第1篇 集團公司辦公管理制度
集團有限公司辦公管理制度
1主題內容
為提高工作效率、創(chuàng)造良好工作環(huán)境,特制訂本制度。
2適用范圍
本制度適用于集團公司及所屬各分(子)公司、部門的辦公管理,各公司也可依據本制度精神自行擬定相應制度。
3管理規(guī)定
3.1辦公紀律管理
3.1.1愛崗敬業(yè),保持積極的工作狀態(tài),認真負責地完成本職工作和領導布置的工作任務。
a)員工須服從領導安排;
b)對工作范圍內的事件盡職盡責,對個人能力范圍內的工作行為須負全部責任;
c)承諾或會議任務應按期完成。
3.1.2保持良好的工作秩序,樹立良好的工作形象。
a)工作時間不大聲喧嘩、不唱歌、不打鬧嬉戲;
b)上班時間不得穿背心、短褲、拖鞋;男職員不準留長發(fā),女職員不得穿超短裙。
3.1.3認真履行保密義務,做好保密工作。
a)嚴格遵守公司規(guī)章制度,做到不該去的地方不去,不該問的問題不問,不該說的不說;
b)未經同意,任何人不得亂翻別人桌上文件、物品;
c)辦公室無人時,須鎖好門窗。因工作需要離開崗位時應將桌面上文件收起放好,并將電腦處于鎖定或其他狀態(tài)。
3.1.4注意辦公環(huán)境衛(wèi)生,養(yǎng)成良好工作習慣。
a)廠區(qū)內不準隨地吐痰或亂扔雜物;
b)廠區(qū)或者庫區(qū)內不準吸煙;
c)辦公場所注意講究衛(wèi)生,保持良好的工作環(huán)境,做到辦公場所無蚊蠅、無灰塵。
3.1.5愛護公司財物,養(yǎng)成勤儉節(jié)約的良好習慣,提高成本意識。
a)不浪費水、電、紙等資源和辦公易耗品;
b)按照相關要求使用辦公用品或車間設備;
c)愛護公司財物,不損壞公司財物。
3.1.6禮貌待人、文明用語,樹立良好個人形象。
3.1.7愛崗敬業(yè),嚴肅工作紀律,上班期間不做與本職工作無關的事。
a)不竄崗、閑聊、吃零食、唱歌、談論(包括利用電話談論)或爭執(zhí)與工作無關的事;
b)不看報紙、雜志等與工作無關的資料;
c)不會見朋友、親屬等與工作無關的人員;
d)接聽私人電話應盡量控制在3分鐘內;
e)上班時間內不偷懶睡覺。
3.2電話使用、接聽管理規(guī)定
3.2.1電話使用
a)電話使用必須使用禮貌用語,電話接通后必須自報部門、單位;
b)電話使用語言應簡明,切忌語言含糊不清;
c)不利用公司辦公電話撥打私人電話;
d)任何人員在利用電話進行交談時應有強烈的保密意識,不得與無關人員談論公司事務,不得在無關人員在場的情況下討論涉及公司秘密的事項。
3.2.2電話接聽處理
a)辦公人員接聽電話時必須使用禮貌用語,應有較強的隨機應變能力;
b)重要電話接聽應做好電話記錄工作,將電話接聽內容記錄并及時傳達、回復;
c)語言要求:規(guī)范禮貌、簡潔耐心;
d)電話接聽時說:'您好+單位名稱';電話結束時說'再見!';
e)對方撥錯號碼時,不要說'打錯了'就馬上掛斷電話,而應禮貌地說:'我想您撥錯號碼了';
f)接聽電話要及時,一般電話鈴響不得超過3聲;
g)為防止電話長時間占線,接聽電話一般不宜超過3分鐘(特殊情況時可適當延長);
h)原則上不允許接聽私人電話,經領導批準后接聽私人外線不得超過3分鐘;
i)領導無暇接聽電話或拒絕接聽電話時,須靈活處理,可詢問對方詳細情況與來電事由以決定領導是否接聽。
3.2.3傳真接收處理
a)做到及時接收傳達并做好接收登記工作,保證信息快速暢通;
b)保密性文件要做好保密措施,不能隨意放置在辦公桌上,并及時通知相關人員承辦處理。
第2篇 某某集團公司辦公管理制度
某集團總公司辦公管理制度
第一章總則
第一條為使公司系統(tǒng)的辦公工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化,迸一步加強管理和協(xié)調,明確辦公程序,提高辦公效率,保障和促進公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)及各項業(yè)務的發(fā)展,制定本制度。
第二條總公司辦公室負責本制度的組織實施和管理監(jiān)督。
第二章經理辦公會議
第三條總公司經理辦公會議分為管理工作會和業(yè)務工作匯報會。
第四條每月第一、二、四周的周一上午8:40分召開管理工作會議,由總經理(或指
定其他總公司領導)主持,總公司其他領導及各管理部門正副職總經理(主任)參加,必要時指定人員列席。主要研究公司重大事項,如經營戰(zhàn)略、重大經營決策、重要規(guī)章制度;決
定重大投資或貿易項目、重要對外關系、主要工作部署以及需要經理辦公會議討論研究的其它事項。
第五條每月第三周周一上午8:40分召開業(yè)務工作匯報會,由總經理(或指定副總經理)主持,總公司其他領導、各部門、各專業(yè)公司負責人參加,必要時指定人員列席。業(yè)務工作匯報內容包括:組織機構建設情況、職工思想狀況和具體業(yè)績、業(yè)務發(fā)展情況等。匯報單位應于會前認真準備,屆時全面匯報。
第六條各部門及各專業(yè)公司需要提請經理辦公會研究的事項,應在會議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明,送辦公室匯總篩選后,報總經理確定會議議題。議題確定后,由辦公室通知有關部門做好會前準備(包括會議材料等)。
第七條經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定,總經理有最終集中決策及決定權。
第八條辦公室指定專人作好經理辦公會議記錄,并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要,印發(fā)有關單位或人員。辦公室對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。
第九條總公司領導會議由總經理主持,總公司其他領導參加,不定期召開,必要時由辦公室主任負責記錄和督促會議議決事項的協(xié)調落實。
第三章公文處理
第十條各部門原則上不得以部門名義對公司系統(tǒng)外的單位制發(fā)正式文件。
第十一條國務院各部委及國務院扶貧辦來文(包括各部門收到或代領的),均應交由辦公室統(tǒng)一登記、傳閱和歸檔。有關文件經辦公室同意,部門可復印留存。
第十二條凡以總公司名義發(fā)出的公文、函件及用總公司印章的,辦公室對內容和文字有權審核,并負有把關責任。
第十三條辦公室負責文書檔案的管理工作并負責指導全系統(tǒng)的文檔工作。
第十四條辦公室負責制定總公司保密工作條例并指導全系統(tǒng)的保密工作。
第四章內部呈批
第十五條總公司各部門、各專業(yè)公司、子公司等以書面形式向總公司領導匯報工作或請求批準有關事項,須使用呈批件。
第十六條總公司各部門的呈批件,由該部門直送分管領導,領導簽批后直接退該部門辦理。屬于分管領導權限之外的,必須交由辦公室呈報總經理閱批,批后經分管領導閱后退呈報部門或根據領導批示處理。
第十七條專業(yè)公司、子公司的呈批件,按呈報內容自行送交相關管理部門或分管領導。需報總經理審批的,應交由辦公室負責呈送,批后按領導批示處理。
第十八條呈批件由總公司領導簽批后,原件交辦公室歸檔存查,呈報單位必要時可留復印件。
第十九條辦理呈批件必須打印,按規(guī)定填寫,規(guī)范用表,由承辦人及呈報單位負責人簽字;如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的,第二次呈報時應附上次批示意見。
第二十條承辦部門要認真負責,收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續(xù)齊備,應建立收發(fā)文和交接制度,指定專人負責登記和存檔。
第二十一條各部門及各專業(yè)公司應指定一名正式職工作為聯(lián)絡員,負責聯(lián)絡工作。包括簽領文件、接聽通知并向本單位領導及人員傳達、報迭呈批件及其他相關事務。
第五章印章使用
第二十二條凡涉及公司重要合同、協(xié)議、對外承諾、擔保、資產轉移等事宜的法律文書及其他重要事由的文件,須經法規(guī)室審核,報總經理簽批后用印。
第二十三條呈送國務院扶貧辦及各部委的文件,須由辦公室主任核稿,報總經理簽批后用印。
第二十四條涉及總公司領導具體分管業(yè)務的一般性函件、報表、證明等,由辦公室秘書處審核,經分管領導簽批后用印。
第二十五條除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等,由辦公室主任批準后用印。
第六章機要文書
第二十六條機要室主要負責總公司文件和有關材料的打印。打印內容須經辦公室主任(或分管領導)審核簽字。
第二十七條各單位需制發(fā)的業(yè)務公文、函件及其他材料等均應自行打印。
第二十八條辦理復印、傳真等應填寫“機要室業(yè)務申請單”,經部門負責人簽字后,送機要室辦理。每季未由辦公室統(tǒng)計費用后轉財務本部,計入部門費用。
第二十九條一般業(yè)務性外發(fā)傳真由部門負責人簽字;重要傳真件外發(fā)由總公司分管領導簽字。
第三十條收到傳真件應及時通知收件人簽字領取。
第三十一條各部門及個人的郵件自行發(fā)送或領取,屬于總公司領導的,辦公室負責辦理。
第七章接待
第三十二條凡客人來訪的,登記后由被訪單位派人接見并引入。
第三十三條總公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待,其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。
第三十四條業(yè)務談判需用會議室或談判間,應提前與辦公室聯(lián)系,由接待員負責安排。
第八章其他
第三十五條處以上干部每隔周六上午8:30一一:30應到公司集體議事。臨時有事或有病的,須向總公司分管領導請假。
第三十六條總公司各部門、各專業(yè)公司正副職以上(含)領導每日應于晚六時下班、臨時有事的,須向總公司分管領導請假。
第三十七條總公司各部門對各專業(yè)公司、子公司實行歸口管理,每季度未各專業(yè)公司、子公司相應的機構或相對固定的人員向歸口管理部門匯報工作、呈報報表及其他材料。
第九章附則
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第三十九條各專業(yè)公司、子公司在貫徹執(zhí)行本制度的同時,可根據實際情況,制定實施細則。
第3篇 某某集團公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細則
某集團總公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細則
第一條為貫徹總公司有關辦公制度的精神,特制定本細則。
第二條本細則適用于總公司全體職工。
第三條為對全公司辦公制度的執(zhí)行情況進行全面的監(jiān)督和檢查,總公司辦公室獨自或召集其他管理部門或專業(yè)公司人員組成檢查小組對總公司各部門、各專業(yè)公司的衛(wèi)生保持、遵守辦公秩序、文件管理、印章使用、車輛維護保養(yǎng)、大樓物業(yè)管理等情況進行定期和不定期的全面檢查。
第四條各單項檢查具體內容如下:
衛(wèi)生保持情況,包括桌面、地面的潔凈等。
遵守辦公秩序情況,包括物品擺放、手機與呼機的使用、遵守禮貌和著裝要求、執(zhí)行辦公區(qū)域有關規(guī)定等。
文件發(fā)放情況,包括文件是否齊全、是否按要求組織學習、貫徹落實清況等。
印章使用情況,包括是否按規(guī)定及印章使用程序使用印章。
車輛維護保養(yǎng)情況,包括車輛清潔情況、車內設備維護、保養(yǎng)情況。
大樓物業(yè)管理情況,包括公共場合的衛(wèi)生整潔和保持、樓內設備的維護與保養(yǎng)、維修是否及時、食堂衛(wèi)生等。
第五條檢查實行打分制,設立好、較好、一般、較差、差五個等級,分別對應為5分、
4分、3分、2分、1分。
連續(xù)4次保持單項平均5分者,予以全公司通報表揚,一年內始終保持單項平均5分的單位,提請人事本部給予物質獎勵。
單項平均分數(shù)在之分以下的第一次給予警告,全公司通報批評;第二次處罰當事人的100元;第三次處罰當事人500元;四次以上者,提請人事本部給予降職、降工資級別的處分。
確屬各單位領導教育不力、管理不嚴的,按照總公司人事管理規(guī)章制度有關獎罰的規(guī)定辦理。
第六條各單位制定衛(wèi)生值班制度,每日一人;負責本單位當日桌面衛(wèi)生并負責保持本單位工作環(huán)境的衛(wèi)生整潔。
檢查當日如出現(xiàn)之分以下情況,追究衛(wèi)生值日人員的責任,視為當事人。
第七條各單位使用的車輛應指定專人管理,負責維修、保養(yǎng)車輛,并負責保持車輛內外清潔。檢查當日出現(xiàn)之分以下的情況,追究指定負責人的責任,視為當事人。
第八條各單位未制定衛(wèi)生值日制度,未指定專人負責車輛清潔和維護保養(yǎng)者,按照總公司有關職工獎罰的規(guī)定追究各單位負責人領導責任。
第九條本細則由總公司辦公室負責解釋。
第4篇 集團公司辦公印章管理制度
《xx集團辦公印章管理制度》
第一條印章是單位經營管理活動中行使職權，明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具，印章的管理應做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責權，特制定如下公司印章使用與管理條例。
第二條單位印章包括：公章、法人私章、合同章、財務章及各職能部門章。
第三條刻印
1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人章、財務章）的刻制，應由單位辦公室指定的印章管理人員負責在當?shù)乜讨?，同時對印章進行備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關使用條例。
2、因業(yè)務發(fā)展需要申請各職能部門專用章時，由需求單位或部門填寫《印章制作申請審批表》（附表1）經單位負責人核準后刻制，印章規(guī)格見附表1。
第四條印章的使用
1、在啟用印章前，單位辦公室的檔案管理員填寫《印章登記備案表》（附表2）備案。
2、除銀行預留的全套財務印鑒外（上交集團財務管理中心保管），所有印章由各單位辦公室專人進行保管。用印部門派人到單位辦公室領取并填寫《部門用印申請表》（附表4），經印章權限領導核準。
3、各類印章的制作、發(fā)放、使用登記薄，單位辦公室應指定專人進行保管，不得損毀或遺失。
第五條印章的廢止、更換
1、廢止或繳銷的印章應上繳單位辦公室，由單位辦公室統(tǒng)一廢止或繳銷。
2、遺失印章時應由印章保管人員填寫《印章廢止備案表》（附表3），由印章權限領導核準并簽批遺失處理辦法后，方可進行處理，如遺失公司基本印章時必需按規(guī)定登報申明。
3、更換印章時應由印章保管人員根據相關文件填寫《印章廢止申請單》，經權限領導核準后，上報單位辦公室按批示處理，并填寫《印章制作申請審批表》申請新的印章。
第六條印章保管人的責權
對于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。各單位辦公室主要職責是對印章的使用進行合理性管理，而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責任與權力，具體劃分如下：
1、公章的保管崗位為檔案管理員。
2、公章的保管人員無獨立使用權力，但具有監(jiān)督及允許使用權力，因此公章、部門章的保管人對印章的使用結果負主要責任，經手人則負部分責任；未經審批同意擅自使用的，保管人對使用結果負全部責任并按集團有關規(guī)定進行處分。
3、銀行預留全套財務印鑒的保管者是集團財務管理中心工商稅務部人員，既是保管者又是使用者，但其無獨立使用權力，需依據集團財務及行政負責人授權方可使用，否則負全部責任。
第七條嚴禁公章、合同章、法人章、財務章等獨立帶離公司使用，保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時，需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。辦理工商等年檢等事務，需將表格帶回公司蓋章。
第九條開具個人相關證明，需由單位行政負責人簽批后方能使用，如涉及到個人經濟擔保與證明時，原則上一律不予證明，其不良結果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負責。
第十條單位印章只適用于與單位相關業(yè)務，不得從事有損單位集體利益之行為。
第十一條所有印章的使用，必須嚴格執(zhí)行使用規(guī)定，做好申請和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題，后果自負，給單位造成損失的，公司將依法追究其法律責任。
第十二條本制度從二o一四年八月一日起執(zhí)行。
附表1：《單位印章制作申請審批表》
附表2：《單位印章登記備案表》
附表3：《單位印章廢止備案表》
附表4：《部門用印申請表》
附表5：《單位用印管理工作日報表》
附表6：《單位用印管理工作月報表》
附表7：《單位用印管理工作季報表》
附表8：《單位用印管理工作年報表》
附表9：《集團用印統(tǒng)計日報表》
附表10：《集團用印統(tǒng)計月報表》
附表11：《集團用印統(tǒng)計季報表》
附表12：《集團用印統(tǒng)計年報表》
集團行政管理中心 2023年7月
第5篇 集團公司辦公設備管理制度
《xx集團辦公設備管理制度》
第一條因工作需要，各單位可申請領用集團標配的辦公機器及辦公設備。為了保證辦公設備的正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設備申領流程
一、新員工經入職培訓后，憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》（見“集團人事招聘制度”），到單位辦公室申領相應的辦公設備。
二、單位辦公室信息技術員負責檢查辦公設備庫存，充足可直接發(fā)放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進行采購。
三、設備到庫后，單位辦公室的信息技術人員應認真驗收設備后，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態(tài)變更表》（附表2）、《辦公設備狀態(tài)表》（附表3）。
四、設備發(fā)放時，信息技術員與或領用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第三條辦理設備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續(xù)。信息技術員核對《辦公設備狀態(tài)表》，查找離崗人員的全部領用情況，收回設備。
二、領用人和信息技術員在共同檢查所歸還設備，在無損壞、無缺少配件、無欠費情況下，領用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的，應按價格賠償、支付所缺的配件價格（配件價格由供應商提供）、還清欠費后，設備管理員才可簽字確認，并經由單位辦公室負責人蓋章審核后，方可繼續(xù)辦理離崗手續(xù)。
三、領用人和信息技術員當場將電子設備做返廠設置，如返廠設置失敗，信息技
1
術員不得在《離崗通知函》上簽字。
四、辦公設備歸還人、信息技術員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第四條辦公設備采購流程
一、各單位辦公室負責設備的采購、登記、發(fā)放與運維工作。各單位根據自身需要向集團指定供應商處進行采購。
二、設備發(fā)放時，信息技術員與領用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第五條機器設備管理流程
一、辦公設備臺賬與盤點
1、《辦公設備初始表》：當設備購入并出庫后，管理責任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產在最初移交到信息中心時的狀態(tài)，表格中的數(shù)據一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設備狀態(tài)變更表》：記錄每一次固定資產相關狀態(tài)屬性變化情況，是記錄設備資產變化的流水賬，從而觸發(fā)《辦公設備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術員填寫。
3、《辦公設備狀態(tài)表》：表格反映了固定資產的最新狀態(tài)，表格中的數(shù)據不得隨意修改，修改的唯一依據是《辦公設備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術員填寫。
4、《辦公設備領用表》：表格記錄了各經營性單位領用辦公設備的實際情況。由各單位信息技術員填寫。
5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》、《辦公設備領用表》的原件各單位進行存檔。
二、盤點
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1、根據各單位的發(fā)放及統(tǒng)計臺賬，各單位辦公室應當于每季度末對辦公設備進行局部盤點，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進行全局盤點。
2、盤點內容：核對機器設備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領用時是否一致，是否有丟失。
3、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
4、信息技術員根據盤點情況，對于毀損、丟失、及配少配件情況，向上級部門匯報，經集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務部門劃價。
附表1：《人力資源部設備編制表》
附表2：《財務部設備編制表》
附表3：《黨群設備編制表》
附表4：《總經理室設備編制表》
附表5：《辦公室設備編制表》
附表6：《營業(yè)部設備編制表》
附表7：《單位設備管理工作月報表》
附表8：《單位設備管理工作季報表》
附表9：《單位設備管理工作年報表》
附表10：《集團設備統(tǒng)計工作月報表》
附表11：《集團設備統(tǒng)計工作季報表》
附表12：《集團設備統(tǒng)計工作年報表》
集團行政管理中心
2023年6月
3
第6篇 房地產集團公司辦公用品管理制度
房地產集團有限公司辦公用品管理制度
第一章總則
第一條 為加強x城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)辦公用品的管理,保障后勤服務,更好地控制成本,節(jié)約辦公費用,明確管理職責,根據公司實際,特制定本制度。
第二條 本制度中的辦公用品,分為辦公設備用具、辦公文具用品、辦公印
刷文印耗材三類。
第三條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章管理職責
第四條 綜合管理部為公司辦公用品的歸口管理部門,統(tǒng)一負責公司辦公用品的購置、驗核入庫、保管、領發(fā)、庫存統(tǒng)計等工作。
第五條 綜合管理部采購管理員負責辦公用品的購買、維修、調配、費用支付等工作。
第六條 綜合管理部辦公用品保管員負責辦公用品的入庫核驗、保管和領發(fā)工作。并建立臺帳,統(tǒng)計報告月度辦公物品進出及存量情況。
第七條 使用部門(使用人)負責對自用辦公用品的保管、使用。
第三章 辦公用品的購置
第八條 辦公設備用具是指電話機、電腦、傳真機、空調、電風扇、復印機、保險柜、冰箱、電視機、桌椅、櫥柜等辦公資產。
第九條 辦公設備用具的購置與配給
(一)公司所屬各部門根據工作和業(yè)務需要,要求配置辦公設備用具的,以部門為單位,填報《物品申購單》或申請報告,交綜合管理部負責辦理審批手續(xù)。購買單價在2000元以下的需經綜合管理部經理同意,由行政副總經理審核,報總經理審批;購置單價在2000元以上的辦公資產屬固定資產,參照公司《固理規(guī)定》審批程序辦理。
(二)在購置辦公設備用具前,綜合管理部應實行“先調配,后購買'的原則,在無庫存和調劑可能的情況下,再辦理購買審批手續(xù)。
(三)綜合管理部采購管理員根據領導審批意見,要以“優(yōu)質、低價”為原則,到專業(yè)市場或商店作多方詢價,并將詢價后的品牌、規(guī)格、價格征得使用部門確認后,方能辦理訂購手續(xù)。
(四)對專業(yè)設備或特殊的辦公設備用具,采購管理員可要求使用部門或相關專業(yè)部門協(xié)同購買。
(五)所訂購的辦公設備用具到貨后,綜合管理部辦公用品保管員應按《送貨
單))進行驗收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質量,在《送貨單》上進行簽收。并負責將屬于固定資產的辦公設備用具的產品說明書、保修單等有關資料送檔案室。
(六)辦公用品保管員負責已購辦公設備用具的使用安裝工作,辦理使用部門 (使用人)的領用手續(xù),并進行臺帳登記,寫明物品的名稱、規(guī)格、單價、購買日期、使用人等。
(七)員工因離職、調職等退回的辦公設備用具,.由辦公用品管理員統(tǒng)一辦理;使用轉移手續(xù)或驗收入庫。
第十條辦公文具用品分為消耗品和管理品二種。’
(一)消耗品:鉛筆、圓珠筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復寫紙、案卷封皮、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等;
(二)管理品:簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直尺、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、鋼筆、文件夾、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算器、印泥等。
第十一條辦公文具用品的采購
(一)綜合管理部辦公用品保管員每月5日前填寫《辦公文具用品上月庫存明細表》及《當月進貨計劃表》,送綜合管理部經理審核后報行政副總經理審批。做到以最小的采購量滿足日常對辦公文具用品的基本需求。
(二)采購管理員根據已審定的《進貨計劃表》,直接向選定的供貨單位訂購
所需用品。綜合管理部經理對選定的供貨單位要定期進行價格、質量測評,測評不符合條件的供貨單位要及時更換。
(三)采購管理員要掌握辦公文具用品市場價格和最佳采購日期。在保證質量的前提下,努力降低采購成本。
(四)辦公文具用品到貨后,由辦公用品保管員負責驗收和填寫《辦公甩品入庫單》及辦理入庫手續(xù),并在收貨憑據上簽字。
(五)辦公文具用品的費用支付,由采購管理員根據收貨憑據與供貨單位結算,填寫出《費用申請單》并附《辦公文具用品清單》,經辦公用品管理員證明,送綜合管理部經理簽署意見、行政副總經理審核后,報總經理審批報銷。
第十二條辦公印刷文印耗材分為印刷品和文印耗材二種。
第十三條印刷品及文印耗材的定制、采購
(一)綜合管理部采購管理員根據對各印刷單位、文印耗材供貨單位的考察及報價、質量等綜合因素,選擇印刷、供貨單位,報綜合管理部經理審定。
(二)印刷品的定制:
1、因印刷品具有時效性,盡量少備庫存。各部門如需領用或印刷物品時,需提前一周提出申請,經部門領導同意,報綜合管理部經理審批后交辦公用品保管員辦理。..
2、印刷品上的字體、圖案、顏色等標識,應由公司策劃部統(tǒng)一設計和確定。
3、辦公用品保管員負責并會同策劃部對所印刷品樣稿進行核稿后,交采購管理員通知印刷單位進行印制。
4、印刷品由辦公用品保管員填寫《印刷品入庫登記單》,進行入庫登記,并在收貨單上簽字。
5、采購管理員根據((印刷品入庫登記簿》及《送貨單》與印刷單位結算,并填寫《費用申請單》,附印刷品清單,經綜合管理部經理簽署意見和行政副總經理審核后,報總經理審批報銷。
(三)文印耗材的采購
1、文印室管理員根據用量,提前3天填寫《物品申領單》,報綜合管理部經理審批后,交辦公用品保管員通知采購管理員購買。
2、物品到貨后,辦公用品保管員負責辦理入庫登記,并在收貨單上簽字。
3、采購管理員根據《文印耗材入庫登記簿》及《收貨單》》與供貨單位結算,并填寫《費用申請單》,由辦公用品管理員及文印室管理員證明,經綜合管理部經理簽署意見和行政副總經理審核后,報總經理審批報銷。
第四章辦公用品的使用和管理
第十四條辦公設備用具的使用和管理
(一)辦公設備用具的購買、配置、領用、維修與保管等管理過程,綜合管理部均須用臺帳形式進行記錄和登記。
(二)綜合管理部對配置的辦公設備用具一律實行編號,在設備用具上標明使用部門(使用人)名稱、編號以及購置日期等。
(三)各使用部門(使用人)對其所使用的辦公設備用具,實行“誰使用,誰保管”的原則,要防止被盜、被挪
用或污染與破損,不得擅自移交或委托他人代為保管。
(四)辦公設備用具因破損、污染后需要維修或清洗的,應由使用部門(使用人)與綜合管理部聯(lián)系,由采購管理員負責辦理各項維修與清洗事宜。
(五)經專業(yè)部門檢驗,確認辦公設備用品已經沒有維修必要時,應由使用部門申請,經綜合管理部經理審核,報行政副總經理審批后j予以報廢處理。辦公用品管理員負責辦理有關報廢手續(xù):屬固定資產的辦公設備用具,按照《固定資產管理規(guī)定》辦理。
(六)因使用或保管不當?shù)仍?造成辦公設備用具破損、丟失的,視情節(jié)輕重,使用部門(使用人)應承擔相應賠償責任。
(七)綜合管理部每年12月份,會同財務管理部對公司所屬辦公設備用具進:行一次清產核資工作,并制作《清查明細表》上報主管領導及存檔。
第十五條辦公文具用品的使用和管理
(一)各部門(人員)需領用辦公文具用品時,應到辦公用品保管員處辦理領用手續(xù),并在《辦公文具用品領用登記簿》上簽字。
(二)辦公文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用指個人使用保管的用品,如圓珠水筆、橡皮擦、直尺等。部門領用指本部門共同使用的用品,如打孔機、訂書機、打碼機等。辦公用品保管員要分別設置個人和部門的《領用登記簿))。
(三)消耗品可依據上年平均月用量或經驗法則(估計消耗時間)設定領用雀理基準(如簽字筆每月每人發(fā)放一支),并可根據部門或人員的工作情況調整發(fā)勘時間。
(四)管理品自第二次領用起,應以舊換新,如遺失應由個人或部門賠償、自購。
(五)人員離職時,應將剩余辦公文具用品移交綜合管理部。
(六)辦公用品保管員必須清楚地掌握辦公文具用品庫存情況,經常整理和清點,要求擺放整齊,帳、物一致。
(七)辦公文具用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月),盤點工作由綜合管理部經理負責,盤點要求做到帳、物一致。
第十六條 印刷文印耗材的使用管理
(一)使用部門(使用人)領用印刷品,應到辦公用品保管員處辦理領用登證手續(xù),并在《印刷品領用登記簿》上簽字。
(二)文印管理員領用文印耗材,應到辦公用品管理員處辦理領用手續(xù),并在《文印耗材領用登記簿》上簽字。
(三)使用部門(使用人).要厲行節(jié)約,杜絕浪費,使印刷品能物盡其用,不得將公司印刷品挪為私用或贈送他人使用。
(四、)復印文件資料要辦理登記手續(xù),使用部門(使用人、)須茌《文印登記簿上登記后,方可送文印管理員復印。
(五)文印管理員要嚴格控制文印耗材的使用,不得復印與工作無關的資料。
第五章附則
第十七條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
第十八條 本制度自印發(fā)之日起施行。
