園區(qū)管理中心服務(wù)回訪流程
園區(qū)項目管理中心服務(wù)回訪流程
1、定義
回訪:在項目管理中心經(jīng)過一段的服務(wù)過程或解決了某項報修、投訴問題之后、定期或逐項地就服務(wù)的質(zhì)量征求業(yè)戶意見,記錄、整理、改進服務(wù)的過程,稱作回訪,它是整個服務(wù)管理的一個重要環(huán)節(jié)。
2、職責(zé)
(1)客服部接待員:負責(zé)報修、投訴處理的逐項回訪、跟進工作,并按規(guī)定及時將處理過程存在問題,上報客服部主管、項目經(jīng)理。
(2)客服部:負責(zé)根據(jù)報修、投訴處理情況,在報修、投訴處理完兩日之內(nèi)對投訴人進行回訪,并就收集到的問題進行記錄、分析、總結(jié),改進,上報客服部主管,并報項目經(jīng)理。
(3)專項回訪:各部門對自己主管工作,對業(yè)戶進行的隨機性回訪。
(4)客服部主管:負責(zé)組織項目管理中心定期或不定期的綜合的回訪活動,特殊性的專題回訪也由客服部主管負責(zé)進行。
(5)以上回訪活動結(jié)束后,要組織有關(guān)人員記錄、分析,進行回訪總結(jié),要有整改措施與步驟,并就問題的分析和意見寫成報告報公司。
3、工作程序
(1)項目管理中心定期的全面回訪
①.住宅小區(qū)全面回訪每年進行一至兩次,時間可根據(jù)具體實際情況安排。采取問卷形式(參見《顧客滿意度調(diào)查控制程序》)。
②.可在現(xiàn)有的《顧客滿意程序調(diào)查表》的基礎(chǔ)上,依據(jù)每次調(diào)查重點,對內(nèi)容進行相應(yīng)的補充,依據(jù)如下:
③.基本服務(wù)意見的調(diào)查。
④.根據(jù)本項目管理中心的當(dāng)時情況,制定出側(cè)重調(diào)查的內(nèi)容,設(shè)計并提出調(diào)查問題。
⑥.回訪表回收后,進行分類、分析,找出問題。
⑦.項目管理中心回訪就提出的問題召開有關(guān)會議,找出原因,定出整改措施,并逐件由客服部接待員立項,跟進落實。
⑧.每次全面回訪后,項目管理中心要給公司提交一份完整的總結(jié)處理報告。
(2)特殊事件的回訪
①.特殊事件處理完畢后,根據(jù)性質(zhì)的嚴(yán)重和處理的情況,在20天內(nèi)項目經(jīng)理要專門安排上門回訪,回訪內(nèi)容及人員依據(jù)實際情況而定。
②.回訪后,如有未盡事宜,項目經(jīng)理要召開專門會研究,采取措施盡快處理和落實。處理過程要在《報修、投訴記錄表》和《回訪記錄表》上記錄。
③.以上回訪過程處理完畢后,根據(jù)事件的結(jié)果和程度,用書面的形式報告公司。
(3)項目管理中心各部門的回訪
①.項目管理中心客服部的回訪主要是根據(jù)業(yè)戶的報修、投訴處理和服務(wù)工作的改進而隨機進行的,主要是上門回訪或每年不少于業(yè)戶5%的抽樣書面回訪。
②.客服部上門回訪由部門主管組織進行,填好《回訪記錄表》,如書面回訪則由部門主管提出,項目管理中心統(tǒng)一發(fā)出問卷。
③.客服部的回訪內(nèi)容以本職能的服務(wù)項目為主,一般不涉及其他部門。
④.客服部回訪后,把收集的回訪意見整理好,調(diào)查分析,填寫《顧客滿意程序調(diào)查統(tǒng)計表》,逐條整改落實,就回訪的意見和整改的措施用書面形式向項目經(jīng)理匯報。
⑤.項目經(jīng)理對客服部的回訪工作要給予指導(dǎo),對整改措施的落實要嚴(yán)格要求,跟進落實。
(4)報修、投訴處理的逐項回訪
①.報修、投訴處理的回訪主要是在報修、投訴處理銷項后而進行的,一般是一項一訪,要在《報修投訴處理記錄表》和《回訪記錄》中記錄。
②.報修、投訴處理的回訪主要是由客服部接待員用電話進行。
③.報修、投訴處理的回訪一般在投訴案銷項兩天或一周內(nèi)進行,必要時客服部接待員可自己或通知其他相關(guān)部門人員到現(xiàn)場進行回訪并作記錄。
④.客服部接待員要把回訪情況進行記錄,填入《報修投訴處理記錄表》和《回訪記錄表》中,如無問題,一項投訴處理的質(zhì)量控制過程就算完成。如還存在問題,則要按有關(guān)規(guī)定繼續(xù)跟進處理。
⑤.客服部接待員每月都要將當(dāng)月回訪情況進行匯總,上報部門主管,并由部門主管報項目經(jīng)理,由項目經(jīng)理根據(jù)此總結(jié)寫出評語并跟進落實。
