fā)貨單 核查每周進口商發(fā)貨規(guī)模。

〈6〉單據(jù)核對過程中,針對有問題單據(jù)向有關各方(進口商、銷售業(yè)務部門)進行必要信息反饋,補充、更正單據(jù)信息,最終進行存檔、備查。

〈7〉各種單據(jù)審核無誤后,將進口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。

(3)貨物抵庫,商務部商務統(tǒng)計核減在途流程。

〈1〉貨物抵庫,采購商務人員填寫到貨登記單和入庫單。

實物運抵集團公司,采購商務按到貨、入庫流程,依據(jù)實到貨數(shù)量填寫相應 國外到貨登記單 和 入庫單 實物運抵各分公司,銷售商務開制 銷售小票 和內容相對應 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫,采購商務在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。

〈2〉每日采購商務在途崗接收商務統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單,在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應交接手續(xù),記錄在冊。采購商務在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關內容,檢驗單據(jù)中各項填制內容是否一致。

〈3〉審核過程中注重進口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應關系(一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對應一張入庫單;一張到貨登記單可對應多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。

〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動核減發(fā)票信息,通過報表顯示在途變化情況。

(4)單據(jù)查詢流程。

(5)報表預覽、打印流程。

(6)在途數(shù)據(jù)傳輸流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。

〈2〉分析角度:在途時間、在途數(shù)量、金額、進出口商運作能力。

〈3〉分析重點:統(tǒng)計長期在途商品(在途時間超過一個月),定期向銷售業(yè)務部門反饋,促使銷售業(yè)務部門盡快解決。

11、損失調賬:貨物在運輸過程中,因丟失、損壞而產生差異情況,在途崗與銷售業(yè)務部門協(xié)商后,進行賬面調整。

(1)屬于進出口商責任,造成貨物丟失調賬方法。

〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務部門查清責任,落實賠償事宜。

〈2〉銷售業(yè)務部門開制銷售小票,將丟失貨物進行銷售,即視同銷售給索賠責任人。

〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,采購商務在途崗核減在途商品。

(2)屬于運輸公司責任,致使貨物丟失調賬方法。

〈1〉銷售業(yè)務部門在確認貨物丟失的同時通知商務部。

〈2〉銷售業(yè)務部門落實賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務部(要求通知單有銷售業(yè)務部門經理簽章,附有賠償款的證明資料)

〈3〉商務部商務統(tǒng)計依據(jù)索賠通知單,核減在途差異。

12、代運商品:索賠、贈品、配件、樣機等貨物。

(1)辦理原則:所有權屬于集團公司銷售業(yè)務部門,無價格或價格為零代運商品,運抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。

(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時,定期反饋代運商品在途情況,督促銷售業(yè)務部門盡快辦理入庫。

13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。

(1)分公司各銷售業(yè)務部門在途商品一覽表。

控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品,應及時提請銷售業(yè)務部門重視,確定貨物滯留原因,加速運輸,縮短貨物周轉時間,降低或減少貨物風險。

(2)分公司銷售業(yè)務部門主要商品進貨概況(按商品大類)。

按銷售業(yè)務部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。

14、匯總分公司在途時間一覽表。

(1)分公司入庫商品貨運周期一覽表。

(2)分公司在途商品在途時間一覽表。

〈1〉控制入庫商品運輸周期,加快運輸力度。

〈2〉明確在途商品在途時間,及在途商品占壓資金量大小。

〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運能力,加速貨物周轉,降低風險系數(shù)。

六、商品到貨、驗收、入庫管理。

(一)商品到貨、接貨和驗收管理。

商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗收前期準備工作,其工作好壞直接影響到商品驗收工作質量。為保證商品到貨和驗收工作及時準確完成,提高驗收效率,要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質量和運輸情況進行檢查和確認。采購商務認真按照要求填寫單據(jù),保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎。

1、接貨規(guī)定:分公司采購商務每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當日通知儲運商務,以便其及時組織人力、物力,調劑存貨場地。

2、操作流程。

(1)采購商務必須提前三天將需入庫商品詳細清單交給儲運商務,確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。

(2)商品抵達指定庫房后,采購商務和儲運商務依據(jù)到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質量,是否破損,把好入庫前數(shù)量、質量關。

(3)商品驗收后,采購商務立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準確、內容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號處填寫供應商全稱。詳細填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。如果發(fā)票未到達,待采購商務拿到發(fā)票后,填寫 入庫單 備注欄 。單獨注明有外包裝破損或質量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認,各分公司內部調撥商品也要填寫《到貨登記單》。

(4)《到貨登記單》填寫后,必須由采購商務、儲運商務共同簽字確認后方可有效。

(5)商品到庫當日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內辦理入庫手續(xù),儲運商務有權拒絕發(fā)貨并責成當事人寫出書面報告報總經理或授權人對其進行處理解決。

(6)采購商務和儲運商務應妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務統(tǒng)計根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性,同時便于核減在途數(shù)量。

3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時,儲運商務要求采購商務重新辦理。

(1)有涂改痕跡,內容和項目不清楚和不完全。

(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。

(3)數(shù)量不正確。

(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。

第一聯(lián)、采購商務,第二聯(lián)、儲運商務,第三聯(lián)、商務統(tǒng)計,第四聯(lián)、財務會計。

(二)商品驗收入庫管理。

1、入庫目的。

(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準確性、及時性、完整性。

(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎數(shù)據(jù),保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務部門服務。

(3)把好審核關,為財務成本核算準確及時提供必要條件。

2、入庫操作辦法。

(1)商品驗收完畢,填寫《到貨登記單》后,采購商務依據(jù)《到貨登記單》內容在當日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。采購商務在辦理入庫手續(xù)時,根據(jù)《到貨登記單》到商務統(tǒng)計處核對商品編號,無誤后及時填寫《商品入庫單》。

(2)入庫單由采購商務填寫,儲運商務簽字。

〈1〉按單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)。

〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。

〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。

〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應商名稱。

〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間,按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。

〈6〉相關人員填寫姓名及人員編號。

〈7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務員字跡清楚、內容完整、數(shù)據(jù)準確和及時迅速。

(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購商務應根據(jù)實際到貨數(shù)量,隨時辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。

(4)儲運商務先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。

(5)填寫好入庫單應由儲運商務簽字審核,傳真fa*件與原件核對,到貨登記單與入庫單核對后,并確認后蓋章 貨收訖 后,方能生效。入庫單不得涂改。

(6)消耗品和不必逐個檢驗商品,由采購商務和儲運商務共同清點數(shù)量后,當時辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。

(7)儲運商務依據(jù)庫房情況整齊碼放,及時建立、增加垛卡,登賬。

3、出現(xiàn)錯誤情況,儲運商務拒絕辦理。

(1)有涂改痕跡,項目內容不清楚,不完全。

(2)缺少采購商務和總經理或授權人簽字。

(3)商品項數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。

(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。

(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。

第一聯(lián)、儲運商務記賬,第二聯(lián)、財務會計存檔,第三聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬,第四聯(lián)、采購商務存查。

5、入庫核算:商品、材料入庫后,經辦人應持入庫單第二聯(lián)(即財務聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時到財務部辦理付款或報銷手續(xù)。財務根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經復核無誤后及時做商品增加賬務處理。

(三)外購商品管理。

1、外購商品規(guī)定:由于經營需要而到集團外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。

2、操作流程。

(1)采購商務或銷售人員進行采購前,應填寫 請購通知單 由總經理或授權人簽字確認后方能到財務借款外購。

(2)借款后必須在一周內辦理完驗收、報銷手續(xù)。

(3)采購商務或銷售人員在進行賒銷采購前,應由總經理或授權人簽字同意,并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ,同時單據(jù)上加蓋本公司公章方能進行欠款采購。

(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時必須持入庫單、與之對應銷售單,并持實物進行驗收。

(5)特殊情況不能持實物驗收,應經過總經理或其授權人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。

(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時到儲運商務處驗收后加蓋 貨收訖 章,方能到財務報銷。

(7)銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致,銷售金額必須大于入庫金額,確保有合理毛利。

(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。

(9)必須由采購商務或指定專人辦理采購、報銷、驗收手續(xù)。

(10)外購商品不允許做欠款銷售。

(11)如不符合規(guī)定,應報分公司總經理審批后方能辦理驗收手續(xù)。

(12)一次性外購為便于統(tǒng)計與管理,應把入庫單與銷售單捏對粘貼,進行入賬和留存。

(13)所有外購商品實行比率控制,一般不得超出當期進貨額(除稅)7%,特殊情況需報分公司管理部門批準。

(14)商務員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個人行為,并不代表公司名義,公司不承擔任何責任。

3、有關一次性外購特殊規(guī)定:非本公司主營產品,為滿足用戶特殊要求或為銷售合同執(zhí)行,而一次性采購商品。

(四)暫存商品管理。

1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。

(1)接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴重質量問題暫不能辦理入庫商品。

(2)由采購商務負責與供應商交涉聯(lián)系解決某些問題,而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。

(3)公司已經處理后積壓及報廢商品。

(4)由于其他原因經總經理批準暫時放置庫房里商品。

(5)待點驗商品:商品已到,尚待驗收入庫商品,當月份終結,仍應包括在 商品采購 賬戶余額內。

2、規(guī)定。

(1)暫存商品應單獨設置庫區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。

(2)進入暫存庫貨物應填寫《暫存入庫單》,領取暫存庫貨物應填寫《暫存出庫單》。

(3)對于暫存庫貨物,應設立備查賬,隨時登記入庫、出庫情況。

(4)對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報總經理或授權人對當事人進行處理解決。

(5)單據(jù)格式及使用說明:第一聯(lián)、經辦人存查,第二聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬,第三聯(lián)、儲運商務記賬。

(五)購入商品計價:按實際價值入賬:買價+買方負擔外埠運費、裝卸費、保險費+途中合理損耗+關稅估價。

1、集團公司內購入存貨:其估價入庫依據(jù)應是集團公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。

2、集團公司外購入存貨,其估價入庫依據(jù)應以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。

3、凡是按估價成本入賬,在收到發(fā)票等結算憑證后均需調整為實際成本。

(1)如估價金額與實際金額一致,只做賬務分錄調整,可用原入庫單復印件。說明內容:原入庫單號、估價賬務時間、憑證號。

(2)當估價金額與實際金額不一致時,必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財務據(jù)此處理賬務。

4、公司用現(xiàn)金采購進貨要有供應商已收款證明,收取供應商進貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。

5、如果供應商不開進項發(fā)票,則公司采購進貨費用不能通過銀行結算,支付現(xiàn)金或通過內部賬戶。

6、進貨發(fā)票在同一個月內入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價入賬。

7、暫估價入賬需要有上一批次進貨發(fā)票復印件或暫估價抵扣憑證。

8、供應商銷貨清單即本公司進貨清單,需要有發(fā)票專用章和財務專用章,填寫不含稅價。

第9篇 食品企業(yè)采購結算管理制度

山東惠發(fā)食品有限公司發(fā)布采購結算管理制度

受控狀態(tài)：

發(fā)放編號：

編制：采購部

審核：

批準：

Q/SHF-GCG-009-2011

Q/SHF

山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標準

采購結算管理制度

1．目的

明確采購付款的過程及節(jié)點控制，做好預付帳款、應付賬款、現(xiàn)金用款的管理，加強公司現(xiàn)金內部控制和管理，確?，F(xiàn)金業(yè)務安全、準確運營的制約和監(jiān)督。

2．適用范圍

本流程適用于所有與采購用款管理環(huán)節(jié)有關的部門和人員。

3．職責

3.1采購部控制好采購付款節(jié)點，使付款計劃與財務支付能力的平衡。

3.2采購部負責根據(jù)采購計劃及預算，編制《用款申請單》。

3.3采購部負責協(xié)同財務與供應商對賬，定期安排付款。做好應付賬款的日常管理，保證每筆業(yè)務的正確性。

3.4企管部審核款項，使匯款業(yè)能順利開展。核對訂單與入庫單及發(fā)票是否完全一致。

3.5企管部制約并監(jiān)督現(xiàn)金業(yè)務的運營。

3.6總經理負責應付賬款的審核和審批。

3.7財務部負責應付賬款對賬的日常管理和監(jiān)督事務。

3.8財務部負責付款、支款和做好相關賬務記錄。

4．工作程序及要求

4.1預付款：

41.1采購部與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協(xié)商、談判，雙方達成一致意見后，確定采購的付款方式為預付款采購

4.1.2經采購經理及總經理審批后雙方簽訂采購合同

4.1.3合同簽訂后，采購部根據(jù)企業(yè)生產、經營的實際需求發(fā)出采購訂單，詳細說明采購貨品的數(shù)量、質量要求、技術指標要求、價格、交貨日期等內容

4.1.4采購部相關人員根據(jù)采購訂單預算情況，計算預付款數(shù)額，填寫《預付款申請書》報采購經理、企管部、總經理審批。

4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應商，注明貨物名稱、數(shù)量及到貨時間。

4.1.5.2供應商接到傳真，根據(jù)訂貨內容備貨。

4.1.6.1采購部通知供應商發(fā)貨，供應商安排裝車。

4.1.6.2供應商裝車完畢，傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數(shù)量、金額。還必須蓋上供應商的公司公章，附有物流司機簽字。

4.1.6.3采購部接到傳真，核對無誤。憑裝車單傳真件及用款申請單通知財務匯款。

4.1.7財務部按照相應程序將貨款劃入供應商賬戶，保存好匯款或付款憑證，同時通知供應商查收款項并開具發(fā)票

4.1.8.1采購部與供應商溝通，確認款到后通知供應商發(fā)貨，并安排接貨。

4.1.8.2貨到后，如有余款未付請，采購部持入庫單和檢驗單報企管部審核，總經理審批，安排付清余款。

4.1.9.1財務部付清余款，通知采購部.

4.1.9.2采購部與供應商溝通，確認余款是否收到。并稽催供應商盡快開具發(fā)票并郵遞至我司。

4.1.10財務部收到發(fā)票后入賬，做好記錄。

4.2現(xiàn)金：

4.2.1采購部根據(jù)各部門需求制訂采購計劃，報采購經理審核和企管經理審批。

4.2.2采購部根據(jù)企業(yè)實際生產、經營的需要及庫存情況，確定單項采購項目；根據(jù)采購項目的當期市場狀況、價位等，采購部確定此項采購項目所需費用，編制采購預算。

4.2.3.1采購人員根據(jù)采購項目預算，填寫《借款單》，報采購經理審核。

4.2.4企管經理對采購項目及借款進行審批，通過后，財務部按照相應程序支付借款。

4.2.5采購人員進行采購活動，根據(jù)企業(yè)的實際要求，對所要購買的貨品進行比較、選擇。

4.2.6交易達成后，采購部與之結算貨款并索取發(fā)票

4.2.7采購人員整理各項單據(jù)，詳細列明各項費用情況，填寫《報銷單》，交采購經理、企管部、總經理審批，報銷采購費用。

4.2.8財務部做好會計記錄，登記各類賬目，相應單據(jù)存檔備查。

4.3應付款：

4.3.1采購人員根據(jù)采購合同的付款約定，收集采購訂單、入庫驗收單等相關單據(jù)及記錄，核對合同的執(zhí)行情況，匯總應付貨款款項。

4.3.2采購部、財務部每月定期與供應商對賬.

4.3.2.1本地供應商持入庫單客戶聯(lián)來我司對賬，月結供應商每月27號對賬。采購會計協(xié)同財務應付會計與供應商對賬無誤后，公司財務出納根據(jù)應付金額寫欠條交給供應商。

4.3.2.2外地供應商每月27號發(fā)上月25好至本月的業(yè)務對賬單，對賬單需蓋供應商公司公章。采購會計負責對賬單的審核工作，審核無誤后簽字存檔。并復印一份給財務應付會計進行復核。復核中發(fā)現(xiàn)賬務不一致是及時追查原因，并做相關處理。

4.3.3.1采購會計根據(jù)供應商對賬結果，協(xié)同財務部應付賬款會計，編制每月的應付賬款表。

4.3.4采購部供應商主管核對應付款表，在應付款表上填寫付款金額，報總經理審批。

4.3.5財務部根據(jù)審批后的實際付款金額安排付款。

4.3.6財務部將付款回單復印件一份轉采購部，通知采購部款已付。采購部通知供應商結款

4.3.6.1本地供應商每月15號憑我司出納開具的欠條，采購人員通知供應商取款結賬。

4.3.6.2外地供應商，采購人員通知供應商自行查收款項是否到賬。

4.3.7采購部進行付款記賬。

付款目前主要有三種形式

a.現(xiàn)金：隨機接到財務結算記賬員電話通知，近期付款情況。采購會計根據(jù)結算記賬員提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。

b.轉帳支票：隨機接到財務結算出納電話通知，近期支票付款情況。采購會計根據(jù)出納提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。

c.銀行匯款：采購會計根據(jù)采購員填寫的用款申請單綠聯(lián)記賬。

5．參考資料

5.1《山東惠發(fā)食品有限公司采購用款申請單》

5.2《山東惠發(fā)食品有限公司采購合同》

5.3《借款單》

5.4《貨比三家記錄表》

5.5《月應付款批款表》