煙草案卷管理制度(一)
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煙草專賣執(zhí)法案卷檔案管理制度
第一條 為加強(qiáng)對煙草專賣行政執(zhí)法案卷的管理,進(jìn)一步規(guī)范案卷整理歸檔工作,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我省實(shí)際,特制定煙草專賣行政執(zhí)法案卷歸檔制度。
第二條 各級煙草專賣行政主管部門對已結(jié)案的行政執(zhí)法案件在執(zhí)法過程中所形成的文書材料、圖紙、表格、視聽資料等都應(yīng)列入歸檔的范圍。
第三條 案卷歸檔工作實(shí)行分級管理、統(tǒng)一保管的原則。
任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。
第四條 各級專賣管理部門要建立健全日常歸卷制度。
對日常處理完畢的執(zhí)法案卷材料,由本部門指定一名案卷管理人員統(tǒng)一保管。
案卷管理人員因工作變動時(shí)應(yīng)將接收的卷宗材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第五條 案卷管理人員應(yīng)每月定期對本單位已經(jīng)結(jié)案的案卷及相關(guān)材料按照一般程序、簡易程序、行政許可等類別進(jìn)行整理、匯總,編制檢索目錄并按序排列,妥善進(jìn)行保管。
第六條 卷宗的保管期限須按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定填寫于卷宗目錄中。
填寫的字跡要工整。
第七條 凡歸檔的卷宗材料必須完整、準(zhǔn)確、書寫工整、字跡清晰,簽署手續(xù)完備。
卷宗材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
第八條 專賣管理部門于每年三月十號前向本單位檔案管理部門移交上年度已經(jīng)結(jié)案的行政處罰及行政許可案卷。
案卷管理人員須編制移交目錄一式兩份,并認(rèn)真清點(diǎn)核對,由執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后,嚴(yán)格履行移交歸檔手續(xù)。
第九條 本單位檔案管理部門對已接收的案卷,按照類別、保管期限、年度順序統(tǒng)一編號排列。
案卷查閱實(shí)行登記制度,由檔案管理人記錄查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等事項(xiàng)。
本局工作人員因工作需要查閱案卷的,應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理查閱手續(xù);
檢察院、法院等有關(guān)部門需要調(diào)閱案卷的,按有關(guān)規(guī)定辦理。
第十條 對擅自復(fù)印、遺失、丟失、毀損案卷材料的,將追究相關(guān)人員責(zé)任
淺析煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的管理
檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個(gè)人在社會活動中直接形成的,作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。
社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。
煙草企業(yè)檔案工作是煙草企業(yè)工作的重要組成部分,是人力資源管理的重要內(nèi)容之一。
做好煙草企業(yè)檔案工作是每個(gè)煙草企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。
然而,就歷史而言,不少煙草企業(yè)檔案管理人員更換頻繁,在管理上存在漏洞,現(xiàn)就如何改進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理工作中的不足,提出對策。
一、煙草企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
(一)檔案管理意識還較為淡薄。
一是思想認(rèn)識模糊。
部分煙草企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識,存在“檔案歸檔案,業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”,互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識,不知道為什么要開展煙草企業(yè)檔案管理工作,怎樣開展檔案管理。
二是實(shí)際重視不夠。
少數(shù)煙草企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值,認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料,投入人力、物力、財(cái)力去管理,出不了政績,是得不償失的徒勞,存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的現(xiàn)象。
三是缺乏主觀能動性。
重形式輕內(nèi)容,重晉級輕效能,晉升檔案管理級別大多是為了應(yīng)付上級檢查考評,沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對煙草企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。
(二)檔案管理力量還較為薄弱。
一是檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。
在煙草企業(yè),檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任,且變動頻繁,專業(yè)化程度不高,存在不懂不問、不會不學(xué)的個(gè)別現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案整理、管理不是很規(guī)范。
二是管理質(zhì)量不夠高。
其主要表現(xiàn)在于:首先有的檔案管理員只會立卷歸檔的基本知識,對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清,出現(xiàn)編錯(cuò)號、蓋錯(cuò)章的情況。
其次檔案的目錄索引不全,年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表,致使在用時(shí)用不上,不能很好地為煙草企業(yè)工作服務(wù)。
最后對檔案的重要性認(rèn)識不足,使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來,致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。
(三)檔案管理觀念還較為落后。
一是管理方式陳舊。
當(dāng)前煙草企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找速度慢,使用效率低。
二是資金保障不到位。
煙草企業(yè)檔案經(jīng)費(fèi)不到位,用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。
(四)管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。
一是檔案門類不夠豐富。
有的煙草企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集,而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與煙草企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集,影響了煙草企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。
二是檔案資源個(gè)別流失。
由于歷史的或保管不善等原因,個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象;
部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作,不愿上交集中管理,導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
三是重保管輕利用。
一些煙草企業(yè)在工作中,忽視了檔案資料的作用,不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為煙草企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為煙草企業(yè)管理提供服務(wù),以此來提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息資源閑置。
二、加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
(一)深化認(rèn)識,強(qiáng)化責(zé)任感。
一要提高認(rèn)識。
要充分認(rèn)識煙草企業(yè)檔案工作的重要性,把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,真正列入議事日程,做到定期研究、定期分析、定期檢查。
二要增強(qiáng)責(zé)任感。
煙草企業(yè)檔案管理部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,增加必要的投入,創(chuàng)造良好的環(huán)境,切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;
要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),樹立檔案工作的責(zé)任感,提高做好檔案工作的自覺性。
(二)強(qiáng)化培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。
將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來,煙草企業(yè)及上級部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們,鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行,充分激發(fā)他們的潛能和熱情。
在崗位調(diào)整時(shí),要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性,盡量少調(diào)整檔案管理員,確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。
二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
要積極選送煙草企業(yè)檔案干部參加政府檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識,并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障,提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。
要根據(jù)煙草企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要,又結(jié)合煙草行業(yè)的特殊性,適時(shí)舉辦煙草企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。
三要組織觀摩學(xué)習(xí)。
采取“請進(jìn)來、走出去”的辦法,一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo),另一方面,組織檔案管理人員到一些企業(yè)參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能,以促進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。
要形成煙草專賣局檔案管理部門和煙草企業(yè)人力資源部門在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局,定期或不定期地深入煙草企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作,發(fā)現(xiàn)問題,要及時(shí)通報(bào),督促整改,力促規(guī)范。
(三)規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量。
一要規(guī)范歸檔材料收集工作。
要制定、完善、健全收集制度,嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;
要?jiǎng)?chuàng)新收集手段,運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式,做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;
要把握時(shí)間要求,遵循各類檔案的形成規(guī)律,適時(shí)收集;
要豐富收集范圍,既要收集紙質(zhì)載體,又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。
二要規(guī)范檔案整理工作。
要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實(shí)美觀。
三要規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作。
要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理,方便檔案的保管和利用;
要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件,落實(shí)檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開,全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備;
要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作,對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的,必須嚴(yán)肅處理。
(四)更新觀念,強(qiáng)化服務(wù)意識。
一要提高科技含量。
要積極應(yīng)用煙草企業(yè)檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化,為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。
二要狠抓檔案編研工作。
在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí),主動了解單位工作動態(tài),調(diào)查檔案利用需求,深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源,變被動服務(wù)為主動服務(wù),事后服務(wù)為超前服務(wù)。
三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。
要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn),不斷完善檢索手段,建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系,突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。
(五)開發(fā)利用,提高利用效率。
不管煙草企業(yè)內(nèi)部哪種類型的檔案,都有其不容忽視的價(jià)值,即能為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用,有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用,所以煙草企業(yè)管理人員要學(xué)會并熟練運(yùn)用檔案特有的功能,著力做好檔案的維護(hù)工作,盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”,從而更好地為煙草企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
為了逐步使煙草企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置,不能片面強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施,應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作,強(qiáng)調(diào)平時(shí)運(yùn)作情況的記載,并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項(xiàng)重要措施,以推進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)服務(wù)。
同時(shí)把煙草企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃,統(tǒng)籌解決煙草企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實(shí)際困難,積極爭取上級業(yè)務(wù)部門下?lián)軐？?著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理,大力發(fā)展煙草企業(yè)檔案事業(yè),早日適應(yīng)新形勢下煙草企業(yè)檔案工作的迫切需要。
