第1篇 k小學(xué)檔案保管制度
第一小學(xué)檔案保管制度
一、檔案室配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理檔案,非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
二、根據(jù)檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必要的專(zhuān)用庫(kù)房和足夠的檔案柜,檔案庫(kù)房堅(jiān)固實(shí)用,具有抗震設(shè)施,庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火,消防設(shè)備每半年檢查一次。
三、檔案接收、移出、銷(xiāo)毀及檔案機(jī)要員工作調(diào)動(dòng)時(shí)的檔案交接,必須逐年逐件清點(diǎn)核對(duì),履行交接手續(xù)。
四、溫濕度測(cè)記、調(diào)控、定期進(jìn)行檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
五、按有關(guān)規(guī)定對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。
六、保持庫(kù)房整潔、衛(wèi)生,嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、點(diǎn)火及存放其他雜物。
七、無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。離開(kāi)庫(kù)房必須關(guān)好門(mén)、窗、燈、風(fēng)扇等設(shè)施。
第2篇 k小學(xué)檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度
第一小學(xué)檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度
1、根據(jù)國(guó)家檔案局,財(cái)政部聯(lián)合頒布的《關(guān)于文書(shū)檔案期限的規(guī)定》和《預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限表》以及《科技檔案的管理規(guī)定》等指導(dǎo)性文件,結(jié)合我校的實(shí)際情況,制訂具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核,鑒定工作。
2、按照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》,檔案鑒定工作在校領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任的主持下,由檔案部門(mén)、文書(shū)部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組共同進(jìn)行。
3、經(jīng)過(guò)鑒定,需要銷(xiāo)毀的檔案,必須辦理批準(zhǔn)手續(xù),并提出工作報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí),實(shí)行雙人監(jiān)銷(xiāo)簽字。
4、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)需編制一式3份:一份送上級(jí)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn);一份送校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn);一份留檔案室備查。
5、通過(guò)鑒定,如有個(gè)別案卷和文件未被批準(zhǔn)銷(xiāo)毀,尚須保存,亦應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明。
第3篇 小學(xué)教育科研檔案制度
威海市碼頭小學(xué)教育科研檔案管理制度
為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,不斷提高學(xué)校管理水平,使教育科研檔案更好地為教師服務(wù),為提高教育質(zhì)量服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和我校教育科研檔案工作實(shí)際,特制訂本制度。
一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國(guó)級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要立卷歸檔。各級(jí)的立項(xiàng)課題結(jié)題二個(gè)月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料(立項(xiàng)文件、課題申報(bào)表、實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告或結(jié)題論文,以及調(diào)查材料等)立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)并裝訂成冊(cè),標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,書(shū)寫(xiě)整齊,編好明碼。
三、分類(lèi)存放按明碼順序分類(lèi)存放,擺放整齊,存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限省、國(guó)家級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久,區(qū)、市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期,學(xué)校立項(xiàng)課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案,應(yīng)履行借閱登記手續(xù),用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印,請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
第4篇 鄉(xiāng)d小學(xué)安全工作檔案管理制度
鄉(xiāng)小學(xué)安全工作檔案管理制度
一、檔案收集制度
1、接收檔案時(shí)要堅(jiān)持嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。
2、要定期接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和有關(guān)資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫(kù)房、專(zhuān)用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號(hào)。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行,排列要整齊、美觀。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫(kù)房?jī)?nèi)外要設(shè)溫濕度計(jì),每天上、下午定時(shí)測(cè)試、記錄。
5、每半年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計(jì)工作,按規(guī)定搞好年報(bào)。
7、為確保檔案的安全,庫(kù)房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時(shí)非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。
8、檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保密法》,切實(shí)保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴(yán)加管理,經(jīng)常清點(diǎn),不丟失,不泄密。
3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機(jī)密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機(jī)密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會(huì)客。
5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷(xiāo)毀,以免泄密。
四、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記。
2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次。
3、及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機(jī)密檔案資料,要說(shuō)明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,借閱的要填寫(xiě)《檔案利用登記薄》,并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容,不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷(xiāo)毀。
2、利用者在查閱要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁(yè)。
3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。
4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理退還手續(xù)。
8、檔案資料利用后,查閱者要填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。
第5篇 小學(xué)學(xué)校檔案鑒定銷(xiāo)毀移交制度
小學(xué)(學(xué)校)檔案鑒定、銷(xiāo)毀、移交制度
1、嚴(yán)格按照本單位制定的《文件歸檔范圍,案卷類(lèi)目及保管期限表》規(guī)定,進(jìn)行鑒定檔案材料和組裝立卷。
2、凡沒(méi)有歸檔價(jià)值的文件材料有收、發(fā)文簿上注明銷(xiāo)毀標(biāo)記后,保存二至三年時(shí)間即可銷(xiāo)毀。
3、對(duì)沒(méi)有延期保管價(jià)值的案卷,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)成員組成的鑒定小組進(jìn)行嚴(yán)格慎重的鑒別、審定登記后即行銷(xiāo)毀。
4、對(duì)于會(huì)計(jì)檔案,聲像檔案以及圖書(shū)資料的鑒定與銷(xiāo)毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、違反上述規(guī)定而造成損失者,按《檔案法》有關(guān)條文規(guī)定追究其責(zé)任。
第6篇 h實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案工作制度
實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案工作制度
主管領(lǐng)導(dǎo)檔案工作職責(zé)
一、組織《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《四川省〈檔案法〉實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳教育活動(dòng),提高全局干部職工的檔案意識(shí)和法制觀念。
二、將本單位、本系統(tǒng)檔案工作納入議事日程和工作計(jì)劃,實(shí)行目標(biāo)管理,定期主持召開(kāi)工作會(huì)議,切實(shí)解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物等實(shí)際問(wèn)題。
三、布置檔案工作規(guī)范化管理任務(wù),提出“收、管、用”要求,并組織監(jiān)督、檢查。
四、協(xié)調(diào)檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關(guān)系。
五、組織開(kāi)展本單位、本系統(tǒng)檔案人員的培訓(xùn)工作、業(yè)務(wù)考核,落實(shí)獎(jiǎng)懲。
檔案人員崗位職責(zé)
一、學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實(shí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《四川省〈檔案法〉實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī),嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
二、建立、完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度,確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。
三、對(duì)所屬單位和系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),和本單位文件的整理、歸檔和統(tǒng)一編目,促進(jìn)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、編研、保管以及提供利用等業(yè)務(wù)建設(shè)。
四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。
五、學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù),不斷更新觀念,積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新方法,不斷提升檔案管理水平。
檔案收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件,均屬收集歸檔范圍。任何個(gè)人不得對(duì)其履行職責(zé)過(guò)程中形成的文件據(jù)為己有。
二、歸檔質(zhì)量要求
各門(mén)類(lèi)檔案的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。
三、收集歸檔時(shí)間
1、文書(shū)檔案于次年4月底以前整理歸檔;
2、科技文件在科技活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔;
3、會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年,次年3月底以前向檔案室歸檔;
4、音像文件在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔;
5、電子文件實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔,并對(duì)應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間進(jìn)行物理歸檔;
6、重大活動(dòng)形成的文件在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后1個(gè)月內(nèi)整理歸檔;
檔案整理制度
一、檔案整理環(huán)節(jié)
檔案整理工作由辦公室組織實(shí)施,檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)各種門(mén)類(lèi)和載體的文件進(jìn)行歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作。
文書(shū)檔案由辦公室整理歸檔;會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)科整理歸檔;科技文件、音像文件、電子文件、重大活動(dòng)形成的文件由相關(guān)科室整理歸檔。
二、檔案分類(lèi)排列
(一)文書(shū)檔案采用“保管期限―年度”的分類(lèi)法;其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。
(二)不同門(mén)類(lèi)和載體的檔案分別排列。
三、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)
文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專(zhuān)業(yè)等門(mén)類(lèi)檔案,必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。
四、檔案基本編目
(一)案卷封面、脊背項(xiàng)目填寫(xiě)齊全。
(二)各門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定編制檔號(hào)。
(三)卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫(xiě)齊全完整、規(guī)范。
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。
二、檔案人員應(yīng)科學(xué)管理檔案,非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
三、檔案庫(kù)房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護(hù),配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護(hù)和使用。
四、按照規(guī)范對(duì)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊,編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標(biāo)記。
五、節(jié)假日和重大事件發(fā)生等前后必須對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查并作好各項(xiàng)檢查記錄;堅(jiān)持每周4次以上的庫(kù)房溫度、濕度測(cè)記,并對(duì)不在14℃―24℃溫度、45%―60%相對(duì)濕度范圍的庫(kù)房溫濕度進(jìn)行調(diào)控;保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生,努力做到一塵不染。
六、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放非檔案物品。
檔案鑒定銷(xiāo)毀制度
一、根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,準(zhǔn)確地確定檔案的保存價(jià)值。
二、成立相關(guān)科室人員參加的檔案鑒定銷(xiāo)毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組,全面負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào),檔案人員按照職責(zé)參加鑒定銷(xiāo)毀工作并對(duì)會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
三、鑒定檔案的價(jià)值要根據(jù)各種門(mén)類(lèi)和載體檔案的《保管期限表》和《歸檔與不歸檔范圍表》等規(guī)定進(jìn)行。
四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對(duì)案卷逐卷逐件分析、研究的方法進(jìn)行,寫(xiě)出鑒定銷(xiāo)毀工作報(bào)告,提出存毀意見(jiàn),交鑒定銷(xiāo)毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組審查。
五、需要銷(xiāo)毀的檔案,必須編制銷(xiāo)毀清冊(cè),填寫(xiě)銷(xiāo)毀審批表、經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)檔案局備案后方可銷(xiāo)毀。
六、銷(xiāo)毀檔案應(yīng)由市財(cái)政局、檔案館派員監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字,注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)和方法。及時(shí)對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作進(jìn)行總結(jié)。
檔案統(tǒng)計(jì)移交制度
一、建立檔案、資料的各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)準(zhǔn)確記載和統(tǒng)計(jì)室藏檔案、資料情況,做到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí),帳實(shí)相符。
二、檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳的類(lèi)型:室藏檔案總量統(tǒng)計(jì)、檔案分類(lèi)(門(mén)類(lèi)、載體、保管期限)統(tǒng)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施統(tǒng)計(jì)、檔案人員統(tǒng)計(jì)、室藏資料統(tǒng)計(jì)、提供利用檔案統(tǒng)計(jì)、檢索工具統(tǒng)計(jì)等。
三、按照要求及時(shí)向主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案工作報(bào)表。
四、根據(jù)《檔案法》的規(guī)定,按照市檔案局、館的統(tǒng)一安排,向市檔案館移交規(guī)定范圍并符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案及其他相關(guān)資料。
五、檔案人員調(diào)離工作崗位,必須辦理移交手續(xù),交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接清單上簽字蓋章。遇有“帳實(shí)不符”的情況,應(yīng)查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理。
檔案利用制度
一、凡查閱檔案者,都應(yīng)當(dāng)如實(shí)填寫(xiě)包括查閱目的等項(xiàng)目在內(nèi)
的《檔案利用登記表》。
二、本單位人員因工作需要查閱黨組會(huì)議記錄、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議記錄等需要保密的檔案,必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
三、非本單位人員因工作需要查閱檔案,須持有單位介紹信并辦公室負(fù)責(zé)人或分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。
四、檔案的利用一般于工作時(shí)間內(nèi)在查閱室進(jìn)行。如遇特殊情況需要借出利用檔案時(shí),必須經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。且借閱時(shí)間不得超過(guò)5天,確實(shí)需要繼續(xù)利用的,應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手續(xù)。
五、查(借)閱檔案人員,不得擅自摘抄、復(fù)印、照相、翻拍檔案或借給他人;不得擅自公布檔案內(nèi)容;不得在檔案上圈點(diǎn)、勾劃、作記號(hào),更不得撕毀檔案;不得有其他有可能造成檔案損毀的行為。違者將依法追究當(dāng)事人責(zé)任。
六、檔案人員要主動(dòng)熱情提供檔案利用服務(wù),對(duì)歸還的檔案必須進(jìn)行卷數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目的安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)匯報(bào)解決。同時(shí),如實(shí)填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。
重大活動(dòng)檔案登記收集制度
一、登記范圍:
凡在上級(jí)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、指導(dǎo)本單位工作活動(dòng),本機(jī)關(guān)舉辦的重大的活動(dòng),新聞媒體有關(guān)本單位的重要報(bào)道,涉及本單位的重大災(zāi)情和事故,以及其它重要事件中形成的各種紙質(zhì)的、音像的、電子的文件和實(shí)物,均屬重大活動(dòng)檔案收集登記歸檔范圍。
二、實(shí)施登記:
對(duì)《重大活動(dòng)登記簿》中活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容等項(xiàng)目全面準(zhǔn)確地進(jìn)行登記,并設(shè)置卷夾,將收到的文件分類(lèi)臨時(shí)存放,方便日常利用。
三、及時(shí)歸檔:
檔案室應(yīng)對(duì)重大活動(dòng)檔案的形成過(guò)程進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo);重大活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi),確定專(zhuān)人對(duì)本次活動(dòng)形成的全部文件,按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,一式兩套,一套交市檔案館,一套由檔案室集中統(tǒng)一管理,其他科室和個(gè)人不得據(jù)為己有。
資料收集制度
一、收集范圍
(一)反映本單位不同歷史時(shí)期的各種史料、刊物、志書(shū)、大事記、年鑒、歷史沿革、機(jī)構(gòu)沿革。
(二)與本單位各項(xiàng)工作有直接或間接關(guān)系的政策法令法規(guī)匯編以及其他文件匯編,各類(lèi)統(tǒng)計(jì)資料,內(nèi)部通訊、簡(jiǎn)報(bào)。
(三)系統(tǒng)反映本單位活動(dòng)而編輯的剪報(bào)資料。
(四)字典、百科全書(shū)、專(zhuān)業(yè)辭典、手冊(cè)等工具書(shū)。
(五)有選擇地收藏一部分革命領(lǐng)袖著作以及其他圖書(shū)。
二、收集方法
檔案工作人員應(yīng)掌握本單位編印發(fā)行資料的信息,及時(shí)將資料收進(jìn)檔案室;根據(jù)利用工作反饋的信息收集或向領(lǐng)導(dǎo)建議訂購(gòu)相關(guān)資料。
三、資料的整理
檔案室收集來(lái)的資料,應(yīng)按照作者(出版者)、內(nèi)容、時(shí)間、載體形式等特征進(jìn)行分類(lèi)、排列、整理和編制目錄。
四、資料的管理
(一)資料由檔案人員負(fù)責(zé)管理。
(二)凡借閱資料,應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)。
(三)借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)各類(lèi)資料,并按期歸還。如丟失、損壞,應(yīng)照價(jià)1―5倍予以賠償。
電子文件歸檔與管理制度
一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé),具體承辦電子文件歸檔工作,檔案室對(duì)其實(shí)施全過(guò)程管理。
二、本單位主要活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件,有參考利用價(jià)值的均應(yīng)歸檔。重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計(jì)算機(jī)程序、多媒體文件等。
三、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對(duì)歸檔范圍的電子文件制作脫機(jī)備份。歸檔電子文件一式3套,一套封存保管,一套供查閱利用,一套異地保存。需永久、長(zhǎng)期保存的電子文件,應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔;轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的,應(yīng)及時(shí)歸入相應(yīng)門(mén)類(lèi)的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行管理。
四、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中,溫度控制在17℃―20℃,相對(duì)濕度控制在35%―45%,距離強(qiáng)磁物10米以上。
五、歸檔電子文件,每年抽檢一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采用復(fù)制的方式補(bǔ)救,但原載體保留時(shí)間不少于四年。對(duì)歸檔的電子文件的復(fù)制采用只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)等,禁用軟磁盤(pán)。
六、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門(mén)相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng),保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀,封存的歸檔電子文件不得利用和外借。
檔案保密制度
一、檔案工作人員和利用人員要嚴(yán)格遵守《保密法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定,增強(qiáng)保密意識(shí),嚴(yán)守保密紀(jì)律,確保檔案安全。
二、檔案、資料的查(借)閱和摘抄、復(fù)印,要嚴(yán)格按照《檔案利用制度》進(jìn)行。
三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室,更不能擅自幫助別人復(fù)制、摘抄檔案,堅(jiān)決杜絕失泄密現(xiàn)象。
四、利用檔案人員必須遵守保密制度,不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房,不得翻閱與所需無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容,不得泄露檔案內(nèi)容。
五、堅(jiān)持檔案保密檢查,發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時(shí)處理,若發(fā)現(xiàn)遺失、失泄密事件,應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,認(rèn)真追查責(zé)任,嚴(yán)肅處理。
四參加、四同步制度
一、“四參加”制度
(一)重要的計(jì)劃工作會(huì)議,學(xué)校報(bào)市級(jí)及其以上單位立項(xiàng)的課題、工程項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議應(yīng)有綜合檔案室人員參加。
(二)重要的科研課題審定會(huì)、產(chǎn)品鑒定會(huì),應(yīng)有綜合檔案室人員參加;一般性研究項(xiàng)目評(píng)審鑒定會(huì)應(yīng)有教科室和課題組所在部門(mén)的兼職檔案人員參加;檔案不符合規(guī)定的,不予鑒定驗(yàn)收。
(三)報(bào)主管部門(mén)立項(xiàng)的工程竣工驗(yàn)收會(huì)必須有綜合檔案室人員參加;一般工程竣工驗(yàn)收會(huì)應(yīng)有后勤辦公室的兼職檔案人員參加;基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前,檔案員應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,出具證明,否則不能組織工程驗(yàn)收。
(四)重要設(shè)備驗(yàn)收必須有綜合檔案室人員參加;一般設(shè)備驗(yàn)收應(yīng)有所在部門(mén)兼職檔案人員參加;對(duì)文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備,檔案人員有權(quán)拒絕簽字并通知財(cái)務(wù)室暫緩結(jié)算,待廠家補(bǔ)齊后,方可辦理相應(yīng)手續(xù)。
二、“四同步”制度
“四同步”即在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)工作時(shí),同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。
(一)下達(dá)課題、基建工程等計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求。
(二)檢查課題、基建工程等計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況。
(三)評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況。
第7篇 x小學(xué)檔案室安全管理制度
長(zhǎng)江路第一小學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書(shū)資料、從事檔案保存使用的場(chǎng)所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類(lèi)資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲(chóng)蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門(mén)窗堅(jiān)固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門(mén),假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。
第8篇 小學(xué)檔案管理制度匯編
一、檔案工作制度
(一)學(xué)校檔案管理工作有辦公室負(fù)責(zé)。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據(jù)學(xué)校工作的需要，編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為教育、教學(xué)工作服務(wù);
(二)凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫(huà)、批注、剪裁、拆卷和折疊;
(三)利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實(shí)填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》，及時(shí)交檔案室存查;
(四)歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告;
(五)檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見(jiàn)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作。
二、檔案保密制度
(一)檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度，確保檔案的安全;
(二)保密檔案的保管和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理;
(三)保密檔案要嚴(yán)格限制查閱利用范圍，查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用保密檔案，嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類(lèi)情況，應(yīng)及時(shí)追查并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo);
(四)保密檔案要專(zhuān)人管理，定期檢查。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對(duì)失密、泄密事件要及時(shí)報(bào)告并認(rèn)真查處，情節(jié)嚴(yán)重者要追究法律責(zé)任;
(五)檔案管理人員要嚴(yán)守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。
三、檔案保管制度
(一)檔案室由專(zhuān)人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進(jìn)入檔案室;
(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個(gè)人不得私自保存檔案;
(三)檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞;
(四)檔案閱覽室及檔案室(庫(kù))內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在其周?chē)逊乓兹家妆锲?
(五)檔案室(庫(kù))要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲(chóng)、防鼠，確保檔案的安全;
(六)隨時(shí)檢查庫(kù)房消防設(shè)備、電器電源及門(mén)窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施及時(shí)解決[本文由網(wǎng)站
四、檔案查閱、借閱制度
(一)查閱檔案，必須在檔案室進(jìn)行;
(二)查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認(rèn)真審查核對(duì)，不得有誤;
(三)檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時(shí)，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù);
(四)借閱檔案時(shí)間最長(zhǎng)為一個(gè)月，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標(biāo)記;
(五)歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須詳細(xì)檢查檔案材料是否完整無(wú)損，并在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。
五、檔案鑒定和銷(xiāo)毀制度
(一)學(xué)校行政辦公室及有關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本校保存的檔案進(jìn)行鑒定;
(二)學(xué)校檔案鑒定小組每年年初對(duì)各處室交回的檔案材料進(jìn)行鑒定，對(duì)不符合要求的檔案材料重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，決定銷(xiāo)毀確無(wú)利用價(jià)值的檔案;
(三)銷(xiāo)毀檔案需逐卷、逐件登記造冊(cè)，經(jīng)學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)必須由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止在銷(xiāo)毀過(guò)程中遺失材料，保證絕對(duì)安全。
六、檔案統(tǒng)計(jì)制度
(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案管理員負(fù)責(zé);
(二)檔案統(tǒng)計(jì)要實(shí)事求是，如實(shí)反映客觀情況，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng);
(三)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要有：檔案機(jī)構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫(kù)房、設(shè)備情況以及上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)要求統(tǒng)計(jì)的其他內(nèi)容;
(四)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)要求報(bào)送的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料，必須按照要求統(tǒng)計(jì)、填寫(xiě)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)出;
(五)各種檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料、情況分析均應(yīng)存檔。
第9篇 h實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案形成制度
實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案形成制度
1、校長(zhǎng)辦公室應(yīng)將學(xué)校的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、責(zé)任目標(biāo)等每年年底前交學(xué)校檔案室存檔。
2、學(xué)校黨支部應(yīng)將每年度的計(jì)劃、總結(jié)積極分子培養(yǎng)材料、發(fā)展新黨員材料、組織生活、民主生活材料、三會(huì)一課材料、爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)材料、黨員基本情況統(tǒng)計(jì)等在年底前交檔案室存檔。
3、學(xué)校團(tuán)支部每年應(yīng)將計(jì)劃、總結(jié),開(kāi)展活動(dòng)情況,團(tuán)員基本情況統(tǒng)計(jì)等在年底交檔案室存檔。
4、學(xué)校工會(huì)、教代會(huì)應(yīng)將工會(huì)工作總結(jié)、工會(huì)會(huì)議記錄、教職工代表大會(huì)的文件及表彰材料等在年底前交檔案室存檔。
5、學(xué)校教導(dǎo)處應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束前將教學(xué)方面相關(guān)資料,教師業(yè)務(wù)方面相關(guān)資料交檔案室存檔。
6、學(xué)校大隊(duì)部應(yīng)將《班主任工作手冊(cè)》,學(xué)生各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)(復(fù)印件)等按立卷歸檔要求進(jìn)行整理后在每學(xué)期結(jié)束前交檔案室存檔。
7、學(xué)?？蒲惺覒?yīng)將各類(lèi)科研課題的揭題、研究過(guò)程、評(píng)估等相關(guān)資料在課題結(jié)題后交檔案室存檔。
8、學(xué)校后勤組應(yīng)將每學(xué)期的基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表決算表等按時(shí)交檔案室存檔。
9、學(xué)校保衛(wèi)組應(yīng)將保險(xiǎn)期護(hù)校,學(xué)校安全等檢查記載按時(shí)交檔案室存檔。
10、學(xué)校電教室、照片資料室應(yīng)將每學(xué)期的電教資料、音像資料、照片資料等在學(xué)期結(jié)束前交檔案室存檔。
11、學(xué)校校辦廠應(yīng)將生產(chǎn)計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)營(yíng)情況、管理制度、責(zé)任目標(biāo)等在每年年底交檔案室存檔。
12、檔案室管理員應(yīng)及時(shí)收集歸檔材料,并按立卷歸檔方法科學(xué)組卷、歸檔,按要求收發(fā)室案卷目錄、案卷目錄。
第10篇 中小學(xué)校檔案管理制度-4
中小學(xué)校檔案管理制度(4)
一、檔案是學(xué)校工作的歷史記錄,困此,檔案室由學(xué)校安排兼職教師負(fù)責(zé)管理。
二、管理人員要認(rèn)真做好檔案添置、裝訂登記。
三、檔案要分類(lèi)在書(shū)柜里擺放整齊。
四、文書(shū)檔案按年度裝訂。
五、檔案按長(zhǎng)期、永久分類(lèi)擺放。
六、檔案按學(xué)年統(tǒng)一編號(hào)立卷歸檔,做到排列合理有序,裝訂整齊規(guī)范。
七、每學(xué)期結(jié)束,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教師及時(shí)上交學(xué)期計(jì)劃、總結(jié),學(xué)校及時(shí)安排人員裝訂成冊(cè),立檔歸案。
八、室內(nèi)保持清潔。
第11篇 小學(xué)檔案室安全管理制度
長(zhǎng)江路第一小學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書(shū)資料、從事檔案保存使用的場(chǎng)所，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類(lèi)資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲(chóng)蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門(mén)窗堅(jiān)固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門(mén)，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。
第12篇 星河小學(xué)教育科研檔案管理制度
第二小學(xué)教育科研檔案管理制度
為了使教育科研檔案更好地服務(wù)于教育科研、服務(wù)于教育教學(xué),真實(shí)全面的反應(yīng)教育科研的過(guò)程及相關(guān)成果。先根據(jù)國(guó)家、省、市檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我校教育科研工作實(shí)際,特制訂教育科研檔案管理制度。
一、教育科研檔案的內(nèi)容
教育科研檔案市教育科研工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,所以,凡與教科研工作有關(guān)的資料,都要搜集、整理、保存。從內(nèi)容上可劃分為課題檔案、綜合檔案和教師個(gè)人科研檔案,其中課題檔案是教育科研檔案的主體部分。
(一)課題檔案
課題檔案是在課題組研究過(guò)程中形成的全部資料,包括申報(bào)表,日常研究中形成的文字資料、音像資料,有關(guān)的論文,結(jié)題材料,課題重要事項(xiàng)變動(dòng)報(bào)告等。根據(jù)課題研究的不同階段,可分為前期檔案、中期檔案、后期檔案。
1.前期檔案
課題前期檔案主要包括課題申報(bào)表、課題立項(xiàng)申報(bào)材料(包括研究計(jì)劃、論證材料)、立項(xiàng)批準(zhǔn)書(shū)、課題實(shí)施方案、開(kāi)題報(bào)告等。
2.中期檔案
課題中期檔案是課題檔案的核心部分,主要應(yīng)有課題實(shí)施過(guò)程中的原始材料,包括階段性研究計(jì)劃,問(wèn)卷、實(shí)驗(yàn)記錄,組織培訓(xùn)、召開(kāi)會(huì)議記錄等一切有關(guān)科研活動(dòng)的文字和影音記錄等,中期研究成果(包括階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書(shū)等),階段檢查記錄等。
3.后期檔案
課題后期檔案主要包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、最終研究成果、課題驗(yàn)收鑒定書(shū)、成果推廣應(yīng)用材料等。
(二)綜合檔案
綜合檔案主要包括各級(jí)教育行政部門(mén)和科研管理部門(mén)印發(fā)的有關(guān)教育事業(yè)的政策法規(guī)、領(lǐng)導(dǎo)講話等指導(dǎo)性文件;各級(jí)各類(lèi)有關(guān)教科研組織、學(xué)術(shù)團(tuán)體的規(guī)劃、指南、文件、負(fù)責(zé)人或?qū)＜业闹v話;本單位關(guān)于教科研的有關(guān)常規(guī)性文件法規(guī)、制度,科研規(guī)劃、計(jì)劃,科研工作總結(jié),隊(duì)伍培訓(xùn)材料,有關(guān)會(huì)議記錄、科研工作檢查記錄及科研工作中獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料,各類(lèi)有關(guān)學(xué)術(shù)刊物、歷年科研成果目錄等。
(三)個(gè)人檔案
個(gè)人檔案是專(zhuān)職教科研人員、教師個(gè)人從事教育科研活動(dòng)的有關(guān)材料。如,教研員的學(xué)科研究資料、專(zhuān)題報(bào)告、輔導(dǎo)講座材料、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、論文論著等;教師的小課題研究資料、行動(dòng)研究的材料、典型教育教學(xué)案例、個(gè)人反思及專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng)體會(huì)、撰寫(xiě)的論文及獲獎(jiǎng)證書(shū)著等。
二、教育科研檔案的建立
(一)教育科研檔案建立的主體包括:煙臺(tái)教科院、各市區(qū)(縣)教研室(教科所)、各級(jí)各類(lèi)學(xué)校。
(二)課題檔案要實(shí)行一題一檔制,分主卷和副卷。主卷主要是課題研究過(guò)程中形成的主要文件材料,即每個(gè)課題都必不可少的材料,如:課題論證書(shū)、課題研究計(jì)劃、課題申報(bào)立項(xiàng)書(shū)、課題立項(xiàng)批準(zhǔn)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收鑒定書(shū)等。副卷是課題研究過(guò)程中的全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。主卷和副卷都應(yīng)按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。國(guó)家、省、市、區(qū)(縣)、學(xué)校各級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要按要求立卷歸檔。
(三)課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。如觀察記錄、調(diào)查問(wèn)卷、訪談?dòng)涗?、教案、課堂教學(xué)實(shí)錄等資料都必須是在研究過(guò)程中搜集獲得的第一手資料。
(四)教育科研檔案材料的搜集,可以采取學(xué)年、學(xué)期末定時(shí)收集和工作過(guò)程中隨時(shí)收集等方法。對(duì)收集上來(lái)的資料首先進(jìn)行認(rèn)真匯總整理,然后按照資料性質(zhì)的不同進(jìn)行分類(lèi),如:文件類(lèi)、參考書(shū)目類(lèi)、課題檔案類(lèi)等,第三合理編目,即按照一定的邏輯順序給資料編號(hào)并貼上標(biāo)簽,形成完整、科學(xué)的教育科研檔案體系。
(五)每卷檔案都要有卷首頁(yè),包括“檔案編號(hào)、資料名稱(chēng)、存檔時(shí)間”等內(nèi)容,以便于查找。最后在檔案管理冊(cè)上或電腦上登記各案卷的“編號(hào)、資料名稱(chēng)”及其他有關(guān)信息。
三、教育科研檔案的管理
(一)要充分認(rèn)識(shí)教育科研檔案在教育科研中的價(jià)值。建立完善檔案管理制度,配備檔案資料柜,安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,并對(duì)科研檔案的歸檔時(shí)間范圍、建檔要求等做出具體規(guī)定,做到檔案管理的制度化、科學(xué)化、系統(tǒng)化,不斷提高管理和服務(wù)水平。
(二)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。將教育科研檔案的主體部分和綜合檔案中的重要內(nèi)容以及教師個(gè)人檔案中有影響的項(xiàng)目輸入微機(jī),實(shí)現(xiàn)微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。最大限度地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。
(三)檔案保管期限的要求。全國(guó)、省級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久,市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期,各縣市區(qū)及學(xué)校立項(xiàng)課題和教師個(gè)人檔案管理保管期限為短期。
(四)科研檔案的借閱利用。因工作需要借閱教育科研檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),用后按時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度,若需要復(fù)印,請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。歸還檔案材料時(shí),檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案作詳細(xì)檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要當(dāng)面指出,并問(wèn)明情況及時(shí)處理。
(五)檔案要按順序分類(lèi)存放,存放處要有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。檔案室(柜)必須保持清潔。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn),對(duì)破損的檔案要及時(shí)修正和復(fù)制。
