第1篇 采購部管理制度
采購部根據(jù)生產(chǎn)部、營銷部等各部門的采購請求、庫存材料的種類、數(shù)量,考慮材料供求形勢、供應(yīng)商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素,科學(xué)確定采購時間、采購批量、采購批次和報價,確保材料的及時供應(yīng),保證生產(chǎn)能夠連續(xù)進行及采購的最佳經(jīng)濟效益。
一、采購部規(guī)章制度
1、制定公司合理的采購政策,對生產(chǎn)及銷售用村料、包裝物資、五金機械設(shè)備采購工作等實行歸口管理。根據(jù)公司年度工作計劃制定相應(yīng)的采購供應(yīng)計劃;
2、根據(jù)生產(chǎn)計劃安排和銷售計劃,按消耗定額和采購程序,編制每季、每月的采購供應(yīng)計劃,并努力按該計劃執(zhí)行以確保正常生產(chǎn)及經(jīng)營秩序;
3、按公司的規(guī)定簽訂和履行采購合同,負(fù)責(zé)及時的訂貨、運輸、質(zhì)檢驗收、交料、結(jié)算和儲存工作,辦好驗收交接手續(xù),保證質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn);
4、對大宗采購逐步推行招標(biāo)制,統(tǒng)一采購,加大批量,貨比三家選擇價廉物美的商品物資,以降低綜合采購成本;
5、對長期主要供應(yīng)商進行資信調(diào)查,實行定期登記評估并進行調(diào)整;
6、負(fù)責(zé)供應(yīng)物資的倉儲管理,嚴(yán)格按規(guī)定辦理入庫,出庫、儲存、報損等手續(xù),保證庫存物資完好無損,做到帳務(wù)卡相符,加強倉庫安全檢查保衛(wèi)工作,防止貴重物資被盜;
7、負(fù)責(zé)定期或不定期的清理庫存,壓縮不合理庫存量,回收多余剩余材料,做好材料的易物工作,盤活存量,減少浪費、加速資金周轉(zhuǎn);
8、負(fù)責(zé)推行計算機化的采購與物資管理,運用經(jīng)濟批量采購策略和分類管理辦法,降低物資成本;
9、負(fù)責(zé)與采購、物資相關(guān)的資料、帳冊、報表的收集、整理和歸檔工作,及時編制相關(guān)的統(tǒng)計報表;
10、積極主動追蹤生產(chǎn)資料市場的供求狀況,價格走向,提出最佳采購建議。密切關(guān)注新材料、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備動態(tài),并及時反饋到研發(fā)、技術(shù)、設(shè)備部門,為其設(shè)計造型、改良和更新,提出參考意見;
11、完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。
二、采購部管理制度
為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
1、目的作用
1)可作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)。
2)可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。
3)可作為采購部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。
2、采購部人員職責(zé)及管理制度
1)熱愛本職工作,勤于學(xué)習(xí)新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。
2)廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀(jì),勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。
3)編制采購計劃。負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)、總務(wù)、設(shè)備及檢驗等各部室物品需求計劃,編制與之相配套的采購計劃,并組織具體的實施,保證經(jīng)營過程中的物資供應(yīng)。
4)負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。負(fù)責(zé)原輔材料、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的采購供應(yīng)工作。
5)負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護工作。
6)堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。
7)大項材料必須做招標(biāo)工作,其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。
8)積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處理。
9)及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。
10)加強物資采購檔案的管理,做好物資信息情報的工作,建立起牢固可靠的物資采購網(wǎng)絡(luò),并不斷開辟和優(yōu)化物資采購渠道。
11)做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。
12)、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
三、采購部工作職責(zé)
1、采購員須注重職業(yè)道德,品行端正。做到不吃回扣,不貪污受賄,不吃請,不虛開發(fā)票,不從中牟利,不卡、拿、要,公正廉明。
2、不遲到、不早退。采購員在工作中要多跑、多對比、多總結(jié),邊學(xué)習(xí)邊實踐,不斷提高自己的采購業(yè)務(wù)水平。
3、定期匯總所進的采購資料,協(xié)助財會進行成本核算。
4、建立材料采購供應(yīng)渠道,進行供應(yīng)商的擇優(yōu)選擇,新供應(yīng)商的開發(fā)工作。
5、加強與使用材料部門的聯(lián)系,尤其是按時、按質(zhì)、按量控制好各部門所需的各種材料,確保生產(chǎn)及銷售能順利進行。
6、所購大宗材料必須要求供應(yīng)商提供合格證明,嚴(yán)禁購進質(zhì)量不合格材料,同時監(jiān)控材料使用狀況,控制不合理材料的采購與浪費的情況發(fā)生。
7、在購進材料時發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下,應(yīng)立即采取緊急措施,并與有關(guān)部門進行協(xié)商處理。
8、做好供應(yīng)商的選擇、評議工作,建立牢固、可靠的供應(yīng)基地,并不斷挖掘供應(yīng)商,以保證材料供應(yīng)的不間斷性。
四、采購部經(jīng)理崗位職責(zé)
1、主持采購部的全面工作。
2、領(lǐng)導(dǎo)采購部門按部門的工作職能做好工作。
3、根據(jù)營銷計劃和生產(chǎn)計劃制訂采購計劃,并督導(dǎo)實施。
4、制定本部門的物資管理相關(guān)制度,使之規(guī)范化。
5、制定物資采購原則,并督導(dǎo)實施。
6、做好采購的預(yù)測工作,根據(jù)資金運作情況,材料堆放程度,合理進行預(yù)先采購。
7、定期組織員工進行采購業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),精通采購業(yè)務(wù)和技巧,培養(yǎng)采購人員廉潔奉公的情操。
8、帶頭遵守采購制度,杜絕不良行為的產(chǎn)生。
9、控制好物資批量進購,避開由于市場不穩(wěn)定所帶來的風(fēng)險。
10、監(jiān)控物品流通的狀況,控制不合理的物資采購和消費。
11、進行采購收據(jù)的規(guī)范指導(dǎo)和審批工作,協(xié)助財會進行審核及成本的控制。
12、完成上級交辦的其他任務(wù)。
衡量標(biāo)準(zhǔn):
1.公司每個月的出貨量。
2.訂單的準(zhǔn)時交貨率。
3.庫存資金的大小。
4.物料的準(zhǔn)時交貨率。
工作重點:
通過pc、mc,如何提高生產(chǎn)效率、降低制程成本、并準(zhǔn)時交貨。
工作禁忌:
生產(chǎn)準(zhǔn)時交貨率低、每月生產(chǎn)產(chǎn)量下降、庫存資金大、物料交貨不準(zhǔn)。
任職資格:
1.工作經(jīng)驗:5年以上大型公司pmc管理工作經(jīng)驗。
2.專業(yè)背景要求:曾從事化工業(yè)工作2年以上;
3.學(xué)歷要求:大專以上;
4.年齡要求:30歲以上;
5.個人素質(zhì):積極熱情、善于與人交往、溝通能力強。
五、采購員崗位職責(zé):
1、采購員須注重職業(yè)道德修養(yǎng),嚴(yán)格遵守采購紀(jì)律,積極按采購的規(guī)范和要求進行采購工作。
2、采購員在工作中不辭辛勞,多跑、多對比,精通采購業(yè)務(wù),選擇供應(yīng)商時貨比三家,盡量壓低采購成本。
3、按采購工作的規(guī)范和流程進行有效工作,采購單據(jù)和報賬程序必須符合財會的要求。
4、對審批后的采購計劃組織實施,確保生產(chǎn)經(jīng)營過程中的物資供給。
5、有效進購所需物資,確保生產(chǎn)及銷售的順利進行。
6.負(fù)責(zé)跟蹤物料交期,保證物料的正常供應(yīng),并制定《物料供應(yīng)計劃表》。
7.負(fù)責(zé)辦理退貨、補貨事宜,并追蹤物料到位。
8.完成上級交辦的其他任務(wù)。
衡量標(biāo)準(zhǔn):
1.采購物料供應(yīng)準(zhǔn)時。
2.物料的采購周期和物料的品質(zhì)水平。
3.降低采購成本。
工作禁忌:
物料準(zhǔn)時交貨率低、物料單價高。
任職資格:
1.工作經(jīng)驗:3年以上采購工作經(jīng)驗。
2.專業(yè)背景要求:熟化工業(yè)的物料;
3.學(xué)歷要求:大專以上;
4.年齡要求:28歲以上;
5.個人素質(zhì):口齒玲俐、溝通能力強、成本意識好。
六、執(zhí)行
本規(guī)定與公司相關(guān)規(guī)定一并執(zhí)行,執(zhí)行起始時間為2023年1月1日,
其它與本規(guī)定有沖突的以本規(guī)定為準(zhǔn),由公司監(jiān)督執(zhí)行。
生效:以上規(guī)定從2023年1月1日起生效
適用群體:采購部所有采購及相關(guān)人員
解釋權(quán):歸北京市#############有限公司
監(jiān)督執(zhí)行:采購部
第2篇 酒店采購部管理制度
酒店采購部管理制度1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準(zhǔn)后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財務(wù)軌制,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi),核準(zhǔn)后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務(wù)部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。采購部業(yè)務(wù)操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;
2、向主管呈報調(diào)查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的鋪排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時泛起的各種題目,應(yīng)即時查清原因,并向主管匯報;
6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)目和付款情況講演給有關(guān)部分,同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合統(tǒng)一并交財務(wù)部校對審核,并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類:
酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉,動力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設(shè)備倉等等。
2、物品驗收:
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進行驗收,并做到:
①發(fā)票與什物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目等不相符時不驗收;
②發(fā)票上的數(shù)目與什物數(shù)目不相符,但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收;
③對購進的食物原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。
④對購進品已損壞的不驗收。
(2)驗收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)目和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報銷,一份交材料會計。
3、入庫存放:
(1)驗收后的物資,除直撥的外,一律要進倉保管;
(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品,要逐項建立登記卡片,物品進倉時在卡片上按數(shù)加上,發(fā)出時按數(shù)減出,結(jié)出余數(shù);卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查:
(1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠咬,防霉?fàn)€變質(zhì),將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①倉管員要常常對所管物資進行抽查,檢查什物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時查對;
②材料會計或有關(guān)治理職員也要常常對倉庫物資進行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領(lǐng)發(fā)物資
(1)領(lǐng)用物品計劃或講演:
①凡領(lǐng)用物品,根據(jù)劃定須提前做計劃,報庫存部分預(yù)備;
②倉管員將報來的計劃按天天發(fā)貨的順序編排好,做好目錄,預(yù)備好物品,以便取貨人領(lǐng)取;
(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨
①各部分各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé);
②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單價、用途等)并簽名,倉管員憑單發(fā)貨;
③領(lǐng)料單一式三份,領(lǐng)料單位自留一份,單位負(fù)責(zé)人憑單驗收;倉管員一份,憑單入賬;材料會計一份,憑單記明細(xì)賬;
④發(fā)貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發(fā)、后進的后發(fā)。
(3)貨物計價:
①貨物一般按進價發(fā)出,若統(tǒng)一種商品有不同的進價,一般按均勻價發(fā)出。
②需調(diào)出酒店以外的單位的物資,一般按原進價或均勻價加手續(xù)費和治理費調(diào)出。
6、清點:
(1)倉庫物資要求每月月中小清點,月底大清點,半年和年終徹底清點;
(2)將盤結(jié)果列明細(xì)表報財務(wù)部審核;
(3)清點期間休止發(fā)貨。
7、記賬:
(1)設(shè)立賬簿和登記賬,賬簿要整潔、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設(shè)置,物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶;
(3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單,無誤后再入賬,發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決,在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬,否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬;
(5)發(fā)出的物資用加權(quán)均勻法計價,月終泛起的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份,記賬員、部分、財務(wù)部各一份;
(6)直撥物資的收發(fā),同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的治理費、手續(xù)費,不得用來沖減材料本錢,應(yīng)由財務(wù)部沖減用度;
(8)入口物資要按發(fā)票的數(shù)目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬,發(fā)出時按加權(quán)均勻法計價;
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資,于月底估價發(fā)放,待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后,再按實入賬,并調(diào)整暫估價,報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬;
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計;
(11)與倉管員校對什物賬,每月與財務(wù)部材料會計對賬,保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制:
(1)倉庫檔案應(yīng)有驗收單、領(lǐng)料單和什物賬簿;
(2)材料會計的檔案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細(xì)賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡海內(nèi)能解決的不在國外入口,凡本地區(qū)能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必需遵守市場治理及外貿(mào)治理的劃定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部分知會財務(wù)部并報總經(jīng)理審批同意后,方可采購。
5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部分應(yīng)堅持先取樣品,征得使用部分同意后,方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨,均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必需取得總經(jīng)理的批準(zhǔn),方予采購,否則財務(wù)部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者,財務(wù)部以及業(yè)務(wù)部分的財會職員,應(yīng)一律拒絕支付,并上報給總經(jīng)理處理。
第3篇 e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項填寫內(nèi)部用車申請單,經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字。
②將用車申請單轉(zhuǎn)到總辦,根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況派車。
2.審批權(quán)限
①使用小車由總經(jīng)理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節(jié)假日用車持部門經(jīng)理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報,以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.
4.市內(nèi)用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應(yīng)提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節(jié)約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內(nèi)部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。
③未經(jīng)批準(zhǔn),禁止無調(diào)度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象,用車人必須按酒店出租車費標(biāo)準(zhǔn)付費,同時扣發(fā)司機部分效益工資。
第4篇 酒店采購部管理制度四
酒店采購部管理制度(三)
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準(zhǔn)后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財務(wù)制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi),核準(zhǔn)后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務(wù)部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。
第5篇 工廠采購部管理制度工作流程
工廠采購部管理制度與工作流程
一 總則
為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
二 采購部人員職責(zé)及管理制度
1.熱愛本職工作,勤于學(xué)習(xí)新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。
2.廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀(jì),勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。
3.負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。
4.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護工作。
5.堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。
6.大項材料必須做招標(biāo)工作,其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。
7.積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處理。
8.及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。
9.做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。
10.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
三 采購工作流程
采購部作為一個職能部門,在項目的具體實施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任,采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率,較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中,采購部需要生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項目的順利實施做出各自的貢獻。
具體的工作流程如下圖所示:
1.在項目的初始運作階段,采購部根據(jù)項目部、投標(biāo)部的具體要求,配合進行投標(biāo)的材料報價,以更好的達(dá)到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標(biāo)價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。
2.項目正式運作后,采購部應(yīng)該在第一時間開始進行所需材料的采購準(zhǔn)備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求,對采購部下達(dá)《材料申購單》(附表1)此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項目負(fù)責(zé)人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。
3.采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質(zhì)量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的3家―5家發(fā)出《材料詢價單》(附表2)。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價格后對我司的《材料詢價單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應(yīng)商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表3),同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準(zhǔn)備收貨。
4.供應(yīng)商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸,各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。
5.工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表4),相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購部。
6.工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后,及時通知采購部,由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價,統(tǒng)一結(jié)算,節(jié)約運輸成本。
7.項目完成后,采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時,采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》,同時向財務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認(rèn)單》,如有需要,采購部有義務(wù)向財務(wù)部提供《材料訂購單》以及各家供應(yīng)商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務(wù)部根據(jù)實際情況安排付款額度。
8.供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。
四 采購部發(fā)展規(guī)劃
原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日,又有多少個公司能真正的做到這點呢
降低采購成本不是一個短期的目標(biāo),也不是短期內(nèi)就可以達(dá)成的目標(biāo),而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠(yuǎn)發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程,采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作,來完成這一共同目標(biāo)。
我們采購部的初步計劃如下,其中的時間和工作目標(biāo)根據(jù)實際情況會作出相應(yīng)調(diào)整,但是保證前進的大方向永遠(yuǎn)不變
(一)在3個月內(nèi)完成采購體系的建立,包括采購制度,工作流程,供應(yīng)商管理等制度。進行供應(yīng)商資格的初步審核,每種材料確定出5―10家候選供應(yīng)商。開始逐步實施采購工作流程。
(二)在6個月內(nèi)完善采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應(yīng)商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌,高效,準(zhǔn)確的運行。
(三)在1年內(nèi)建立高效的采購團隊,杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到采購工作流程高效、準(zhǔn)確帶來的便利,能看到采購成本降低帶來的實際效果。
(四)在2年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應(yīng)商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。
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第6篇 酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
(三)
三、車輛維修保養(yǎng)檢查制度1.司機在完成日常出車任務(wù)回隊后,需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外,在車輛月檢前,需進行認(rèn)真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。
2. 檢查的項目有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等,如果不合格則予限期完成并停駛,在停駛期限內(nèi)將對司機的福利待遇做相對扣發(fā)。
3. 對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機油等需由司機本人完成。
4. 對于確需送修理廠進行修理的汽車需同主管提出申請,經(jīng)總辦同意、總經(jīng)理審批方可修理。
5.對于修理回來的車輛,本車司機需對車輛認(rèn)真檢查,是否合乎標(biāo)準(zhǔn),修理廠所收費用是否合理,主管部門領(lǐng)導(dǎo)具有審查的權(quán)力。
6. 對車輛的月檢更換某種部件、年檢進廠修理車需詳細(xì)的記入本車技術(shù)檔案。
7. 對于按汽車尾號要進行年檢的車輛,需領(lǐng)取車輛年檢表。
對車輛進行年檢合格后,要迅速去交管部門領(lǐng)取年檢合格證貼于汽車前風(fēng)檔的右前方。
四、高速公路、機場通行費和審核車輛暫存費的報銷制度司機出車需經(jīng)過上述路段或暫存時,所必須交納的費用回隊后需將票據(jù)如數(shù)交給主管審核并說明緣由,對于駕駛路線與票據(jù)不相符的,由總辦進行審核,不合理的費用將不予報銷并追究當(dāng)事人責(zé)任(每月報銷一次)。
五、安全行車獎勵制度對司機當(dāng)月做到安全行車的,給予適當(dāng)安全獎,如出事故則扣發(fā)或不發(fā)。
年終被酒店評為先進駕駛員的,將按有關(guān)規(guī)定給予獎勵。
六、車輛隨車工具管理規(guī)定及用車管理制度1.所配發(fā)的隨車物品均由司機本人保管,如丟失,照價賠償,需要更換的以舊換新。
2. 不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),司機出車無論多晚一律將車開回酒店。
3. 任何人將車開出酒店,都要向主管打招呼并領(lǐng)取調(diào)度單。
4. 車輛如有碰壞需立即報告領(lǐng)導(dǎo),如隱瞞不報加重處罰。
七、司機著裝司機的著裝好壞一定程度上影響酒店形象,因此必須做到:1.上崗前按酒店規(guī)定穿工服、穿皮鞋、著深色襪子。
2. 上崗發(fā)型必須符合酒店儀表儀容要求。
3. 個人衛(wèi)生符合酒店要求。
八、司機管理處罰規(guī)定1.服務(wù)質(zhì)量違紀(jì)處罰:
①不按規(guī)定著裝經(jīng)提醒不改正者處以罰款。
②未提前5分鐘到達(dá)出車地點或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。
③凡因服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量不好,受到賓客或用車人投訴者處以罰款。
2. 安全行車違紀(jì)處罰:
①凡發(fā)生交通違章行為(以交通管理部門違章通知為準(zhǔn)),扣除當(dāng)月安全獎。
②如發(fā)生酒店開車或?qū)④嚱环撬緳C駕駛,將給以罰款。
因酒后開車,非司機開車、開車辦私事而發(fā)生的交通違章和事故,一切責(zé)任和經(jīng)濟損失完全自負(fù)。
