第1篇 x小學(xué)檔案室管理制度
小學(xué)檔案室管理制度
一、檔案的建立
(一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。
(二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。
二、檔案立卷歸檔
(一)凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
(二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、編制目錄,進(jìn)袋入檔。
(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其他資料,學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。
三、檔案補(bǔ)充
(一)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
(二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號(hào)登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。
(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn),平時(shí)校長(zhǎng)室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存,每學(xué)期結(jié)束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
(一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
(二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。
五、檔案安全保密
(一)嚴(yán)守有關(guān)保密守則,加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。
(二)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙。
第2篇 小學(xué)教育科研檔案制度
威海市碼頭小學(xué)教育科研檔案管理制度
為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,不斷提高學(xué)校管理水平,使教育科研檔案更好地為教師服務(wù),為提高教育質(zhì)量服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實(shí)際,特制訂本制度。
一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要立卷歸檔。各級(jí)的立項(xiàng)課題結(jié)題二個(gè)月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料(立項(xiàng)文件、課題申報(bào)表、實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告或結(jié)題論文,以及調(diào)查材料等)立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類并裝訂成冊(cè),標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,書寫整齊,編好明碼。
三、分類存放按明碼順序分類存放,擺放整齊,存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限省、國家級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久,區(qū)、市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期,學(xué)校立項(xiàng)課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案,應(yīng)履行借閱登記手續(xù),用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印,請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
第3篇 星河小學(xué)教育科研檔案管理制度
第二小學(xué)教育科研檔案管理制度
為了使教育科研檔案更好地服務(wù)于教育科研、服務(wù)于教育教學(xué),真實(shí)全面的反應(yīng)教育科研的過程及相關(guān)成果。先根據(jù)國家、省、市檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我校教育科研工作實(shí)際,特制訂教育科研檔案管理制度。
一、教育科研檔案的內(nèi)容
教育科研檔案市教育科研工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,所以,凡與教科研工作有關(guān)的資料,都要搜集、整理、保存。從內(nèi)容上可劃分為課題檔案、綜合檔案和教師個(gè)人科研檔案,其中課題檔案是教育科研檔案的主體部分。
(一)課題檔案
課題檔案是在課題組研究過程中形成的全部資料,包括申報(bào)表,日常研究中形成的文字資料、音像資料,有關(guān)的論文,結(jié)題材料,課題重要事項(xiàng)變動(dòng)報(bào)告等。根據(jù)課題研究的不同階段,可分為前期檔案、中期檔案、后期檔案。
1.前期檔案
課題前期檔案主要包括課題申報(bào)表、課題立項(xiàng)申報(bào)材料(包括研究計(jì)劃、論證材料)、立項(xiàng)批準(zhǔn)書、課題實(shí)施方案、開題報(bào)告等。
2.中期檔案
課題中期檔案是課題檔案的核心部分,主要應(yīng)有課題實(shí)施過程中的原始材料,包括階段性研究計(jì)劃,問卷、實(shí)驗(yàn)記錄,組織培訓(xùn)、召開會(huì)議記錄等一切有關(guān)科研活動(dòng)的文字和影音記錄等,中期研究成果(包括階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書等),階段檢查記錄等。
3.后期檔案
課題后期檔案主要包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、最終研究成果、課題驗(yàn)收鑒定書、成果推廣應(yīng)用材料等。
(二)綜合檔案
綜合檔案主要包括各級(jí)教育行政部門和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)教育事業(yè)的政策法規(guī)、領(lǐng)導(dǎo)講話等指導(dǎo)性文件;各級(jí)各類有關(guān)教科研組織、學(xué)術(shù)團(tuán)體的規(guī)劃、指南、文件、負(fù)責(zé)人或?qū)＜业闹v話;本單位關(guān)于教科研的有關(guān)常規(guī)性文件法規(guī)、制度,科研規(guī)劃、計(jì)劃,科研工作總結(jié),隊(duì)伍培訓(xùn)材料,有關(guān)會(huì)議記錄、科研工作檢查記錄及科研工作中獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料,各類有關(guān)學(xué)術(shù)刊物、歷年科研成果目錄等。
(三)個(gè)人檔案
個(gè)人檔案是專職教科研人員、教師個(gè)人從事教育科研活動(dòng)的有關(guān)材料。如,教研員的學(xué)科研究資料、專題報(bào)告、輔導(dǎo)講座材料、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、論文論著等;教師的小課題研究資料、行動(dòng)研究的材料、典型教育教學(xué)案例、個(gè)人反思及專業(yè)成長(zhǎng)體會(huì)、撰寫的論文及獲獎(jiǎng)證書著等。
二、教育科研檔案的建立
(一)教育科研檔案建立的主體包括:煙臺(tái)教科院、各市區(qū)(縣)教研室(教科所)、各級(jí)各類學(xué)校。
(二)課題檔案要實(shí)行一題一檔制,分主卷和副卷。主卷主要是課題研究過程中形成的主要文件材料,即每個(gè)課題都必不可少的材料,如:課題論證書、課題研究計(jì)劃、課題申報(bào)立項(xiàng)書、課題立項(xiàng)批準(zhǔn)書、開題報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收鑒定書等。副卷是課題研究過程中的全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。主卷和副卷都應(yīng)按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。國家、省、市、區(qū)(縣)、學(xué)校各級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要按要求立卷歸檔。
(三)課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。如觀察記錄、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗?、教案、課堂教學(xué)實(shí)錄等資料都必須是在研究過程中搜集獲得的第一手資料。
(四)教育科研檔案材料的搜集,可以采取學(xué)年、學(xué)期末定時(shí)收集和工作過程中隨時(shí)收集等方法。對(duì)收集上來的資料首先進(jìn)行認(rèn)真匯總整理,然后按照資料性質(zhì)的不同進(jìn)行分類,如:文件類、參考書目類、課題檔案類等,第三合理編目,即按照一定的邏輯順序給資料編號(hào)并貼上標(biāo)簽,形成完整、科學(xué)的教育科研檔案體系。
(五)每卷檔案都要有卷首頁,包括“檔案編號(hào)、資料名稱、存檔時(shí)間”等內(nèi)容,以便于查找。最后在檔案管理冊(cè)上或電腦上登記各案卷的“編號(hào)、資料名稱”及其他有關(guān)信息。
三、教育科研檔案的管理
(一)要充分認(rèn)識(shí)教育科研檔案在教育科研中的價(jià)值。建立完善檔案管理制度,配備檔案資料柜,安排專人負(fù)責(zé)管理,并對(duì)科研檔案的歸檔時(shí)間范圍、建檔要求等做出具體規(guī)定,做到檔案管理的制度化、科學(xué)化、系統(tǒng)化,不斷提高管理和服務(wù)水平。
(二)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。將教育科研檔案的主體部分和綜合檔案中的重要內(nèi)容以及教師個(gè)人檔案中有影響的項(xiàng)目輸入微機(jī),實(shí)現(xiàn)微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。最大限度地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。
(三)檔案保管期限的要求。全國、省級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久,市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期,各縣市區(qū)及學(xué)校立項(xiàng)課題和教師個(gè)人檔案管理保管期限為短期。
(四)科研檔案的借閱利用。因工作需要借閱教育科研檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),用后按時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度,若需要復(fù)印,請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。歸還檔案材料時(shí),檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案作詳細(xì)檢查,發(fā)現(xiàn)問題要當(dāng)面指出,并問明情況及時(shí)處理。
(五)檔案要按順序分類存放,存放處要有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。檔案室(柜)必須保持清潔。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn),對(duì)破損的檔案要及時(shí)修正和復(fù)制。
第4篇 小學(xué)安全工作檔案管理制度
實(shí)行學(xué)校安全工作檔案管理記錄制度是安全管理工作中重要的組成部分，為更好的完善和規(guī)范檔案管理，特制定本制度。
1、健全和完善安全工作的檔案管理，實(shí)行檔案管理記錄制。
2、安全工作計(jì)劃、專項(xiàng)制度、措施、安全工作會(huì)議記錄、檢查記錄、各崗位操作記錄、安全教育、法制教育及各種活動(dòng)記錄等檔案都要分層次、分項(xiàng)目存檔。
3、各種檔案要規(guī)范齊全。
4、各種活動(dòng)、檢查記錄要有時(shí)間、人員、地點(diǎn)、結(jié)果、整改措施等
第5篇 小學(xué)教育科研檔案管理制度
威海市碼頭小學(xué)教育科研檔案管理制度
為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，不斷提高學(xué)校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務(wù)，為提高教育質(zhì)量服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實(shí)際，特制訂本制度。
一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要立卷歸檔。各級(jí)的立項(xiàng)課題結(jié)題二個(gè)月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料（立項(xiàng)文件、課題申報(bào)表、實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告或結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類并裝訂成冊(cè)，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限省、國家級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久，區(qū)、市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期，學(xué)校立項(xiàng)課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折，不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印，請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
第6篇 小學(xué)檔案室安全管理制度
長(zhǎng)江路第一小學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場(chǎng)所，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅(jiān)固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。
第7篇 小學(xué)學(xué)校檔案鑒定銷毀移交制度
小學(xué)(學(xué)校)檔案鑒定、銷毀、移交制度
1、嚴(yán)格按照本單位制定的《文件歸檔范圍,案卷類目及保管期限表》規(guī)定,進(jìn)行鑒定檔案材料和組裝立卷。
2、凡沒有歸檔價(jià)值的文件材料有收、發(fā)文簿上注明銷毀標(biāo)記后,保存二至三年時(shí)間即可銷毀。
3、對(duì)沒有延期保管價(jià)值的案卷,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)成員組成的鑒定小組進(jìn)行嚴(yán)格慎重的鑒別、審定登記后即行銷毀。
4、對(duì)于會(huì)計(jì)檔案,聲像檔案以及圖書資料的鑒定與銷毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、違反上述規(guī)定而造成損失者,按《檔案法》有關(guān)條文規(guī)定追究其責(zé)任。
第8篇 某小學(xué)留守兒童檔案管理制度
小學(xué)留守兒童檔案管理制度
1.留守兒童之家檔案資料實(shí)行專人管理。
2.建立健全留守兒童工作紙質(zhì)檔案、圖片檔案、光碟音響及電子檔案。
3.每一項(xiàng)全校性的工作(活動(dòng))結(jié)束后要求檔案管理員及時(shí)收集原始資料整理歸檔,學(xué)期結(jié)束前及時(shí)集中各幫扶志愿者和各班級(jí)(班主任)的關(guān)愛留守兒童工作原始資料整理歸檔。離校前所有入檔資料按要求分類整理裝訂,完成建檔任務(wù),并及時(shí)上交學(xué)校負(fù)責(zé)人審核后由學(xué)校統(tǒng)一保管備查。
4.案卷要求整潔、清晰,不得丟失。
5.留守兒童之家志愿者要及時(shí)做好平時(shí)的幫扶關(guān)愛記錄和學(xué)期結(jié)束的“留守兒童成長(zhǎng)評(píng)價(jià)記錄”,學(xué)期結(jié)束前及時(shí)將《幫扶留守兒童活動(dòng)記錄表》、《“留守兒童”成長(zhǎng)記錄表》等資料上交留守兒童之家檔案管理員歸檔。
6.班主任要定期和不定期檢查“學(xué)生結(jié)對(duì)幫扶活動(dòng)”的開展記載情況,并進(jìn)行有效指導(dǎo);根據(jù)學(xué)校計(jì)劃組織開展專題關(guān)愛活動(dòng),學(xué)期結(jié)束前及時(shí)將有關(guān)記錄表、活動(dòng)資料上交留守兒童之家檔案管理員歸檔。
第9篇 小學(xué)檔案管理制度匯編
一、檔案工作制度
(一)學(xué)校檔案管理工作有辦公室負(fù)責(zé)。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據(jù)學(xué)校工作的需要，編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為教育、教學(xué)工作服務(wù);
(二)凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊;
(三)利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，及時(shí)交檔案室存查;
(四)歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告;
(五)檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好檔案開發(fā)利用工作。
二、檔案保密制度
(一)檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度，確保檔案的安全;
(二)保密檔案的保管和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理;
(三)保密檔案要嚴(yán)格限制查閱利用范圍，查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用保密檔案，嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應(yīng)及時(shí)追查并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo);
(四)保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對(duì)失密、泄密事件要及時(shí)報(bào)告并認(rèn)真查處，情節(jié)嚴(yán)重者要追究法律責(zé)任;
(五)檔案管理人員要嚴(yán)守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。
三、檔案保管制度
(一)檔案室由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進(jìn)入檔案室;
(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個(gè)人不得私自保存檔案;
(三)檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞;
(四)檔案閱覽室及檔案室(庫)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在其周圍堆放易燃易爆物品;
(五)檔案室(庫)要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全;
(六)隨時(shí)檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施及時(shí)解決[本文由網(wǎng)站
四、檔案查閱、借閱制度
(一)查閱檔案，必須在檔案室進(jìn)行;
(二)查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認(rèn)真審查核對(duì)，不得有誤;
(三)檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時(shí)，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù);
(四)借閱檔案時(shí)間最長(zhǎng)為一個(gè)月，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標(biāo)記;
(五)歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須詳細(xì)檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。
五、檔案鑒定和銷毀制度
(一)學(xué)校行政辦公室及有關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本校保存的檔案進(jìn)行鑒定;
(二)學(xué)校檔案鑒定小組每年年初對(duì)各處室交回的檔案材料進(jìn)行鑒定，對(duì)不符合要求的檔案材料重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，決定銷毀確無利用價(jià)值的檔案;
(三)銷毀檔案需逐卷、逐件登記造冊(cè)，經(jīng)學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷毀。銷毀時(shí)必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對(duì)安全。
六、檔案統(tǒng)計(jì)制度
(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案管理員負(fù)責(zé);
(二)檔案統(tǒng)計(jì)要實(shí)事求是，如實(shí)反映客觀情況，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng);
(三)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要有：檔案機(jī)構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫房、設(shè)備情況以及上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計(jì)的其他內(nèi)容;
(四)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求報(bào)送的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料，必須按照要求統(tǒng)計(jì)、填寫，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)出;
(五)各種檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料、情況分析均應(yīng)存檔。
第10篇 小學(xué)學(xué)校查閱檔案制度
小學(xué)(學(xué)校)查閱檔案制度
1、嚴(yán)格查閱手續(xù),凡查閱檔案者須說明所查閱內(nèi)容及用途,取得檔案管理人員同意(政務(wù)、會(huì)議記錄須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意)方可查閱,外單位查閱檔案者須持單位介紹信,方可提供利用檔案。
2、愛護(hù)案卷資料,查閱檔案時(shí),禁止吸煙,不準(zhǔn)在卷內(nèi)勾畫、圈點(diǎn)、涂改、折疊、增刪、裁剪、污損和撕扯。
3、嚴(yán)守檔案機(jī)密,凡涉及到三密內(nèi)容的案卷資料不準(zhǔn)隨意傳播和擴(kuò)散,未經(jīng)批準(zhǔn),不得私自摘抄、復(fù)印、轉(zhuǎn)借、陳列、翻印、傳閱資料。
4、填寫查檔記錄,凡查閱檔案都均須如實(shí)填寫(檔案利用登記簿),出具檔案證明時(shí)必須注明全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)及頁號(hào),核對(duì)無誤和加蓋公章后方可有效。
5、查驗(yàn)歸還案卷時(shí),檔案管理人員需認(rèn)真檢查驗(yàn)收案卷,點(diǎn)交清楚,對(duì)損壞檔案者,按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定,予以嚴(yán)肅處理。
第11篇 h實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案工作制度
實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案工作制度
主管領(lǐng)導(dǎo)檔案工作職責(zé)
一、組織《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《四川省〈檔案法〉實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳教育活動(dòng),提高全局干部職工的檔案意識(shí)和法制觀念。
二、將本單位、本系統(tǒng)檔案工作納入議事日程和工作計(jì)劃,實(shí)行目標(biāo)管理,定期主持召開工作會(huì)議,切實(shí)解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物等實(shí)際問題。
三、布置檔案工作規(guī)范化管理任務(wù),提出“收、管、用”要求,并組織監(jiān)督、檢查。
四、協(xié)調(diào)檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關(guān)系。
五、組織開展本單位、本系統(tǒng)檔案人員的培訓(xùn)工作、業(yè)務(wù)考核,落實(shí)獎(jiǎng)懲。
檔案人員崗位職責(zé)
一、學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實(shí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《四川省〈檔案法〉實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī),嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
二、建立、完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度,確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。
三、對(duì)所屬單位和系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),和本單位文件的整理、歸檔和統(tǒng)一編目,促進(jìn)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、編研、保管以及提供利用等業(yè)務(wù)建設(shè)。
四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。
五、學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù),不斷更新觀念,積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新方法,不斷提升檔案管理水平。
檔案收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種門類和載體的文件,均屬收集歸檔范圍。任何個(gè)人不得對(duì)其履行職責(zé)過程中形成的文件據(jù)為己有。
二、歸檔質(zhì)量要求
各門類檔案的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。
三、收集歸檔時(shí)間
1、文書檔案于次年4月底以前整理歸檔;
2、科技文件在科技活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔;
3、會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年,次年3月底以前向檔案室歸檔;
4、音像文件在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔;
5、電子文件實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔,并對(duì)應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間進(jìn)行物理歸檔;
6、重大活動(dòng)形成的文件在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后1個(gè)月內(nèi)整理歸檔;
檔案整理制度
一、檔案整理環(huán)節(jié)
檔案整理工作由辦公室組織實(shí)施,檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)各種門類和載體的文件進(jìn)行歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作。
文書檔案由辦公室整理歸檔;會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)科整理歸檔;科技文件、音像文件、電子文件、重大活動(dòng)形成的文件由相關(guān)科室整理歸檔。
二、檔案分類排列
(一)文書檔案采用“保管期限―年度”的分類法;其他門類和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。
(二)不同門類和載體的檔案分別排列。
三、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)
文書、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案,必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。
四、檔案基本編目
(一)案卷封面、脊背項(xiàng)目填寫齊全。
(二)各門類檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定編制檔號(hào)。
(三)卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規(guī)范。
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。
二、檔案人員應(yīng)科學(xué)管理檔案,非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。
三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護(hù),配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護(hù)和使用。
四、按照規(guī)范對(duì)各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊,編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標(biāo)記。
五、節(jié)假日和重大事件發(fā)生等前后必須對(duì)檔案庫房進(jìn)行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查并作好各項(xiàng)檢查記錄;堅(jiān)持每周4次以上的庫房溫度、濕度測(cè)記,并對(duì)不在14℃―24℃溫度、45%―60%相對(duì)濕度范圍的庫房溫濕度進(jìn)行調(diào)控;保持庫房清潔衛(wèi)生,努力做到一塵不染。
六、檔案庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放非檔案物品。
檔案鑒定銷毀制度
一、根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,準(zhǔn)確地確定檔案的保存價(jià)值。
二、成立相關(guān)科室人員參加的檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組,全面負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定銷毀工作。辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào),檔案人員按照職責(zé)參加鑒定銷毀工作并對(duì)會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
三、鑒定檔案的價(jià)值要根據(jù)各種門類和載體檔案的《保管期限表》和《歸檔與不歸檔范圍表》等規(guī)定進(jìn)行。
四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對(duì)案卷逐卷逐件分析、研究的方法進(jìn)行,寫出鑒定銷毀工作報(bào)告,提出存毀意見,交鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組審查。
五、需要銷毀的檔案,必須編制銷毀清冊(cè),填寫銷毀審批表、經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)檔案局備案后方可銷毀。
六、銷毀檔案應(yīng)由市財(cái)政局、檔案館派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字,注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)和方法。及時(shí)對(duì)檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行總結(jié)。
檔案統(tǒng)計(jì)移交制度
一、建立檔案、資料的各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)準(zhǔn)確記載和統(tǒng)計(jì)室藏檔案、資料情況,做到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí),帳實(shí)相符。
二、檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳的類型:室藏檔案總量統(tǒng)計(jì)、檔案分類(門類、載體、保管期限)統(tǒng)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施統(tǒng)計(jì)、檔案人員統(tǒng)計(jì)、室藏資料統(tǒng)計(jì)、提供利用檔案統(tǒng)計(jì)、檢索工具統(tǒng)計(jì)等。
三、按照要求及時(shí)向主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作報(bào)表。
四、根據(jù)《檔案法》的規(guī)定,按照市檔案局、館的統(tǒng)一安排,向市檔案館移交規(guī)定范圍并符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案及其他相關(guān)資料。
五、檔案人員調(diào)離工作崗位,必須辦理移交手續(xù),交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接清單上簽字蓋章。遇有“帳實(shí)不符”的情況,應(yīng)查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理。
檔案利用制度
一、凡查閱檔案者,都應(yīng)當(dāng)如實(shí)填寫包括查閱目的等項(xiàng)目在內(nèi)
的《檔案利用登記表》。
二、本單位人員因工作需要查閱黨組會(huì)議記錄、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議記錄等需要保密的檔案,必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
三、非本單位人員因工作需要查閱檔案,須持有單位介紹信并辦公室負(fù)責(zé)人或分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。
四、檔案的利用一般于工作時(shí)間內(nèi)在查閱室進(jìn)行。如遇特殊情況需要借出利用檔案時(shí),必須經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)同意。且借閱時(shí)間不得超過5天,確實(shí)需要繼續(xù)利用的,應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手續(xù)。
五、查(借)閱檔案人員,不得擅自摘抄、復(fù)印、照相、翻拍檔案或借給他人;不得擅自公布檔案內(nèi)容;不得在檔案上圈點(diǎn)、勾劃、作記號(hào),更不得撕毀檔案;不得有其他有可能造成檔案損毀的行為。違者將依法追究當(dāng)事人責(zé)任。
六、檔案人員要主動(dòng)熱情提供檔案利用服務(wù),對(duì)歸還的檔案必須進(jìn)行卷數(shù)、頁數(shù)等項(xiàng)目的安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)匯報(bào)解決。同時(shí),如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》。
重大活動(dòng)檔案登記收集制度
一、登記范圍:
凡在上級(jí)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、指導(dǎo)本單位工作活動(dòng),本機(jī)關(guān)舉辦的重大的活動(dòng),新聞媒體有關(guān)本單位的重要報(bào)道,涉及本單位的重大災(zāi)情和事故,以及其它重要事件中形成的各種紙質(zhì)的、音像的、電子的文件和實(shí)物,均屬重大活動(dòng)檔案收集登記歸檔范圍。
二、實(shí)施登記:
對(duì)《重大活動(dòng)登記簿》中活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容等項(xiàng)目全面準(zhǔn)確地進(jìn)行登記,并設(shè)置卷夾,將收到的文件分類臨時(shí)存放,方便日常利用。
三、及時(shí)歸檔:
檔案室應(yīng)對(duì)重大活動(dòng)檔案的形成過程進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo);重大活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi),確定專人對(duì)本次活動(dòng)形成的全部文件,按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,一式兩套,一套交市檔案館,一套由檔案室集中統(tǒng)一管理,其他科室和個(gè)人不得據(jù)為己有。
資料收集制度
一、收集范圍
(一)反映本單位不同歷史時(shí)期的各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機(jī)構(gòu)沿革。
(二)與本單位各項(xiàng)工作有直接或間接關(guān)系的政策法令法規(guī)匯編以及其他文件匯編,各類統(tǒng)計(jì)資料,內(nèi)部通訊、簡(jiǎn)報(bào)。
(三)系統(tǒng)反映本單位活動(dòng)而編輯的剪報(bào)資料。
(四)字典、百科全書、專業(yè)辭典、手冊(cè)等工具書。
(五)有選擇地收藏一部分革命領(lǐng)袖著作以及其他圖書。
二、收集方法
檔案工作人員應(yīng)掌握本單位編印發(fā)行資料的信息,及時(shí)將資料收進(jìn)檔案室;根據(jù)利用工作反饋的信息收集或向領(lǐng)導(dǎo)建議訂購相關(guān)資料。
三、資料的整理
檔案室收集來的資料,應(yīng)按照作者(出版者)、內(nèi)容、時(shí)間、載體形式等特征進(jìn)行分類、排列、整理和編制目錄。
四、資料的管理
(一)資料由檔案人員負(fù)責(zé)管理。
(二)凡借閱資料,應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)。
(三)借閱者應(yīng)愛護(hù)各類資料,并按期歸還。如丟失、損壞,應(yīng)照價(jià)1―5倍予以賠償。
電子文件歸檔與管理制度
一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應(yīng)明確專人負(fù)責(zé),具體承辦電子文件歸檔工作,檔案室對(duì)其實(shí)施全過程管理。
二、本單位主要活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件,有參考利用價(jià)值的均應(yīng)歸檔。重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計(jì)算機(jī)程序、多媒體文件等。
三、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對(duì)歸檔范圍的電子文件制作脫機(jī)備份。歸檔電子文件一式3套,一套封存保管,一套供查閱利用,一套異地保存。需永久、長(zhǎng)期保存的電子文件,應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔;轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的,應(yīng)及時(shí)歸入相應(yīng)門類的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行管理。
四、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中,溫度控制在17℃―20℃,相對(duì)濕度控制在35%―45%,距離強(qiáng)磁物10米以上。
五、歸檔電子文件,每年抽檢一次,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采用復(fù)制的方式補(bǔ)救,但原載體保留時(shí)間不少于四年。對(duì)歸檔的電子文件的復(fù)制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等,禁用軟磁盤。
六、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng),保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀,封存的歸檔電子文件不得利用和外借。
檔案保密制度
一、檔案工作人員和利用人員要嚴(yán)格遵守《保密法》和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定,增強(qiáng)保密意識(shí),嚴(yán)守保密紀(jì)律,確保檔案安全。
二、檔案、資料的查(借)閱和摘抄、復(fù)印,要嚴(yán)格按照《檔案利用制度》進(jìn)行。
三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室,更不能擅自幫助別人復(fù)制、摘抄檔案,堅(jiān)決杜絕失泄密現(xiàn)象。
四、利用檔案人員必須遵守保密制度,不得擅自進(jìn)入檔案庫房,不得翻閱與所需無關(guān)的檔案內(nèi)容,不得泄露檔案內(nèi)容。
五、堅(jiān)持檔案保密檢查,發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時(shí)處理,若發(fā)現(xiàn)遺失、失泄密事件,應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,認(rèn)真追查責(zé)任,嚴(yán)肅處理。
四參加、四同步制度
一、“四參加”制度
(一)重要的計(jì)劃工作會(huì)議,學(xué)校報(bào)市級(jí)及其以上單位立項(xiàng)的課題、工程項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議應(yīng)有綜合檔案室人員參加。
(二)重要的科研課題審定會(huì)、產(chǎn)品鑒定會(huì),應(yīng)有綜合檔案室人員參加;一般性研究項(xiàng)目評(píng)審鑒定會(huì)應(yīng)有教科室和課題組所在部門的兼職檔案人員參加;檔案不符合規(guī)定的,不予鑒定驗(yàn)收。
(三)報(bào)主管部門立項(xiàng)的工程竣工驗(yàn)收會(huì)必須有綜合檔案室人員參加;一般工程竣工驗(yàn)收會(huì)應(yīng)有后勤辦公室的兼職檔案人員參加;基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前,檔案員應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,出具證明,否則不能組織工程驗(yàn)收。
(四)重要設(shè)備驗(yàn)收必須有綜合檔案室人員參加;一般設(shè)備驗(yàn)收應(yīng)有所在部門兼職檔案人員參加;對(duì)文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備,檔案人員有權(quán)拒絕簽字并通知財(cái)務(wù)室暫緩結(jié)算,待廠家補(bǔ)齊后,方可辦理相應(yīng)手續(xù)。
二、“四同步”制度
“四同步”即在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)工作時(shí),同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。
(一)下達(dá)課題、基建工程等計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求。
(二)檢查課題、基建工程等計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況。
(三)評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況。
第12篇 星河小學(xué)檔案管理制度
第二小學(xué)檔案管理制度
一、檔案保密制度
1、嚴(yán)守黨和國家有關(guān)保密工作規(guī)定,杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。
2、各類檔案材料必須指定政治上可靠,工作責(zé)任心強(qiáng)的專(兼)職人員進(jìn)行集中管理。
3、嚴(yán)禁私自將檔案資料帶出檔案室,需保密的檔案資料的借閱,必須履行審批手續(xù)。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的材料,應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀,不得當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>
5、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位,堅(jiān)持下班、外出時(shí)認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告,采取措施進(jìn)行查找,并追查責(zé)任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交,任何部門和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。
2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間:文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔?？萍紮n案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。
4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結(jié)果。
5、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料要字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、園珠筆和復(fù)寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡(jiǎn)明確切。封面填寫要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜溫濕度,適時(shí)通風(fēng)降溫。
2、檔案庫房須安裝防盜門,防盜窗和雙保險(xiǎn)鎖,庫房照明必須使用白熾燈。
3、嚴(yán)禁在庫房吸煙,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品用其他物品。對(duì)庫內(nèi)照明線路要定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)搶修,防止短路引起火災(zāi)。
4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅(jiān)持定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作,如發(fā)現(xiàn)問題,立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救處理。
6、檔案庫房要經(jīng)常打掃,保持清潔,嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫房。
7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)門,非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。
四、檔案查閱制度
1、積極開展檔案的利用工作,改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,滿足各方面的查檔需求,充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義兩個(gè)文明建設(shè)中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底,了解需求,掌握規(guī)律,做到主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用。
3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案,需經(jīng)辦理登記手續(xù)后,方可查閱并有責(zé)任及時(shí)將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信,注明查檔內(nèi)容和用途,履行登記手續(xù),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。
5、檔案一般不許外借,確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,辦理借閱手續(xù),方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時(shí)間還需借用,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
6、凡查、借閱者對(duì)所查借閱的檔案材料,應(yīng)確保安全、完整,不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒,以保證檔案的完好無損。
7、利用者必須遵守保密規(guī)則,所查、借閱的檔案材料,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對(duì)外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料,用后一律交檔案室保存。
8、借閱歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)。
9、如遇借閱人員將檔案丟失,應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室,寫出書面材料,利于采取補(bǔ)救措施。
五、學(xué)校檔案的鑒定、銷毀和移交制度
1、學(xué)校檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定,認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。
2、對(duì)超過保管期限,失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊(cè),報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。
3、銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字,方可執(zhí)行銷毀。
4、檔案專(兼)職人員因工作變動(dòng),需辦移交手續(xù)時(shí),應(yīng)將全部檔案材料清點(diǎn)后,交予新的負(fù)責(zé)檔案工作的專(兼)職人員。
5、交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù),有關(guān)人員簽字,并注明交接時(shí)間,案卷數(shù)目等,以備查考。
