第1篇 某某集團(tuán)公司辦公管理制度
某集團(tuán)總公司辦公管理制度
第一章總則
第一條為使公司系統(tǒng)的辦公工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化,迸一步加強(qiáng)管理和協(xié)調(diào),明確辦公程序,提高辦公效率,保障和促進(jìn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展,制定本制度。
第二條總公司辦公室負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施和管理監(jiān)督。
第二章經(jīng)理辦公會(huì)議
第三條總公司經(jīng)理辦公會(huì)議分為管理工作會(huì)和業(yè)務(wù)工作匯報(bào)會(huì)。
第四條每月第一、二、四周的周一上午8:40分召開管理工作會(huì)議,由總經(jīng)理(或指
定其他總公司領(lǐng)導(dǎo))主持,總公司其他領(lǐng)導(dǎo)及各管理部門正副職總經(jīng)理(主任)參加,必要時(shí)指定人員列席。主要研究公司重大事項(xiàng),如經(jīng)營戰(zhàn)略、重大經(jīng)營決策、重要規(guī)章制度;決
定重大投資或貿(mào)易項(xiàng)目、重要對(duì)外關(guān)系、主要工作部署以及需要經(jīng)理辦公會(huì)議討論研究的其它事項(xiàng)。
第五條每月第三周周一上午8:40分召開業(yè)務(wù)工作匯報(bào)會(huì),由總經(jīng)理(或指定副總經(jīng)理)主持,總公司其他領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各專業(yè)公司負(fù)責(zé)人參加,必要時(shí)指定人員列席。業(yè)務(wù)工作匯報(bào)內(nèi)容包括:組織機(jī)構(gòu)建設(shè)情況、職工思想狀況和具體業(yè)績、業(yè)務(wù)發(fā)展情況等。匯報(bào)單位應(yīng)于會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備,屆時(shí)全面匯報(bào)。
第六條各部門及各專業(yè)公司需要提請(qǐng)經(jīng)理辦公會(huì)研究的事項(xiàng),應(yīng)在會(huì)議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明,送辦公室匯總篩選后,報(bào)總經(jīng)理確定會(huì)議議題。議題確定后,由辦公室通知有關(guān)部門做好會(huì)前準(zhǔn)備(包括會(huì)議材料等)。
第七條經(jīng)理辦公會(huì)議對(duì)議定的事項(xiàng)形成相應(yīng)決議或決定,總經(jīng)理有最終集中決策及決定權(quán)。
第八條辦公室指定專人作好經(jīng)理辦公會(huì)議記錄,并整理存檔。重要決議事項(xiàng)形成會(huì)議紀(jì)要,印發(fā)有關(guān)單位或人員。辦公室對(duì)需貫徹落實(shí)的事項(xiàng)進(jìn)行催辦、督察并反饋情況。
第九條總公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議由總經(jīng)理主持,總公司其他領(lǐng)導(dǎo)參加,不定期召開,必要時(shí)由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄和督促會(huì)議議決事項(xiàng)的協(xié)調(diào)落實(shí)。
第三章公文處理
第十條各部門原則上不得以部門名義對(duì)公司系統(tǒng)外的單位制發(fā)正式文件。
第十一條國務(wù)院各部委及國務(wù)院扶貧辦來文(包括各部門收到或代領(lǐng)的),均應(yīng)交由辦公室統(tǒng)一登記、傳閱和歸檔。有關(guān)文件經(jīng)辦公室同意,部門可復(fù)印留存。
第十二條凡以總公司名義發(fā)出的公文、函件及用總公司印章的,辦公室對(duì)內(nèi)容和文字有權(quán)審核,并負(fù)有把關(guān)責(zé)任。
第十三條辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)全系統(tǒng)的文檔工作。
第十四條辦公室負(fù)責(zé)制定總公司保密工作條例并指導(dǎo)全系統(tǒng)的保密工作。
第四章內(nèi)部呈批
第十五條總公司各部門、各專業(yè)公司、子公司等以書面形式向總公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng),須使用呈批件。
第十六條總公司各部門的呈批件,由該部門直送分管領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)簽批后直接退該部門辦理。屬于分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限之外的,必須交由辦公室呈報(bào)總經(jīng)理閱批,批后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)閱后退呈報(bào)部門或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示處理。
第十七條專業(yè)公司、子公司的呈批件,按呈報(bào)內(nèi)容自行送交相關(guān)管理部門或分管領(lǐng)導(dǎo)。需報(bào)總經(jīng)理審批的,應(yīng)交由辦公室負(fù)責(zé)呈送,批后按領(lǐng)導(dǎo)批示處理。
第十八條呈批件由總公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后,原件交辦公室歸檔存查,呈報(bào)單位必要時(shí)可留復(fù)印件。
第十九條辦理呈批件必須打印,按規(guī)定填寫,規(guī)范用表,由承辦人及呈報(bào)單位負(fù)責(zé)人簽字;如有附件應(yīng)齊全有效。一般應(yīng)一事一呈。需要一事多批的,第二次呈報(bào)時(shí)應(yīng)附上次批示意見。
第二十條承辦部門要認(rèn)真負(fù)責(zé),收、交、轉(zhuǎn)、送要做到快速、準(zhǔn)確、交接手續(xù)齊備,應(yīng)建立收發(fā)文和交接制度,指定專人負(fù)責(zé)登記和存檔。
第二十一條各部門及各專業(yè)公司應(yīng)指定一名正式職工作為聯(lián)絡(luò)員,負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)工作。包括簽領(lǐng)文件、接聽通知并向本單位領(lǐng)導(dǎo)及人員傳達(dá)、報(bào)迭呈批件及其他相關(guān)事務(wù)。
第五章印章使用
第二十二條凡涉及公司重要合同、協(xié)議、對(duì)外承諾、擔(dān)保、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等事宜的法律文書及其他重要事由的文件,須經(jīng)法規(guī)室審核,報(bào)總經(jīng)理簽批后用印。
第二十三條呈送國務(wù)院扶貧辦及各部委的文件,須由辦公室主任核稿,報(bào)總經(jīng)理簽批后用印。
第二十四條涉及總公司領(lǐng)導(dǎo)具體分管業(yè)務(wù)的一般性函件、報(bào)表、證明等,由辦公室秘書處審核,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后用印。
第二十五條除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等,由辦公室主任批準(zhǔn)后用印。
第六章機(jī)要文書
第二十六條機(jī)要室主要負(fù)責(zé)總公司文件和有關(guān)材料的打印。打印內(nèi)容須經(jīng)辦公室主任(或分管領(lǐng)導(dǎo))審核簽字。
第二十七條各單位需制發(fā)的業(yè)務(wù)公文、函件及其他材料等均應(yīng)自行打印。
第二十八條辦理復(fù)印、傳真等應(yīng)填寫“機(jī)要室業(yè)務(wù)申請(qǐng)單”,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后,送機(jī)要室辦理。每季未由辦公室統(tǒng)計(jì)費(fèi)用后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)本部,計(jì)入部門費(fèi)用。
第二十九條一般業(yè)務(wù)性外發(fā)傳真由部門負(fù)責(zé)人簽字;重要傳真件外發(fā)由總公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。
第三十條收到傳真件應(yīng)及時(shí)通知收件人簽字領(lǐng)取。
第三十一條各部門及個(gè)人的郵件自行發(fā)送或領(lǐng)取,屬于總公司領(lǐng)導(dǎo)的,辦公室負(fù)責(zé)辦理。
第七章接待
第三十二條凡客人來訪的,登記后由被訪單位派人接見并引入。
第三十三條總公司領(lǐng)導(dǎo)的客人來訪由辦公室接待員負(fù)責(zé)接待,其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。
第三十四條業(yè)務(wù)談判需用會(huì)議室或談判間,應(yīng)提前與辦公室聯(lián)系,由接待員負(fù)責(zé)安排。
第八章其他
第三十五條處以上干部每隔周六上午8:30一一:30應(yīng)到公司集體議事。臨時(shí)有事或有病的,須向總公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。
第三十六條總公司各部門、各專業(yè)公司正副職以上(含)領(lǐng)導(dǎo)每日應(yīng)于晚六時(shí)下班、臨時(shí)有事的,須向總公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。
第三十七條總公司各部門對(duì)各專業(yè)公司、子公司實(shí)行歸口管理,每季度未各專業(yè)公司、子公司相應(yīng)的機(jī)構(gòu)或相對(duì)固定的人員向歸口管理部門匯報(bào)工作、呈報(bào)報(bào)表及其他材料。
第九章附則
>
第三十九條各專業(yè)公司、子公司在貫徹執(zhí)行本制度的同時(shí),可根據(jù)實(shí)際情況,制定實(shí)施細(xì)則。
第2篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司辦公用品管理制度
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司辦公用品管理制度
第一章總則
第一條 為加強(qiáng)x城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)辦公用品的管理,保障后勤服務(wù),更好地控制成本,節(jié)約辦公費(fèi)用,明確管理職責(zé),根據(jù)公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 本制度中的辦公用品,分為辦公設(shè)備用具、辦公文具用品、辦公印
刷文印耗材三類。
第三條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章管理職責(zé)
第四條 綜合管理部為公司辦公用品的歸口管理部門,統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司辦公用品的購置、驗(yàn)核入庫、保管、領(lǐng)發(fā)、庫存統(tǒng)計(jì)等工作。
第五條 綜合管理部采購管理員負(fù)責(zé)辦公用品的購買、維修、調(diào)配、費(fèi)用支付等工作。
第六條 綜合管理部辦公用品保管員負(fù)責(zé)辦公用品的入庫核驗(yàn)、保管和領(lǐng)發(fā)工作。并建立臺(tái)帳,統(tǒng)計(jì)報(bào)告月度辦公物品進(jìn)出及存量情況。
第七條 使用部門(使用人)負(fù)責(zé)對(duì)自用辦公用品的保管、使用。
第三章 辦公用品的購置
第八條 辦公設(shè)備用具是指電話機(jī)、電腦、傳真機(jī)、空調(diào)、電風(fēng)扇、復(fù)印機(jī)、保險(xiǎn)柜、冰箱、電視機(jī)、桌椅、櫥柜等辦公資產(chǎn)。
第九條 辦公設(shè)備用具的購置與配給
(一)公司所屬各部門根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要,要求配置辦公設(shè)備用具的,以部門為單位,填報(bào)《物品申購單》或申請(qǐng)報(bào)告,交綜合管理部負(fù)責(zé)辦理審批手續(xù)。購買單價(jià)在2000元以下的需經(jīng)綜合管理部經(jīng)理同意,由行政副總經(jīng)理審核,報(bào)總經(jīng)理審批;購置單價(jià)在2000元以上的辦公資產(chǎn)屬固定資產(chǎn),參照公司《固理規(guī)定》審批程序辦理。
(二)在購置辦公設(shè)備用具前,綜合管理部應(yīng)實(shí)行“先調(diào)配,后購買'的原則,在無庫存和調(diào)劑可能的情況下,再辦理購買審批手續(xù)。
(三)綜合管理部采購管理員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見,要以“優(yōu)質(zhì)、低價(jià)”為原則,到專業(yè)市場或商店作多方詢價(jià),并將詢價(jià)后的品牌、規(guī)格、價(jià)格征得使用部門確認(rèn)后,方能辦理訂購手續(xù)。
(四)對(duì)專業(yè)設(shè)備或特殊的辦公設(shè)備用具,采購管理員可要求使用部門或相關(guān)專業(yè)部門協(xié)同購買。
(五)所訂購的辦公設(shè)備用具到貨后,綜合管理部辦公用品保管員應(yīng)按《送貨
單))進(jìn)行驗(yàn)收,核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,在《送貨單》上進(jìn)行簽收。并負(fù)責(zé)將屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備用具的產(chǎn)品說明書、保修單等有關(guān)資料送檔案室。
(六)辦公用品保管員負(fù)責(zé)已購辦公設(shè)備用具的使用安裝工作,辦理使用部門 (使用人)的領(lǐng)用手續(xù),并進(jìn)行臺(tái)帳登記,寫明物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)、購買日期、使用人等。
(七)員工因離職、調(diào)職等退回的辦公設(shè)備用具,.由辦公用品管理員統(tǒng)一辦理;使用轉(zhuǎn)移手續(xù)或驗(yàn)收入庫。
第十條辦公文具用品分為消耗品和管理品二種?！?/p>
(一)消耗品:鉛筆、圓珠筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫紙、案卷封皮、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等;
(二)管理品:簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直尺、剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、文件夾、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算器、印泥等。
第十一條辦公文具用品的采購
(一)綜合管理部辦公用品保管員每月5日前填寫《辦公文具用品上月庫存明細(xì)表》及《當(dāng)月進(jìn)貨計(jì)劃表》,送綜合管理部經(jīng)理審核后報(bào)行政副總經(jīng)理審批。做到以最小的采購量滿足日常對(duì)辦公文具用品的基本需求。
(二)采購管理員根據(jù)已審定的《進(jìn)貨計(jì)劃表》,直接向選定的供貨單位訂購
所需用品。綜合管理部經(jīng)理對(duì)選定的供貨單位要定期進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量測評(píng),測評(píng)不符合條件的供貨單位要及時(shí)更換。
(三)采購管理員要掌握辦公文具用品市場價(jià)格和最佳采購日期。在保證質(zhì)量的前提下,努力降低采購成本。
(四)辦公文具用品到貨后,由辦公用品保管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收和填寫《辦公甩品入庫單》及辦理入庫手續(xù),并在收貨憑據(jù)上簽字。
(五)辦公文具用品的費(fèi)用支付,由采購管理員根據(jù)收貨憑據(jù)與供貨單位結(jié)算,填寫出《費(fèi)用申請(qǐng)單》并附《辦公文具用品清單》,經(jīng)辦公用品管理員證明,送綜合管理部經(jīng)理簽署意見、行政副總經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理審批報(bào)銷。
第十二條辦公印刷文印耗材分為印刷品和文印耗材二種。
第十三條印刷品及文印耗材的定制、采購
(一)綜合管理部采購管理員根據(jù)對(duì)各印刷單位、文印耗材供貨單位的考察及報(bào)價(jià)、質(zhì)量等綜合因素,選擇印刷、供貨單位,報(bào)綜合管理部經(jīng)理審定。
(二)印刷品的定制:
1、因印刷品具有時(shí)效性,盡量少備庫存。各部門如需領(lǐng)用或印刷物品時(shí),需提前一周提出申請(qǐng),經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意,報(bào)綜合管理部經(jīng)理審批后交辦公用品保管員辦理。..
2、印刷品上的字體、圖案、顏色等標(biāo)識(shí),應(yīng)由公司策劃部統(tǒng)一設(shè)計(jì)和確定。
3、辦公用品保管員負(fù)責(zé)并會(huì)同策劃部對(duì)所印刷品樣稿進(jìn)行核稿后,交采購管理員通知印刷單位進(jìn)行印制。
4、印刷品由辦公用品保管員填寫《印刷品入庫登記單》,進(jìn)行入庫登記,并在收貨單上簽字。
5、采購管理員根據(jù)((印刷品入庫登記簿》及《送貨單》與印刷單位結(jié)算,并填寫《費(fèi)用申請(qǐng)單》,附印刷品清單,經(jīng)綜合管理部經(jīng)理簽署意見和行政副總經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理審批報(bào)銷。
(三)文印耗材的采購
1、文印室管理員根據(jù)用量,提前3天填寫《物品申領(lǐng)單》,報(bào)綜合管理部經(jīng)理審批后,交辦公用品保管員通知采購管理員購買。
2、物品到貨后,辦公用品保管員負(fù)責(zé)辦理入庫登記,并在收貨單上簽字。
3、采購管理員根據(jù)《文印耗材入庫登記簿》及《收貨單》》與供貨單位結(jié)算,并填寫《費(fèi)用申請(qǐng)單》,由辦公用品管理員及文印室管理員證明,經(jīng)綜合管理部經(jīng)理簽署意見和行政副總經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理審批報(bào)銷。
第四章辦公用品的使用和管理
第十四條辦公設(shè)備用具的使用和管理
(一)辦公設(shè)備用具的購買、配置、領(lǐng)用、維修與保管等管理過程,綜合管理部均須用臺(tái)帳形式進(jìn)行記錄和登記。
(二)綜合管理部對(duì)配置的辦公設(shè)備用具一律實(shí)行編號(hào),在設(shè)備用具上標(biāo)明使用部門(使用人)名稱、編號(hào)以及購置日期等。
(三)各使用部門(使用人)對(duì)其所使用的辦公設(shè)備用具,實(shí)行“誰使用,誰保管”的原則,要防止被盜、被挪
用或污染與破損,不得擅自移交或委托他人代為保管。
(四)辦公設(shè)備用具因破損、污染后需要維修或清洗的,應(yīng)由使用部門(使用人)與綜合管理部聯(lián)系,由采購管理員負(fù)責(zé)辦理各項(xiàng)維修與清洗事宜。
(五)經(jīng)專業(yè)部門檢驗(yàn),確認(rèn)辦公設(shè)備用品已經(jīng)沒有維修必要時(shí),應(yīng)由使用部門申請(qǐng),經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核,報(bào)行政副總經(jīng)理審批后j予以報(bào)廢處理。辦公用品管理員負(fù)責(zé)辦理有關(guān)報(bào)廢手續(xù):屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備用具,按照《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》辦理。
(六)因使用或保管不當(dāng)?shù)仍?造成辦公設(shè)備用具破損、丟失的,視情節(jié)輕重,使用部門(使用人)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。
(七)綜合管理部每年12月份,會(huì)同財(cái)務(wù)管理部對(duì)公司所屬辦公設(shè)備用具進(jìn):行一次清產(chǎn)核資工作,并制作《清查明細(xì)表》上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)及存檔。
第十五條辦公文具用品的使用和管理
(一)各部門(人員)需領(lǐng)用辦公文具用品時(shí),應(yīng)到辦公用品保管員處辦理領(lǐng)用手續(xù),并在《辦公文具用品領(lǐng)用登記簿》上簽字。
(二)辦公文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用指個(gè)人使用保管的用品,如圓珠水筆、橡皮擦、直尺等。部門領(lǐng)用指本部門共同使用的用品,如打孔機(jī)、訂書機(jī)、打碼機(jī)等。辦公用品保管員要分別設(shè)置個(gè)人和部門的《領(lǐng)用登記簿))。
(三)消耗品可依據(jù)上年平均月用量或經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用雀理基準(zhǔn)(如簽字筆每月每人發(fā)放一支),并可根據(jù)部門或人員的工作情況調(diào)整發(fā)勘時(shí)間。
(四)管理品自第二次領(lǐng)用起,應(yīng)以舊換新,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償、自購。
(五)人員離職時(shí),應(yīng)將剩余辦公文具用品移交綜合管理部。
(六)辦公用品保管員必須清楚地掌握辦公文具用品庫存情況,經(jīng)常整理和清點(diǎn),要求擺放整齊,帳、物一致。
(七)辦公文具用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次(6月與12月),盤點(diǎn)工作由綜合管理部經(jīng)理負(fù)責(zé),盤點(diǎn)要求做到帳、物一致。
第十六條 印刷文印耗材的使用管理
(一)使用部門(使用人)領(lǐng)用印刷品,應(yīng)到辦公用品保管員處辦理領(lǐng)用登證手續(xù),并在《印刷品領(lǐng)用登記簿》上簽字。
(二)文印管理員領(lǐng)用文印耗材,應(yīng)到辦公用品管理員處辦理領(lǐng)用手續(xù),并在《文印耗材領(lǐng)用登記簿》上簽字。
(三)使用部門(使用人).要厲行節(jié)約,杜絕浪費(fèi),使印刷品能物盡其用,不得將公司印刷品挪為私用或贈(zèng)送他人使用。
(四、)復(fù)印文件資料要辦理登記手續(xù),使用部門(使用人、)須茌《文印登記簿上登記后,方可送文印管理員復(fù)印。
(五)文印管理員要嚴(yán)格控制文印耗材的使用,不得復(fù)印與工作無關(guān)的資料。
第五章附則
第十七條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十八條 本制度自印發(fā)之日起施行。
第3篇 集團(tuán)公司辦公管理制度
集團(tuán)有限公司辦公管理制度
1主題內(nèi)容
為提高工作效率、創(chuàng)造良好工作環(huán)境,特制訂本制度。
2適用范圍
本制度適用于集團(tuán)公司及所屬各分(子)公司、部門的辦公管理,各公司也可依據(jù)本制度精神自行擬定相應(yīng)制度。
3管理規(guī)定
3.1辦公紀(jì)律管理
3.1.1愛崗敬業(yè),保持積極的工作狀態(tài),認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)。
a)員工須服從領(lǐng)導(dǎo)安排;
b)對(duì)工作范圍內(nèi)的事件盡職盡責(zé),對(duì)個(gè)人能力范圍內(nèi)的工作行為須負(fù)全部責(zé)任;
c)承諾或會(huì)議任務(wù)應(yīng)按期完成。
3.1.2保持良好的工作秩序,樹立良好的工作形象。
a)工作時(shí)間不大聲喧嘩、不唱歌、不打鬧嬉戲;
b)上班時(shí)間不得穿背心、短褲、拖鞋;男職員不準(zhǔn)留長發(fā),女職員不得穿超短裙。
3.1.3認(rèn)真履行保密義務(wù),做好保密工作。
a)嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度,做到不該去的地方不去,不該問的問題不問,不該說的不說;
b)未經(jīng)同意,任何人不得亂翻別人桌上文件、物品;
c)辦公室無人時(shí),須鎖好門窗。因工作需要離開崗位時(shí)應(yīng)將桌面上文件收起放好,并將電腦處于鎖定或其他狀態(tài)。
3.1.4注意辦公環(huán)境衛(wèi)生,養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。
a)廠區(qū)內(nèi)不準(zhǔn)隨地吐痰或亂扔雜物;
b)廠區(qū)或者庫區(qū)內(nèi)不準(zhǔn)吸煙;
c)辦公場所注意講究衛(wèi)生,保持良好的工作環(huán)境,做到辦公場所無蚊蠅、無灰塵。
3.1.5愛護(hù)公司財(cái)物,養(yǎng)成勤儉節(jié)約的良好習(xí)慣,提高成本意識(shí)。
a)不浪費(fèi)水、電、紙等資源和辦公易耗品;
b)按照相關(guān)要求使用辦公用品或車間設(shè)備;
c)愛護(hù)公司財(cái)物,不損壞公司財(cái)物。
3.1.6禮貌待人、文明用語,樹立良好個(gè)人形象。
3.1.7愛崗敬業(yè),嚴(yán)肅工作紀(jì)律,上班期間不做與本職工作無關(guān)的事。
a)不竄崗、閑聊、吃零食、唱歌、談?wù)?包括利用電話談?wù)?或爭執(zhí)與工作無關(guān)的事;
b)不看報(bào)紙、雜志等與工作無關(guān)的資料;
c)不會(huì)見朋友、親屬等與工作無關(guān)的人員;
d)接聽私人電話應(yīng)盡量控制在3分鐘內(nèi);
e)上班時(shí)間內(nèi)不偷懶睡覺。
3.2電話使用、接聽管理規(guī)定
3.2.1電話使用
a)電話使用必須使用禮貌用語,電話接通后必須自報(bào)部門、單位;
b)電話使用語言應(yīng)簡明,切忌語言含糊不清;
c)不利用公司辦公電話撥打私人電話;
d)任何人員在利用電話進(jìn)行交談時(shí)應(yīng)有強(qiáng)烈的保密意識(shí),不得與無關(guān)人員談?wù)摴臼聞?wù),不得在無關(guān)人員在場的情況下討論涉及公司秘密的事項(xiàng)。
3.2.2電話接聽處理
a)辦公人員接聽電話時(shí)必須使用禮貌用語,應(yīng)有較強(qiáng)的隨機(jī)應(yīng)變能力;
b)重要電話接聽?wèi)?yīng)做好電話記錄工作,將電話接聽內(nèi)容記錄并及時(shí)傳達(dá)、回復(fù);
c)語言要求:規(guī)范禮貌、簡潔耐心;
d)電話接聽時(shí)說:'您好+單位名稱';電話結(jié)束時(shí)說'再見!';
e)對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí),不要說'打錯(cuò)了'就馬上掛斷電話,而應(yīng)禮貌地說:'我想您撥錯(cuò)號(hào)碼了';
f)接聽電話要及時(shí),一般電話鈴響不得超過3聲;
g)為防止電話長時(shí)間占線,接聽電話一般不宜超過3分鐘(特殊情況時(shí)可適當(dāng)延長);
h)原則上不允許接聽私人電話,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后接聽私人外線不得超過3分鐘;
i)領(lǐng)導(dǎo)無暇接聽電話或拒絕接聽電話時(shí),須靈活處理,可詢問對(duì)方詳細(xì)情況與來電事由以決定領(lǐng)導(dǎo)是否接聽。
3.2.3傳真接收處理
a)做到及時(shí)接收傳達(dá)并做好接收登記工作,保證信息快速暢通;
b)保密性文件要做好保密措施,不能隨意放置在辦公桌上,并及時(shí)通知相關(guān)人員承辦處理。
第4篇 集團(tuán)公司辦公印章管理制度
《xx集團(tuán)辦公印章管理制度》
第一條印章是單位經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)，明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，印章的管理應(yīng)做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責(zé)權(quán)，特制定如下公司印章使用與管理?xiàng)l例。
第二條單位印章包括：公章、法人私章、合同章、財(cái)務(wù)章及各職能部門章。
第三條刻印
1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人章、財(cái)務(wù)章）的刻制，應(yīng)由單位辦公室指定的印章管理人員負(fù)責(zé)在當(dāng)?shù)乜讨?，同時(shí)對(duì)印章進(jìn)行備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用條例。
2、因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請(qǐng)各職能部門專用章時(shí)，由需求單位或部門填寫《印章制作申請(qǐng)審批表》（附表1）經(jīng)單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后刻制，印章規(guī)格見附表1。
第四條印章的使用
1、在啟用印章前，單位辦公室的檔案管理員填寫《印章登記備案表》（附表2）備案。
2、除銀行預(yù)留的全套財(cái)務(wù)印鑒外（上交集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心保管），所有印章由各單位辦公室專人進(jìn)行保管。用印部門派人到單位辦公室領(lǐng)取并填寫《部門用印申請(qǐng)表》（附表4），經(jīng)印章權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。
3、各類印章的制作、發(fā)放、使用登記薄，單位辦公室應(yīng)指定專人進(jìn)行保管，不得損毀或遺失。
第五條印章的廢止、更換
1、廢止或繳銷的印章應(yīng)上繳單位辦公室，由單位辦公室統(tǒng)一廢止或繳銷。
2、遺失印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員填寫《印章廢止備案表》（附表3），由印章權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)并簽批遺失處理辦法后，方可進(jìn)行處理，如遺失公司基本印章時(shí)必需按規(guī)定登報(bào)申明。
3、更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員根據(jù)相關(guān)文件填寫《印章廢止申請(qǐng)單》，經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，上報(bào)單位辦公室按批示處理，并填寫《印章制作申請(qǐng)審批表》申請(qǐng)新的印章。
第六條印章保管人的責(zé)權(quán)
對(duì)于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。各單位辦公室主要職責(zé)是對(duì)印章的使用進(jìn)行合理性管理，而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責(zé)任與權(quán)力，具體劃分如下：
1、公章的保管崗位為檔案管理員。
2、公章的保管人員無獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此公章、部門章的保管人對(duì)印章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任；未經(jīng)審批同意擅自使用的，保管人對(duì)使用結(jié)果負(fù)全部責(zé)任并按集團(tuán)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處分。
3、銀行預(yù)留全套財(cái)務(wù)印鑒的保管者是集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心工商稅務(wù)部人員，既是保管者又是使用者，但其無獨(dú)立使用權(quán)力，需依據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)及行政負(fù)責(zé)人授權(quán)方可使用，否則負(fù)全部責(zé)任。
第七條嚴(yán)禁公章、合同章、法人章、財(cái)務(wù)章等獨(dú)立帶離公司使用，保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時(shí)，需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。辦理工商等年檢等事務(wù)，需將表格帶回公司蓋章。
第九條開具個(gè)人相關(guān)證明，需由單位行政負(fù)責(zé)人簽批后方能使用，如涉及到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時(shí)，原則上一律不予證明，其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。
第十條單位印章只適用于與單位相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損單位集體利益之行為。
第十一條所有印章的使用，必須嚴(yán)格執(zhí)行使用規(guī)定，做好申請(qǐng)和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題，后果自負(fù)，給單位造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。
第十二條本制度從二o一四年八月一日起執(zhí)行。
附表1：《單位印章制作申請(qǐng)審批表》
附表2：《單位印章登記備案表》
附表3：《單位印章廢止備案表》
附表4：《部門用印申請(qǐng)表》
附表5：《單位用印管理工作日?qǐng)?bào)表》
附表6：《單位用印管理工作月報(bào)表》
附表7：《單位用印管理工作季報(bào)表》
附表8：《單位用印管理工作年報(bào)表》
附表9：《集團(tuán)用印統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)表》
附表10：《集團(tuán)用印統(tǒng)計(jì)月報(bào)表》
附表11：《集團(tuán)用印統(tǒng)計(jì)季報(bào)表》
附表12：《集團(tuán)用印統(tǒng)計(jì)年報(bào)表》
集團(tuán)行政管理中心 2023年7月
第5篇 某某集團(tuán)公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細(xì)則
某集團(tuán)總公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細(xì)則
第一條為貫徹總公司有關(guān)辦公制度的精神,特制定本細(xì)則。
第二條本細(xì)則適用于總公司全體職工。
第三條為對(duì)全公司辦公制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面的監(jiān)督和檢查,總公司辦公室獨(dú)自或召集其他管理部門或?qū)I(yè)公司人員組成檢查小組對(duì)總公司各部門、各專業(yè)公司的衛(wèi)生保持、遵守辦公秩序、文件管理、印章使用、車輛維護(hù)保養(yǎng)、大樓物業(yè)管理等情況進(jìn)行定期和不定期的全面檢查。
第四條各單項(xiàng)檢查具體內(nèi)容如下:
衛(wèi)生保持情況,包括桌面、地面的潔凈等。
遵守辦公秩序情況,包括物品擺放、手機(jī)與呼機(jī)的使用、遵守禮貌和著裝要求、執(zhí)行辦公區(qū)域有關(guān)規(guī)定等。
文件發(fā)放情況,包括文件是否齊全、是否按要求組織學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)清況等。
印章使用情況,包括是否按規(guī)定及印章使用程序使用印章。
車輛維護(hù)保養(yǎng)情況,包括車輛清潔情況、車內(nèi)設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)情況。
大樓物業(yè)管理情況,包括公共場合的衛(wèi)生整潔和保持、樓內(nèi)設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)、維修是否及時(shí)、食堂衛(wèi)生等。
第五條檢查實(shí)行打分制,設(shè)立好、較好、一般、較差、差五個(gè)等級(jí),分別對(duì)應(yīng)為5分、
4分、3分、2分、1分。
連續(xù)4次保持單項(xiàng)平均5分者,予以全公司通報(bào)表揚(yáng),一年內(nèi)始終保持單項(xiàng)平均5分的單位,提請(qǐng)人事本部給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。
單項(xiàng)平均分?jǐn)?shù)在之分以下的第一次給予警告,全公司通報(bào)批評(píng);第二次處罰當(dāng)事人的100元;第三次處罰當(dāng)事人500元;四次以上者,提請(qǐng)人事本部給予降職、降工資級(jí)別的處分。
確屬各單位領(lǐng)導(dǎo)教育不力、管理不嚴(yán)的,按照總公司人事管理規(guī)章制度有關(guān)獎(jiǎng)罰的規(guī)定辦理。
第六條各單位制定衛(wèi)生值班制度,每日一人;負(fù)責(zé)本單位當(dāng)日桌面衛(wèi)生并負(fù)責(zé)保持本單位工作環(huán)境的衛(wèi)生整潔。
檢查當(dāng)日如出現(xiàn)之分以下情況,追究衛(wèi)生值日人員的責(zé)任,視為當(dāng)事人。
第七條各單位使用的車輛應(yīng)指定專人管理,負(fù)責(zé)維修、保養(yǎng)車輛,并負(fù)責(zé)保持車輛內(nèi)外清潔。檢查當(dāng)日出現(xiàn)之分以下的情況,追究指定負(fù)責(zé)人的責(zé)任,視為當(dāng)事人。
第八條各單位未制定衛(wèi)生值日制度,未指定專人負(fù)責(zé)車輛清潔和維護(hù)保養(yǎng)者,按照總公司有關(guān)職工獎(jiǎng)罰的規(guī)定追究各單位負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
第九條本細(xì)則由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第6篇 集團(tuán)公司辦公設(shè)備管理制度
《xx集團(tuán)辦公設(shè)備管理制度》
第一條因工作需要，各單位可申請(qǐng)領(lǐng)用集團(tuán)標(biāo)配的辦公機(jī)器及辦公設(shè)備。為了保證辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設(shè)備申領(lǐng)流程
一、新員工經(jīng)入職培訓(xùn)后，憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》（見“集團(tuán)人事招聘制度”），到單位辦公室申領(lǐng)相應(yīng)的辦公設(shè)備。
二、單位辦公室信息技術(shù)員負(fù)責(zé)檢查辦公設(shè)備庫存，充足可直接發(fā)放；如不足，設(shè)備管理員則做好登記，對(duì)外進(jìn)行采購。
三、設(shè)備到庫后，單位辦公室的信息技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真驗(yàn)收設(shè)備后，登記《辦公設(shè)備初始表》（附表1）、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》（附表2）、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》（附表3）。
四、設(shè)備發(fā)放時(shí)，信息技術(shù)員與或領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》（附表4），以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第三條辦理設(shè)備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設(shè)備歸還手續(xù)。信息技術(shù)員核對(duì)《辦公設(shè)備狀態(tài)表》，查找離崗人員的全部領(lǐng)用情況，收回設(shè)備。
二、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員在共同檢查所歸還設(shè)備，在無損壞、無缺少配件、無欠費(fèi)情況下，領(lǐng)用人需在《辦公設(shè)備歸還單》上簽字確認(rèn)。如有損壞、缺少配件、欠費(fèi)的，應(yīng)按價(jià)格賠償、支付所缺的配件價(jià)格（配件價(jià)格由供應(yīng)商提供）、還清欠費(fèi)后，設(shè)備管理員才可簽字確認(rèn)，并經(jīng)由單位辦公室負(fù)責(zé)人蓋章審核后，方可繼續(xù)辦理離崗手續(xù)。
三、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員當(dāng)場將電子設(shè)備做返廠設(shè)置，如返廠設(shè)置失敗，信息技
1
術(shù)員不得在《離崗?fù)ㄖ飞虾炞帧?/p>
四、辦公設(shè)備歸還人、信息技術(shù)員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第四條辦公設(shè)備采購流程
一、各單位辦公室負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、登記、發(fā)放與運(yùn)維工作。各單位根據(jù)自身需要向集團(tuán)指定供應(yīng)商處進(jìn)行采購。
二、設(shè)備發(fā)放時(shí)，信息技術(shù)員與領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》，以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第五條機(jī)器設(shè)備管理流程
一、辦公設(shè)備臺(tái)賬與盤點(diǎn)
1、《辦公設(shè)備初始表》：當(dāng)設(shè)備購入并出庫后，管理責(zé)任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產(chǎn)在最初移交到信息中心時(shí)的狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》：記錄每一次固定資產(chǎn)相關(guān)狀態(tài)屬性變化情況，是記錄設(shè)備資產(chǎn)變化的流水賬，從而觸發(fā)《辦公設(shè)備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術(shù)員填寫。
3、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》：表格反映了固定資產(chǎn)的最新狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)不得隨意修改，修改的唯一依據(jù)是《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術(shù)員填寫。
4、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》：表格記錄了各經(jīng)營性單位領(lǐng)用辦公設(shè)備的實(shí)際情況。由各單位信息技術(shù)員填寫。
5、《辦公設(shè)備初始表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》的原件各單位進(jìn)行存檔。
二、盤點(diǎn)
2
1、根據(jù)各單位的發(fā)放及統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，各單位辦公室應(yīng)當(dāng)于每季度末對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行局部盤點(diǎn)，集團(tuán)行政管理中心每年年終對(duì)各單位辦公設(shè)備進(jìn)行全局盤點(diǎn)。
2、盤點(diǎn)內(nèi)容：核對(duì)機(jī)器設(shè)備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設(shè)備跟領(lǐng)用時(shí)是否一致，是否有丟失。
3、在規(guī)定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。
4、信息技術(shù)員根據(jù)盤點(diǎn)情況，對(duì)于毀損、丟失、及配少配件情況，向上級(jí)部門匯報(bào)，經(jīng)集團(tuán)行政管理中心最終確認(rèn)，再交由單位財(cái)務(wù)部門劃價(jià)。
附表1：《人力資源部設(shè)備編制表》
附表2：《財(cái)務(wù)部設(shè)備編制表》
附表3：《黨群設(shè)備編制表》
附表4：《總經(jīng)理室設(shè)備編制表》
附表5：《辦公室設(shè)備編制表》
附表6：《營業(yè)部設(shè)備編制表》
附表7：《單位設(shè)備管理工作月報(bào)表》
附表8：《單位設(shè)備管理工作季報(bào)表》
附表9：《單位設(shè)備管理工作年報(bào)表》
附表10：《集團(tuán)設(shè)備統(tǒng)計(jì)工作月報(bào)表》
附表11：《集團(tuán)設(shè)備統(tǒng)計(jì)工作季報(bào)表》
附表12：《集團(tuán)設(shè)備統(tǒng)計(jì)工作年報(bào)表》
集團(tuán)行政管理中心
2023年6月
3
